Cara Membuat Kartu Skor Penjualan: Contoh dengan KPI di 3 Tingkat

Temukan contoh kartu skor penjualan dengan KPI yang dibagi menjadi tiga tingkatan: 1. Metrik yang berorientasi pada proses. 2. Indikator yang berorientasi pada hasil. 3. KPI gambaran besar.

Di Internet seseorang dapat menemukan banyak KPI untuk mengukur hampir segalanya termasuk proses penjualan. Masalah pertama adalah bahwa dalam banyak kasus, itu adalah metrik sederhana yang tidak ada hubungannya dengan KPI. Kedua, sangat sulit untuk mencari tahu bagaimana memanfaatkan metrik tersebut. Gunakan pada dasbor, gunakan untuk membuat “keputusan berdasarkan informasi,” mengubah “data menjadi pengetahuan”… Di balik frasa-frasa ini sulit menemukan keuntungan nyata dari penggunaan indikator tertentu, dan artikel ini akan membantu. Sebelumnya kita telah membahas tentang KPI SDM, dan sekarang saatnya untuk mengatur hal-hal untuk KPI penjualan.

Peran dan proses dalam penjualan

Mari kita tinjau corong penjualan yang umum. Di perusahaan Anda mungkin berbeda, tetapi idenya akan sama. Proses penjualan mengubah permintaan awal menjadi prospek yang memenuhi syarat dan akhirnya penjualan:

• Permintaan awal. Pelanggan potensial mungkin menghubungi Anda dengan beberapa pertanyaan atau staf penjualan Anda mungkin melakukan panggilan untuk menghubungi pelanggan potensial.
• Pada langkah selanjutnya, panggilan dan kontak email diubah menjadi “peluang” atau “prospek.”
• Beberapa peluang bisnis berakhir dalam percakapan yang bermakna.
• Setelah seorang calon pelanggan mendekati keputusan akhir, kita berbicara tentang prospek yang memenuhi syarat.
• Prospek yang memenuhi syarat kemudian ditutup menjadi penjualan.

Itulah proses penjualan utama. Bagaimana dengan peran? Ada perwakilan penjualan dan ada manajer. Ketika kita berbicara tentang KPI, kita berbicara tentang alat manajerial. Manajer menggunakan KPI untuk memantau proses, memotivasi perwakilan penjualan untuk hasil yang lebih baik dan idealnya, membuat proses penjualan berjalan lebih baik.

Representasi visual dari tiga tingkat KPI untuk mengukur kinerja penjualan. Sumber: Sales KPIs.

KPI Tertinggal yang Berorientasi Proses Membantu Memantau Kinerja

Pada setiap tahap proses ini, kita dapat mengukur tingkat konversi dalam persentase. Untuk setiap tahap, manajer penjualan cenderung menggunakan nama khusus untuk tingkat konversi ini.

• Misalnya, tingkat konversi dari permintaan awal ke peluang dikenal sebagai “tingkat jangkauan;“
• Tingkat konversi dari peluang ke percakapan berarti sering disebut “tingkat pas.”

Tidak masalah nama apa yang digunakan, kita tetap berbicara tentang tingkat konversi dari satu tahap ke tahap lainnya.

Apakah tingkat ini termasuk KPI? Secara teknis, iya. Mereka memenuhi kriteria yang telah kita bahas dalam artikel sebelumnya. Mari kita ambil “tingkat jangkauan” sebagai contoh.

• Ini adalah indikator karena menunjukkan persentase calon klien yang dikonversi menjadi peluang.
• Ini mempengaruhi kinerja penjualan secara langsung; jika seorang manajer penjualan dapat menggandakan nilai KPI ini, kinerja departemen penjualan seharusnya meningkat juga.
• Dari sudut pandang manajer penjualan, ini adalah salah satu metrik kunci.

Apa masalah dengan KPI ini? Mereka adalah KPI tertinggal, mereka menceritakan apa yang telah terjadi, tetapi tidak benar-benar memberi tahu manajer bagaimana mengubah situasi.

Meski begitu, KPI proses ini berguna, kita dapat menempatkannya pada dasbor kinerja dan menggunakannya untuk memantau kinerja. Mereka tidak akan berfungsi sebagai sinyal peringatan dini, tetapi tetap akan membantu dalam mengawasi proses.

Kita juga dapat menggunakan KPI ini untuk merencanakan kegiatan pemasaran dan penjualan. Berikut adalah beberapa contoh populer:

• Kuantitas prospek yang dibutuhkan dalam corong penjualan, #. Seperti yang telah dibahas di atas, setiap tahap corong penjualan memiliki tingkat konversi tertentu. Mengetahui tingkat ini, kita dapat menghitung jumlah prospek/peluang yang perlu kita miliki sejak awal untuk mengubahnya menjadi sejumlah penjualan tertentu.
• Tingkat konversi ke penjualan, %. Indikator ini menunjukkan seberapa baik perwakilan penjualan kita mengonversi peluang menjadi penjualan. Bersama dengan informasi pembandingan, indikator ini dapat memberi kita banyak informasi tentang kualitas proses dan kinerja perwakilan penjualan.
• Konversi ke prospek berkualitas, %. Beberapa manajer suka mengukur tingkat konversi ke prospek berkualitas, tetapi dalam banyak kasus, prospek berkualitas adalah konsep yang samar dan sulit untuk diformalkan. Pastikan Anda memiliki profil yang tepat dari prospek berkualitas.
• Tingkat penutupan prospek berkualitas, %. Hal yang sama dapat dikatakan tentang tingkat penutupan. Sementara ide penjualan tertutup jelas, konsep prospek berkualitas samar dan menjadi subjek permainan dari sisi karyawan.
• Waktu siklus penjualan rata-rata. Jelas Anda ingin memiliki waktu siklus penjualan yang paling singkat, tetapi ini tidak berarti harus disesuaikan dengan hasil penjualan. Masuk akal menggunakan indikator ini sebagai KPI jika Anda memiliki beberapa informasi statistik tentang waktu siklus penjualan yang lebih baik. Misalnya, jika Anda tahu (Anda memiliki beberapa data yang membuktikan ini) bahwa peluang tertinggi untuk menjual produk adalah dalam 15 hari sejak kontak awal, maka mungkin ide yang baik untuk mengontrol indikator ini dan meminta karyawan Anda untuk memperpendek siklus penjualan penuh dalam 15 hari.

KPI Terkemuka yang Berorientasi Hasil Membantu Merencanakan Perubahan

Seharusnya ada lebih banyak KPI terkemuka yang berguna, mereka akan membantu seorang manajer untuk benar-benar mengelola kinerja! Tentu saja mereka ada, tetapi daftar panjang KPI penjualan dari Internet tidak ada hubungannya dengan KPI terkemuka. KPI ini biasanya merupakan hasil dari penelitian jangka panjang di sebuah perusahaan ketika beberapa pola yang konsisten ditemukan. Beberapa wawasan dapat disimpulkan dengan akal sehat, sementara beberapa akan mengejutkan bahkan bagi pemilik bisnis.

Ada beberapa KPI terkemuka yang kemungkinan besar (tetapi tidak harus) akan bekerja di setiap departemen penjualan. Sebagai contoh, sebuah laporan singkat yang diterbitkan di Harvard Business Review berfokus pada waktu respons kueri. Hasil penelitian mengonfirmasi bahwa kueri dari prospek online yang dijawab dalam waktu satu jam tujuh kali lebih mungkin menghasilkan prospek yang berkualitas. Di sini kita memiliki KPI terkemuka yang baik:

• Waktu untuk menjawab kueri prospek, jam; tolok ukur: 1 jam.

Kesimpulan ini mungkin rumit. Sebagai contoh, data yang tersebar di Internet mengatakan bahwa menurut penelitian oleh “Asosiasi Eksekutif Penjualan Nasional 80% penjualan dilakukan pada kontak ke-5 hingga ke-12.” “Asosiasi Eksekutif Penjualan Nasional” yang misterius tidak pernah ada, dan seluruh pesan tampaknya menjadi trik promosi, tetapi itu bukan intinya sekarang.

Mengapa Anda berpikir para profesional penjualan tidak menindaklanjuti prospek tertentu? Dalam kebanyakan kasus, mereka melakukannya karena kualitas prospek yang buruk. Prospek tersebut tidak memiliki anggaran untuk apa yang ditawarkan atau memang tidak membutuhkannya.

• Apakah masuk akal untuk memiliki KPI seperti “jumlah kontak tindak lanjut?” Saya percaya bahwa itu tergantung pada bisnisnya, tetapi dalam banyak kasus itu berlebihan.

Bekerjalah pada proses penjualan, bukan hanya pada pengukuran KPI

Setelah pindah, saya mencari gym olahraga baru di dekat rumah kami. Saya telah menyeleksi beberapa opsi dan memilih yang terbaik sesuai dengan kebutuhan saya. Dalam dua bulan, saya menerima empat panggilan dari perwakilan gym yang tidak terpilih. Percakapan selalu berakhir ketika saya menjelaskan bahwa saya sudah menemukan yang saya butuhkan. Saya ditawari diskon kecil, tetapi ini tidak masuk akal dalam kasus saya. Tenaga penjual bertindak sesuai dengan skrip penjualan organisasi. KPI mereka, jika mereka memilikinya, berada di zona hijau. Tetapi coba tebak, apakah mereka pernah bertanya mengapa saya memilih gym lain? Tidak! Strategi tindak lanjut mereka tidak ada hubungannya dengan akal sehat.

• KPI yang baik membantu Anda. KPI yang buruk memfokuskan Anda pada pengukuran, ketika Anda sebenarnya perlu meninjau ulang proses bisnis

Saya berharap bisa memberikan daftar panjang KPI terkemuka, tetapi sayangnya ini tidak mungkin. Setiap bisnis memiliki pola sendiri yang perlu ditemukan dan diuji. Berikut beberapa pertanyaan yang mungkin mengarahkan Anda ke arah yang benar:

• Siapa pelanggan terbaik Anda? Mengapa mereka memutuskan untuk membeli produk Anda?
• Apakah Anda mengetahui siklus pengambilan keputusan dari klien terbaik Anda? Bagaimana mereka mengevaluasi produk Anda?
• Bagaimana pelanggan menemukan Anda? Apa sumber prospek yang paling efektif?

Temuan Anda mungkin mengejutkan. Anda mungkin menemukan bahwa pengambilan keputusan sebenarnya memakan waktu lebih dari satu tahun, bahwa pelanggan terbaik Anda berbicara dalam Bahasa Spanyol atau bahwa mereka lebih mempercayai kontak LinkedIn mereka daripada iklan mahal yang sudah Anda bayar.

Dalam contoh dengan gym olahraga, mereka bisa melakukan lebih baik jika mereka menemukan penggerak minat saya. Itu bukan pekerjaan yang sulit, seorang perwakilan penjualan hanya perlu mencatat dan menganalisis pertanyaan yang saya ajukan saat saya mengunjungi mereka. Memiliki daftar penggerak minat klien yang paling umum dapat membantu mereka untuk merumuskan KPI terkemuka yang hebat.

KPI untuk Membentuk Gambaran Besar Proses Penjualan

Di atas kita membicarakan tentang KPI yang terkait dengan corong penjualan. Manajer departemen penjualan seharusnya tidak berada di dalam proses, melainkan harus dapat melihat gambaran besar dan memiliki berbagai sumber (termasuk KPI) untuk membuat keputusan yang tepat. Dua KPI klasik dapat digunakan pada level ini:

• Total biaya untuk mendapatkan pelanggan baru, $. KPI ini akan membantu mengoptimalkan seluruh proses pembangkitan dan konversi prospek.
• Pendapatan per wakil penjualan, $. KPI ini bersama dengan tolok ukur historis akan menunjukkan bagaimana kinerja anggota tim.

Beberapa indikator lain yang dapat membantu dan mungkin dapat diubah menjadi KPI:

• Nilai umur pelanggan, $. Seperti di atas, ini akan membantu merumuskan strategi pemasaran dan penjualan yang lebih baik.
• Pelanggan baru versus pelanggan yang kembali, %. Sekilas, metrik ini lebih relevan dengan kesadaran merek, tetapi indikator ini juga akan membantu memahami metrik lainnya dengan lebih baik. Misalnya, jelas bahwa semua tingkat konversi akan lebih tinggi untuk pelanggan yang kembali.

Sales KPI di BSC Designer

Periksa BSC dan KPI – Sales.bsc kartu skor online. Anda akan menemukan KPI yang telah dibahas di atas.

Daftar KPI dalam template kartu skor penjualan di BSC Designer. Sumber: Sales KPIs.

Contoh bagaimana strategi penjualan dapat disajikan pada peta strategi dengan hubungan sebab-akibat antara tujuan. Sumber: Sales KPIs.

Gabungkan semuanya

Sekarang saatnya untuk menggabungkan semua KPI ini.

• Siapkan dasbor penjualan dengan rata-rata tingkat konversi selama jangka waktu tertentu. Ini akan membantu Anda untuk memantau kinerja saat ini dan memberikan peringatan jika ada sesuatu yang terjadi.
• Tambahkan KPI penjualan gambaran besar ke Kartu Skor Berimbang. Berikut adalah bagaimana tampilannya dalam perangkat lunak BSC Designer. Jangan lupa untuk memetakan tujuan strategis Anda dan menghubungkannya ke KPI.
• Teliti data historis perusahaan Anda dengan cermat untuk mengetahui penggerak kesuksesan dari penawaran dan produk Anda. Ini akan memberikan Anda lebih banyak KPI terkemuka yang sebenarnya akan membantu membuat perbedaan.

Bagaimana pengalaman Anda dengan KPI penjualan? Apakah Anda memantau beberapa KPI secara teratur? Apa KPI terkemuka favorit Anda?

Gunakan Template Sales KPIs

BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:

1. Daftar untuk rencana gratis di platform.
2. Gunakan template Sales KPIs sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya.
3. Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.

Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!