“Kebijakan” adalah pedoman yang diformalkan untuk membantu organisasi menyelaraskan perilaku dengan tujuan strategis dan memastikan kepatuhan. Dalam artikel ini, kami akan membahas kerangka kerja pelaksanaan kebijakan, dengan fokus pada kasus penggunaan seperti pemantauan berkelanjutan terhadap kontrol, mekanisme untuk mengumpulkan umpan balik dari pemangku kepentingan, serta keselarasan antara kebijakan dengan strategi secara keseluruhan.
Pemangku Kepentingan dalam Siklus Kebijakan
Secara tradisional, kebijakan dibuat, ditegakkan, dan disesuaikan oleh berbagai kelompok pemangku kepentingan:
- Badan tata kelola dan tim hukum (membuat kebijakan)
- Manajer operasional (menerapkan kebijakan)
- Pejabat kepatuhan atau kepala departemen (memelihara kebijakan)
- Auditor atau manajer risiko (mengevaluasi efektivitas kebijakan)
Meskipun peran dalam siklus kebijakan tersebar di antara berbagai pemangku kepentingan, pemisahan ini tidak boleh menyebabkan terfragmentasinya proses. Tujuan akhir dari implementasi kebijakan adalah menyatukan maksud kebijakan dengan pelaksanaan yang sebenarnya1.
Struktur Kerangka Kebijakan yang Umum
Kerangka kebijakan yang komprehensif mengikuti struktur hierarkis di mana tingkat abstraksi secara bertahap menurun dari regulasi tingkat tinggi atau tujuan strategis ke tingkat implementasi operasional dengan kontrol spesifik:
- Regulasi / Tata Kelola: Persyaratan hukum dan prinsip internal perusahaan.
- Kebijakan: Pernyataan tingkat tinggi yang menguraikan posisi organisasi.
- Standar: Aturan spesifik dan terukur.
- Prosedur: Instruksi langkah demi langkah untuk mengimplementasikan standar dalam praktik.
- Panduan: Praktik terbaik yang direkomendasikan untuk mendukung prosedur.
- Kontrol: Mekanisme untuk mencegah, mendeteksi, atau memperbaiki ketidakpatuhan.
Otomatiskan Eksekusi Kebijakan dengan BSC Designer
Sebagaimana ditekankan oleh berbagai standar (misalnya, ISO 37301, Sistem Manajemen Kepatuhan), eksekusi kebijakan harus dipandang sebagai bagian dari penerapan strategi secara keseluruhan.
Platform BSC Designer menawarkan keselarasan yang mulus antara strategi inti dan kebijakan pendukung. Di bawah ini, kami membahas bagaimana kerangka kerja eksekusi kebijakan dapat diimplementasikan dalam praktik dengan perangkat lunak perencanaan strategis.
Susun dan Selaraskan Struktur Kebijakan
Struktur keseluruhan dari kerangka kebijakan:
- Pada tingkat Kartu Skor, pengguna dapat menetapkan kebijakan atau peraturan secara menyeluruh. Kebijakan tersebut dapat bersifat global untuk organisasi atau spesifik untuk suatu unit bisnis atau fungsi.
- Bergantung pada peran mereka, kelompok pemangku kepentingan yang berbeda diberikan hak akses ke bagian-bagian tertentu dari implementasi kebijakan. Sebagai contoh, mengikuti model RACI.
- Di dalam Kartu Skor, maksud strategis dapat diuraikan ke dalam standar, prosedur, dan kontrol pendukung menggunakan hierarki item.
- Kebijakan atau kontrolnya dapat diselaraskan dengan tujuan tertentu dari Kartu Skor Strategis. Keselarasan ini mendukung pergeseran dari peran kepatuhan tradisional pada kebijakan menjadi peran di mana kepatuhan bertindak sebagai penggerak utama strategi perusahaan. 2
Kendalikan Kebijakan dan Tingkatkan Secara Berkelanjutan
Mekanisme metrik kinerja digunakan untuk mendefinisikan kendali:
- Kerangka kerja pengukuran kinerja memungkinkan pelacakan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kebijakan.
- Properti dari kendali tertentu dapat disesuaikan bergantung pada peran kendali tersebut melalui kolom khusus. Misalnya, kendali untuk kelangsungan bisnis dan validasi vendor pihak ketiga akan memiliki properti yang berbeda.
Dalam kerangka kerja pelaksanaan kebijakan, kendali bersifat dinamis:
- Pemantauan berkelanjutan diaktifkan melalui pembaruan data secara real-time, dengan keterlacakan yang didukung oleh jejak audit. Contoh yang baik mengenai kebutuhan pemantauan berkelanjutan adalah pelacakan pelatihan berkala (lihat model pengukuran pelatihan empat tingkat) pada pembaruan kebijakan3.
- Berbagai kasus pengukuran kinerja didukung, seperti penilaian kualitatif, status patuh/tidak patuh secara biner, perubahan kinerja secara bertahap, dan kemampuan untuk mendeteksi bukti lampiran, dan lain-lain.
Platform menyediakan fungsionalitas manajemen kebijakan tradisional:
- Dokumentasi pendukung seperti file kebijakan, prosedur, dan laporan audit dapat diunggah dan dihubungkan ke tujuan atau kendali yang relevan.
- Rencana aksi terkait pelaksanaan kendali atau pembaruan kebijakan dapat dipantau dalam sistem, dengan penunjukan pemilik dan peringatan yang dipicu berdasarkan tenggat waktu atau perubahan kinerja.
- Dasbor dan peta strategi menyediakan alat visualisasi yang kuat, membantu pemangku kepentingan untuk menilai kinerja dengan cepat, mengidentifikasi kesenjangan, dan memahami hubungan antara kebijakan, kendali, dan hasil.
Untuk mendukung mekanisme umpan balik:
- Pemangku kepentingan dapat terlibat secara langsung melalui fungsi komentar, memberikan umpan balik atau mendokumentasikan isu untuk keperluan audit.
- Platform dapat mengirimkan laporan rutin secara otomatis kepada pemangku kepentingan yang relevan.
Kami membahas lebih banyak contoh dan teknik implementasi dalam artikel tentang kontrol GRC.
Skalakan dan Lakukan Pemeliharaan
Pemeliharaan kebijakan:
- Sesuai desain, setiap kontrol mencakup interval aktualisasi yang wajib. Interval ini menentukan kapan data kinerja harus diunggah secara otomatis atau oleh pihak yang bertanggung jawab. Jika interval aktualisasi terlewat, kontrol ini akan diberi tanda “pembaruan diperlukan.”
Untuk memastikan skalabilitas kerangka kebijakan lebih mudah:
- Organisasi dapat mendefinisikan template kebijakan sekali dan mereplikasinya ke seluruh departemen atau unit bisnis.
- Kontrol dan template kontrol dapat bersifat statis atau dapat disinkronisasi secara dinamis.
Kesimpulan
Pendekatan yang dibahas mengubah pelaksanaan kebijakan dari proses dokumentasi statis menjadi sistem yang dinamis, terukur, dan selaras secara strategis.
- Dengan menghubungkan kebijakan dengan kontrol operasional dan tujuan strategis, organisasi dapat memastikan tidak hanya kepatuhan tetapi juga meningkatkan peran kebijakan sebagai penggerak strategis.
- Peran otomatisasi perangkat lunak adalah untuk mengurangi kompleksitas domain perencanaan strategis bagi pemangku kepentingan utama yang terlibat, memastikan konsistensi dan keterlacakan data kinerja.
BSC Designer adalah perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti. Perangkat ini membantu organisasi mengubah rencana strategis menjadi arsitektur strategi yang terhubung dengan menyelaraskan tujuan, KPI, Inisiatif, risiko, dan Peta Strategi dalam satu tempat. sistem penerapan strategi kami menjelaskan cara menerapkan strategi dalam praktik, dan templat lokakarya pelaksanaan strategi membantu tim menerapkannya dalam sesi strategi internal.
