Studi Kasus: Mengintegrasikan ISO ke dalam Strategi dengan Kartu Skor Fungsional/KPI - BSC Designer

Dengan mematuhi standar ISO, organisasi menetapkan praktik terbaik dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi. Studi kasus ini meneliti bagaimana klien BSC Designer mengintegrasikan program sertifikasi ISO mereka dengan kartu skor fungsional untuk memenuhi persyaratan standar dalam mendefinisikan pihak yang berkepentingan, tujuan, tindakan, risiko, dan pengukuran.

Cara mengintegrasikan standar ISO ke dalam strategi dengan kartu skor fungsional.

Standar dalam Studi Kasus

Untuk menganalisis pendekatan umum dalam menyelaraskan standar ISO dengan Kartu Skor Fungsional, kami mewawancarai 18 organisasi di antara klien kami yang telah tersertifikasi dalam standar berikut:

ISO 9001 – Manajemen mutu (studi kasus praktis tersedia)
ISO 14001 – Manajemen lingkungan
ISO 45001 – Manajemen kesehatan dan keselamatan kerja
ISO 50001 – Manajemen energi
ISO 22000 – Manajemen keamanan pangan (lihat studi kasus di produksi makanan)
ISO 27001 – Keamanan informasi, keamanan siber, dan perlindungan privasi

Arsitektur Kartu Skor Fungsional yang Selaras

Dalam bagian 4, standar ISO mensyaratkan pendefinisian area aplikasi atau ruang lingkup dari standar tersebut.

Organisasi dalam studi kasus menerapkan arsitektur strategi yang selaras dan kartu skor fungsional. Setiap kartu skor berfokus pada aspek tertentu dari strategi perusahaan, selaras dengan persyaratan dari standar tertentu.

Beberapa standar memperkenalkan fungsi tambahan, seperti kesiapsiagaan darurat, fungsi sepanjang rantai nilai (misalnya, fungsi pengadaan), kepemimpinan, dan tata kelola perusahaan. Organisasi menyelaraskan kartu skor utama dengan kartu skor fungsional lainnya menggunakan tujuan/indikator yang dinormalisasi.

Dalam kebanyakan kasus, penggunaan kartu skor fungsional ISO melampaui audit/tinjauan formal. Kartu skor ISO dan hasilnya diselaraskan dengan kartu skor strategi tingkat perusahaan dan kartu skor strategi serta fungsional lainnya.

Konteks Bisnis dan Pemangku Kepentingan

Standar ISO menekankan perlunya analisis kontekstual (bagian 4 dari standar), termasuk faktor eksternal (konteks bisnis, persaingan, pemangku kepentingan) dan faktor internal.

Organisasi dalam studi kasus kami umumnya mengikuti pendekatan klasik untuk perencanaan strategis, termasuk analisis menyeluruh terhadap faktor internal dan eksternal, persaingan, kendala, dll.

Selama sesi fasilitasi, diagram ekosistem (bagian dari Sistem Pelaksanaan Strategi) digunakan untuk merumuskan peta jalan bagi analisis.

Standar ISO memerlukan analisis pemangku kepentingan (bagian 4.2). Pengguna BSC Designer biasanya melakukan analisis pemangku kepentingan sebagai bagian dari analisis lingkungan bisnis, dengan memanfaatkan template analisis pemangku kepentingan yang tersedia dalam perangkat lunak.

Tujuan

Bagian 6.2 dari standar ISO menguraikan persyaratan untuk mendefinisikan tujuan:

ISO 14001 tujuan lingkungan dan kepatuhan
ISO 9001 tujuan untuk fungsi dan kepemimpinan yang relevan (bagian 5)
ISO 45001 tujuan kesehatan dan keselamatan kerja
ISO 50001 tujuan dan target energi
ISO 22000 tujuan untuk sistem manajemen pangan
ISO 27001 tujuan keamanan informasi

Menurut ISO, tujuan harus selaras dengan konsistensi, dapat diukur, dipantau, dikomunikasikan, dan diperbarui secara teratur.

Saat mengotomatisasi tujuan dalam BSC Designer, organisasi menggunakan berbagai tingkat dekomposisi, menetapkan pengguna pemilik untuk komunikasi, mengkuantifikasi tujuan dengan KPI yang relevan, dan mengaitkan rencana tindakan dengan tujuan dalam bentuk inisiatif.

BSC Designer - perangkat lunak perencanaan strategis

Contoh tujuan dan KPI dalam BSC Designer. Sumber: Strategi Transformasi Digital.

Hubungan antara tujuan dalam kartu skor eksternal divisualisasikan pada tab konteks, dan tujuan dikomunikasikan melalui laporan, peta strategi visual, dan dasbor.

Rencana Tindakan dan Alokasi Sumber Daya

Standar ISO (bagian 6.1 dan 6.2) menetapkan persyaratan untuk tindakan, termasuk mendefinisikan ruang lingkup tindakan, sumber daya, orang yang bertanggung jawab, jadwal, kriteria evaluasi, dan informasi relevan lainnya.

Inisiatif dalam perangkat lunak BSC Designer: status, anggaran, jadwal

Contoh inisiatif dalam BSC Designer Sumber: Kartu Skor Berimbang untuk SDM.

Perusahaan dalam studi kasus merumuskan rencana tindakan mereka melalui inisiatif yang selaras dengan tujuan dan KPI. Definisi tipikal dari sebuah inisiatif meliputi:

Definisi nama dan detail lainnya di bidang deskripsi
Referensi ke dokumentasi pendukung di properti dokumen yang selaras
Data jadwal
Total anggaran, anggaran yang digunakan, Nilai Hasil dihitung
Definisi orang yang bertanggung jawab dan pemangku kepentingan yang terlibat melalui properti pemilik
Melacak evolusi rencana tindakan melalui properti status
Otomatisasi kriteria evaluasi atau kemajuan melalui properti KPI yang selaras
Definisi ketergantungan, kontribusi, dan konteks melalui bagian Konteks.

Standar ISO mengakui pentingnya risiko (efek ketidakpastian) terhadap lingkungan operasi (bagian 6.1). Organisasi mengotomatisasi manajemen risiko dalam BSC Designer dengan menggunakan mekanik inisiatif, mengubah jenis catatan menjadi “Risiko.”

Kuantifikasi Tujuan dan Rencana Aksi

Tema umum dari standar ISO yang dianalisis (lihat bagian 9.1) adalah persyaratan untuk mendefinisikan tujuan yang diukur (dikuantifikasi), dipantau, dikomunikasikan, dan diperbarui.

Interval pembaruan dikonfigurasi untuk pembaruan triwulanan

Organisasi mengotomatisasi persyaratan ini melalui KPI:

KPI diselaraskan dengan tujuan atau dengan inisiatif
Pemilik ditugaskan untuk KPI
Pemilik secara otomatis dikomunikasikan tentang perubahan dalam KPI
Properti interval pembaruan dari KPI digunakan untuk mengotomatisasi pengingat untuk memperbarui data dan memastikan konsistensi data.

Sebuah studi kasus tentang pengukuran kinerja di industri penerbangan mungkin menarik bagi mereka di domain yang diatur serupa.

Keterlibatan Pengguna

Standar ISO (bagian 7.3 dan 7.4) mengharuskan pihak yang terlibat memiliki akses ke data yang relevan, dengan fokus pada kesadaran, komunikasi, dan dokumentasi.

Organisasi mencapai keterlibatan pemangku kepentingan menggunakan model peran pengguna dalam BSC Designer, termasuk:

Pengamat (pengguna hanya lihat),
Pengguna input data, dan
Pengguna tingkat lanjut.

Audit Internal / Tinjauan

Bagian 9.2 dan 9.3 dari standar ISO mewajibkan audit internal dan tinjauan manajemen secara berkala.

Perusahaan-perusahaan dari studi kasus menerapkan berbagai mekanisme untuk mengotomatiskan persyaratan audit internal:

Kartu Skor fungsional terpisah dibuat dengan indikator kemajuan/penyelesaian audit. Indikator ini dikonfigurasi dengan interval pembaruan tertentu untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pembaruan berkala.
Temuan dari audit diselaraskan dengan tujuan atau KPI menggunakan fungsi komentar, serta dengan membuat Inisiatif/hipotesis baru.
Sebuah alur kerja persetujuan data formal ditetapkan untuk jenis tugas tertentu (input dari Pengguna input data harus disetujui oleh Pengguna tingkat lanjut).

Untuk implementasi Kartu Skor ISO yang lebih luas, lihat bagaimana perangkat lunak kartu skor kualitas menghubungkan standar, KPI, dan tindakan korektif.

Kasus Penggunaan untuk Manajemen Kualitas

Jelajahi kasus-kasus di mana kontrol kepatuhan memainkan peran sentral dalam pemantauan dan penjaminan kualitas.

Pelajari bagaimana para profesional bisnis menggunakan BSC Designer untuk mengotomatiskan manajemen kualitas.

Alat yang direkomendasikan untuk bekerja pada inisiatif yang mempromosikan kualitas

Kami saat ini sedang menyelaraskan inisiatif TI dengan tujuan perusahaan. Pemantauan KPI dan kemajuan dalam aktivitas dilakukan secara manual dalam spreadsheet. Dengan BSC Designer, kami telah mengotomatisasi semua konstruksi Kartu Skor Berimbang. Kami dapat memasukkan KPI secara otomatis dan dapat membuat laporan analisis serta mengikuti perkembangan inisiatif yang kami lakukan.

Pablo Guerrero (IT Manager, Magycorp) - Republik Dominika — Manajemen Kualitas

Perangkat Lunak untuk Menentukan dan Melacak Indikator Kualitas Utama (KQI)

Saya perlu merancang kartu skor berimbang yang memungkinkan eksekutif puncak klien saya untuk melacak inisiatif yang ada dan membuat yang baru. Saya baru mulai menggunakan BSC Designer dan saya merasa sangat berguna karena memungkinkan pembuatan kategori dan sub-kategori di mana saya dapat menempatkan indikator kinerja utama. Kemudian dimungkinkan untuk merepresentasikan

Davide Gentile (Strategic Advisor, Davide Gentile Management Consultancy) - Italia — Manajemen Kualitas

Spanyol mengelola rencana strategis, KPI, dan inisiatif dengan BSC Designer

Kami menggunakan BSC Designer untuk mengelola rencana strategis, indikator, dan inisiatif kami. Kami juga ingin menggunakannya dalam waktu dekat untuk mengelola kualitas dan indikator lingkungan serta menggunakannya sebagai alat untuk evaluasi matriks retribusi variabel. Setelah menguji beberapa solusi BSC independen di pasaran, kami memutuskan untuk menggunakan BSC Designer karena mudah

Javier Peñate (Operations manager of DCM, Diseño y construcción de maquinaria automatizada S.L. www.dcmautomatizada.com) - Spanyol — Manajemen Kualitas

Pandangan menyeluruh tentang kinerja dengan rencana strategis

Kami menggunakan BSC Designer untuk mengukur kinerja proyek relatif terhadap rencana strategis keseluruhan. BSC Designer sederhana dan mudah digunakan. Ini menyediakan pandangan menyeluruh yang sangat berharga tentang tingkat kinerja pada titik waktu mana pun. Ini memberikan manajemen gambaran singkat tentang kinerja organisasi dalam mengejar tujuan strategis sehingga memungkinkan manajemen untuk

Itai Mabveni (Informatix Industry Services (IIS)) - Afrika Selatan — Manajemen Kualitas

BSC Designer Membuat Pengambilan Keputusan Manajerial Menjadi Lebih Mudah

GB PLUS menggunakan laporan Excel dan Power Point, tetapi manajemen perusahaan menginginkan peningkatan dalam proses pelaporan. Perusahaan belum menggunakan kemampuan pelaporan dari BSC Designer dan mereka tidak memiliki pengalaman dalam menggunakan rumus kustom. GB PLUS memilih BSC Designer karena memiliki kemampuan ini dan itulah yang mereka cari. Manajemen perusahaan menyadari

José Ricardo Zea Grayeb (Quality team coach, GB Plus, S.A.) - Meksiko — Manajemen Kualitas

Pelaporan dan Pengendalian KPI dengan BSC Designer

BSC Designer adalah alat yang sempurna untuk pelaporan dan pengendalian KPI menurut metode Kartu Skor Berimbang. Dibandingkan dengan alternatif lainnya, alat ini menawarkan kontrol yang sederhana, antarmuka yang ramah pengguna, dan laporan yang tampak menarik secara grafis yang dapat diekspor ke Excel atau HTML. Selain itu, dalam program ini memungkinkan

Martin Horký (Quality Manager at Karsit Holding Ltd.) - Republik Ceko — Manajemen Kualitas

Mengajarkan konsep BSC dengan produk Anda telah sangat mudah.

BSC Designer digunakan secara internal untuk kontrol perbaikan dan kualitas ISO 9001 2008. Selain itu, pelatihan dalam aplikasi BSC diadakan di San Pedro Sula University Management School. Saya menemukan produk Anda sebagai yang terbaik di pasar karena berbagai alasan: 1) Harga dan Ketersediaan 2) Pendekatan yang ramah dan dukungan 3)

Margaret A. (Director, Abbott Consulting & Training (ACT), San Pedro Sula) - Honduras — Manajemen Kualitas

Ringkasan

Meskipun setiap standar ISO memberikan perspektif unik pada domain yang diterapkan, sebuah tema umum muncul dalam persyaratan untuk:

Analisis konteks dan pemangku kepentingan,
Merumuskan tujuan,
Rencana aksi, dan
Kuantifikasi mereka.

Organisasi dalam studi kasus menggunakan perangkat lunak BSC Designer untuk mengotomatisasi aspek kepatuhan standar melalui kartu skor fungsional dan menyelaraskannya dengan strategi keseluruhan.

Dengan semakin banyaknya peraturan, kepatuhan tidak terbatas pada standar ISO. Lihat template kepatuhan kami untuk membuat kartu skor untuk peraturan tertentu.

Alexis Savkín

Alexis Savkín adalah pendiri BSC Designer, perangkat lunak pelaksanaan strategi dan manajemen kinerja yang menghubungkan tujuan, KPI, inisiatif, risiko, dan data kinerja. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, karyanya berfokus pada Arsitektur Pelaksanaan Strategi — bagaimana organisasi menyatukan strategi, pengukuran, kepemilikan, risiko, dan proses tinjauan ke dalam sistem pelaksanaan yang koheren. Ia menciptakan Strategy Execution Canvas dan Sistem KPI 10 Langkah serta telah menulis dua buku dan lebih dari 100 artikel tentang strategi dan manajemen kinerja. Terhubung dengan Alexis di LinkedIn.