Cara membangun kartu skor pelatihan yang akan membantu memisahkan waktu yang dihabiskan untuk infotainment dan pelatihan yang sangat berguna untuk mengubah kinerja.
Pelatihan dan lokakarya telah menjadi bagian standar dari proses pembelajaran di setiap organisasi. Menurut pendapat saya, tantangan terpenting bagi organisasi adalah mampu mendeteksi perbedaan antara infotainment yang kurang berguna dan pelatihan yang sangat berguna untuk mengubah kinerja. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara memperkirakan efektivitas pelatihan dan membangun kartu skor pelatihan.
Navigasi artikel:
- Model Level Kirkpatrick
- Biaya Pengukuran
- Template Kartu Skor Pelatihan: Persiapan
- Level 1: Reaksi, Level 2: Pembelajaran, Level 3: Perilaku, Level 4 – Dampak
- KPI untuk eLearning
Masalah Pengukuran Pelatihan
Bayangkan sebuah lokakarya yang disampaikan oleh seorang pelatih karismatik, yang mengetahui topiknya dan dengan mudah berinteraksi dengan peserta pelatihan.
Kedengarannya bagus, tetapi kita tetap perlu menanyakan sejumlah pertanyaan:
- Apakah pelatihan ini memberikan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan kepada tim kami?
- Apakah keterampilan baru tersebut benar-benar diterapkan?
- Bagaimana kita tahu bahwa pelatihan ini akhirnya akan membawa pada peningkatan kinerja?
Juga merupakan ide bagus untuk mengetahui:
- Bagian mana dari pelatihan yang berjalan dengan baik dan bagian mana yang perlu ditingkatkan?
- Haruskah kita mengulangi pelatihan pada topik ini?
- Haruskah kita menyewa pelatih ini lagi atau mencari orang baru?
Ini adalah tantangan yang dihadapi CEO/HR.
Pelatih pada gilirannya, memerlukan umpan balik berbasis data yang akan membantu mereka meningkatkan produk pelatihan mereka.
Pelatih perlu memahami bagaimana mengembangkan program pelatihan untuk meningkatkan hasil dan dampak pada kinerja organisasi.
Model Tingkatan Kirkpatrick
Pengukuran satu kali tidak akan memberikan hasil yang objektif. Untuk evaluasi pelatihan yang efektif, kita perlu memiliki beberapa titik kontrol yang dipisahkan dalam periode waktu.
Kerangka tingkatan Kirkpatrick menyarankan untuk meninjau pelatihan dari 4 perspektif:
- Tingkat 1. Reaksi (umpan balik setelah pelatihan)
- Tingkat 2. Pembelajaran (hasil pembelajaran dari pelatihan)
Setelah beberapa waktu kita dapat melacak:
- Tingkat 3. Perilaku (pengetahuan/keterampilan diterapkan dalam praktik)
- Tingkat 4. Dampak (dampak pada kinerja bisnis akhir)
Evaluasi Pelatih
Jika pelatihan dilakukan oleh ahli pihak ketiga, maka kita juga perlu mempertimbangkan proses penyaringan. Harus ada beberapa prasyarat untuk pelatih dan pelatihan:
- Seberapa berkualifikasi pelatih tersebut, dan
- Bagaimana pelatihan yang diusulkan selaras dengan strategi perusahaan.
Biaya Pengukuran
Jika kita menempatkan keempat langkah ini pada sebuah bagan dengan “Biaya pengukuran” pada satu sumbu dan “Manfaat pengukuran” pada sumbu lainnya, kita akan melihat bahwa:
- Yang paling mudah diukur adalah reaksi (Level 1) yang segera setelah pelatihan dan hasil yang diperoleh dari pelatihan (Level 2).
- Mengukur prasyarat memerlukan sejumlah kuantifikasi dari proses penyaringan, tetapi masih dapat dilakukan.
- Meskipun level Level 3 dan Level 4 adalah yang paling menarik dari sudut pandang temuan yang mungkin, biaya pengukuran meningkat.
Template Kartu Skor Pelatihan
Mari kita bahas sebuah template yang dapat digunakan untuk mengevaluasi efektivitas pelatihan dalam organisasi. Saya akan menggunakan perangkat lunak BSC Designer untuk menunjukkan bagaimana proses ini dapat diotomatisasi.
Persiapan
Rekomendasi saya adalah memulai dengan Peta Strategi yang baik yang menghubungkan tujuan finansial, terkait pelanggan, dan internal Anda dengan 
inisiatif pembelajaran. Ini akan memberikan arah bagi semua upaya manajemen berikutnya.
Langkah berikutnya adalah mengukur prasyarat. Untuk melakukan ini, kita perlu mengkuantifikasi data berikut:
- Kualifikasi pelatih
- Keterampilan komunikasi pelatih
- Perkiraan biaya pelatihan (biaya perjalanan, akomodasi, honor pelatih)
- Kesesuaian antara program pelatihan dan tujuan strategis
Saat mengkuantifikasi parameter ini, pastikan bahwa perkiraan tidak dilakukan hanya oleh kepala HR, mintalah anggota kunci tim Anda untuk membagikan pendapat mereka.
Training Scorecard. Kapan mengukur? Beberapa minggu sebelum pelatihan.
Perangkat lunak akan membantu untuk:
- Menetapkan bobot pada setiap kriteria
- Menyimpan evaluasi individu dan bobot parameter
- Menghitung skor untuk setiap kandidat
Tingkat 1. Reaksi
Pada tingkat ini, kita perlu mengukur umpan balik pascapelatihan yang akan membantu mendapatkan gambaran tentang seberapa menarik pelatihan ini. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat memberikan beberapa data untuk indikator:
- Bagaimana perasaan Anda tentang pelatihan ini? (negatif, netral, positif)
- Apakah Anda akan merekomendasikan pelatihan ini kepada rekan kerja Anda?
- Apakah Anda ingin mengulang pelatihan ini di masa mendatang?
Daftarnya dapat berlanjut, karena lebih banyak indikasi keterlibatan yang tinggi dapat ditemukan:
- Jumlah pertanyaan yang diajukan selama dan setelah pelatihan
- Perkiraan subjektif atas keterlibatan audiens (apakah orang-orang berpartisipasi atau memeriksa email di ponsel pintar mereka?)
Perangkat lunak membantu untuk:
- Mengumpulkan evaluasi untuk setiap indikator yang dibagikan oleh setiap peserta
- Memberikan opsi pilihan bahasa alami
- Menghitung skor rata-rata
Kartu Skor Pelatihan. Tanggal pengukuran: pada tanggal pelatihan.
Level 2. Pembelajaran
Cara termudah untuk mengukur hasil pembelajaran adalah dengan melakukan tes akhir yang akan menunjukkan seberapa baik siswa memahami materi.
Metriknya dapat berupa:
- Tingkat kelulusan ujian, %
- Skor ujian rata-rata, %
- Hasil tes sebelum/sesudah pelatihan
Hasil pembelajaran dapat diuji dengan berbagai cara. Misalnya:
Alih-alih menggunakan tes sederhana, seseorang dapat meminta peserta pelatihan untuk mempraktikkan sesuatu yang telah dipelajari dan mengevaluasi perilaku aktual.
Dengan demikian, indikator yang terkait praktik perlu diterapkan.
Dengan cara ini, kami tidak hanya menguji tetapi membantu siswa membangun pola perilaku baru.
Tanggal pengukuran: pada akhir pelatihan.
Training Scorecard. Minimum yang Diperlukan
Kami telah melakukan minimum yang diperlukan. Biaya pengukuran untuk tingkat selanjutnya akan meningkat. Haruskah kita melanjutkannya?
Jika kita menghentikan pengukuran kita pada tingkat ini, maka kita berisiko menghadapi situasi “false positive“, ketika seorang pelatih yang karismatik menyampaikan pembicaraan yang menarik dan diterima dengan baik oleh audiens (sejenis infotainment) tetapi jarang menghasilkan peningkatan kinerja dalam organisasi.
Level 3. Perilaku
Melakukan tes adalah titik awal yang baik untuk memastikan bahwa peserta pelatihan telah memperoleh pengetahuan yang diperlukan, tetapi yang sebenarnya ingin kita lihat adalah suatu perubahan tertentu dalam pola perilaku mereka. Kuantifikasi, dalam hal ini, bergantung pada sifat prosesnya.
Dalam beberapa kasus, indikator perilaku baru akan sespesifik seperti:
- Pengurangan waktu yang dicapai, %. Jika tujuan pelatihan adalah melakukan sesuatu dengan lebih efektif atau sekadar lebih cepat, maka Anda dapat melacaknya dengan KPI.
- Pengurangan biaya yang dicapai, %. Jika tujuan pelatihan adalah melakukan sesuatu dengan cara yang lebih efektif, maka Anda dapat melacak pengurangan biaya langsung, yang merupakan hasil dari pelatihan.
- Peningkatan kualitas (kami telah membahas sebelumnya cara mengukur kualitas) atau lebih spesifik Penurunan tingkat masalah pengembalian, %. KPI ini berlaku ketika masalah didefinisikan dengan jelas dan dikaitkan dengan hasil akhir.
Ngomong-ngomong, masalah yang berulang adalah salah satu penggerak negatif dari loyalitas pelanggan. Jika Anda dapat menurunkan angka ini, Anda akan membuat pelanggan Anda lebih bahagia.
- Peningkatan kinerja, %. KPI harus dikaitkan dengan indeks kinerja tertentu. Untuk tenaga penjualan, ini mungkin jumlah penjualan yang dihasilkan; untuk seorang copywriter, ini mungkin konversi pembaca menjadi prospek. Dimungkinkan untuk menemukan metrik kinerja bahkan untuk tim kreatif, seperti desainer grafis.
Dalam sebagian besar kasus, kita perlu meluangkan waktu untuk menemukan indikator yang baik yang dapat mengukur pola perilaku baru. Sistem KPI kami akan membantu membingkai proses curah pendapat.
Merupakan ide yang baik untuk bertanya kepada pelatih terlebih dahulu tentang perubahan perilaku yang diharapkan dan cara terbaik untuk mencapainya di organisasi.
- Misalnya, salah satu perubahan yang diharapkan setelah pelatihan KPI adalah bahwa karyawan mendiskusikan metrik, bukan sekadar menggunakan daftar indikator yang disarankan oleh manajemen. Setelah periode tertentu, kita dapat mewawancarai pimpinan tim untuk melihat apakah pola perilaku tersebut berhasil diterapkan.
Kapan mengukur? 1-2 bulan setelah pelatihan.
Peran perangkat lunak:
- Visualisasikan peningkatan yang diharapkan (pada peta proses)
- Lacak indikator perilaku pada kartu skor
- Fungsi Analisis akan membantu melacak perubahan dalam kinerja
Tingkat 4. Dampak
Pada langkah sebelumnya, kita dapat melihat perubahan dalam perilaku karyawan.
- Misalnya, sebuah lokakarya mungkin didedikasikan untuk penerapan teknik agile yang baru, dan kita dapat melihat bahwa karyawan benar-benar mulai menggunakan teknik tersebut (Tingkat 3. Perilaku).
Perubahan dalam perilaku seperti itu penting dan menunjukkan bahwa pelatih mampu memengaruhi peserta pelatihan dengan cukup baik untuk menginspirasi mereka agar berubah, tetapi ini tidak menyiratkan bahwa perubahan tersebut bermanfaat bagi organisasi.
Inti dari setiap pelatihan atau lokakarya adalah apakah kegiatan tersebut membantu organisasi mengeksekusi strateginya dengan lebih efisien dan efektif atau tidak.
Kita dapat mulai mencari indikasi dari peningkatan tersebut beberapa bulan setelah pelatihan, tetapi lebih bijaksana untuk memikirkan dampak yang diharapkan dan bagaimana kita akan mengukurnya sebelumnya (dalam sistem KPI, kami menyebut pendekatan ini “pengukuran berdasarkan desain”).
Kapan mengukur? 4-6 bulan setelah pelatihan.
Peran perangkat lunak:
- Menyajikan Peta Strategi perusahaan,
- Memvisualisasikan tujuan bisnis strategis, dan
- Menyelaraskan indikator dengan tujuan bisnis.
Kartu Skor Pelatihan. KPI Pelatihan Populer Tidak Membantu
Dalam artikel sebelumnya, kami membahas beberapa KPI SDM yang populer seperti Turnover dan Time to hire.
Meskipun beberapa KPI populer, hal itu tidak berarti bahwa Anda ingin memilikinya di dasbor Anda.
Bagaimana dengan KPI pelatihan? Tujuan dari program pelatihan apa pun adalah mengembangkan keterampilan baru dan meningkatkan efisiensi karyawan. Mari kita lihat beberapa KPI yang populer serta apakah/bagaimana KPI tersebut dapat membantu kita dalam hal ini.
| KPI Pelatihan | Mengapa Anda TIDAK memerlukannya |
|---|---|
| Rata-rata biaya pelatihan per karyawan penuh waktu, $ | KPI ini menunjukkan seberapa besar investasi kita pada pelatihan setiap karyawan, tetapi tidak memberi tahu kita apa pun tentang hasil yang kita harapkan. Apakah pelatihan berhasil? Apakah karyawan mempelajari sesuatu yang baru yang memungkinkan mereka meningkatkan efisiensi? |
| Rata-rata jumlah jam per karyawan penuh waktu, jam | Masalah yang sama seperti KPI sebelumnya. Karyawan Anda mungkin belajar penuh waktu untuk program MBA, tetapi apakah itu akan membantu karyawan Anda memberikan hasil yang lebih baik, dan sampai sejauh mana? |
| % anggaran SDM yang dibelanjakan untuk pelatihan | Dengan menggunakan KPI ini, kita dapat memperoleh gambaran perkiraan tentang keseimbangan di departemen SDM. Jika mereka menghabiskan 90% anggaran untuk mencari kandidat baru, maka kemungkinan besar program pelatihan Anda bukan yang terbaik. Namun demikian, tidak ada % anggaran yang wajib dikeluarkan perusahaan untuk pelatihan. Pelatihan yang sangat baik mungkin hanya memerlukan 1% dari anggaran Anda tetapi akan menghasilkan pertumbuhan produktivitas yang tinggi. |
| % karyawan yang dilatih | KPI ini akan memberi tahu Anda jumlah karyawan yang telah dilatih. Masuk akal menggunakan KPI ini ketika Anda mengetahui efektivitas pelatihan tertentu. Namun sekali lagi, apa yang sangat baik bagi karyawan di satu departemen mungkin tidak berhasil bagi karyawan di departemen lain. |
| Indeks kepuasan karyawan terhadap pelatihan | Masalah KPI ini adalah bahwa KPI ini sangat subjektif. Saya yakin Anda mengetahui perasaan ketika Anda terinspirasi dan bersemangat oleh gagasan baru yang baru saja Anda pelajari setelah pidato utama yang sangat baik di suatu konferensi. .Dalam beberapa hari, gagasan-gagasan ini tampak hanya sebagai cerita menarik, yang tidak dapat Anda terapkan dalam praktik (pelajari cara mengubah situasi). |
| ROI Pelatihan, % | Untuk menghitung ROI, Anda perlu mengetahui investasi Anda (saya yakin Anda dapat menghitungnya) dan estimasi finansial atas manfaat yang diperoleh bisnis Anda sebagai hasil dari pelatihan. Hal itu membawa kita kembali ke pertanyaan awal – bagaimana menghitung efisiensi pelatihan. KPI ini mungkin berfungsi ketika tersedia ukuran pelatihan yang objektif. |
Seperti yang dapat Anda lihat, KPI pelatihan yang paling populer sangat cocok untuk dasbor tata kelola perusahaan, tetapi tidak benar-benar membantu untuk mengukur efektivitas sesi pelatihan.
KPI untuk eLearning
Sebagai bagian dari respons manajemen krisis, banyak organisasi memutuskan untuk memilih tim terdistribusi. Ketika beralih ke model tim terdistribusi, masuk akal untuk memilih format online untuk pelatihan orientasi bagi anggota baru tim-tim ini.
Apa yang terjadi dengan KPI untuk pelatihan dalam kasus ini?
Pada dasarnya, KPI tetap sama. Yang akan berubah adalah cara pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan disampaikan.
Mari lihat pengukuran kinerja eLearning dari berbagai perspektif.
Di BSC Designer, kami menggunakan pendekatan eLearning untuk Pelatihan Eksekusi Strategi kami dan secara internal, untuk orientasi karyawan baru ke tim jarak jauh kami. Bersama dengan gagasan umum tentang pengukuran eLearning, saya akan membagikan praktik terbaik yang telah kami buktikan efektif bagi kami.
Dampak Finansial
Alih-alih menghadiri pelatihan di suatu lokasi fisik, para peserta akan menggunakan platform online. Dari segi dampak finansial, ini berarti:
- Penghematan biaya, $ (dibandingkan dengan pembelajaran di lokasi)
- Biaya platform online
Angka-angka ini saja tidak akan memberi tahu kita sesuatu yang baru, tetapi akan membantu untuk memiliki perkiraan kasar ROI pelatihan.
Metrik Keterlibatan untuk eLearning
Pelatihan online harus menggunakan mekanisme yang berbeda untuk melibatkan para peserta.
Anggaran perhatian tidak lagi terjamin, sebagaimana yang terjadi pada acara luring. Para peserta tidak lagi berada di ruangan yang sama untuk jangka waktu tertentu.
Materi sesi pelatihan online mungkin telah direkam sebelumnya, dan tingkat partisipasi klasik kehilangan relevansinya. Dengan gagasan ini, kita perlu mengubah metrik keterlibatan sebagaimana mestinya. Sebagai contoh, kita dapat melacak:
- Waktu menonton untuk materi kursus elektronik
- Statistik akses untuk materi pelatihan
Beberapa produk eLearning memiliki halaman arahan publik. Hal ini memberi kita kemungkinan untuk menggunakan metrik media sosial untuk memahami apakah ada keterkaitan emosional dengan produk eLearning. Metrik dasar yang dapat dilacak dalam kasus ini adalah:
- Jumlah pembagian di media sosial (untuk halaman arahan produk e-learning)
Memvalidasi Dampak Bisnis eLearning
Bagaimana dengan memvalidasi dampak eLearning? Rekomendasi saya adalah menjadikan proses tersebut terukur sejak perancangan.
Cobalah menjadikan hasil bisnis yang penting sebagai langkah-langkah yang tak terelakkan dari pelatihan.
Bagaimana melakukannya? Hal ini bergantung pada produk eLearning Anda. Sebagai contoh, dalam kasus pelatihan online kami, para peserta tidak mengikuti tes atau ujian formal apa pun. Kami menyelenggarakan sesi online berdasarkan gagasan membangun sebuah prototipe Kartu Skor Berimbang.
Dalam kasus kami, KPI yang memvalidasi dampak bisnis adalah:
- Kualitas prototipe Kartu Skor Berimbang yang dibuat, %
Prototipe yang dibuat merupakan bukti bahwa peserta benar-benar memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diharapkan. Dan kami mengetahui hal ini dengan pasti karena kami melihat hasil yang dibuat oleh peserta pelatihan. Selain itu, kami dapat memperkirakan kualitas prototipe akhir dan menyarankan beberapa gagasan perbaikan.
Tidak semua peserta akan mencapai garis akhir. Alasan di balik fakta ini memerlukan perhatian dari pihak Anda. Dalam konteks ini, KPI yang perlu diperhatikan adalah:
- Tingkat pengabaian, %
Bentuknya jamak karena kami tertarik untuk mengetahui bagian mana dari pelatihan online yang paling menantang.
KPI untuk Perubahan Internal
Format eLearning mempengaruhi mekanisme sesi pelatihan. Sesi pelatihan di lokasi dilakukan secara real-time, memerlukan seperangkat alat dan materi tertentu. Format eLearning memerlukan seperangkat alat yang berbeda.
Selain memiliki area pribadi dengan semua materi pelatihan, kita perlu memiliki alat yang nyaman untuk melacak kemajuan peserta, membuka langkah berikutnya dari pelatihan, melaksanakan ujian akhir, dan akhirnya menghasilkan sertifikat.
KPI bergantung pada proses pelatihan dalam organisasi Anda. Mari kita rumuskan dengan cara ini:
- Adaptasi mekanisme pelatihan ke format online, %
Menemukan Poin Peningkatan untuk eLearning
Salah satu manfaat dari format pelatihan online adalah kita memiliki lebih banyak analitik terkait dengan peserta pelatihan.
- Kita dapat mendeteksi materi di mana peserta menghabiskan lebih banyak waktu
- Frasa pencarian yang paling sering digunakan untuk basis pengetahuan pelatihan
- Melihat analitik per detik untuk video pelatihan
- Menganalisis pertanyaan yang diajukan kepada fasilitator pelatihan
Ini memberi kita indikator terkemuka untuk peningkatan e-learning:
- Analisis analitik pelatihan, %
Bagaimana Jika Kita Tidak Dapat Menemukan Indikator yang Baik?
Itu adalah situasi yang umum terjadi pada indikator kinerja, dan saya ingin menyoroti dua poin:
- Ketidakmampuan untuk menemukan indikator kinerja yang baik sering kali merupakan tanda bahwa tidak ada pemahaman yang jelas tentang bagaimana pola perilaku baru selaras dengan strategi perusahaan.
- Tidak ada yang buruk dari menghadapi masalah ini. Sebaliknya, ketika menghadapi masalah ini, Anda selangkah lebih dekat menuju pelaksanaan strategi yang berhasil.
Inti dari latihan KPI adalah mulai mengajukan pertanyaan yang tepat, dan Anda baru saja sampai pada titik itu. Hal pertama yang saya sarankan adalah meninjau kembali peta strategi organisasi.
Pahami strategi Anda dengan lebih baik, dan KPI akan muncul secara alami.
Anda akan menemukan panduan yang lebih spesifik dalam sistem KPI kami.
Lacak Dampak Pelatihan Percontohan
Bagikan spreadsheet Anda yang sudah ada untuk KPI pelatihan, dan kami akan membahas bagaimana HR dan manajer departemen dapat beralih ke sistem terhubung untuk melacak KPI pembelajaran, perubahan perilaku, dan dampak bisnis.
Diskusikan Percontohan Pelatihan
Mulailah dengan satu program pelatihan atau departemen untuk menguji pendekatan ini sebelum peluncuran yang lebih luas.
Kesimpulan
Berikut adalah ringkasan gagasan yang dibahas:
- Ukur efektivitas pelatihan pada 4 tingkat – kesan pertama, skor ujian, perubahan perilaku, peningkatan kinerja.
- Biaya pengukuran meningkat seiring dengan tingkatnya, demikian pula manfaat pengukuran
- Pahami peningkatan kinerja yang diharapkan sebelum pelatihan
Pada akhirnya, tujuan utama dari setiap pengukuran bukanlah pengukuran itu sendiri, melainkan perilaku yang ditimbulkan oleh pengukuran tersebut.
Dengan membangun kartu skor pelatihan, Anda mengundang semua pemangku kepentingan untuk berdiskusi mengenai program pelatihan, tujuannya, hasil jangka pendek, dan hasil jangka panjangnya. Diskusi semacam itu membantu memfokuskan upaya pelatihan pada hal-hal yang benar-benar penting bagi organisasi Anda.
Silakan bagikan masukan Anda untuk artikel ini di kolom komentar, serta ide-ide Anda tentang cara mengukur efisiensi dan efektivitas pelatihan/lokakarya.
Gunakan Template Training Scorecard
BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:
- Daftar untuk rencana gratis di platform.
- Gunakan template
Training Scorecard sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya. - Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.
Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!
Alexis Savkín adalah arsitek strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform eksekusi strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai intinya. Ia adalah pencipta Strategy Execution Canvas, penulis dua buku dan lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara konferensi internasional. Terhubunglah dengan Alexis di LinkedIn.