Sebagai eksperimen, kami akan menjelaskan strategi yang sama menggunakan kerangka Hoshin Kanri dan Kartu Skor Berimbang untuk melihat keunggulan dan keterbatasan kedua alat bisnis tersebut.
Baik Hoshin Kanri maupun Kartu Skor Berimbang adalah kerangka perencanaan strategis. Dalam artikel ini, kami akan meninjau kerangka Hoshin Kanri secara singkat, dan sebagai eksperimen akan menjelaskan strategi sebuah perusahaan imajiner menggunakan kedua kerangka ini.
Topik utama artikel:
- Hoshin Kanri – pengantar. Rencanakan-Laksanakan-Periksa-Tindak; Catchball; X-Matrix
- Eksperimen penurunan strategi. Strategi dijelaskan dengan Hoshin Kanri dan Kartu Skor Berimbang
- Keunggulan dan kelemahan Hoshin Kanri
Pengantar Hoshin Kanri
Kerangka Hoshin Kanri bukanlah arus utama, tidak sepopuler alat “lean” lainnya, dan tidak banyak dipromosikan dalam bentuk lokakarya/sertifikasi/buku seperti Kartu Skor Berimbang. Namun, saya percaya beberapa ide dari kerangka ini dapat diterapkan oleh para eksekutif barat mana pun.
Kata Jepang “Hoshin” dan “Kanri” secara harfiah berarti “metode untuk penetapan arah strategis” dan “manajemen/kontrol.” Metode ini dipopulerkan di Jepang pada tahun 1950-an oleh Profesor Yoji Akao. Situs web rekannya Karen Roberts adalah salah satu titik awal untuk mempelajari metode Hoshin Kanri.
- Metode ini banyak digunakan oleh Toyota dan diklaim oleh banyak penulis bisnis sebagai alasan keberhasilan Toyota.
- Di dunia Barat, Hewlett Packard memainkan peran signifikan dalam kepopuleran Hoshin Kanri.
Tidak ada kesepakatan 100% tentang elemen dan proses Hoshin Kanri; banyak sekolah dan praktisi mengajarkannya dengan cara yang berbeda. Tidak perlu dikatakan, kita melihat ketidakpastian yang sama dengan alat bisnis lainnya.
Apa Itu Hoshin Kanri
Saat meneliti kerangka kerja Hoshin Kanri, saya sering merasa bahwa saya pernah mendengar ini sebelumnya. Alasannya adalah banyak penulis mencoba membungkus ide-ide Hoshin Kanri ke dalam kotak baru yang mengilap yang baru saja tiba dari Jepang dan mengklaim bahwa metode ini mengandung kebijaksanaan bisnis yang tak terbatas, padahal pada intinya, Hoshin Kanri adalah tentang empat komponen ini:
- Plan-Do-Check-Act diimplementasikan ke dalam DNA kerangka kerja
- Catchball, istilah yang digunakan untuk menekankan pentingnya diskusi antara pemangku kepentingan
- Matriks X – peta strategi Hoshin Kanri
Unduh Hoshin Kanri Template PDF
Rencana-Lakukan-Periksa-Tindak
Apa yang istimewa dari siklus PDCA (Rencana-Lakukan-Periksa-Tindak)? Kita semua melakukannya!
Perbedaan nyata adalah bahwa menurut Hoshin Kanri, seseorang perlu menerapkan PDCA dengan sadar dan sistematis ke dalam semua aktivitas bisnis dari yang terkecil (tingkat tindakan) hingga yang terbesar (tingkat strategi).
Sebagai contoh:
- Saya menulis sebuah artikel, dan alih-alih hanya mengandalkan intuisi, saya seharusnya merencanakan uji a/b dan kembali dengan hasil yang membuktikan judul mana yang lebih baik untuk audiens saya.
- Sebuah perusahaan menerapkan dukungan pelanggan omnichannel untuk memudahkan pengguna dari media sosial menghubungi staf dukungan. Alih-alih menerima hasil dari implementasi tersebut sebagai sesuatu yang pasti, dalam paradigma Hoshin Kanri, perusahaan akan terus melacak waktu respons untuk melihat apakah perbaikan tersebut benar-benar berhasil.
Sekali lagi, tidak ada yang baru dalam pendekatan ini, tetapi menjadikannya sesuatu yang lebih sistematis dan disiplin selalu merupakan ide yang baik.
The Catchball
Catchball adalah istilah yang digunakan dalam Hoshin Kanri untuk diskusi dan keselarasan strategi. Mengapa menciptakan istilah baru? Untuk menekankan sifat diskusi dari proses tersebut.
- Ini bukan 100% dari atas ke bawah. Manajer puncak tidak hanya merumuskan dan menerjemahkan visi, tujuan, dan sasaran mereka – beberapa tujuan diusulkan oleh karyawan.
- Ini lebih tentang diskusi dan curah pendapat, menganalisis dan menguji opsi, serta kembali ke diskusi (siklus PDCA, sekali lagi!)
- Ini tentang keselarasan. Tujuan utama dari proses “catchball” bukan untuk mendefinisikan serangkaian tujuan yang sempurna tetapi untuk menemukan cara bagaimana tujuan tersebut dapat diukur, dan yang lebih penting, bagaimana tujuan tersebut dapat diselaraskan dengan tindakan tertentu.
Matriks X Hoshin Kanri
Lihatlah Matriks Hoshin Kanri. Pada awalnya, ini mungkin terlihat membingungkan, tetapi ada logika yang jelas tentang bagaimana matriks ini dibuat:
- Sektor-sektor matriks sesuai dengan berbagai tingkat abstraksi dalam perencanaan strategis.
- Kita mulai dengan prioritas strategis atau tujuan jangka panjang, beralih ke tujuan tahunan, aktivitas, dan akhirnya, metrik kinerja.
- Matriks X membantu menjelaskan korelasi antara sektor-sektor terdekat. Notasi untuk korelasi bervariasi di berbagai perusahaan. Dalam contoh ini, saya menggunakan lingkaran hitam untuk korelasi langsung dan lingkaran putih untuk ide-ide pelengkap.
Mengikuti mekanisme kerangka kerja yang disarankan, kami menempatkannya dalam segmen pelaksanaan strategi dari diagram ekosistem kerangka kerja perencanaan strategis. Adapun metode dekomposisi, kerangka ini terutama berfokus pada dekomposisi berbasis waktu (cakrawala perencanaan dari tujuan dan sasaran) serta dekomposisi sebab-akibat (keterkaitan antara berbagai cakrawala perencanaan).
Lakukan Eksperimen Penurunan Strategi: Strategi yang Sama Dijelaskan oleh Hoshin Kanri dan Kartu Skor Berimbang
Mari lakukan sebuah eksperimen dan jelaskan sebuah strategi menggunakan X-Matrix Hoshin Kanri dan kemudian jelaskan strategi yang sama menggunakan peta strategi Kartu Skor Berimbang.
Disklaimer:
Eksperimen ini cukup subjektif. Ada strategi yang lebih cocok dalam paradigma Hoshin Kanri, dan tentu saja ada hal-hal yang unik pada Kartu Skor Berimbang. Hal yang sama juga dapat dikatakan tentang para ahli strategi yang memiliki preferensi masing-masing dan lebih memilih menggunakan Kartu Skor Berimbang, OKR, MBO, SWOT atau Hoshin Kanri sebagai alat perencanaan.
Mendeskripsikan Strategi dengan Hoshin Kanri X-Matrix
Mari kita pilih beberapa strategi sederhana untuk percobaan ini dan lihat apakah kita dapat mempelajari beberapa pelajaran di sepanjang jalan.
Tujuan Jangka Panjang
Berikut adalah prinsip-prinsip panduan yang harus diikuti:
- Kita mulai dari bagian “selatan” dan menempatkan tujuan jangka panjang di sana
- Di bagian “barat”, kita menempatkan tujuan tahunan
- Tujuan tahunan diselaraskan dengan tujuan jangka panjang; kita menandai keselarasan ini menggunakan lingkaran hitam dan putih
Dalam contoh saya, tujuan jangka panjang (strategis, jika Anda mau) adalah:
- Membangun produk berkualitas tinggi
- Menjaga tim tetap termotivasi
- Mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan
Unduh Hoshin Kanri Template PDF
Tujuan Tahunan
Tujuan tahunan yang selaras dengan tujuan jangka panjang ini adalah:
- Fokus pada kebutuhan klien yang membayar tinggi
- Mencapai keunggulan dalam pelatihan produk
- Menguji dan menerapkan ide-ide inovatif
- Mengoptimalkan proses bisnis
Mengikuti tanda pada matriks, saya dapat melihat bahwa tujuan “Tujuan jangka panjang 1: Membangun produk berkualitas tinggi”…
- Didukung oleh “Tujuan tahunan 1: Fokus pada kebutuhan klien yang membayar tinggi.”
- Diselaraskan dengan “Tujuan tahunan 2: Mencapai keunggulan dalam pelatihan produk.”
Unduh Hoshin Kanri Template PDF
Aktivitas
Dengan menggunakan pendekatan yang sama, kita beralih ke tingkat abstraksi yang lebih rendah untuk mengisi bagian “utara” dari matriks.
- Kita sudah memiliki tujuan tahunan, jadi sekarang kita memetakan aktivitas (atau perbaikan) yang mendukung tujuan tersebut.
- Kita menggunakan notasi lingkaran yang sama untuk menjelaskan dampak aktivitas terhadap tujuan.
Dalam contoh saya, “Tujuan tahunan 1: Berfokus pada kebutuhan klien dengan pembayaran tinggi” selaras dengan aktivitas utama berikut:
- Aktivitas 1: Ubah kebijakan dukungan pelanggan
- Aktivitas 4: Rencanakan pengembangan fitur produk baru
Dan aktivitas pelengkap ini:
- Aktivitas 2: Terapkan video_tutorial
Unduh Hoshin Kanri Template PDF
Metrik Kinerja
Akhirnya, kita perlu mendefinisikan metrik untuk aktivitas dan orang-orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan aktivitas tersebut. Kami akan menggunakan bagian “timur” dari matriks untuk tujuan tersebut.
Sebagai contoh, dari matriks, saya dapat melihat bahwa ¨Aktivitas 1: Memodifikasi kebijakan dukungan pelanggan¨ diukur oleh:
- KPI 01: Waktu respon untuk klien yang membayar tinggi
- KPI 02: Tingkat churn untuk klien profil tinggi, %
Mengenai orang yang bertanggung jawab, matriks memberi tahu saya bahwa “Pemilik 2: Tim layanan pelanggan” bertanggung jawab atas tujuan ini.
Unduh Hoshin Kanri Template PDF
Jelaskan Strategi yang Sama dengan Kartu Skor Berimbang
Sekarang, mari jelaskan strategi yang sama menggunakan Peta Strategi Kartu Skor Berimbang. Saya akan mengotomatiskan eksperimen saya dengan perangkat lunak BSC Designer.
Hoshin Kanri vs. Kartu Skor Berimbang.Tujuan Jangka Panjang pada Kartu Skor Berimbang
Mari kita mulai dengan tujuan jangka panjang dari Hoshin Kanri. Untuk menyajikan gagasan yang sama dalam paradigma Kartu Skor Berimbang, saya memiliki beberapa opsi:
- Opsi A. Tujuan jangka panjang dari Hoshin Kanri sangat sesuai dengan konsep prioritas strategis atau Tema Strategis.
- Opsi B. Gagasan lainnya adalah menggunakan perspektif Kartu Skor Berimbang (Keuangan, Pelanggan, Internal, Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan) sebagai analogi dari tujuan jangka panjang.
- Opsi C.Mempertahankan Tema Strategis dan perspektif Kartu Skor Berimbang yang asli dan cukup menambahkan lebih banyak tingkat pada hierarki tujuan.
Saya tidak menyukai Opsi B, karena dalam hal ini, kita kehilangan bagian penting dari Kartu Skor Berimbang – logika sebab-akibatnya di sepanjang perspektif.
Opsi C memungkinkan dan dapat dengan mudah diterapkan karena saya menggunakan perangkat lunak otomatisasi, tetapi saya pikir, dalam hal ini, itu akan berlebihan dan akan membebani peta dengan detail yang tidak perlu.
Untuk eksperimen ini, mari gunakan opsi A:
- Saya dapat menggunakan alat Tema Strategis di BSC Designer untuk menjelaskan prioritas jangka panjang.
- Setelah saya menentukan bahwa beberapa tujuan termasuk dalam tema tersebut, perangkat lunak akan menampilkan tema dalam legenda peta.
- Untuk “Tujuan tahunan 1: Berfokus pada kebutuhan klien dengan pembayaran tinggi” saya akan menggunakan pendekatan sub-tujuan
Sekarang, kita dapat memetakan “tujuan tahunan” dari matriks X:
- Saya akan memetakan tujuan ke perspektif yang sesuai
- Saya akan menetapkan Tema Strategis pada tujuan bisnis, seperti yang kita lakukan pada matriks X
Hoshin Kanri vs. Kartu Skor Berimbang.Beberapa pengamatan selama proses…
Opsi “Semua tema” untuk Mendukung Beberapa Tema
Pada matriks Hoshin Kanri, ada beberapa tujuan yang termasuk dalam beberapa tema.
Sebagai contoh, “Tujuan tahunan 1: Fokus pada kebutuhan klien yang membayar tinggi” termasuk dalam “Membangun produk berkualitas tinggi” dan “Mencapai pertumbuhan berkelanjutan.” Dalam paradigma Kartu Skor Berimbang, kasus ini tercakup di bawah opsi “Semua tema.”
Logika Sebab-Akibat Menjadi Lebih Jelas
Dari matriks X, tidak jelas apakah/bagaimana tujuan jangka panjang saling mendukung.
Dari peta strategi, hal ini lebih jelas, dan saya dapat menegaskannya dengan menautkan tujuan. Misalnya, kita dapat menghubungkan “Uji dan terapkan ide-ide inovatif” dengan tujuan “Optimalkan proses bisnis” untuk menjelaskan hubungan di antara keduanya secara lebih eksplisit.
Hoshin Kanri vs. Kartu Skor Berimbang.Dalam konteks ini, jika kita mengikuti Kartu Skor Berimbang klasik, ini memberikan struktur yang baik untuk deskripsi pernyataan strategi.
Tujuan yang Hilang Terdeteksi
Seperti yang Anda lihat, perspektif Keuangan pada peta strategi tetap kosong. Pada dasarnya, ini berarti bahwa strategi kita menjelaskan kebutuhan pelanggan apa yang ingin kita penuhi, tetapi kita tidak tahu mengapa kita ingin memenuhi kebutuhan tersebut.
Hasil keuangan atau hasil bagi pemangku kepentingan apa yang kita rencanakan untuk dicapai dengan memenuhi kebutuhan pelanggan? Meningkatkan pendapatan? Mengurangi biaya? Template peta strategi menyarankan saya untuk memberikan jawaban yang eksplisit di sini.
Hoshin Kanri vs. Balanced Scorecard.Kita dapat menggunakan tujuan umum “Meningkatkan keberlanjutan keuangan”.
Mari lanjut ke sektor berikutnya dari matriks X – prioritas dan aktivitas. Dalam Kartu Skor Berimbang, kita dapat menggunakan alat serupa yang disebut Inisiatif. Dengan menggunakan perangkat lunak otomatisasi, saya menyelaraskan inisiatif yang relevan dengan tujuan.
Hoshin Kanri vs. Balanced Scorecard.Selaraskan Indikator dengan Tujuan, bukan Aktivitas
Pada langkah terakhir, kita akan menyelaraskan indikator dan pihak yang bertanggung jawab dengan tujuan.
Berikut adalah perbedaan penting antara matriks X Hoshin Kanri dan pendekatan Kartu Skor Berimbang.
- Dalam Hoshin Kanri, tujuan direpresentasikan melalui aktivitasnya, dan aktivitas diukur dengan indikator.
- Dalam Kartu Skor Berimbang, aktivitas diselaraskan dengan tujuan, tetapi ketika berbicara tentang indikator, kita menyelaraskan indikator dengan tujuan, bukan dengan aktivitas.
Hoshin Kanri vs. Balanced Scorecard.Dalam hal ini, saya merekomendasikan pendekatan Kartu Skor Berimbang, karena Hoshin Kanri mendorong gagasan berbahaya bahwa semua metrik kinerja seharusnya merupakan metrik aktivitas. Hal itu tidak selalu demikian. Rekomendasi saya adalah menjaga bagian inisiatif dan metrik tetap terpisah serta mengelompokkannya di sekitar tujuan, bukan aktivitas.
Lebih Banyak Data untuk Inisiatif
Kami memiliki serangkaian indikator yang selaras dengan tujuan, dan sekarang kami dapat menetapkan orang yang bertanggung jawab atas tujuan dan/atau indikator tertentu.
Saya menggunakan perangkat lunak otomatisasi, sehingga saya dapat melakukan beberapa hal menarik lainnya:
- Tetapkan anggaran dan linimasa untuk inisiatif
- Tautkan beberapa indikator ke kartu skor eksternal
- Visualisasikan beberapa data kinerja langsung pada peta strategi
- Tetapkan hak akses ke kartu skor atau indikator
Hoshin Kanri vs. Kartu Skor Berimbang.Hasil Eksperimen
Kami telah menggunakan peta strategi Kartu Skor Berimbang untuk menjelaskan strategi yang sama yang kami jelaskan pada matriks X Hoshin Kanri.
Bagaimana kedua diagram tersebut dibandingkan?
- Keduanya merupakan diagram satu halaman.
- Keduanya membantu untuk memahami apa strategi itu, bagaimana kami akan mengeksekusinya dan bagaimana kami akan melacak kinerja kami sepanjang prosesnya.
- Matriks X hanya mendukung logika lurus (gaya waterfall) dari tujuan jangka panjang hingga aktivitas. Kartu Skor Berimbang lebih fleksibel dalam hal ini dan memungkinkan untuk menjelaskan hubungan antara tujuan pada tingkat yang sama.
- Matriks X membatasi kumpulan metrik kinerja yang mungkin hanya pada metrik yang terkait dengan aktivitas.
Kerangka kerja tersebut tidak menjamin bahwa kami akan berfokus pada tujuan dan indikator yang tepat, tetapi masing-masing membantu membangun strategi yang lebih baik.
- Hoshin Kanri memiliki empat tingkat abstraksi yang didefinisikan dengan jelas serta keterkaitan yang kuat antara tujuan dan aktivitas.
- Kartu Skor Berimbang membantu memvalidasi integritas strategi (lihat cara kami menemukan tujuan keuangan yang hilang).
Kedua alat bisnis tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan:
- Sebelumnya, kami telah membahas keunggulan dan keterbatasan Kartu Skor Berimbang.
- Di bawah ini, saya membagikan beberapa pemikiran tentang Hoshin Kanri.
Keunggulan dan Keterbatasan Hoshin Kanri X-Matrix
Matriks satu halaman ini adalah alat yang sangat baik untuk memvisualisasikan strategi.
Keunggulan yang jelas dari X-Matrix adalah:
- Visual dan mudah dibaca
- Menjelaskan strategi pada empat tingkat abstraksi
- Memvisualisasikan kontribusi langsung dan pelengkap
Apa keterbatasan X-Matrix:
- Jumlah tujuan/indikator terbatas. Kita dapat menggunakan kertas berukuran lebih besar atau membagi strategi menjadi beberapa bagian, tetapi hal ini akan memengaruhi keterbacaannya.
- Jumlah tingkat dalam satu diagram terbatas pada empat.
- Strategi disajikan sebagai sejumlah pilar yang terpisah, dan tidak jelas apakah satu tujuan tahunan dapat berkontribusi pada tujuan tahunan lainnya. Hal ini dapat diatasi dalam dokumentasi pendukung.
Seperti dibahas di bawah ini, X-Matrix dirancang untuk digunakan di atas kertas, dan upaya untuk mengotomatiskannya mengubah esensinya serta memengaruhi visibilitas gambaran besar.
Implementasi Hoshin Kanri dengan Perangkat Lunak
Matriks Hoshin Kanri adalah alat yang sangat baik untuk menyajikan bagian tertentu dari strategi pada satu halaman kertas. Selain itu, dengan matriks ini, kita dapat melihat berbagai tingkat strategi secara bersamaan:
- Tujuan strategis jangka panjang
- Tujuan operasional tahunan
- Kegiatan
- KPI
Tentu ada alat perangkat lunak yang mengotomatisasi pendekatan Hoshin Kanri pada layar komputer. Menurut pendapat saya, itu bukan penggunaan terbaik dari perangkat lunak otomatisasi, karena dalam kasus ini, kita mencoba mengotomatisasi sesuatu yang awalnya dirancang untuk digunakan di atas kertas.
Dalam pengertian ini, kerangka kerja Kartu Skor Berimbang jauh lebih fleksibel dalam hal otomatisasi.
Kata Penutup: Strategi Tidak Hanya Tentang Kerangka Kerja
Intervensi Honda di pasar sepeda motor Barat selalu dijadikan contoh perencanaan strategi yang sangat baik (salah satu penjelasannya diberikan oleh Boston Consulting Group).
Richard Pascale, salah satu penulis The Art of Japanese Management (1981) melakukan penelitiannya sendiri. Berdasarkan wawancara yang ia lakukan dengan para manajer yang pertama kali tiba di AS, kisahnya terlihat sedikit berbeda.
Dengan anggaran yang kecil dan dukungan pemerintah yang terbatas, empat manajer Honda harus menyewa apartemen murah di Los Angeles, dua di antaranya tidur di lantai. Pada awalnya, metode promosi utama mereka hanyalah berkeliling untuk menarik perhatian… Menurut pengakuan mereka sendiri, mereka sama sekali tidak memiliki strategi khusus, hanya sebuah gagasan untuk mencoba menjual di AS.
Dengan kisah ini, saya ingin menggambarkan bahwa kita tidak boleh melebih-lebihkan peran kerangka kerja dalam perencanaan strategis. Gagasan-gagasan hebat tersebut lahir selama sesi curah pendapat, dan kerangka kerja seperti Hoshin Kanri atau Kartu Skor Berimbang membantu mengartikulasikan gagasan-gagasan tersebut serta mengendalikan pelaksanaannya.
Apa pendapat Anda tentang Hoshin Kanri? Mari kita bahas di komentar.
Gunakan Template Hoshin Kanri vs. Balanced Scorecard
BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:
- Daftar untuk rencana gratis di platform.
- Gunakan template
Hoshin Kanri vs. Balanced Scorecard sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya. - Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.
Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.