Dengan mematuhi standar ISO, organisasi menetapkan praktik terbaik dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi. Studi kasus ini meneliti bagaimana klien BSC Designer mengintegrasikan program sertifikasi ISO mereka dengan kartu skor fungsional untuk memenuhi persyaratan standar dalam mendefinisikan pihak yang berkepentingan, tujuan, tindakan, risiko, dan pengukuran.
Standar dalam Studi Kasus
Untuk menganalisis pendekatan umum dalam menyelaraskan standar ISO dengan Kartu Skor Fungsional, kami mewawancarai 18 organisasi di antara klien kami yang telah tersertifikasi dalam standar berikut:
- ISO 9001 – Manajemen mutu (studi kasus praktis tersedia)
- ISO 14001 – Manajemen lingkungan
- ISO 45001 – Manajemen kesehatan dan keselamatan kerja
- ISO 50001 – Manajemen energi
- ISO 22000 – Manajemen keamanan pangan (lihat studi kasus di produksi makanan)
- ISO 27001 – Keamanan informasi, keamanan siber, dan perlindungan privasi
Arsitektur Kartu Skor Fungsional yang Selaras
Dalam bagian 4, standar ISO mensyaratkan pendefinisian area aplikasi atau ruang lingkup dari standar tersebut.
Organisasi dalam studi kasus menerapkan arsitektur strategi yang selaras dan kartu skor fungsional. Setiap kartu skor berfokus pada aspek tertentu dari strategi perusahaan, selaras dengan persyaratan dari standar tertentu.
Beberapa standar memperkenalkan fungsi tambahan, seperti kesiapsiagaan darurat, fungsi sepanjang rantai nilai (misalnya, fungsi pengadaan), kepemimpinan, dan tata kelola perusahaan. Organisasi menyelaraskan kartu skor utama dengan kartu skor fungsional lainnya menggunakan tujuan/indikator yang dinormalisasi.
Dalam kebanyakan kasus, penggunaan kartu skor fungsional ISO melampaui audit/tinjauan formal. Kartu skor ISO dan hasilnya diselaraskan dengan kartu skor strategi tingkat perusahaan dan kartu skor strategi serta fungsional lainnya.
Konteks Bisnis dan Pemangku Kepentingan
Standar ISO menekankan perlunya analisis kontekstual (bagian 4 dari standar), termasuk faktor eksternal (konteks bisnis, persaingan, pemangku kepentingan) dan faktor internal.
Organisasi dalam studi kasus kami umumnya mengikuti pendekatan klasik untuk perencanaan strategis, termasuk analisis menyeluruh terhadap faktor internal dan eksternal, persaingan, kendala, dll.
Selama sesi fasilitasi, diagram ekosistem (bagian dari Sistem Pelaksanaan Strategi) digunakan untuk merumuskan peta jalan bagi analisis.
Standar ISO memerlukan analisis pemangku kepentingan (bagian 4.2). Pengguna BSC Designer biasanya melakukan analisis pemangku kepentingan sebagai bagian dari analisis lingkungan bisnis, dengan memanfaatkan template analisis pemangku kepentingan yang tersedia dalam perangkat lunak.
Tujuan
Bagian 6.2 dari standar ISO menguraikan persyaratan untuk mendefinisikan tujuan:
- ISO 14001 tujuan lingkungan dan kepatuhan
- ISO 9001 tujuan untuk fungsi dan kepemimpinan yang relevan (bagian 5)
- ISO 45001 tujuan kesehatan dan keselamatan kerja
- ISO 50001 tujuan dan target energi
- ISO 22000 tujuan untuk sistem manajemen pangan
- ISO 27001 tujuan keamanan informasi
Menurut ISO, tujuan harus selaras dengan konsistensi, dapat diukur, dipantau, dikomunikasikan, dan diperbarui secara teratur.
Saat mengotomatisasi tujuan dalam BSC Designer, organisasi menggunakan berbagai tingkat dekomposisi, menetapkan pengguna pemilik untuk komunikasi, mengkuantifikasi tujuan dengan KPI yang relevan, dan mengaitkan rencana tindakan dengan tujuan dalam bentuk inisiatif.
Strategi Transformasi Digital. Hubungan antara tujuan dalam kartu skor eksternal divisualisasikan pada tab konteks, dan tujuan dikomunikasikan melalui laporan, peta strategi visual, dan dasbor.
Rencana Tindakan dan Alokasi Sumber Daya
Standar ISO (bagian 6.1 dan 6.2) menetapkan persyaratan untuk tindakan, termasuk mendefinisikan ruang lingkup tindakan, sumber daya, orang yang bertanggung jawab, jadwal, kriteria evaluasi, dan informasi relevan lainnya.
Kartu Skor Berimbang untuk SDM. Perusahaan dalam studi kasus merumuskan rencana tindakan mereka melalui inisiatif yang selaras dengan tujuan dan KPI. Definisi tipikal dari sebuah inisiatif meliputi:
- Definisi nama dan detail lainnya di bidang deskripsi
- Referensi ke dokumentasi pendukung di properti dokumen yang selaras
- Data jadwal
- Total anggaran, anggaran yang digunakan, Nilai Hasil dihitung
- Definisi orang yang bertanggung jawab dan pemangku kepentingan yang terlibat melalui properti pemilik
- Melacak evolusi rencana tindakan melalui properti status
- Otomatisasi kriteria evaluasi atau kemajuan melalui properti KPI yang selaras
- Definisi ketergantungan, kontribusi, dan konteks melalui bagian Konteks.
Standar ISO mengakui pentingnya risiko (efek ketidakpastian) terhadap lingkungan operasi (bagian 6.1). Organisasi mengotomatisasi manajemen risiko dalam BSC Designer dengan menggunakan mekanik inisiatif, mengubah jenis catatan menjadi “Risiko.”
Kuantifikasi Tujuan dan Rencana Aksi
Tema umum dari standar ISO yang dianalisis (lihat bagian 9.1) adalah persyaratan untuk mendefinisikan tujuan yang diukur (dikuantifikasi), dipantau, dikomunikasikan, dan diperbarui.
Organisasi mengotomatisasi persyaratan ini melalui KPI:
- KPI diselaraskan dengan tujuan atau dengan inisiatif
- Pemilik ditugaskan untuk KPI
- Pemilik secara otomatis dikomunikasikan tentang perubahan dalam KPI
- Properti interval pembaruan dari KPI digunakan untuk mengotomatisasi pengingat untuk memperbarui data dan memastikan konsistensi data.
Sebuah studi kasus tentang pengukuran kinerja di industri penerbangan mungkin menarik bagi mereka di domain yang diatur serupa.
Keterlibatan Pengguna
Standar ISO (bagian 7.3 dan 7.4) mengharuskan pihak yang terlibat memiliki akses ke data yang relevan, dengan fokus pada kesadaran, komunikasi, dan dokumentasi.
Organisasi mencapai keterlibatan pemangku kepentingan menggunakan model peran pengguna dalam BSC Designer, termasuk:
- Pengamat (pengguna hanya lihat),
- Pengguna input data, dan
- Pengguna tingkat lanjut.
Audit Internal / Tinjau
Bagian 9.2 dan 9.3 dari standar ISO mewajibkan audit internal dan tinjauan manajemen secara teratur.
Perusahaan dari studi kasus menerapkan berbagai mekanisme untuk mengotomatisasi persyaratan audit internal:
- Kartu Skor Fungsional terpisah dibuat dengan indikator kemajuan/penyelesaian audit. Indikator ini dikonfigurasi dengan interval pembaruan tertentu untuk memastikan kepatuhan dengan kebijakan pembaruan berkala.
- Temuan dari audit diselaraskan dengan tujuan atau KPI menggunakan fungsi komentar, serta dengan membuat inisiatif/hipotesis baru.
- Sebuah alur kerja persetujuan data formal dibentuk untuk jenis tugas tertentu (input dari pengguna input data harus disetujui oleh pengguna tingkat lanjut).
Kasus Penggunaan untuk Manajemen Kualitas
Jelajahi kasus-kasus di mana kontrol kepatuhan memainkan peran sentral dalam pemantauan dan penjaminan kualitas.
- Membangun ISMS yang Siap Audit ISO 27001 dengan Overhead Operasional Minimal
- Perusahaan Konsultan yang Mengotomatiskan Kontrol Kebijakan dan Pemetaan Peta Strategi di Seluruh Portofolio Klien
- Membangun Pengukuran Kinerja Berbasis Bukti dalam Teknik Elektro
Pelajari bagaimana para profesional bisnis menggunakan BSC Designer untuk mengotomatiskan manajemen kualitas.
Ringkasan
Meskipun setiap standar ISO memberikan perspektif unik pada domain yang diterapkan, sebuah tema umum muncul dalam persyaratan untuk:
- Analisis konteks dan pemangku kepentingan,
- Merumuskan tujuan,
- Rencana aksi, dan
- Kuantifikasi mereka.
Organisasi dalam studi kasus menggunakan perangkat lunak BSC Designer untuk mengotomatisasi aspek kepatuhan standar melalui kartu skor fungsional dan menyelaraskannya dengan strategi keseluruhan.
Dengan semakin banyaknya peraturan, kepatuhan tidak terbatas pada standar ISO. Lihat template kepatuhan kami untuk membuat kartu skor untuk peraturan tertentu.
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.