Berpikir silo sering disebut sebagai salah satu masalah dalam pelaksanaan strategi yang efektif. Mari kita analisis kasus ini untuk mengetahui apa masalah sebenarnya dan bagaimana cara memperbaikinya.
Organisasi dibagi menjadi silo – Penjualan, Pemasaran, Layanan Pelanggan, TI, R&D… Pendekatan ini alami ketika Anda perlu memahami sistem yang besar dan kompleks; ini juga merupakan cara yang baik untuk membagi tanggung jawab dan menskalakan organisasi. Masalahnya adalah bahwa baik permintaan klien maupun tantangan bisnis secara umum tidak sesuai dengan satu silo saja, sebaliknya, mereka cenderung melintasi organisasi. Pertanyaan terpenting: apakah mereka akan melintasi silo dengan mudah atau tidak.
Tampaknya sebagian besar organisasi tidak dapat eksis tanpa silo…
Bagaimana cara makan seekor gajah? Satu gigitan pada satu waktu. Bagaimana cara organisasi menghadapi tantangan yang kompleks? Mereka menciptakan unit bisnis terpisah untuk menangani bagian-bagian kecil dari tantangan tersebut. Tampaknya sebagian besar organisasi tidak dapat eksis tanpa silo…
Setelah mengatakan itu, saya yakin akan ada yang tidak setuju di komentar:
- “Tunggu sebentar, tapi bagaimana dengan Zappos dan perusahaan lain yang mengadopsi pengorganisasian diri?”
Pertama-tama, Zappos memiliki “lingkaran,”1 jadi masih ada beberapa peran tipikal, tetapi jumlahnya dikurangi. Seperti dijelaskan dalam artikel Misperceptions of self-management oleh Frederic Laloux2: “Tugas manajemen … tidak hilang. Mereka hanya tidak lagi terkonsentrasi dalam peran manajemen yang didedikasikan.”
Kedua, dalam pengorganisasian diri direncanakan beberapa mekanisme pengaman seperti menciptakan tekanan dari rekan sejawat, kerangka antibodi, dan proses untuk resolusi konflik.
Ketiga, pendekatan holakratis3 mereka tidak cocok untuk bisnis acak mana pun. Sebagai contoh, dalam memo Tony Hsieh dengan jelas menyatakan bahwa “manajer benar-benar diperlukan dan berharga untuk pertumbuhan Zappos.”
Akhirnya, bagian “solusi” untuk masalah silo sangat mirip dengan apa yang diterapkan dalam organisasi mandiri. Metrik kinerja masih ada dan bahkan ada fokus yang lebih tinggi untuk mendiskusikan tantangan dengan rekan kerja Anda.
Isolasi adalah masalah Anda, bukan silo
Tetapi mari kita kembali ke metafora “silo” klasik. Saya percaya ada satu hal yang perlu kita perjelas:
Tidak ada yang salah dengan silo. Masalah sebenarnya adalah isolasi!
Idenya bukan untuk menghancurkan silo di perusahaan, tetapi untuk memastikan bahwa ada saluran komunikasi yang efektif di antara mereka, dan bahwa mereka memiliki strategi bersama dalam pikiran.
Ini harus dilakukan:
- Pada tingkat budaya (mempromosikan ide komunikasi terbuka, aliran informasi bebas)
- Pada tingkat teknis (menerapkan sistem TI yang membuat informasi dapat diakses dalam beberapa klik)
- Pada tingkat alat bisnis (metodologis) (mengajarkan tim untuk menggunakan peta strategi, KPI, kartu skor bisnis, Agile, Lean, dll.)
Mendeteksi Masalah Mentalitas Silo
Biasanya masalah mentalitas silo tidak sulit dideteksi, berikut adalah beberapa tanda spesifik yang perlu diperhatikan:
- Prioritas yang berbeda di setiap silo
- Tidak ada visi bersama
- Pola komunikasi yang sangat hierarkis
- Kolaborasi yang terbatas
- Aliran data dan informasi yang terbatas
- Duplikasi fungsi di berbagai unit
- Karyawan kurang tertarik memahami peran mereka dalam keberhasilan organisasi
- Penundaan dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan
Ketika Anda mencoba menanyakan pertanyaan “mengapa”, Anda mendengar:
- Itu adalah cara kami selalu melakukannya, atau
- Itu bukan pekerjaan saya (dalam bentuk yang lebih sopan tentunya).
Ini adalah indikator yang baik dari masalah silo yang ada, tetapi yang terbaik mungkin adalah pengalaman pelanggan (bukan apa yang Anda pikir pelanggan harus alami, tetapi apa yang sebenarnya dialami pelanggan).
- Pelanggan tidak hanya berurusan dengan satu silo; mereka melintasi semuanya!
Misalnya: Anda mungkin memiliki silo Pemasaran, Penjualan, Logistik, Pengiriman. Tetapi pelanggan berurusan dengan semuanya. Dia melihat beberapa iklan, mengunjungi toko Anda, membeli produk Anda, mengontrak pengiriman. Tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan untuk memeriksa apakah ada komunikasi yang lancar antara silo atau tidak.
Memperbaiki Masalah Silo
Baik, kita memiliki beberapa silo dengan pemikiran yang terisolasi. Bagaimana cara kita melawannya? Jawaban singkatnya adalah seseorang perlu memikirkan kembali organisasi perusahaan mereka dan melakukannya secara rutin. Jika Anda sudah menjalankan bisnis lebih dari 1 bulan, maka Anda sudah melakukannya dalam beberapa cara. Namun, selalu ada ruang untuk perbaikan. Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa pendekatan berdisiplin untuk melawan silo.
Proses GE Work-Out
Proses GE Work-Out4 tersedia dari banyak butik konsultasi. Berikut adalah ide-ide utama dari pendekatan ini:
- Kumpulkan “ahli” yang dekat dengan tantangan, dan pemangku kepentingan dari unit bisnis lain; minta mereka mulai bekerja pada masalah tersebut.
- Pembuat keputusan eksekutif harus berbagi pendapat mereka tentang masalah dan tindakan yang disarankan.
- Pelaksanaan dan pemeriksaan proses dalam 30, 60, dan 90 hari.
Menurut publikasi HBR terbaru5 pendekatan Jack Welch ini masih berfungsi dengan baik.
Model Tujuan Tematik
Pendekatan lain yang disarankan oleh Patrick Lencioni6 akan terdengar sangat akrab bagi mereka yang bekerja dengan Kartu Skor Berimbang. Idenya adalah menetapkan tujuan tingkat atas (“Tujuan tematik”), yang dibagikan oleh seluruh perusahaan (bagi saya ini terdengar seperti visi). Kemudian kita bergerak ke tingkat abstraksi yang lebih rendah dan mendefinisikan:
- Tujuan untuk mencapai tujuan tematik, sehingga karyawan memiliki gambaran yang lebih baik tentang tujuan spesifik yang dapat mereka mulai kerjakan.
Dalam tradisi terbaik pengaturan tujuan “cerdas”, “Tujuan tematik” dan “Tujuan untuk mencapai tujuan tematik” perlu dibatasi waktu dan dibagikan.
- Selanjutnya, definisikan “Tujuan Operasional Standar” yang selalu ada (tidak dibatasi waktu), ini mungkin berupa “Kualitas produk” atau “Keterlibatan pelanggan.”
Jalan Tengah untuk Memerangi Silos
Seorang calon klien dari sebuah lembaga keuangan besar mengomentari kepada saya bahwa karena ukuran mereka, lokasi yang tersebar, dan beragam fungsi, mereka menemukan bisnis mereka terpisah menjadi banyak silo. Mereka melihat perangkat lunak Kartu Skor Berimbang kami, BSC Designer, sebagai bagian “keras” yang akan mendukung upaya “sortir” mereka dalam memerangi silo. Rencana mereka adalah menerapkan peta strategi untuk menciptakan rasa strategi bersama, dan menyelaraskan KPI dengan tujuan bisnis mereka untuk mencapai koherensi dalam pelaksanaan strategi.
Pendekatan apa terhadap silo yang akan efektif untuk organisasi Anda? Jika Anda serius dalam memerangi silo (efek isolasi mereka), saya sarankan bekerja pada komponen-komponen ini:
- Visi yang Terartikulasi untuk organisasi Anda. Penambahan yang baik adalah mendefinisikan secara formal pernyataan misi dan nilai-nilai perusahaan. Menghindari jargon bisnis, saya akan mengatakan bahwa visi yang baik memiliki dua fungsi: memotivasi tim Anda, dan memberi arah kepada orang-orang Anda untuk bergerak ke depan.
- Budaya Perusahaan (lebih mudah dikatakan daripada dilakukan) yang harus mempromosikan prinsip-prinsip seperti kepercayaan, transparansi, kolaborasi, dan fokus pada nilai pelanggan. Di antara semua konsep yang disebutkan, yang paling penting adalah kepercayaan. Ide yang sangat dasar, tetapi tetap sangat efektif: cepat atau lambat setiap organisasi menjadi cerminan dari pemimpinnya, jadi jika Anda ingin perusahaan Anda peduli dengan klien Anda, maka jadilah contoh sendiri. Kemudian, Anda dapat menemukan konsultan pembinaan tim yang akan memperkenalkan bagian “keras” dan metode yang diperlukan.
- Strategi yang Nyata yang selaras (diturunkan) di seluruh silo. Tujuan besar dan tujuan kecil yang dijelaskan pada peta strategi dan diselaraskan dengan departemen. Untuk membuat strategi menjadi nyata, ide yang baik adalah menggunakan peta strategi. Ingat, peta strategi bukan tentang menggambar blok dengan hal-hal yang harus dilakukan, tetapi tentang bekerja dengan hipotesis terdidik yang dihasilkan tim Anda.
- Strategi harus menjadi produk dari diskusi yang disiplin, bukan sekumpulan ide yang diterjemahkan dari atas ke bawah. Anda dapat menggunakan peta strategi sebagai dasar untuk diskusi ini dan/atau mempraktikkan pendekatan yang mirip dengan GE Work-Out.
- Metrik Kinerja (KPI). Mereka harus berfungsi sebagai cara untuk melacak kinerja, dan membuat proses pelaksanaan strategi menjadi lebih nyata.
Saat bekerja pada komponen-komponen ini, ingatlah kutipan terkenal dari Peter Drucker: “budaya mengalahkan strategi untuk sarapan.” Jika Anda menggosok tangan dan berencana bekerja pada bagian KPI dan peta strategi, maka lebih baik berhenti dan investasikan 80% waktu Anda ke aspek budaya. Tanpa budaya yang tepat, KPI dan peta strategi akan segera menjadi formalitas belaka.
Ketika Anda siap untuk bagian “keras”, jagalah semuanya tetap sederhana:
- Peta strategi harus menjadi dokumen 1 halaman dengan 2-3 halaman rincian pendukung;
- Untuk setiap tujuan, Anda akan baik-baik saja dengan 1-2 metrik, tidak lebih.
Bahkan jika Anda tahu bahwa Anda memerlukan SLA 50 halaman untuk memastikan dua silo berkolaborasi dengan baik, pastikan ada versi yang lebih pendek, misalnya proyeksi prinsip-prinsip utama SLA ini pada peta grafis (strategi mungkin?) dengan beberapa metrik penting.
KPI untuk Proses Penanggulangan Silo Itu Sendiri
Bagaimana tim manajemen dapat melacak upaya mereka dan hasil dalam penanggulangan silo? Pendapat pribadi saya adalah bahwa studi langsung tentang keterlibatan karyawan, kesadaran strategi, atau kemudahan komunikasi bukanlah yang terbaik dalam kasus ini. Para manajer akan menyesuaikan radar mereka untuk menemukan perbaikan, dan tentu saja, mereka akan menemukan beberapa.
Ide yang baik mungkin mendefinisikan sepasang metrik (yang di bawah ini hanyalah contoh kasus umum):
- Yang pertama harus terkemuka dan harus mengukur beberapa parameter yang nyata dan penting (seperti “Waktu ke pasar”),
- Pasangan tertinggalnya harus memperkirakan kualitas dengan beberapa kriteria yang berlaku dalam kasus ini (seperti “Jumlah masalah yang dilaporkan oleh pelanggan,” atau “Jumlah masalah yang kembali”).
Dengan cara ini Anda akan dapat melacak pencapaian hasil yang diinginkan (peningkatan waktu ke pasar), dan memastikan bahwa kualitas produk atau layanan tidak terpengaruh.
Pendekatan terbaik adalah tidak mencoba menemukan beberapa tanda perbaikan setelahnya, tetapi membuat seluruh proses perubahan dapat diukur “secara desain.”
Asisten Peta Strategi AI
Minta AI untuk membuat peta strategi profesional untuk organisasi Anda.
Perumusan dan deskripsi strategi bisa memakan waktu bahkan bagi seorang ahli strategi yang berpengalaman. Asisten Kartu Skor Strategi ini akan membuat seluruh proses menjadi cepat dan intuitif.Kesimpulan
Silo ada dalam organisasi untuk mendukung struktur mereka dan memungkinkan mereka untuk berkembang. Dengan masalah silo, kami merujuk pada masalah isolasi, bukan pembagian ke dalam unit itu sendiri.
Untuk mengatasi silo, Anda perlu mempermudah unit bisnis Anda untuk saling memahami. Mulailah dengan budaya bisnis, lalu gunakan alat seperti visi, nilai, peta strategi, metrik kinerja. Pastikan tim Anda benar-benar mengikuti diet yang telah ditentukan, seorang pemimpin dalam organisasi Anda perlu mempromosikan dan mensponsori ide diskusi lintas unit.
Bagaimana Anda mengatasi silo? Bagikan pengalaman Anda di komentar!
- Memo Internal: Zappos menawarkan pesangon kepada karyawan yang tidak sepenuhnya mendukung Holacracy ↩
- Misperceptions of self-management, Frederic Laloux, 2014 ↩
- Holacracy, Wikipedia ↩
- The GE Work-Out: How to Implement GE’s Revolutionary Method for Busting Bureaucracy & Attacking Organizational Problem, Dave Ulrich, Steve Kerr, Ron Ashkenas, 2002, McGraw-Hill Education ↩
- Pendekatan Jack Welch untuk Mengatasi Sekat-sekat Masih Berfungsi, Ron Ashkenas, 2015 ↩
- Silos, Politics and Turf Wars: A Leadership Fable About Destroying the Barriers That Turn Colleagues Into Competitors, Patrick Lencioni, 2006, Jossey-Bass ↩
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.