Kerangka kerja OKR, yang diidealkan sebagai alat penetapan tujuan yang ringan untuk melacak tujuan yang paling ambisius, sedang menuju menjadi alat perencanaan strategis serbaguna.
OKRs - Contoh. Content:
Peran OKR dalam Perencanaan Strategis
Pada awalnya, OKR adalah kerangka penetapan tujuan yang berfokus pada kriteria penurunan yang agak samar – tujuan yang ambisius/inspiratif yang didukung oleh beberapa Hasil Kunci yang nyata. Saat ini, kesederhanaannya telah mendorong organisasi1 untuk menerapkannya dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi secara keseluruhan, sehingga menciptakan persaingan bagi Kartu Skor Berimbang dan Hoshin Kanri.
Meski demikian, pertanyaan praktisnya adalah peran apa yang seharusnya dimainkan oleh masing-masing dalam pelaksanaan strategi.
Dalam diagram ekosistem kami untuk kerangka perencanaan strategis, kami menempatkan OKR pada segmen Pelaksanaan Strategi bersama Kartu Skor Berimbang dan Hoshin Kanri. Terkait metode penurunannya, OKR terutama berfokus pada logika sebab-akibat, seperti menghubungkan tujuan dengan hasil kunci dan menautkan OKR pada berbagai tingkat.
Dalam OKR, kami menemukan blok bangunan yang diperlukan untuk deskripsi dan pelaksanaan strategi:
- Definisi tujuan
- Kuantifikasi tujuan dengan Hasil Kunci
- Menetapkan risiko dan rencana tindakan untuk tujuan
- Keselarasan antara tujuan dan strategi fungsional
Dengan mengintegrasikan OKR dengan alat definisi strategi dan mungkin beberapa rebranding internal, kerangka ini dapat dengan mudah diadaptasi untuk digunakan sebagai solusi perencanaan strategis utama.
OKR – Praktik Terbaik
Mari mulai dengan menguraikan beberapa praktik terbaik untuk implementasi OKR secara praktis:
- Lacak hasil, bukan hanya keluaran.2 Lihat melampaui hasil langsung dari aktivitas untuk mencapai hasil yang berdampak pada kinerja.
- Lewati OKR individu, terutama untuk perusahaan kecil.3 OKR dimaksudkan untuk memfokuskan pada pilihan tingkat tinggi, bukan untuk membuat daftar hal yang harus dilakukan.
- Jangan tautkan sistem penghargaan dengan OKR. Karyawan akan menemukan cara untuk memanipulasi sistem. Sebagai gantinya, gunakan OKR untuk penilaian diri, menggantikan penghargaan moneter dengan penghargaan intrinsik.4
- Targetkan tingkat keberhasilan 70% untuk Hasil Utama.5 Kriteria ini memastikan bahwa tujuan cukup ambisius.
- OKR harus bersifat publik di dalam organisasi.6 Dorong OKR lintas fungsi di mana tujuan satu tim selaras dengan tujuan tim lain.
- Sistem OKR dibatasi oleh waktu (biasanya dilaporkan per kuartal) dengan check-in mingguan.7 Periode perencanaan kuartalan membantu menjaga OKR tetap lebih lincah dan membedakannya dari perencanaan strategis tahunan.
Implementasi Perangkat Lunak untuk OKR
Di bawah ini, kami akan berbagi beberapa saran praktis tentang mengotomatisasi OKR menggunakan perangkat lunak BSC Designer.
Kami akan membahas tentang:
- Mempersiapkan ruang kerja untuk OKR
- Mengatur Tujuan dan Hasil Kunci
- Penurunan OKR dan keselarasan dengan kartu skor strategi dan fungsional lainnya
- Mengotomatisasi pengecekan rutin dan tinjauan akhir dari OKR
Mempersiapkan Ruang Kerja untuk OKR
Sebelum menetapkan OKR tertentu, mari kita persiapkan ruang kerja.
Tambahkan anggota Tim
Tambahkan anggota tim Anda ke BSC Designer sebagai pengguna (melalui bagian Menu > Pengguna) dan organisasikan mereka ke dalam tim.
Tetapkan seorang pengguna atau sebuah tim sebagai Pemilik OKR. Pemilik akan menerima pengingat tentang check-in dan notifikasi relevan lainnya tentang OKR mereka.
Template OKR. Transparansi OKR dalam Organisasi
Salah satu praktik terbaik OKR adalah membuat OKR tim dan individu terlihat di seluruh organisasi. Di BSC Designer, gunakan fungsi Bagikan untuk menetapkan hak akses yang sesuai untuk OKR.
Pengaturan yang umum adalah:
- Semua tim pengguna memiliki akses lihat ke semua OKR
- Pemilik memiliki hak modifikasi untuk OKR mereka
Membuat OKR sebagai Template Bawaan
Jika OKR adalah alat perencanaan strategis utama di organisasi Anda, Anda dapat menjadikannya template bawaan untuk semua kartu skor baru.
- Buat dan buka kartu skor OKR yang akan Anda gunakan sebagai template untuk semua OKR baru
- Pilih Alat > Simpan sebagai template
- Arahkan ke Menu > Pengaturan > tab Alur Kerja
- Di Template Kartu Skor, setel template yang diperlukan sebagai template bawaan untuk kartu skor baru
Perencanaan untuk Pensiun OKR
Pada akhir periode kuartalan, OKR akan mengumpulkan informasi berharga dalam bentuk inisiatif, alasan, dan data kinerja dari Hasil Utama.
Ketika saatnya untuk menulis ulang OKR Anda, buat salinan dari versi saat ini (Kartu Skor Saya > Kelola > Salin) untuk digunakan sebagai referensi untuk analisis di masa depan.
Menyiapkan Tujuan dan Hasil Utama di BSC Designer
Di bawah ini, kami membahas langkah-langkah untuk menyiapkan OKR di BSC Designer, termasuk:
- Menggunakan template OKR
- Menyiapkan Tujuan
- Menyiapkan Hasil Utama
- Menambahkan Inisiatif dan Risiko
- Menyesuaikan perhitungan kinerja
Buat OKR dari Template
Template OKR siap pakai akan memudahkan pengaturan awal:
- Buka bagian Kartu Skor Saya
- Pilih Baru > Kartu skor baru > Template lainnya…
- Pilih OKR dari grup kerangka kerja bisnis
Template OKR. Buat Tujuan
Template OKR sudah memiliki beberapa tujuan template. Jika Anda perlu menambahkan yang baru:
- Pilih item induk untuk tujuan baru (elemen akar atau tujuan lain)
- Klik tombol Tambah pada bilah alat
Untuk memodifikasi properti tujuan:
- Beralih ke tab Umum untuk mengubah nama tujuan
- Tentukan deskripsi tujuan
- Gunakan kolom Pemilik untuk menetapkan salah satu pengguna akun Anda sebagai pemilik
- Klik Ikon di sebelah nama tujuan untuk mengubahnya
Template OKR. Buat Hasil Utama
Template OKR memiliki beberapa Hasil Utama yang selaras dengan tujuan. Jika Anda perlu menambahkan Hasil Utama baru:
- Pilih tujuan
- Klik tombol Tambah pada bilah alat
Untuk menyesuaikan properti Hasil Utama:
- Beralih ke tab Umum untuk menentukan nama dan deskripsi Hasil Utama
- Beralih ke tab Data untuk mengukur Hasil Utama dengan menetapkan kondisi saat ini dan kondisi target yang diinginkan
- Beralih ke tab Konteks untuk menentukan tipe Hasil Utama
Template OKR. Salah satu praktik terbaik untuk OKR adalah menggabungkan Hasil Utama terkemuka dan tertinggal:
- Tipe Tertinggal sebaiknya digunakan untuk hasil yang terkait dengan keluaran
- Tipe Terkemuka sebaiknya digunakan untuk pengukuran kuantitatif aktivitas
Buat Inisiatif
Template OKR memiliki inisiatif dari berbagai tipe yang diselaraskan dengan tujuan. Anda akan menemukan rasional, risiko, faktor keberhasilan, hasil yang diharapkan, dan rencana tindakan.
Template OKR. Untuk menambahkan inisiatif baru ke suatu tujuan:
- Pilih tujuan
- Klik tombol Inisiatif di sebelah tujuan
- Ubah tipe inisiatif jika diperlukan
Menghitung Kinerja Tujuan
Secara default, kinerja suatu tujuan dihitung sebagai rata-rata tertimbang dari kinerja Hasil Kunci.
Untuk menyesuaikan perhitungan kinerja:
- Pilih sebuah tujuan
- Beralih ke tab Kinerja untuk menentukan bagaimana kinerja tujuan seharusnya dihitung
Untuk mengubah bobot Hasil Kunci:
- Pilih sebuah Hasil Kunci
- Beralih ke tab Kinerja
- Ubah bobot relevannya dalam skor kinerja keseluruhan dari tujuan
Menghitung Kinerja Hasil Utama
Untuk membuat Hasil Utama dapat dibandingkan, BSC Designer menghitung kinerja yang dinormalisasi. Ini menggunakan kondisi saat ini dari Hasil Utama dan skala pengukuran (garis dasar… target) untuk menghitung kinerjanya.
Untuk menyesuaikan fungsi kinerja untuk sebuah Hasil Utama:
- Pilih sebuah Hasil Utama
- Beralih ke tab Kinerja
- Ubah rumus di bagian Optimalisasi
Template OKR. Sebagai contoh, gunakan “Minimisasi” untuk kasus “semakin kecil semakin baik”, atau sesuaikan rumus sesuai dengan persyaratan yang lebih spesifik.
Penurunan dan Keselarasan OKR dengan Kartu Skor Fungsional
OKR dapat dikelompokkan dalam hierarki. Mari kita bahas bagaimana koneksi ini diotomatisasi dengan BSC Designer.
Sub-tujuan
Saat membuat tujuan, kami memilih item induk yang dapat berupa tujuan lain. Dalam hal ini, perangkat lunak akan membuat sub-tujuan.
- Jika ada tujuan yang ada yang perlu dihubungkan ke tujuan lain, pindahkan tujuan (drag-and-drop) ke dalam tujuan lain.
Dalam kedua kasus, perangkat lunak akan secara otomatis menganggap hasil dari sub-tujuan sebagai Hasil Kunci untuk tujuan induknya.
Tautan Silang
Dalam hal ini, kita berurusan dengan cabang tujuan yang berbeda. Tujuan dari satu cabang harus berkontribusi sebagai Hasil Utama ke tujuan di cabang lain.
Untuk menghubungkan tujuan dengan cara ini:
- Pilih tujuan yang akan berperan sebagai Hasil Utama
- Pilih Alat > Salin indikator
- Pilih tujuan yang akan menerima Hasil Utama
- Pilih Alat > Tempel indikator
- Ketika diminta, klik tombol Tautkan Item
Tautan Antar-Kartu Skor
Mirip dengan kasus tautan silang sebelumnya, tetapi tujuan yang seharusnya menjadi Hasil Kunci untuk tujuan lain terletak di kartu skor yang berbeda.
Langkah-langkah untuk menghubungkan Hasil Kunci dan tujuan adalah serupa:
- Buka kartu skor dengan tujuan yang akan berperan sebagai Hasil Kunci dan pilih tujuan tersebut
- Klik Alat > Salin indikator
- Buka kartu skor dengan tujuan yang akan menerima Hasil Kunci
- Klik Alat > Tempel indikator
- Ketika diminta, klik tombol Tautkan Item
Mengikuti logika yang sama, kita dapat menautkan kartu skor berbasis OKR dengan strategi dalam Kartu Skor Berimbang, serta kartu skor fungsional.
Silakan Tinjau dan Periksa OKR
Gunakan OKR mingguan untuk memfokuskan pada tujuan prioritas tinggi. Dalam BSC Designer, terdapat beberapa fungsi otomatisasi yang akan membantu.
Otomatiskan Frekuensi Check-in
Frekuensi peninjauan diotomatisasi melalui interval pembaruan yang digunakan untuk Hasil Utama.
- Pemilik OKR akan menerima notifikasi otomatis tentang check-in (pembaruan) yang akan datang untuk Hasil Utama.
Dalam template OKR, interval pembaruan bawaan untuk Hasil Utama ditetapkan ke “bulanan” (lihat Alat > Opsi > Interval pembaruan default). Jika diperlukan, hal ini dapat disesuaikan melalui Edit Nilai untuk Hasil Utama tertentu.
Template OKR. Menetapkan Skor untuk Hasil Utama
Untuk menetapkan skor untuk Hasil Utama:
- Pilih tanggal yang sesuai (kuartal) di kalender internal
- Pilih Hasil Utama
- Beralih ke tab Data
- Masukkan skor saat ini ke dalam bidang Nilai
Gunakan Editor Nilai untuk memeriksa skor saat ini, serta konsultasikan jejak audit untuk perubahan yang dilakukan.
Beri komentar pada Hasil
Mengapa beberapa OKR tidak meningkat seperti yang diharapkan? Apa yang dapat kita lakukan dengan lebih baik untuk periode berikutnya?
Template OKR. Di BSC Designer, klik ikon komentar (di sebelah skor Hasil Utama) untuk menuliskan pemikiran Anda tentang pencapaian saat ini dan wawasan untuk siklus OKR berikutnya.
Tautan Langsung ke OKR
Selama diskusi strategi, Anda mungkin perlu merujuk pada tujuan tertentu, Hasil Utama, atau inisiatif. Gunakan alat tautan yang tersedia untuk item-item ini untuk membuat tautan langsung.
Visualisasikan Tujuan pada Peta
BSC Designer secara otomatis memvisualisasikan OKR pada peta strategi.
- Tujuan divisualisasikan sebagai persegi panjang di dalam perspektif
- Hasil Utama divisualisasikan sebagai garis berwarna abu-abu (hasil tertinggal) dan hijau (aktivitas terkemuka)
- Inisiatif divisualisasikan dengan ikon inisiatif yang sesuai
OKRs - Contoh. Secara default, BSC Designer memvisualisasikan semua Tujuan pada peta. Untuk membatasi tingkat detail:
- Pilih suatu tujuan pada peta strategi
- Gunakan tombol Lipat / Buka (tombol biru dengan simbol + dan -)
Untuk menghentikan visualisasi OKR yang dipilih pada peta:
- Beralih ke tab KPI
- Pilih suatu tujuan
- Beralih ke tab Konteks
- Gunakan pengaturan Tampilkan di peta strategi
Visualisasikan Hasil Utama dan Inisiatif di Dasbor
Dasbor bawaan dari template OKR mencantumkan semua inisiatif yang tersedia di OKR.
- Tambahkan bagan Gantt untuk memvisualisasikan inisiatif yang memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir
- Tambahkan diagram yang relevan untuk Hasil Utama
OKRs - Contoh. Laporan Terjadwal
Jadwalkan laporan mingguan/bulanan yang dapat dikirimkan sistem kepada pemangku kepentingan utama sebagai file PDF dengan keadaan OKR terkini, salinan peta strategi saat ini, dan dasbor.
Kesimpulan
Kerangka OKR yang gesit beradaptasi dengan sempurna pada lingkungan bisnis yang ditandai dengan volatilitas dan kompleksitas yang tinggi.
Dengan OKR yang didefinisikan dan diotomatisasi dengan baik, organisasi dapat fokus pada prioritas mereka dan belajar dengan cepat dari kesalahan.
Langkah-langkah kunci dari implementasi OKR meliputi:
- Kisah tentang keberhasilan dan kegagalan serta momen di antaranya, What Matters, Diakses 26 Oktober 2023. ↩
- Five Mantras for the OKRs Coach, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Objectives and Key Results), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- The Four Intrinsic Rewards that Drive Employee Engagement, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Transparency: How OKRs Can Restore Public Trust, 2019, What Matters ↩
- How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkín adalah arsitek strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform eksekusi strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai intinya. Ia adalah pencipta Strategy Execution Canvas, penulis dua buku dan lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara konferensi internasional. Terhubunglah dengan Alexis di LinkedIn.