Manajemen Kelangsungan Bisnis (BCM) memastikan bahwa fungsi-fungsi kritis dari sebuah organisasi tetap beroperasi untuk meminimalkan dampak gangguan terhadap para pemangku kepentingan. Mari kita telusuri langkah-langkah praktis untuk menerapkan Manajemen Kelangsungan Bisnis dalam konteks perencanaan strategis.
Business Continuity Management. Pendekatan untuk manajemen kelangsungan bisnis menurut ISO 22301 melibatkan:
- Mengidentifikasi elemen bisnis yang kritis
- Menganalisis ancaman dan risiko
- Membuat rencana pencegahan dan respons, termasuk pelatihan dan simulasi
- Melacak dan belajar dari insiden
Untuk mengintegrasikan elemen-elemen ini ke dalam perencanaan strategis:
- Kami akan menggunakan metode dekomposisi berbasis nilai
- Mengukur strategi dan rencana dengan metrik kinerja
- Memelihara catatan yang dapat ditindaklanjuti dalam bentuk inisiatif, risiko, dan komentar
Identifikasi Elemen Bisnis Kritis
Tujuan kami adalah mengidentifikasi elemen bisnis kunci yang penting untuk kelangsungan bisnis. Kami menggunakan perspektif berikut sebagai titik awal:
- Sistem Informasi
- Fasilitas dan Lokasi
- Mitra dan Pemangku Kepentingan
- Sumber Daya Manusia
- Aset Fisik
- Sumber Daya Keuangan
Business Continuity Management. Setelah elemen dan sub-elemen didefinisikan, kita dapat mengukur kerentanannya terhadap kejadian risiko dengan menetapkan Tujuan Waktu Pemulihan (RTO).
Untuk Tujuan Waktu Pemulihan, kami menetapkan:
- Satuan pengukuran (misalnya, jam atau hari)
- “Baseline” sebagai waktu pemulihan katastropik
- “Target” sebagai waktu pemulihan yang diinginkan
- Nilai saat ini, sebagai perkiraan waktu pemulihan berdasarkan teknologi dan kebijakan yang ada
Business Continuity Management. Dengan data ini, kita dapat menghitung kinerja setiap elemen bisnis dalam hal kerentanan atau kesiapan dalam kasus kejadian darurat.
Dalam konteks ini:
- Nilai yang lebih rendah (misalnya, waktu pemulihan lebih cepat) akan menghasilkan kinerja lebih tinggi
- Fungsi kinerja tidak boleh linear; area luas di sebelah baseline “katastropik” harus menjadi zona merah
Business Continuity Management. Dalam BSC Designer:
- Definisikan baseline pemulihan, target, dan nilai saat ini yang diperlukan pada tab Data.
- Gunakan fungsi “Peluruhan eksponensial” untuk membuat fungsi kinerja dengan zona hijau yang relatif kecil untuk waktu pemulihan mendekati target dan zona merah yang signifikan untuk waktu pemulihan yang lebih lama.
Perangkat lunak ini memungkinkan pelacakan RTO untuk setiap elemen bisnis dari waktu ke waktu.
Analisis Ancaman dan Risiko
Analisis ancaman potensial menggunakan perspektif berikut sebagai titik awal:
- Operasional
- Teknologis
- Ekonomi
- Tenaga Kerja
- Keselamatan dan keamanan
- Lingkungan
- Reputasi
- Hukum
Untuk setiap ancaman yang relevan, lakukan dekomposisi menjadi risiko spesifik dan lakukan Analisis Dampak Bisnis (BIA).
Business Continuity Management. Misalnya, Anda dapat menguraikan ancaman Teknologis menjadi ‘Ancaman keamanan siber’ dan selanjutnya menjadi ‘Serangan ransomware.’
Risiko dalam kasus ini dapat diukur melalui formula estimasi risiko sederhana, seperti probabilitas dikalikan dengan dampak. Berbagai cara untuk mendefinisikan risiko telah dibahas dalam artikel terpisah.
Skenario Respons
Kembangkan skenario respons untuk ancaman dengan skor estimasi dampak risiko tertinggi.
Skenario yang khas akan mencakup:
- Rencana kelangsungan bisnis (pencegahan, respons, pemulihan)
- Rencana komunikasi
- Rencana pelatihan dan pengujian
Rencana-rencana ini dapat diukur dengan:
Metrik pembaruan rutin
Cakupan pelatihan
Keberhasilan simulasi / latihan
Business Continuity Management. Pertimbangkan ‘Skenario 1 – Serangan Ransomware,’ yang dipecah menjadi:
- Rencana Kelangsungan Bisnis
- Pelatihan dan Pengujian
Bagian ‘Rencana Kelangsungan Bisnis’ mencakup beberapa inisiatif:
- Strategi Pencegahan
- Strategi Respons
- Strategi Pemulihan
- Rencana Komunikasi
Dalam ‘Rencana Komunikasi,’ metrik ‘Rencana direvisi secara rutin’ mengukur frekuensi pembaruan. Pemilik metrik menerima pengingat rutin untuk merevisi rencana komunikasi, memastikan bahwa kontak person dan detailnya tetap terbaru.
Business Continuity Management. Untuk memvalidasi efektivitas inisiatif ‘Strategi Respons’, kami mengukurnya dengan indikator ‘Simulasi / Latihan’.
Bagian ‘Pelatihan dan Pengujian’ mencakup inisiatif ‘Pelatihan dan simulasi serangan phishing’, bersama dengan dua metrik:
- Cakupan pelatihan
- Simulasi / Latihan
Meskipun rencana kelangsungan ini disajikan sebagai inisiatif, dekomposisi lebih lanjut dimungkinkan. Kami dapat memecahnya menjadi sub-tujuan dan metrik yang lebih spesifik.
Pemetaan Insiden atau Gangguan
Untuk memetakan insiden aktif, sertakan detail gangguan dan analisis akar penyebab.
Untuk mengukur dampaknya, kita dapat menggunakan indeks penilaian dampak berbobot yang terdiri dari:
Dampak finansial
Dampak pada hubungan pelanggan (diukur sebagai persentase pelanggan yang terpengaruh)
Dampak pada operasi (diukur sebagai persentase operasi kritis yang terpengaruh)
Dampak hukum dan kepatuhan (diukur dengan denda dan konsekuensi hukum lainnya)
Dampak reputasi jangka panjang (diukur sebagai persentase pelanggan yang hilang selama periode 1 tahun yang disebabkan oleh krisis)
Business Continuity Management. Untuk mengotomatiskan indeks ini di platform BSC Designer, pertimbangkan untuk menggunakan fungsi sinkronisasi dari templat, yang memungkinkan menjaga kriteria kuantifikasi dampak tetap tersinkronisasi dengan templat yang telah ditetapkan.
Setelah menyelesaikan insiden:
- Perbarui tanggal penyelesaian di elemen ‘Detail dan analisis gangguan’
- Ubah statusnya menjadi ‘Selesai’
- Peta pelajaran yang dipetik dan inisiatif perbaikan
- Pindahkan grup ‘Insiden 1’ ke bagian ‘Insiden Masa Lalu’.
Pewarisan dan Interval Pembaruan untuk Indikator
Tergantung pada sifat kuantifikasi, indikator di kartu skor kesinambungan bisnis perlu dikonfigurasi dalam berbagai cara.
Metrik Menggunakan Nilai Sebelumnya (Diwarisi)
Indikator yang mengukur RTO (Recovery Time Objective) diatur untuk menggunakan nilai yang diwarisi. Dalam praktiknya, ini berarti RTO yang ditetapkan untuk tahun ini akan otomatis diterapkan untuk tahun berikutnya kecuali didefinisikan ulang. Interval pembaruan untuk indikator ini diatur menjadi pembaruan tahunan atau setengah tahunan.
Indikator yang digunakan untuk mengukur BIA (Business Impact Analysis) juga dikonfigurasi untuk menggunakan nilai yang diwarisi. Interval pembaruan dalam kasus ini dapat disesuaikan dengan dinamika ancaman yang diharapkan, menggunakan bulanan untuk ancaman yang lebih dinamis dan interval kuartalan/tahunan untuk ancaman yang stabil.
Business Continuity Management. Metrik Tidak Menggunakan Nilai Sebelumnya (Nilai yang Dimasukkan)
Metrik yang digunakan untuk mengukur rencana kesinambungan bisnis, seperti ‘rencana diperbarui secara berkala,’ ‘cakupan pelatihan,’ dan ‘latihan simulasi,’ dikonfigurasi untuk interval pembaruan kuartalan atau tahunan. Opsi pewarisan dalam hal ini dikonfigurasi sebagai ‘Gunakan nilai yang dimasukkan,‘ yang berarti kita tidak menggunakan kembali nilai sebelumnya untuk periode berikutnya.
Sebagai contoh, jika rencana ditandai sebagai diperbarui untuk tahun ini, untuk tahun berikutnya, kita perlu memperbarui rencana lagi dan memperbarui status metrik yang bersangkutan.
Metrik Tanpa Pembaruan Terjadwal
Akhirnya, interval pembaruan metrik yang digunakan untuk penilaian dampak insiden dikonfigurasi sebagai ‘Tidak Pernah,’ menunjukkan bahwa kami hanya tertarik untuk menangkap kondisi saat ini dari indikator tanpa niat untuk memantau perkembangannya dari waktu ke waktu.
Menghubungkan Berdasarkan Konteks dan Data
Konsep dasar manajemen kelangsungan bisnis melibatkan pembentukan koneksi antara:
- Elemen bisnis kritis
- Ancaman dan risiko
- Skenario
- Insiden aktual
Dengan menciptakan koneksi ini, kita melengkapi tim kita dengan semua detail yang diperlukan untuk merespons ancaman secara efektif dan belajar dari insiden.
Untuk menerapkan konsep ini dalam perencanaan strategis, kita menghubungkan semua elemen yang disebutkan berdasarkan konteks. Dengan cara ini, kita dapat menavigasi dari insiden aktual ke skenario yang sesuai dan, jika perlu, mengeksplorasi analisis ancaman dan risiko.
Business Continuity Management. Untuk menetapkan konteks dalam BSC Designer:
- Salin item sumber (misalnya, skenario yang relevan) ke papan klip.
- Pilih item tujuan (misalnya, insiden yang tercakup oleh skenario).
- Tempel dari papan klip dan pilih antara ‘Hubungkan Berdasarkan Konteks’ atau ‘Hubungkan Berdasarkan Data.’
Koneksi kontekstual akan tersedia pada tab ‘Konteks’ untuk kedua item.
Untuk menavigasi antara item, klik dua kali pada koneksi yang relevan.
Menerapkan logika yang sama, strategi respons dengan kartu skor strategi khusus dapat diselaraskan dengan insiden, penilaian risiko, dan elemen bisnis kritis.
Kartu Skor Strategi untuk Tanggap Krisis: Menggunakan COVID-19 sebagai Contoh
Strategi kelangsungan bisnis memastikan kesiapan keseluruhan organisasi menghadapi peristiwa krisis. Tergantung pada skala krisis, strategi tanggap tertentu dapat dirancang. Pandemi COVID-19 adalah salah satu contohnya, di mana strategi semacam itu membantu memfokuskan upaya dan memastikan keselarasan strategis.
Marilah kita tinjau strategi COVID-19 sebagai contoh strategi tanggap krisis. Kartu skor strategi mengikuti pendekatan Kartu Skor Berimbang klasik:
Kartu Skor Strategi Covid-19. Dalam perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan, kami fokus pada keterampilan dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk melaksanakan strategi kelangsungan bisnis:
- Mendidik karyawan tentang COVID-19 (diukur dengan indikator terkemuka “Penetrasi program kesadaran, %” dan indikator tertinggal “% praktik yang benar-benar dilaksanakan“)
- Melakukan perencanaan skenario global (dengan beberapa inisiatif spesifik yang selaras)
- Menyelaraskan sistem TI dengan tantangan kerja jarak jauh
- Memperkenalkan karyawan pada prinsip kerja jarak jauh
Dalam perspektif Internal, kami merumuskan tujuan terkait sistem bisnis internal yang akan membantu melaksanakan strategi kelangsungan bisnis secara efektif:
- Stabilisasi rantai pasokan
- Memberi informasi kepada pemangku kepentingan
- Menerapkan kerja jarak jauh (termasuk rapat strategi untuk tim yang tersebar)
Dalam perspektif pemangku kepentingan, kami fokus pada kebutuhan pemangku kepentingan kami (karyawan, pelanggan, mitra). Di sini, kami memetakan tujuan seperti:
- Mengantisipasi dampak pada kebutuhan kesehatan
- Mengantisipasi dampak pada kebutuhan pendidikan
- Mengantisipasi dampak pada kebutuhan sehari-hari
Pemangku kepentingan penting lainnya adalah komunitas dan kebutuhannya. Jika Anda memiliki kartu skor nirlaba yang didedikasikan, maka Anda akan menemukan tujuan serupa di sana.
Template peta strategi kelangsungan bisnis mencakup beberapa inisiatif yang selaras dengan tujuan “Kebutuhan komunitas”. Inisiatif ini menggambarkan cara-cara yang mungkin bagaimana organisasi dapat berkontribusi:
- Memfungsikan ulang lini produksi. Misalnya, Inditex, pemilik rantai ritel Zara, memulai produksi gaun rumah sakit.
- Memfungsikan ulang produk dan layanan. Misalnya, Decathlon menyumbangkan masker snorkeling ke rumah sakit. MSC Group’s Splendid diubah menjadi kapal rumah sakit.
- Berkontribusi pada pembatasan sosial. Misalnya, Pos Ceko memungkinkan pengiriman surat terdaftar gratis melalui “Datová schránka” selama masa darurat yang dinyatakan.
Karena keterbatasan perjalanan, banyak perusahaan telah beralih dari format acara tatap muka ke acara online. Meskipun biaya platform streaming lebih rendah, organisasi perlu berjuang untuk mendapatkan perhatian dari para peserta. Dalam artikel ini, kami berbagi pendekatan kami untuk acara online yang terbukti memberikan hasil yang stabil dalam hal keterlibatan pelanggan dan dampak bisnis jangka panjang.
Akhirnya, dalam perspektif keuangan, kami memetakan tujuan keuangan yang relevan dan hasil yang diharapkan. Dalam hal ini, kita berbicara tentang:
- Dampak pada pendapatan
- Kebijakan asuransi yang berlaku
Gunakan Template Manajemen Kelangsungan Bisnis
BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:
- Daftar untuk rencana gratis di platform.
- Gunakan template
Manajemen Kelangsungan Bisnis sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya. - Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.
Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Implementasi Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak untuk eksekusi strategi dan Kartu Skor Berimbang. Ia membantu organisasi mengotomatiskan manajemen kinerja dan mengubah strategi menjadi hasil yang terukur. Alexis adalah pencipta “Kanvas Eksekusi Strategi”, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara rutin di acara industri.