Manajemen fasilitas adalah disiplin yang kompleks yang memerlukan upaya terkoordinasi dari berbagai pemangku kepentingan. Dalam artikel ini, kami membahas contoh penggunaan kerangka kerja Kartu Skor Berimbang untuk mendokumentasikan dan melaksanakan strategi manajemen fasilitas.
Kekuatan penggerak baru, seperti perubahan permintaan real estat perusahaan pasca-pandemi, telah meningkatkan minat3 dalam menggunakan kerangka kerja untuk tujuan utamanya, seperti pelaksanaan strategi dan navigasi perubahan strategis.
Dalam artikel ini, kami membahas contoh Kartu Skor Berimbang untuk manajemen fasilitas. Kartu skor strategi ini dapat fokus pada fasilitas tertentu dan selaras dengan kartu skor strategi lainnya, atau dapat digunakan sebagai template untuk menyebarkan pendekatan strategis serupa di seluruh perusahaan manajemen fasilitas.
Anda juga akan menemukan contoh bagaimana ide-ide ini dapat diotomatisasi pada platform BSC Designer, yang dapat Anda daftarkan di bawah rencana gratis dan coba secara praktis.
Pemangku Kepentingan Manajemen Fasilitas
Titik awal yang baik untuk analisis strategis adalah manajemen pemangku kepentingan. Dalam kasus manajemen fasilitas, daftar pemangku kepentingan mencakup:
- Pemilik properti
- Penyewa
- Tim fasilitas
- Regulator
Di BSC Designer, gunakan template analisis pemangku kepentingan untuk merumuskan daftar pemangku kepentingan, serta mendefinisikan ambisi strategis, sumber daya, dan prioritas mereka.
Analisis Strategis
Dalam template kami, kami memiliki beberapa tujuan yang dirumuskan pada peta strategi. Tujuan-tujuan ini berfungsi sebagai contoh, tetapi dalam situasi nyata, kami tertarik untuk menganalisis lingkungan eksternal serta lanskap kompetitif dan legislatif untuk mengembangkan hipotesis strategis dan memproyeksikannya ke dalam strategi.
Di antara kerangka kerja yang direkomendasikan adalah analisis PESTEL untuk faktor eksternal dan Lima Kekuatan untuk menganalisis lanskap kompetitif. Dalam artikel lain, kami membahas kerangka bisnis dan peran mereka dalam perencanaan strategis.
Sebagai contoh, tergantung pada lokasi Anda, keadaan manajemen fasilitas saat ini dipengaruhi oleh faktor-faktor berikut:
- Keberlanjutan dan efisiensi energi
- Manajemen biaya
- Kepatuhan terhadap regulasi
- Penerapan teknologi AI dan AR (augmented reality)
Peta Strategi untuk Manajemen Fasilitas
Contoh kami mencakup peta strategi. Sesuai dengan prinsip Kaplan & Norton Kartu Skor Berimbang yang klasik, peta ini dibagi menjadi empat perspektif:
- Dua perspektif pertama – Keuangan dan Pelanggan – di mana kami merumuskan hasil yang diharapkan untuk para pemangku kepentingan.
- Perspektif Pembelajaran dan Internal – di mana kami merumuskan bagian strategi yang dapat ditindaklanjuti.
Facility Management Scorecard. Sebagai contoh, salah satu penggerak strategi adalah tujuan “Arsitektur Digital” yang dipetakan dalam perspektif Pembelajaran. Hal ini didukung oleh implementasi internal melalui tujuan “Integrasi Arsitektur Digital dengan Alur Kerja Harian.”
Mengikuti logika sebab-akibat yang ditentukan oleh panah, kita dapat menelusuri hasil dari penggerak ini di perspektif Pelanggan dan Keuangan. Dalam hal ini, hasilnya adalah operasi fasilitas yang hemat biaya dan, pada akhirnya, pertumbuhan yang berkelanjutan.
Keterkaitan sebab-akibat ini bukan hanya logis. Pada contoh ini, ketika menghubungkan dua tujuan, platform menyarankan untuk mengaitkannya dengan data.
Facility Management Scorecard. Sebagai contoh, “Arsitektur Digital” diukur dengan dua indikator tertinggal: “Tingkat Adopsi Pengguna” dan “Waktu Henti Sistem.” Kinerja tertinggal ini digunakan sebagai masukan atau indikator terkemuka untuk tujuan “Integrasi Arsitektur Digital dengan Alur Kerja Harian.”
Dalam tutorial pengguna tentang fungsi peta strategi, Anda dapat mempelajari lebih lanjut mengenai membuat peta strategi.
Uraikan Menjadi KPI, Inisiatif, dan Risiko
Tujuan tingkat tinggi pada peta terlalu abstrak untuk dapat dicapai. Oleh karena itu, kami menguraikannya atau menguraikannya menjadi komponen yang lebih nyata.
Sebagai contoh, mari kita analisis tujuan “Pelatihan dan Pengembangan Karyawan” dalam perspektif internal.
Facility Management Scorecard. Di dalamnya, kami memiliki:
- Suatu inisiatif “Terapkan budaya pembelajaran dan inovasi berkelanjutan” yang dapat mencakup rincian manajemen proyek klasik seperti tanggal mulai dan jatuh tempo, serta anggaran.
- Indikator tertinggal “Penilaian kinerja pasca pelatihan” yang mengukur efektivitas program pelatihan.
- Berbagai indikator terkemuka seperti “Keselarasan dengan tujuan strategis” yang tidak secara langsung memengaruhi kinerja tujuan, tetapi membantu mengukur faktor keberhasilan.
- Indikator terkemuka lainnya adalah “Analisis Berkelanjutan Kebutuhan Pelatihan,” yang selain sebagai indikator terkemuka, juga terkait dengan tujuan dengan nama yang sama pada perspektif Pembelajaran.
- Sebuah risiko “Kurangnya Dampak yang Terukur” yang diukur berdasarkan dampak dan probabilitas risiko, serta memiliki rencana mitigasi risiko tersendiri.
Untuk setiap komponen tersebut, kita dapat menetapkan pemangku kepentingan untuk menjelaskan alasan di baliknya, serta pemilik – pengguna yang akan menerima notifikasi dan melihat komponen ini di dasbor yang dipersonalisasi.
Daftar Lengkap KPI dari Kartu Skor Manajemen Fasilitas
Di bawah ini adalah daftar KPI dari kartu skor Manajemen Fasilitas. Untuk fungsi otomatisasi dasar (definisi, bobot, penetapan target) dan lanjutan (bobot, perhitungan, pelacakan dari waktu ke waktu) untuk KPI, akses template yang disebutkan melalui platform BSC Designer.
Total Biaya Operasional Pemilik Properti: operasi fasilitas yang efisien dan hemat biaya Penyewa: ruang yang nyaman dan terawat dengan baik Tim Fasilitas: proses alur kerja yang efisien Pendapatan Operasional Fasilitas Integrasi Arsitektur Digital dengan Alur Kerja Harian Pengembalian Investasi Manajemen Fasilitas Waktu untuk menyelesaikan masalah pemeliharaan Persepsi terhadap langkah-langkah keamanan dan keselamatan Kesadaran dan Pemantauan Regulasi Tingkat Adopsi Teknologi Kepuasan Komunikasi Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Tingkat Kepatuhan Keamanan Arsitektur Digital Peningkatan Efisiensi Alur Kerja Pengurangan Tingkat Kesalahan Ketergantungan pada Penyedia Eksternal Kepatuhan Regulasi % dari kebijakan dan prosedur kepatuhan yang didokumentasikanLaksanakan Eksekusi Strategi dan Monitoring Berkelanjutan
Kami telah melewati langkah analisis dan deskripsi dari proses perencanaan strategi. Langkah selanjutnya adalah eksekusi strategi yang sesungguhnya.
Tim Anda dapat mulai bekerja pada rencana yang telah ditetapkan:
- KPI diperbarui dengan data terbaru.
- Jika target tidak tercapai, para pemilik dapat mencatat komentar mereka.
- Dokumen yang relevan dilampirkan pada KPI dan tujuan sebagai bukti pelaksanaan strategi yang tepat.
Tim manajemen dapat memantau kemajuan melalui dasbor dan laporan terjadwal.
Facility Management Scorecard. Menurunkan Strategi ke Fasilitas Tertentu
Kartu Skor Manajemen Fasilitas yang dibahas dapat digunakan sebagai template untuk mendefinisikan strategi dan melacak kinerja berbagai fasilitas.
Secara konseptual, ini melibatkan:
- Membuat template dengan tujuan bersama, KPI, dan inisiatif.
- Menguji template dalam skala kecil untuk beberapa fasilitas.
- Menyesuaikan template sesuai dengan praktik terbaik.
- Menurunkan template ke lebih banyak fasilitas.
Setiap sub-template dapat dihubungkan ke template utama melalui data. Dengan cara ini, kartu skor untuk fasilitas individu dapat dikelompokkan dan diukur sebagai satu kelompok.
Selaraskan Manajemen Fasilitas dengan Pernyataan Strategi Secara Keseluruhan
Manajemen fasilitas tidak terpisah dari sub-strategi lainnya. Dalam hal ini, kita berbicara tentang menghubungkan kartu skor manajemen fasilitas dengan kartu skor lainnya.
Keselarasan dapat dilakukan melalui data ketika KPI tertentu dihubungkan, atau melalui konteks, di mana catatan kontekstual dibuat.
Sebagai contoh, kita dapat menghubungkan Kartu Skor Manajemen Fasilitas berdasarkan konteks dengan kartu skor Keselamatan, Kepatuhan, atau Pelatihan.
Mungkin juga terdapat hubungan kontekstual dengan kartu skor untuk Keberlanjutan dan Inovasi.
Ringkasan
Manajemen fasilitas adalah disiplin bisnis yang kompleks yang melibatkan berbagai pemangku kepentingan dan beroperasi dalam lanskap bisnis yang rumit.
Dalam artikel ini, kami membahas cara untuk:
- Mendefinisikan dan mendeskripsikan strategi untuk fasilitas individu,
- Memperluasnya ke manajemen fasilitas secara keseluruhan, dan
- Menghubungkannya ke strategi dan kartu skor fungsional lainnya dalam organisasi.
- Evaluasi kinerja dalam manajemen fasilitas: Menggunakan pendekatan kartu skor berimbang, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Universitas Salford, UK, 2020 ↩
- Pengukuran Kinerja di Departemen Manajemen Fasilitas Menggunakan Kartu Skor Berimbang, Tony Nurdiansyah, Institut Teknologi Bandung (ITB), 2014 ↩
- Kartu Skor Berimbang: Menggunakan kembali kerangka kerja strategis yang teruji waktu untuk Model Kerja Baru, Jenn Shelton, FMJ (Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional), 2021 ↩
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Implementasi Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak untuk eksekusi strategi dan Kartu Skor Berimbang. Ia membantu organisasi mengotomatiskan manajemen kinerja dan mengubah strategi menjadi hasil yang terukur. Alexis adalah pencipta “Kanvas Eksekusi Strategi”, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara rutin di acara industri.