Membuat keputusan melibatkan beberapa langkah, mulai dari analisis situasi hingga merumuskan rencana tindakan. Mari kita lihat bagaimana keputusan berdasarkan data berbeda dari sekadar membuat sesuatu terjadi.
Topik utama artikel:
- Mengapa kita membutuhkan keputusan berbasis data?
- Fitur utama dari keputusan berbasis data
- Alternatif: Manajemen berbasis KPI, Big Data
- Contoh: keputusan berbasis data vs. keputusan tanpa data
Mengapa Kita Membutuhkan Keputusan Berdasarkan Data?
Satu kata jawabannya adalah kompleksitas. Setiap keputusan yang kita buat didasarkan pada data. Anda memutuskan untuk menyeberang jalan dan, secara intuitif, Anda mengumpulkan banyak data: lalu lintas, kondisi cuaca, data tentang perilaku pejalan kaki lainnya.
Dalam konteks bisnis, kita juga dapat membuat keputusan dengan mengikuti insting secara intuitif, tetapi kompleksitas mereka tinggi, sehingga pendekatan alami ini tidak akan membawa kita jauh. Pada tahap tertentu, kita perlu beralih ke pengambilan keputusan berdasarkan data.
Fitur Utama dari Keputusan Berbasis Data
Pengambilan Keputusan Berbasis Data (juga dikenal dengan singkatan DDDM) adalah praktik mengumpulkan dan menganalisis data yang relevan untuk mendukung keputusan.
Tidak ada kesepakatan tentang proses spesifik yang harus diikuti. Sementara banyak penulis mendekati DDDM dari sisi data, saya ingin menunjukkan bagaimana pengambilan keputusan berbasis data cocok dengan ide perencanaan strategis.
Berikut adalah fitur utama dari pendekatan pengambilan keputusan yang disiplin dan berbasis data:
- Melacak KPI. Menggunakan Key Performance Indicators (KPI) yang selaras dengan strategi; waspadai metrik kesia-siaan dan metrik sederhana.
- Menyimpan dasar pemikiran dalam catatan. Menuliskan apa yang membawa Anda pada keputusan ini, alasan untuk keputusan tersebut.
- Belajar dari kesalahan. Menganalisis hasil dari keputusan yang buruk dan baik, menciptakan siklus pembelajaran dan perbaikan.
Di bawah ini, kami membahas apa arti fitur-fitur ini dalam praktiknya.
Alternatif untuk Keputusan Berbasis Data
Mari kita bahas beberapa alternatif untuk pengambilan keputusan berbasis data.
Manajemen Berbasis KPI
Istilah “manajemen berbasis KPI” biasanya merujuk pada praktik membangun hierarki KPI dan membuat keputusan bisnis berdasarkan tren KPI.
- Pada dasarnya, kita berbicara tentang kartu skor KPI. Dalam tangan yang tepat, ini akan diselaraskan dengan konteks bisnis dan akan membimbing organisasi menuju target yang tepat.
Kadang-kadang, istilah ini digunakan secara ironis untuk menggambarkan bias tim manajemen yang lebih fokus pada pengukuran kinerja daripada menciptakan nilai bisnis yang nyata.
Big Data
Saat membahas keputusan berbasis data, kita berasumsi bahwa data sudah tersedia. Sebaliknya, dengan inisiatif big data, kita fokus pada ekstraksi informasi dari volume data yang besar dan kompleks.
Ketika dikumpulkan, dianalisis, dan dilaporkan dengan benar, big data akan menjadi sumber untuk keputusan berbasis data.
Keputusan Berbasis Data vs. Keputusan Tanpa Data
Saya telah membandingkan langkah-langkah dari proses pengambilan keputusan tanpa data yang khas (mari kita sebut “mewujudkan sesuatu”) dengan pengambilan keputusan berbasis data.
1. Pahami Konteks Bisnis
| “Mewujudkan sesuatu” | Pembuatan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Kami memiliki ide hebat – mari kita lakukan! | Ini bukan hanya tentang satu keputusan, tetapi tentang memahami konteks, prioritas, dan menemukan hubungan sebab-akibat. Mari kita lihat peta strategi terlebih dahulu. |
Idealnya, pembuatan keputusan harus menjadi bagian taktis dari proses perencanaan strategis yang terorganisir.
Keputusan yang baik selaras dengan visi bersama organisasi yang disajikan pada peta strategi.
2. Tetapkan KPI
| “Mewujudkan sesuatu” | Pembuatan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Idenya terlihat menarik! Mari kita temukan beberapa KPI di Internet untuk itu. | Kami ingin membuat keputusan lebih nyata dan lebih spesifik dengan KPI. Kami merancang KPI yang disesuaikan. Berikut adalah pertanyaan yang kami ajukan:
|
KPI adalah titik krusial dari setiap sistem manajemen kinerja. Beberapa orang lebih suka bekerja tanpa KPI, sementara beberapa lebih suka menggunakan KPI dari daftar panjang indikator yang ditemukan di Internet. Menurut pendapat saya, masuk akal untuk menginvestasikan waktu dalam menemukan indikator kinerja yang khusus untuk tantangan bisnis Anda.
3. Visualisasikan
| “Mewujudkan sesuatu” | Pengambilan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Mari kita buat beberapa dasbor! | Lebih mudah untuk menangkap tren dan anomali ketika kita memiliki data kita di dasbor. Mari kita letakkan data kinerja untuk indikator terkemuka dan tertinggal pada grafik yang sama. |
Bukan masalah untuk merancang dasbor yang mengesankan dengan alat perangkat lunak apa pun. Masalahnya adalah membuat informasi ini cukup kontekstual untuk membuat perbedaan bagi para pengambil keputusan.
- Saya yakin Anda tahu kasus ketika dasbor yang menarik digunakan untuk laporan triwulan, tetapi keputusan nyata dibuat menggunakan banyak lembar kerja buatan khusus.
Dalam pengertian ini, perangkat lunak pelaksanaan strategi (di sini kita berbicara tentang perbedaan antara dasbor dan Kartu Skor Berimbang) memindahkan data Anda selangkah lebih dekat ke tantangan strategis.
4. Rencana Aksi
| “Mewujudkan sesuatu” | Pengambilan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Kami memiliki rencana, dan kami memiliki anggaran! | Kami merumuskan rencana aksi berdasarkan pemahaman kami saat ini tentang situasi. Kami menjelaskan:
|
Anggaran adalah bagian penting dari setiap rencana aksi, tetapi lebih penting lagi merumuskan semua detail yang mendasari keputusan tersebut. Pendekatan semacam ini memudahkan untuk memasukkan anggota baru ke dalam tim, menurunkan keputusan di seluruh organisasi, dan menganalisis hasilnya (lihat langkah 7).
5. Prioritaskan Keputusan
| “Mewujudkan sesuatu” | Pembuatan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Berhenti melakukan apa yang sedang Anda lakukan dan beralih ke ide baru. | Kami menggunakan kartu skor prioritas untuk membandingkan keputusan baru dengan ide yang bersaing. Biasanya, yang memiliki skor lebih tinggi didahulukan. |
Strategi adalah tentang memilih prioritas, memutuskan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu, dan apa yang harus diabaikan. Terkadang, cukup dengan melihat sekilas ide tersebut untuk menyetujuinya atau menolaknya (lihat langkah 1), sementara dalam kasus lain, Anda membuat kerangka kerja prioritas Anda sendiri yang mempertimbangkan faktor-faktor penting bagi organisasi Anda.
6. Jalankan
| “Mewujudkan Rencana” | Pembuatan Keputusan Berdasarkan Data |
|---|---|
| Kita memiliki rencana, seseorang akan menjalankannya. | Seseorang yang terlibat dalam diskusi sekarang akan mengikuti rencana yang disetujui. Kami menggunakan metrik terkemuka dan tertinggal sebagai titik kontrol. Kami mencatat setiap temuan yang tidak terduga. |
Senang rasanya memiliki gambaran tentang bagaimana keadaan berjalan secara real-time, tetapi berhati-hatilah dengan KPI. Dalam kebanyakan kasus, KPI yang digunakan untuk kontrol langsung akan gagal. Sebagai gantinya, gunakan pengukuran kinerja sebagai dasar untuk diskusi dan perbaikan.
7. Analisis Hasil
| “Mewujudkan sesuatu” | Pembuatan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Tampaknya ide ini berhasil/tidak berhasil untuk kita… | Untuk setiap keputusan, kami berencana menganalisis hasilnya. Kami menggunakan analisis kesenjangan atau kerangka OKR untuk meninjau hasil secara resmi. |
Di sinilah alasan yang dijelaskan secara rinci (lihat langkah 4) akan membantu. Data kinerja akhir tidak sepenting pekerjaan yang dilakukan tim Anda sepanjang jalan. Jangan hanya melakukan “evaluasi” – analisis alasan mendalam untuk kegagalan/keberhasilan dan usulkan perbaikan strategis.
8. Siklus Pembelajaran
| “Mewujudkan sesuatu” | Pembuatan keputusan berbasis data |
|---|---|
| Keputusan buruk tidak bisa dihindari… | Kami meninjau proses pengambilan keputusan itu sendiri:
Kami meningkatkan budaya pengambilan keputusan: kami mencari masalah yang berulang, menghilangkan kompleksitas yang tidak perlu, memperbarui template dan standar. |
Ini adalah kesempatan Anda untuk berbicara dengan diri Anda di masa lalu. Gunakan langkah ini sebagai pandangan retrospektif pada prinsip-prinsip yang diikuti tim Anda. Tingkatkan komunikasi, tingkatkan infrastruktur, selaraskan mekanisme internal lebih baik dengan penciptaan nilai untuk pengguna akhir.
Jika Anda merencanakan keputusan berbasis data dengan serius, lihat KPI untuk data besar yang akan membantu mengukur upaya penyediaan data, analisis, dan pelaporan.
Kesimpulan
Membuat keputusan berbasis data bukan hanya tentang melihat dasbor BI yang menarik. Ini lebih tentang pendekatan yang disiplin untuk merumuskan masalah, mengkuantifikasi titik kontrol, dan kemudian menindaklanjuti dengan kemajuan dan hasil.
Kerangka kerja bisnis yang diterapkan dengan baik, seperti Kartu Skor Berimbang atau OKR, mendukung pengambilan keputusan berbasis data “secara desain.”
Praktik apa yang tim Anda gunakan untuk pengambilan keputusan berbasis data? Jangan ragu untuk berbagi di komentar.
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.