Contoh KPI untuk Mengukur Acara dan Mengkuantifikasi Nilai Kehadiran

Untuk menghitung ROI acara, kami akan menganalisis:

1. Metrik Pra-Acara. Membangun kartu skor untuk analisis acara; memilih acara yang tepat untuk dihadiri. Pelajari lebih lanjut…
2. Metrik Selama Acara. Memfokuskan keterampilan jaringan dan presentasi pada hal yang penting. Pelajari lebih lanjut…
3. Metrik Pasca-Acara. Menerapkan temuan, menindaklanjuti prospek acara dengan efektif. Pelajari lebih lanjut…

Kami akan merangkum ide dan KPI pada peta strategi satu halaman:

4. Strategi Acara. Memiliki serangkaian tujuan yang koheren untuk acara berikutnya. Pelajari lebih lanjut…

1. Metrik Pra-Acara

“Segala sesuatu lebih mudah diukur ketika suatu sistem dapat diukur secara desain.” Buku 10 Langkah Sistem KPI.

Daripada mengukur efektivitas sebuah konferensi atau pameran dagang yang sudah berlalu, analisislah kesempatan partisipasi acara sebelumnya. Pendekatan ini tidak hanya akan meningkatkan perkiraan efektivitas acara tetapi juga meningkatkan peluang kesuksesan kita. Di bawah ini adalah faktor-faktor yang perlu diperhatikan.

Analisis Pemangku Kepentingan

• Analisis profil pengunjung. Analisis demografis umum. Apakah Anda akan bertemu dengan calon klien Anda di sana? Carilah paket media/sponsor dengan informasi demografis yang terakumulasi. Terkadang, Anda memiliki akses ke daftar lengkap peserta (carilah Aplikasi seluler acara dan komunitas acara di jejaring sosial).
• Analisis pembicara. Siapa mereka? Apa alasan mereka untuk berkontribusi (pembicara profesional, konsultan, penyedia solusi)? Buku/artikel apa yang telah mereka tulis? Apakah mereka menjalankan blog/saluran YouTube? Terhubunglah dengan mereka di LinkedIn.
• Peluang perekrutan. Bagaimana Anda menilai peluang perekrutan pada acara ini? Menemukan bakat selama acara akan mempengaruhi metrik perekrutan SDM Anda.
• Peluang intelijen kompetitif. Apakah pesaing Anda akan ada di sana?
• Sumber vendor. Apakah Anda akan bertemu vendor/kontraktor yang menyediakan solusi yang relevan dengan tantangan Anda? Menghadiri acara dapat mengurangi biaya pengadaan.

Sumber: Kartu Skor Strategi Acara.

Metrik:

• %, kecocokan antara target audiens acara dan potret klien ideal Anda
• Jumlah influencer dalam domain bisnis Anda
• Indeks peluang perekrutan (bisa menjadi metrik kualitatif dengan opsi “tidak ada peluang” – “peluang sesekali” – “peluang signifikan”)
• Kemungkinan intelijen kompetitif (metrik biner dengan nilai “ya” atau “tidak”)
• Kehadiran vendor solusi yang relevan (metrik biner)

Sumber: Kartu Skor Strategi Acara.

Analisis Acara Umum

• Analisis program acara. Apakah program acara/tema utama sesuai dengan strategi bisnis Anda? Apakah program tersebut akan menarik calon klien, mitra, atau karyawan Anda?
• Analisis acara sebelumnya. Apa hasil dari acara-acara sebelumnya? Misalnya, bagaimana liputannya di media? Siapa yang membagikan umpan balik tentang acara tersebut?
• Kesiapan pemasaran. Apakah ada hashtag dan akun Twitter? Apakah ada komunitas atau kelompok yang terkait dengan acara tersebut?
• Peluang berbicara. Berbicara pada acara adalah cara yang sangat baik untuk mengurangi biaya partisipasi dan meningkatkan dampak. Saya lebih suka format lokakarya karena memberikan lebih banyak peluang untuk terhubung dengan peserta.
• Hasil pembelajaran yang diharapkan. Penyelenggara lokakarya memudahkan Anda dengan menyediakan hal-hal yang diharapkan untuk dibawa pulang.

Metrik:

• % dari topik yang relevan dengan tantangan bisnis saat ini
• Kesiapan pemasaran, % – kemungkinan untuk menyebarkan informasi tentang partisipasi/ceramah/lokakarya Anda kepada peserta acara
• Peluang berbicara (metrik biner)

Sumber: Kartu Skor Strategi Acara.

Analisis Lokasi

• Calon klien di wilayah tersebut. Apakah ada prospek dari wilayah tersebut?
• Klien saat ini di wilayah tersebut. Apakah kita memiliki klien di wilayah tersebut?
• Calon mitra di wilayah tersebut. Apakah calon mitra Anda menghadiri acara tersebut?
• Anggota tim di wilayah tersebut. Apakah ada anggota tim jarak jauh kita yang tinggal di wilayah tersebut?

Metrik:

• # dari calon klien yang tertarik untuk bertemu / demo
• # dari klien saat ini yang tertarik dengan sarapan bisnis

Sumber: Kartu Skor Strategi Acara.

Analisis Logistik

• Perkiraan biaya partisipasi. Sertakan biaya perjalanan, investasi waktu, biaya masuk, biaya tidak langsung. Pelajari lebih lanjut di bawah ini.
• Gabungkan acara. Periksa kalender acara untuk acara lain yang menarik sebelum Anda memesan penerbangan; dalam banyak kasus, Anda dapat menyesuaikan logistik untuk menghadiri dua acara.

Hitung Biaya Nyata dari Acara

Bagian “Investasi” dari rumus ROI tampaknya jelas, tetapi biaya yang kurang berwujud sering kali terlewatkan. Berikut adalah biaya terkait acara yang perlu diingat.

• Biaya perjalanan. Tiket pesawat, taksi, parkir, sewa mobil, bensin, biaya akomodasi, makanan.
• Biaya material. Kartu nama, brosur, spanduk, biaya stan, sewa peralatan stan.
• Investasi waktu. Nilai dolar dari waktu yang dihabiskan untuk perjalanan. Waktu yang dihabiskan untuk mempersiapkan acara (perencanaan perjalanan, mempersiapkan slide, melakukan riset sebelum acara). Waktu acara. Pemrosesan hasil acara. Waktu peserta tidak terlibat dalam pekerjaan utama.
• Biaya acara. Biaya masuk, workshop, acara sosial, sertifikasi, wisata kota.
• Biaya tidak langsung. Dampak jet lag, biaya penerbangan pagi-pagi, biaya waktu tunggu lama untuk penerbangan lanjutan. Biaya pribadi yang disebabkan oleh perjalanan bisnis, seperti menitipkan hewan peliharaan ke hotel hewan.

Sumber: Event Strategy Scorecard.

Kalikan total angka dengan jumlah orang yang perlu hadir:

• Dalam kasus kehadiran normal atau pembicaraan utama, satu orang dapat melakukan pekerjaan tersebut
• Untuk pameran dagang, Anda akan membutuhkan setidaknya dua kolega yang hadir

Kartu Skor Evaluasi Acara

Setelah Anda memiliki serangkaian metrik yang sesuai dengan strategi acara Anda, adalah ide yang baik untuk menggunakannya kembali untuk acara yang berbeda.

Gunakan Template Kartu Skor Acara yang kita bahas dalam artikel ini sebagai template untuk kartu skor evaluasi Anda sendiri.

• Jika Anda mengadakan beberapa acara per tahun, maka daftar indikator dalam spreadsheet Excel sudah cukup.
• Jika organisasi Anda berpartisipasi dalam banyak acara dan berencana untuk menghubungkan strategi acara Anda dengan strategi lainnya, maka perangkat lunak eksekusi strategi profesional seperti BSC Designer akan membantu.

Pengguna BSC Designer dapat:

• Menggunakan kembali template kartu skor acara untuk menghitung estimasi ROI dari sebuah acara

Maksimalkan ROI Acara dengan Memilih Format Partisipasi yang Tepat

Efektivitas sebuah acara tergantung pada format partisipasi Anda. Dalam kasus kami, opsi-opsi ini adalah:

• Acara online. Bergabung dan/atau menyelenggarakan webinar. Bekerja paling baik jika Anda sedang “menguji air,” perlu mendapatkan gambaran tentang kebutuhan audiens Anda. Dalam artikel terpisah, kami membahas kerangka kerja yang kami gunakan di BSC Designer untuk melacak kinerja acara online kami.
• Kehadiran normal. Mengunjungi konferensi atau pameran dagang. Bekerja dengan baik jika belajar adalah tujuan utama Anda, dan program acara tersebut selaras dengan tantangan Anda. Anda akan mendapatkan gambaran tentang masalah yang dihadapi audiens target Anda.
• Peluang berbicara. Melakukan keynote atau lokakarya. Bekerja dengan baik jika Anda perlu berinteraksi dengan audiens. Format lokakarya dibatasi oleh jumlah peserta tetapi memiliki dampak tertinggi. Pastikan untuk mempromosikan partisipasi Anda untuk mendapatkan +1 dalam karma ahli Anda.
• Peluang sponsor. Menjadi mitra resmi acara tersebut. Memberikan akses ke saluran pemasaran, materi pegangan acara, dan sering kali peluang berbicara. Baik untuk kesadaran merek dan pengakuan keahlian perusahaan.
• Booth perusahaan. Berpartisipasi dalam konferensi/pameran dagang dengan sebuah booth. +1 untuk pengakuan keahlian perusahaan, lebih banyak kemungkinan untuk berjejaring dengan klien dan mitra potensial. Masuk akal untuk mencoba format kehadiran normal sebelum mencoba yang satu ini.
• Menyelenggarakan acara Anda sendiri. Misalnya, untuk mendidik klien yang ada atau mengadakan pertemuan komunitas. Anda memiliki kendali penuh atas logistik acara. Tantangan utama adalah menarik cukup banyak peserta dan sponsor yang tertarik dengan program tersebut sambil menjaga ROI acara yang positif.

Dalam kasus BSC Designer:

• Webinar membantu kami berbagi beberapa ide cepat dan memantau perkembangan topik yang muncul. Jika Anda berpartisipasi dalam acara tersebut, kami akan meminta Anda untuk mengirimkan tantangan yang Anda hadapi dalam konteks topik acara. Ini membantu kami memfokuskan strategi konten kami.
• Kehadiran normal. Kami adalah perusahaan perangkat lunak, jadi kami menghadiri konferensi profesional untuk tetap mengikuti tren teknologi baru dan berjejaring dengan rekan-rekan. Ini menghasilkan banyak ide untuk jalur inovasi kami.
• Keynote dan lokakarya. Ini adalah format yang kami pilih untuk saat ini. Kami berbicara tentang KPI, strategi, Kartu Skor Berimbang. Pembicaraan/lokakarya bersifat netral vendor, tetapi kami secara organik menggunakan perangkat lunak kami untuk mengilustrasikan beberapa ide.

Pembicaraan dan lokakarya juga meningkatkan jaringan – “Ya, saya melihat nama Anda di program konferensi” atau “Pembicaraan yang bagus, ngomong-ngomong, saya punya pertanyaan…” membantu memulai beberapa percakapan yang bermakna.

• Peluang sponsor. Bekerja dengan baik bagi kami ketika audiens target adalah spesialis pelaksanaan strategi, seperti, misalnya, “Jornadas de Estrategia” di Spanyol atau “Strategy Execution Master Class” di Belgia.

Tindak Lanjut Pra-Acara

Jika acara melewati penyaringan awal, Anda dapat mulai merencanakan dan mempersiapkan acara tersebut.

Bagian penting dari persiapan adalah menindaklanjuti dengan orang-orang sebelum acara. Cara Anda mendekati ini tergantung pada ceruk pasar Anda; misalnya, berikut adalah Howard Kingston berbagi apa yang dia lakukan untuk startup ini.

Benchmark Angka ROI

Salah satu cara untuk memperkirakan pengembalian acara adalah dengan membandingkannya dengan tolok ukur pemasaran Anda.

• Metrik kunci, dalam hal ini, adalah CPL (Biaya per Lead).

Anda dapat membuat perbandingan kasar dari jangkauan acara dibandingkan dengan saluran pemasaran lain yang Anda gunakan (kami melakukannya untuk Google Ads). Temukan penjelasan yang baik tentang pendekatan ini dalam artikel oleh Matthew Wainwright.

Temui Tim Jarak Jauh Anda

Kami telah membahas banyak aliran nilai dan bagaimana mengukurnya. Mari kita bicarakan alasan yang kurang jelas untuk berpartisipasi dalam acara tersebut.

Salah satu nilai kami adalah “mempekerjakan talenta secara global.” Itulah sebabnya ada banyak karyawan jarak jauh yang bekerja dengan BSC Designer.

Kami memanfaatkan beberapa acara untuk bertemu dengan mitra lokal dan karyawan jarak jauh kami secara langsung.

Biaya acara tetap sama, tetapi kami dapat memperoleh lebih banyak nilai dengan lebih mengenal anggota tim kami. Dalam artikel ini, Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang mengelola karyawan jarak jauh.

Mengunjungi Acara sebagai Bonus Karyawan

Sebagian besar orang suka bepergian, terutama ketika tujuannya adalah kota-kota indah seperti Venesia atau Praha.

Sebelumnya, kami membahas praktik terbaik penghargaan dan bonus. Pertimbangkan biaya acara sebagai bonus yang Anda bayarkan kepada para kinerja terbaik. Jenis bonus ini terbukti bekerja dengan baik.

Sekali lagi, biaya partisipasi acara akan tetap sama, tetapi investasi Anda akan terbayar dengan tim yang sangat terlibat (lihat indeks keterlibatan karyawan yang telah kita bahas sebelumnya).

2. Metrik yang Dilihat Selama Acara

Sebuah acara hanyalah medan permainan – hasil Anda tergantung pada cara Anda bermain.

Apa faktor keberhasilan yang harus diperhatikan selama acara? Para profesional bisnis setuju bahwa jaringan adalah bagian terpenting dari setiap acara. Di sini, kita akan membahas dua kelompok metrik:

• Metrik tertinggal yang membantu memvalidasi hasil
• Metrik terkemuka yang membantu memprediksi keberhasilan

Pastikan tim manajemen Anda memahami perbedaan antara kedua jenis indikator ini.

Mari kita mulai dengan metrik tertinggal.

Metrik Percakapan Bermakna

Hanya bertukar kartu nama bukanlah tanda percakapan bermakna. Sebenarnya, jika seseorang meminta kartu nama saya dalam beberapa detik pertama percakapan, itu adalah tanda bahaya bagi saya.

Apa tanda-tanda percakapan bermakna? Saya mendefinisikan empat ini:

• [ ] Pencair Suasana. Saya dan lawan bicara saya telah menemukan bagaimana kepentingan bisnis kami saling beririsan (itu mudah karena kami menghadiri acara yang sama). Saya mengetahui area kepentingan dari orang yang saya ajak bicara.
• [ ] Produk. Saya memiliki kesempatan untuk menjelaskan apa yang produk kami lakukan dan bagaimana itu dapat membantu. Triknya adalah tidak berperilaku seperti seorang penjual, tetapi membuat presentasi penjualan menjadi bagian organik dari percakapan (lihat di bawah bagaimana kami melakukannya).
• [ ] Pribadi. Selain membahas topik bisnis, kami memiliki kesempatan untuk beralih ke sesuatu yang lebih pribadi (pengalaman perjalanan, belajar bahasa asing, hobi, dll.)
• [ ] Koneksi. Akhirnya, kami terhubung di LinkedIn. Ketika sesuai, saya lebih suka melakukannya bersamaan dengan bertukar kartu nama.

Prospek Berkualitas

Percakapan yang paling bermakna diubah menjadi prospek berkualitas. Berikut adalah metrik untuk prospek berkualitas:

• # kecocokan masalah-solusi. Misalnya, perusahaan prospek mencari cara untuk memindahkan KPI mereka dari perangkat lunak spreadsheet ke sesuatu yang lebih profesional. Ini adalah prospek yang baik bagi kami.
• # presentasi/demo yang kami lakukan selama acara. Tidak perlu selalu menggunakan laptop. Di sinilah metrik kesiapan materi membantu Anda. Dalam kasus kami, kami bisa menggunakan versi kertas dari peta strategi untuk menunjukkan apa yang dilakukan perangkat lunak kami.

• # permintaan tindak lanjut – calon klien meminta untuk berbagi studi kasus tertentu atau akses ke versi uji coba yang sepenuhnya berfungsi. Misalnya, jika Anda mempertimbangkan untuk memindahkan kartu skor Anda dari perangkat lunak spreadsheet ke solusi Kartu Skor Berimbang, maka saya akan mengirimkan tautan ke artikel ini.

Sekarang pertanyaannya adalah, apa yang bisa kita lakukan untuk mencapai percakapan yang bermakna dan dapat mengubahnya menjadi prospek berkualitas? Mari kita bahas faktor keberhasilan dan metrik terkemuka yang sesuai.

Metrik Keterampilan Jaringan

Ada orang yang melakukannya secara alami; ada beberapa yang perlu mempelajarinya (berikut beberapa poin bagus yang dibahas). Apa faktor keberhasilan untuk keterampilan jaringan yang baik? Jawaban cepatnya adalah – latihan dan pola perilaku tertentu.

Berikut adalah beberapa metrik untuk dilacak:

• # percakapan yang Anda inisiasi (metrik terkemuka)
• # pertanyaan yang Anda ajukan kepada pembicara (metrik terkemuka)
• % percakapan menurut pola percakapan yang bermakna (lihat penjelasan di bawah)

Metrik Keterampilan Presentasi

Mirip dengan keterampilan jaringan – Anda belajar dengan berlatih. Beberapa metrik yang perlu diperhatikan:

• # dari taktik presentasi yang Anda pelajari dari acara tersebut (tujuannya adalah mulai memperhatikannya, bukan hanya menghitung) (metrik terkemuka)
• # dari pembicaraan publik yang Anda lakukan tahun lalu (metrik terkemuka)
• # dari pertanyaan yang diajukan orang setelah pembicaraan Anda
• Skor umpan balik rata-rata setelah pembicaraan, %

Ketersediaan Alat dan Bahan

Di BSC Designer, kami suka bereksperimen dengan kartu nama. Jika kita bertukar kartu pada konferensi tahun ini, di satu sisi, Anda akan menemukan informasi kontak saya, dan di sisi lainnya, Anda akan melihat ini:

Jika Anda bertanya kepada saya apa artinya, saya akan mengatakan bahwa ini adalah bagian kecil dari peta strategi yang dirancang oleh perangkat lunak kami, di mana Anda memiliki tujuan bisnis, metrik, dan inisiatif. Jika kita sampai pada tahap ini, saya pasti akan menganggap ini sebagai percakapan yang bermakna.

Hal lain yang perlu diperhatikan:

• Ketersediaan bahan, %. Pastikan logistik berjalan lancar, dan kartu nama, brosur, serta bahan stan Anda tiba tepat waktu dan lengkap.
• Faktor Wow Bahan, %. Apakah bahan Anda akan berakhir di tempat sampah hotel, atau akan peserta simpan? Uji itu – kami melakukannya untuk template peta strategi kami.

3. KPI Pasca-Acara

Acara telah selesai, tetapi kita masih memiliki banyak hal yang harus dilakukan. Berikut adalah beberapa metrik yang perlu dilihat.

Hasil Acara “Nyata”

Sesuatu yang dapat kita hitung dengan mudah:

• # dari kartu nama yang diperoleh
• # dari peserta acara

Menurut pendapat saya, metrik ini hanya pantas untuk tinjauan cepat:

Mengumpulkan banyak kartu nama tidak ada hubungannya dengan jaringan yang efektif

• Jumlah peserta acara jarang berkorelasi dengan nilai yang diperoleh

Metrik Dampak Acara dan Proksi Mereka

Jika hasil nyata seperti jumlah kartu nama yang diperoleh tidak masuk akal, lalu apa yang harus kita perhatikan?

Dalam situasi ideal, kita akan melihat dampak nyata pada bisnis:

• Kontak jaringan yang berguna
• Kesepakatan yang ditutup – jika tujuan kita adalah bertemu calon klien
• Ide yang diimplementasikan – jika kita memiliki tujuan pembelajaran saat menghadiri konferensi

Masalah dengan metrik dampak adalah bahwa mereka sulit dilacak (perlu memahami dampak dari saluran pemasaran yang berbeda, siklus pembelian yang panjang). Solusinya adalah melihat proksi mereka:

• Alih-alih melacak kontak jaringan yang berdampak, lihat “# dari percakapan yang bermakna”
• Alih-alih melihat kesepakatan yang ditutup, lihat “# dari prospek yang berkualitas”
• Alih-alih menunggu ide untuk sepenuhnya diimplementasikan dan diuji, lihat “# dari saran baru yang memenuhi syarat” untuk tahap pertama dari jalur inovasi Anda

Indikator Operasional untuk Sebuah Acara

Kita juga dapat melacak beberapa indikator operasional. Jika Anda melakukan ini, pastikan tim Anda menyelaraskannya dengan tujuan bisnis yang sesuai.

• % prospek yang ditindaklanjuti (lihat pendekatan kami untuk menindaklanjuti di bawah)
• # ide yang ditambahkan ke dalam jalur inovasi (lihat pendekatan kami di bawah)
• # pesan media sosial yang diposting setelah acara (pemikiran Anda, foto, kesimpulan) pastikan Anda menghubungkannya dengan kartu skor pemasaran Anda.
• # penyebutan di media (membantu membenarkan kehadiran di acara serupa di masa depan)
• # presentasi internal yang dibuat untuk tim Anda (lihat penjelasan di bawah)
• # peluang pembuatan konten (lihat di bawah)

Tindak Lanjut Prospek

Saya kira semua orang membenci “tindak lanjut” yang terotomatisasi ketika Anda dibanjiri dengan email dan panggilan telepon, membuat Anda menyesal telah memberikan kartu bisnis Anda.

Dalam kasus BSC Designer:

• Saya akan mengirimkan email dengan tautan yang relevan untuk memberikan informasi yang dijanjikan.
• Saya akan terhubung dengan Anda di LinkedIn. Anda akan melihat pembaruan saya di masa depan dan dapat menghubungi kami jika ada sesuatu yang sesuai dengan kebutuhan Anda saat ini.

Analisis dan Implementasi Umpan Balik

Jika Anda beruntung bertemu klien Anda saat ini di acara tersebut, pastikan Anda terbuka terhadap umpan balik (=klien Anda mengambil 90% waktu). Setelah Anda kembali ke kantor – implementasikan!

Saya menghadiri konferensi perangkat lunak di mana tiga perusahaan eCommerce yang bersaing mensponsori acara tersebut dan mempromosikan platform mereka. Dua adalah “pemain besar,” dan yang ketiga adalah “startup.” Ketika saya menghadiri konferensi yang sama dalam 2 tahun, hanya ada satu eCommerce yang mendominasi pasar (yaitu “startup”).

Ketiga perusahaan tersebut melakukan presentasi, tindak lanjut, dan jaringan dengan baik. Apa triknya? Orang-orang “startup” tersebut mengimplementasikan sebagian besar persyaratan yang mereka pelajari dari para peserta.

Pastikan siklus permintaan umpan balik Anda berakhir dengan implementasi.

Gagasan yang Memenuhi Syarat untuk Jalur Inovasi

Setiap acara adalah cara yang sangat baik untuk mempelajari sesuatu yang baru. Dalam kasus saya, gagasan yang dipelajari di konferensi memiliki siklus hidup yang pendek – saya biasanya antusias dengan gagasan tersebut selama acara, dan kemudian gagasan tersebut tertimbun dengan gagasan “akan kita coba suatu hari nanti” lainnya karena gagasan tersebut bukan prioritas saat ini atau memerlukan sumber daya tambahan untuk mencobanya.

Untuk menghindari hal ini, kami telah menerapkan jalur inovasi:

• Gagasan menarik dicatat dalam format teks atau sebagai foto dari slide yang menarik
• Kemudian gagasan tersebut ditinjau (biasanya selama penerbangan pulang) dan diubah menjadi kandidat inovasi yang lebih formal (judul, deskripsi, alasan)
• Saran inovasi dikumpulkan di papan Kanban dan menunggu giliran untuk diproses melalui jalur inovasi (diskusi, prototipe, pengujian, implementasi)

Pembelajaran Intuitif

Saya berbicara di sini tentang kemampuan untuk membaca di antara baris-baris.

• Topik mana yang menjadi minat tinggi bagi peserta? Kita bisa menambahkan topik-topik ini ke dalam strategi konten kita.
• Pembicara mana yang baik dalam menghubungkan dengan publik? Kita bisa mengundang mereka ke acara kita sendiri atau menggunakan video mereka di YouTube untuk meningkatkan keterampilan presentasi tim kita.
• Slide mana yang mendapatkan perhatian terbesar? Apakah itu titik masalah yang dapat menjadi fitur kunci dari produk baru?

Presentasi Internal

Adalah praktik yang baik untuk berbagi ide yang dipelajari dari acara tersebut dengan rekan kerja Anda. Dan omong-omong, ini adalah cara lain untuk meningkatkan nilai pengembalian dari acara tersebut. Nilai pembelajaran dalam bentuk setara dolar dapat digunakan untuk perhitungan ROI.

Dalam kasus kami, ini adalah sesuatu yang kurang formal:

• “Hei, saya menghadiri acara ini dan lihat alat luar biasa apa yang digunakan untuk menyelesaikan masalah ini…”

Atau

• Orang itu berbicara tentang Pemasaran Media Sosial; ini adalah daftar periksanya. Bisakah kita menguji sesuatu untuk meningkatkan pendekatan kita?

Jangan mengubah presentasi setelah acara menjadi formalitas. Cobalah untuk memotivasi tim Anda untuk mempresentasikan esensi dari apa yang mereka pelajari, bukan mengulangi slide yang mereka lihat.

Peluang Pembuatan Konten

Model bisnis BSC Designer sangat bergantung pada edukasi klien. Konten terbaik lahir dari pengalaman nyata. Anda belajar dengan menghadiri konferensi dan lokakarya, dan Anda belajar lebih banyak lagi jika Anda berbicara di sana. Berbicara di konferensi memaksa Anda untuk menganalisis topik secara mendetail, melakukan eksperimen, memeriksa ulang sumber informasi. Gunakan hal-hal yang diperoleh ini untuk menciptakan konten yang menarik:

• Artikel ini didasarkan pada pengalaman saya dalam berbicara di depan umum, melakukan lokakarya, menghadiri konferensi, dan menjadi sponsor.
• Artikel kartu skor kualitas terinspirasi dari menghadiri konferensi Software Quality Days di Wina.
• Buku 10 Langkah Sistem KPI terinspirasi dari presentasi Pecha Kucha yang saya lakukan di konferensi OOP di Munich.

Pertimbangkan untuk memanfaatkan kembali ide-ide paling berwawasan yang Anda pelajari di acara tersebut menjadi konten abadi untuk sebuah situs web.

Efektivitas Umum

Berikut adalah beberapa metrik efektivitas umum. Metrik ini akan membantu tim Anda menganalisis efektivitas berbagai acara dan efektivitas sistem bisnis internal:

• # dari prospek yang dihubungi vs. # dari pertemuan yang direncanakan
• # dari pertemuan yang direncanakan vs. # dari pertemuan yang diadakan
• # dari pertemuan yang diadakan vs. # dari percakapan bermakna
• # dari percakapan bermakna vs. # dari kesepakatan yang ditutup

4. Peta Strategi Acara

Strategi acara adalah serangkaian prioritas dan tujuan yang koheren untuk acara-acara di mana perusahaan Anda akan berpartisipasi.

Kami telah membahas banyak KPI dan ide perbaikan. Perkiraan terbaik saya adalah tantangan selanjutnya Anda akan menjadi:

• Mengumpulkan semua ide ini dalam dokumen 1-2 halaman
• Efektif mengomunikasikan strategi ini kepada tim Anda
• Memastikan bahwa semua praktik terbaik Anda untuk acara menjadi pola perilaku yang stabil

Peta strategi yang baik akan membantu Anda dengan ini. Sebelumnya, kami telah membahas pendekatan Kartu Skor Berimbang K&N klasik dengan empat perspektif. Dengan menggunakan pendekatan yang sama, kita dapat membangun peta untuk strategi acara.

Sumber: Event Strategy Scorecard.

Perspektif Pelanggan

Apa kebutuhan pelanggan? Kebutuhan apa yang akan terpenuhi jika organisasi kami berpartisipasi dalam acara tersebut?

Tujuan bisnis (kebutuhan pelanggan):

• Perusahaan dipandang sebagai ahli. Sebuah perusahaan dipandang sebagai ahli dalam suatu bidang ketika dipresentasikan di acara industri, memberikan pidato utama, berpartisipasi dalam pameran dagang.
• Menyediakan interaksi pribadi dengan merek. Berbeda halnya dengan mengunjungi situs web Anda, tetapi Anda juga perlu berbicara dengan tim Anda di stan pameran dagang. Kehadiran fisik hanyalah awal, dan penting untuk belajar dari klien dan menerapkan umpan balik mereka, seperti yang dibahas di atas.

Metrik:

• Kesadaran Merek, % (diukur dalam kartu skor merek)
• # undangan acara dan stan yang dikirim (setiap kali spesialis dukungan pelanggan menyebutkan bahwa klien dapat bertemu tim kami di acara tertentu)
• Klien profil tinggi, % (ini adalah indikator tidak langsung tentang seberapa efektif strategi acara kami dalam menjangkau klien profil tinggi)

Perspektif Keuangan

Apa hasil keuangan dari pencapaian tujuan dari perspektif Pelanggan? Apa tujuan keuangan kita dalam konteks strategi acara?

Tujuan bisnis:

• Menjadikan partisipasi dalam acara layak secara finansial

Metrik:

• Biaya nyata acara, $
• Nilai ekuivalen dolar dari acara, $
• CPL acara vs. CPL saluran pemasaran lainnya

Inisiatif:

• Mengendalikan biaya
• Mengoptimalkan ROI

Perspektif Internal

Apa yang dapat kita lakukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan? Di antara semua tujuan yang mungkin, di sini kita akan fokus pada tujuan yang terkait dengan strategi acara.

Tujuan-tujuan ini akan mengulangi faktor pra-acara, pada acara, dan pasca-acara yang dibahas di atas:

• Tujuan pra-acara. Meningkatkan proses pemilihan dan persiapan acara.
• Tujuan pada acara. Menerapkan pola perilaku yang efektif untuk acara.
• Tujuan pasca-acara. Tindak lanjut acara dan pembelajaran berkelanjutan.

Metrik pra-acara:

• %, skor acara sesuai dengan kartu skor analisis acara
• # dari kontak yang diikuti sebelum acara

Metrik pada acara:

• # dari calon klien yang dijangkau
• # dari interaksi bermakna
• # dari prospek yang memenuhi syarat

Metrik pasca-acara:

• # dari ide untuk jalur inovasi
• Presentasi pembelajaran internal, jam (gunakan templat kartu skor pelatihan untuk pendekatan yang lebih berorientasi hasil)

Perspektif Inovasi

Apa saja poin perbaikan kita? Apa yang perlu kita pelajari untuk menyelenggarakan acara dengan lebih baik dan memenuhi kebutuhan klien dengan lebih baik?

Perspektif ini adalah bagian dari strategi inovasi Anda:

• Apa saja poin perbaikan dari prosesnya? Optimalisasi perjalanan, menggunakan acara sebagai kesempatan untuk bertemu anggota tim yang jauh.
• Keterampilan apa yang perlu dikuasai tim acara kami? Keterampilan presentasi, keterampilan jaringan, materi pemasaran.
• Fokuskan upaya pengembangan pelanggan. Konferensi apa yang sebenarnya dikunjungi oleh klien potensial kita? Apa kebutuhan klien kita saat ini?

Metrik:

• Estimasi anggaran acara vs. anggaran acara sebenarnya
• # dari poin perbaikan yang ditemukan
• Pelatihan keterampilan jaringan, jam
• Pelatihan keterampilan presentasi, jam
• Praktik keterampilan presentasi, jam
• Skor umpan balik presentasi rata-rata, %

Ringkasan

Berikut adalah poin-poin utama dari artikel ini:

• Ketahui biaya nyata partisipasi acara Anda.
• Hitung ROI acara dengan menggunakan kuantifikasi dari total nilai, bukan hanya penjualan langsung yang dihasilkan.
• Strategi acara Anda unik – gunakan metrik dan strategi dalam artikel ini sebagai titik awal untuk diskusi internal Anda.
• Tujuan akhir BUKAN untuk membuat tim Anda stres oleh KPI acara tetapi untuk mendiskusikan taktik terbaik dan membuatnya lebih nyata.

Meskipun kita membahas banyak metrik dalam artikel ini, jangan mendekati acara dan jaringan sebagai permainan dengan skor. Ini lebih tentang membuat teman bisnis daripada membuat kontak.

Gunakan Template Event Strategy Scorecard

BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:

1. Daftar untuk rencana gratis di platform.
2. Gunakan template Event Strategy Scorecard sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya.
3. Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.

Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!