Praktik terbaik untuk menyiapkan kerangka kerja pengendalian internal dan penerapan praktisnya dengan perangkat lunak khusus.
Istilah “pengendalian,” yang awalnya digunakan dalam domain GRC (Tata Kelola, Risiko, Kepatuhan) untuk menggambarkan mekanisme pengelolaan risiko dan memastikan kepatuhan, kini diterapkan lebih luas pada perencanaan strategis.
Dalam artikel ini, kami akan berbagi praktik terbaik untuk menyiapkan pengendalian dan penggunaan praktisnya.
Pengantar Kontrol Internal
Pada dasarnya, “kontrol” adalah mekanisme respons atau pencegahan yang digunakan untuk mengelola risiko dan memastikan kepatuhan.
Contoh kontrol: “Karyawan keluar dari perusahaan”
- Rencana tindakan: Alihkan email
- Rencana tindakan: Beri tahu pelanggan
- Metrik efektivitas: Login dinonaktifkan [Berbasis Bukti]
- Metrik efektivitas: % pelanggan yang diberi tahu
- Risiko: Gangguan Alur kerja
Komponen Pengendalian
Pengendalian memiliki komponen tertentu:
- Definisi dari pengendalian.
- Mekanisme internal untuk memastikan pengendalian berfungsi dengan baik (metrik, rencana aksi, pemantauan).
- Hasil dari penerapan pengendalian yang dilaporkan dan memberikan masukan untuk siklus pembelajaran.
Dari perspektif otomatisasi, sebuah pengendalian mungkin:
- Sesederhana sebagai rencana aksi dengan metrik kemajuan yang selaras atau
- Sekompleks sebagai satu set hierarki pengendalian dan sub-pengendalian, masing-masing dengan kumpulan metrik, estimasi risiko, rencana mitigasi, ketergantungan kontekstual, dan pemiliknya sendiri.
Pengendalian memiliki area penerapan khusus, yang menentukan kapan pengendalian tertentu harus diaktifkan.
Mari kita jelajahi alat yang dapat kita gunakan untuk mengimplementasikan pengendalian dalam perencanaan strategis.
1. Definisi Kontrol
Pada tahap awal, tujuan kami adalah untuk memetakan pengalaman masa lalu tim manajemen ke dalam kontrol atau mekanisme respons formal dengan tepat.
Properti Umum
Dasar-dasar dalam mengidentifikasi sebuah kontrol meliputi pemberian nama yang bermakna dan penjelasan tujuan pada deskripsi. Tentukan:
- Kondisi yang memicu kontrol,
- Ruang lingkup kontrol.
Di BSC Designer:
- Gunakan tombol Tambah untuk membuat item baru.
- Identifikasi kontrol melalui kolom nama dan deskripsi.
- Tautkan silang kontrol dengan tujuan masa lalu, peristiwa, atau persyaratan regulasi yang relevan.
Dokumentasi Pendukung
Di BSC Designer:
- Tambah dokumen ke kontrol melalui dialog Deskripsi.
- Tambah dokumen ke rencana tindakan kontrol melalui dialog Inisiatif.
Properti Kustom
Dalam BSC Designer:
- Definisikan properti yang diperlukan untuk kontrol melalui bidang kustom.
- Bidang baru akan tersedia untuk kontrol, metrik, dan inisiatif.
Kepemilikan
Misalnya, kontrol pemeliharaan perangkat lunak dapat mengotomatisasi pembaruan, tetapi spesialis TI diperlukan untuk menyelesaikan konflik jika pembaruan gagal. Dalam BSC Designer:
- Tambahkan orang yang bertanggung jawab untuk kontrol sebagai pengguna; tetapkan orang tersebut ke dalam tim.
- Tetapkan orang atau tim sebagai pemilik kontrol melalui bidang Pemilik.
Pemilik akan menerima notifikasi yang relevan dengan kontrol tersebut.
Sertifikasi / Persetujuan
Dalam BSC Designer:
- Gunakan kolom kustom untuk mendefinisikan properti kontrol seperti “Status Sertifikasi” dan “Disertifikasi oleh.”
- Saat menyatakan kontrol, tim manajemen dapat memperbarui properti ini.
- Gunakan filter dalam laporan untuk mengidentifikasi kontrol tanpa sertifikasi yang tepat.
Untuk menonaktifkan kontrol yang tidak bersertifikasi tetapi tetap menyimpannya dalam kartu skor:
- Pilih sebuah kontrol.
- Beralih ke tab Kinerja.
- Aktifkan kotak centang Indikator data mentah.
Selaraskan Kontrol
Di BSC Designer:
- Salin dan tempel item antar Kartu Skor.
- Jika diminta, gunakan opsi koneksi berdasarkan konteks untuk menghubungkan dua item.
Katalog Kontrol
Dalam BSC Designer:
- Buat kartu skor yang didedikasikan untuk kontrol.
- Gunakan struktur hierarki untuk mengatur kontrol.
- Jika diperlukan, salin kontrol ke kartu skor aktif.
2. Kuantifikasi Pengendalian
Metode Efektivitas
Menggunakan metrik untuk kontrol membuat kontrol lebih spesifik dan menghindari interpretasi yang berbeda. Definisikan metrik untuk melacak:
- Kepatuhan terhadap standar
- Efektivitas kontrol
- Progres rencana tindakan
Sebagai contoh, dalam pelaporan insiden:
- Metrik efisiensi mungkin adalah “% dari personel yang dilatih dalam pelaporan insiden.”
- Metrik efektivitas mungkin adalah “% dari insiden yang tidak dikomunikasikan dengan benar.”
Dalam BSC Designer:
- Gunakan tombol Add untuk menambahkan metrik di dalam item Kontrol.
Kinerja Keseluruhan
Dalam BSC Designer:
- Pilih metrik
- Beralih ke tab Kinerja
- Ubah bobot metrik
Kinerja/kemajuan dari pengendalian akan ditampilkan di kolom yang sesuai.
Metrik Efisiensi
Tergantung pada konteks, gunakan metrik terkemuka. Berbeda dengan metrik tertinggal, metrik terkemuka tidak akan berkontribusi langsung pada kinerja keseluruhan kontrol, tetapi akan memberikan wawasan berharga dalam memahami efisiensi kontrol.
Di BSC Designer:
- Pilih metrik
- Beralih ke Konteks
- Ubah tipe metrik menjadi Terkemuka
Perkirakan Risiko
Sebuah kontrol dapat mencakup definisi risiko atau diselaraskan dengan risiko dari sebuah register risiko.
Perkiraan risiko dapat berupa:
- Pemicu untuk pelaksanaan kontrol atau
- Kondisi untuk memilih suatu tindakan tertentu.
Di BSC Designer:
- Buat indikator baru
- Ubah tipenya menjadi ‘Risiko’
- Perbarui indikator Probabilitas Risiko dan Dampak
Kontrol Biner
Kemungkinan status indikator biner:
- Tidak Ditugaskan – bagian dari kontrol belum dilaksanakan
- Ya – untuk menunjukkan bahwa bagian dari kontrol telah dilaksanakan dengan sukses
- Tidak – untuk menunjukkan bahwa bagian dari kontrol tidak dilaksanakan dengan sukses
Contoh: “Rencana kelangsungan bisnis diperbarui dengan mempertimbangkan ancaman yang baru teridentifikasi” dapat diotomatisasi dengan indikator biner. Dalam BSC Designer:
- Pilih indikator
- Beralih ke tab ‘Umum’
- Ubah satuan pengukurannya menjadi “Ya/Tidak”
Kontrol Kualitatif
Indikator kualitatif digunakan untuk kontrol ketika estimasi kuantitatif yang lebih spesifik belum dikembangkan, atau tidak efektif biaya untuk mengembangkannya.
Contoh: sebuah kontrol Manajemen Kebijakan dan Komunikasi dapat dinilai dengan metrik kualitatif Efektivitas Komunikasi Kebijakan Kepatuhan dengan kemungkinan keadaan:
- Sangat Efektif (100): Karyawan memahami kebijakan kepatuhan dengan jelas.
- Cukup Efektif (60): Beberapa karyawan memahami kebijakan tersebut.
- Tidak Efektif (10): Karyawan umumnya tidak mengetahui kebijakan tersebut.
Dalam BSC Designer:
- Pilih indikator
- Klik tombol Edit di samping satuan pengukuran untuk menambahkan satuan pengukuran kustom
Kontrol Kuantitatif
Untuk membuat kontrol lebih spesifik, indikator kuantitatif atau numerik digunakan. Untuk indikator kuantitatif, kita dapat mendefinisikan rumus kinerjanya, misalnya, bagaimana keadaan saat ini dari sebuah indikator mempengaruhi kinerja output.
Contoh: untuk menilai efektivitas penerapan sebuah kontrol tertentu, kami melakukan audit internal untuk melacak % Kepatuhan Kebijakan. Dalam hal ini, rumus kinerjanya adalah maksimisasi linear, dengan target = 100%. Contoh lain bisa berupa metrik Waktu Rata-rata untuk Mendeteksi, dikonfigurasi sebagai minimisasi linear dengan target 24 jam.
Dalam BSC Designer:
- Beralih ke tab ‘Kinerja’ untuk mendefinisikan fungsi kinerja.
- Beralih ke tab ‘Data’ untuk mendefinisikan keadaan saat ini indikator, basis, dan target.
Kendalikan Berdasarkan Bukti
Indikator bukti akan berubah statusnya sesuai dengan jumlah dokumen/bukti yang diunggah.
Sebagai contoh, kontrol uji cadangan dan pemulihan mungkin memerlukan pengunggahan hasil uji atau log sebagai bukti keberhasilan pelaksanaan kontrol.
Di BSC Designer:
- Pilih indikator
- Ubah satuan ukur menjadi Bukti
- Unggah dokumen ke indikator untuk mengubah statusnya
3. Inisiatif untuk Kontrol
Rencana Aksi
Melacak Rencana Tindakan
Di BSC Designer:
- Tambahkan inisiatif baru ke kontrol.
- Buka dialog inisiatif.
- Pilih KPI kemajuan di bidang ‘KPI yang Selaras’.
4. Melacak Kontrol Seiring Waktu
Kendalikan Secara Berkala
Contoh peninjauan mekanisme kendali:
- Peninjauan Daftar Periksa Kepatuhan – peninjauan tahunan
- Retensi Pengetahuan, % – peninjauan triwulanan
Contoh penerapan kendali secara berkala:
- Pemindaian Kerentanan – peninjauan/pembaruan bulanan
Contoh kendali yang diinisiasi satu kali:
- Penilaian Risiko Awal – diperbarui satu kali
Di BSC Designer:
- Gunakan pengaturan Interval Pembaruan pada indikator untuk menjadwalkan peninjauan secara berkala.
Perbarui Status Kontrol
Di BSC Designer:
- Pilih metrik kontrol
- Pilih tanggal di kalender internal
- Beralih ke tab ‘Data’
- Masukkan status baru di kolom ‘Nilai’
Pewarisan Status Kontrol
Beberapa indikator yang digunakan untuk kontrol akan mewarisi status mereka yang telah diketahui sebelumnya, sementara yang lain akan menggunakan pembaruan yang dimasukkan secara khusus.
Sebagai contoh:
- % Karyawan yang Dilatih – kemungkinan merupakan indikator bawaan, karena kita dapat berasumsi bahwa persentase karyawan yang dilatih pada bulan Mei akan tetap sama atau meningkat pada bulan Juni.
- Pendapatan Penjualan Bulanan – kemungkinan merupakan indikator non-bawaan, karena kita tertarik untuk melacak data penjualan aktual selama beberapa bulan.
Dalam BSC Designer:
- Pilih sebuah indikator
- Klik tombol Editor Nilai
- Ubah jenis pewarisan indikator tersebut
5. Silakan Melaporkan Kontrol
Kontrol pada Dasbor
Dalam BSC Designer:
- Beralih ke tab Dasbor.
- Tambahkan grafik yang relevan, termasuk grafik Gantt untuk inisiatif, diagram risiko, dan diagram yang mencantumkan kontrol dan statusnya.
Kendalikan Estimasi Risiko
Di BSC Designer:
- Hubungkan bagian tertinggal dari kendali dengan metrik Dampak Risiko atau Estimasi Risiko pada register risiko melalui data.
Kontrol dalam Laporan
Dalam BSC Designer:
- Gunakan menu ‘Laporan’ untuk menghasilkan berbagai laporan
- Gunakan tombol ‘Jadwal’ di menu ‘Laporan’ untuk mengirim laporan ke pemangku kepentingan secara otomatis
Akuntabilitas
Dalam BSC Designer:
- Semua aktivitas terkait desain dan pelaksanaan kontrol dicatat dalam log audit.
- Administrator akun dapat mengakses log audit melalui Menu > Pengguna > Jejak Audit.
Contoh Praktis Penggunaan Kontrol
Mari kita bahas contoh praktis. Pertimbangkan kontrol yang diaktifkan ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan.
Struktur contoh:
Perpustakaan Kontrol GRC. Perpustakaan Kontrol
Di perpustakaan kontrol, saya memiliki bagian SDM di mana salah satu kontrolnya adalah “Karyawan meninggalkan perusahaan.”
Kontrol ini memiliki tiga rencana tindakan:
- Arahkan ulang email.
- Hubungi pelanggan.
- Rencana transfer pengetahuan.
Ini juga memiliki dua metrik:
- Login dinonaktifkan (berdasarkan bukti).
- Persentase pelanggan yang diberitahu.
Metrik lain digunakan untuk revisi kontrol secara berkala:
- Pemeliharaan Pengetahuan (%)
Risiko didefinisikan untuk kontrol sebagai:
- Risiko: Gangguan Alur Kerja
- Rencana mitigasi: Dokumentasikan fungsi kritis
Kartu Skor Acara
Saya memiliki kartu skor bernama “Acara SDM” di mana acara SDM yang relevan dicatat. Kartu skor ini diatur berdasarkan jenis acara.
Menerapkan Kontrol
Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan:
- Buat acara baru di kartu skor Acara, misalnya, “Alex meninggalkan perusahaan.”
- Salin dan tempel kontrol yang sesuai dari perpustakaan kontrol ke kartu skor Acara.
- Orang yang bertanggung jawab atas kontrol akan secara otomatis diberitahu tentang rencana tindakan baru yang dibuat.
- Unggah bukti (tangkapan layar) bahwa login telah dinonaktifkan.
- Beri tahu pelanggan dan perbarui indikator “% pelanggan diberitahu”.
- Perbarui status rencana tindakan menjadi “Sedang ditinjau.”
Lebih Banyak Contoh
Anda dapat menemukan lebih banyak contoh penggunaan kontrol dalam artikel tentang:
Gunakan Template Perpustakaan Kontrol GRC
BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:
- Daftar untuk rencana gratis di platform.
- Gunakan template
Perpustakaan Kontrol GRC sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya. - Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.
Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.