Pelajari cara mengembangkan kartu skor penilaian dengan kriteria evaluasi berbobot dan menyelaraskannya dengan kartu skor strategi lainnya. Gunakan untuk evaluasi kinerja karyawan dan tim.
Kartu skor evaluasi (atau penilaian) adalah alat bisnis yang banyak digunakan di bidang seperti manajemen kinerja, perencanaan strategis, jaminan kualitas, manajemen risiko, pemantauan kepatuhan (misalnya, untuk evaluasi vendor), kepuasan pemangku kepentingan, pengadaan, dan evaluasi upaya pelatihan dan inovasi.
Evaluation Scorecard. Dalam artikel ini, kita membahas tantangan utama dalam membuat kartu skor evaluasi:
- Siapkan kartu skor evaluasi dengan subjek dan kriteria untuk evaluasi.
- Tangkap data evaluasi kuantitatif (skor) dan kualitatif (umpan balik) dari waktu ke waktu.
- Visualisasikan kinerja dari waktu ke waktu, berdasarkan kriteria dan subjek evaluasi.
- Selaraskan kartu skor evaluasi dengan strategi keseluruhan.
Kami akan menggunakan “Template Evaluasi Kinerja” yang tersedia di BSC Designer untuk menunjukkan bagaimana tantangan-tantangan ini dapat diotomatisasi dalam praktik.
Template Evaluasi: Mempersiapkan Kriteria dan Subjek Evaluasi
Kartu skor evaluasi yang khas bergantung pada seperangkat kriteria/faktor evaluasi yang ditetapkan untuk setiap subjek evaluasi. Untuk memastikan keterbandingan hasil evaluasi baik secara internal maupun dengan kartu skor lainnya, kami menormalkan kriteria evaluasi berdasarkan skala pengukuran dan fungsi optimalisasi.
Membuat Struktur Kriteria
Di BSC Designer, kami mulai dengan membuat struktur indikator yang akan kami gunakan untuk evaluasi.
- Gunakan tombol Tambah untuk memasukkan subjek evaluasi (disebut sebagai “Tim 1” dalam template).
- Pilih “Tim 1” dan klik Tambah untuk menentukan kriteria evaluasi di dalamnya (Faktor 1..n).
Evaluation Scorecard. - Jika perlu, buat sub-faktor untuk faktor-faktor tersebut.
- Gunakan kolom Deskripsi untuk mendefinisikan standar pengukuran dan mengunggah kebijakan panduan yang relevan.
Kriteria dapat bersifat kuantitatif (angka) atau kualitatif (pilihan alami):
- Untuk kriteria kualitatif, atur satuan pengukuran kustom melalui tab Umum > Satuan Ukur > Edit Properti. Misalnya, gunakan penilaian sesuai dengan skala Likert.
- Untuk kriteria kuantitatif, langsung ke kolom Nilai pada tab Data.
Mengonfigurasi Periode Pembaruan
Secara default, faktor evaluasi dikonfigurasi untuk pembaruan bulanan. Untuk menyesuaikan interval pembaruan:
- Pilih faktor evaluasi.
- Klik pada Editor Nilai.
- Gunakan kontrol Interval Pembaruan.
Evaluation Scorecard. Normalisasi Faktor
Mungkin ada satuan pengukuran dan skala pengukuran yang berbeda untuk faktor-faktor tersebut, misalnya:
- Faktor kepuasan pelanggan, diukur dalam % pada skala dari 0 hingga 100%.
- Faktor waktu tanggap, diukur dalam jam pada skala dari 0 hingga 48 jam.
Kita perlu membuat faktor-faktor ini dapat dibandingkan dengan normalisasi. Perangkat lunak akan melakukannya secara otomatis menggunakan informasi tentang skala pengukuran (lihat tab Data) dan fungsi optimasi (lihat tab Kinerja).
Evaluation Scorecard. Selain itu, pada tab Kinerja, kita dapat menentukan bobot relatif dari faktor tertentu dalam menghitung skor keseluruhan.
Sebarkan Kriteria Evaluasi
Kami telah membuat indeks faktor yang sekarang digunakan untuk evaluasi. Kami perlu menyebarkan indeks yang sama untuk subjek evaluasi lainnya. Untuk melakukannya:
- Pilih “Tim 1” dan salin (Alat > Salin indikator).
- Pilih elemen akar (“Template Evaluasi Kinerja”) dan tempel itemnya (Alat > Tempel):
- Gunakan opsi “Tempel” jika Anda menginginkan salinan sederhana dari kriteria evaluasi.
- Gunakan “Tempel & Tetap Sinkron” jika Anda ingin platform memperbarui salinan ketika template asli dimodifikasi.
- Ubah nama item yang dibuat menjadi “Tim 2.”
- Ulangi langkah-langkah tersebut untuk subjek evaluasi lainnya.
Struktur utama untuk kartu skor evaluasi sekarang siap.
Sebagai alternatif, Anda dapat menyebarkan seluruh kartu skor dengan menggunakan satu sebagai template dan membuat salinan yang disinkronkan. Untuk melakukannya, buka kartu skor template, pilih Alat > Simpan sebagai …, dan centang opsi Simpan dan Tetap Sinkron.
- Studi kasus ini memberikan contoh implementasi sinkronisasi berbasis template untuk kartu skor evaluasi.
Penilaian Berkelanjutan: Tangkap Evaluasi dan Umpan Balik dari Waktu ke Waktu
Pada langkah berikutnya, kami menggunakan kartu skor untuk menangkap data evaluasi dari waktu ke waktu. Selain skor yang diberikan pada kriteria evaluasi, sangat penting untuk menangkap umpan balik dan ide perbaikan.
Evaluasi Skor Tanggal per Tanggal
Dalam BSC Designer, kita dapat mengevaluasi subjek berdasarkan faktor evaluasi tanggal per tanggal.
- Pilih periode pembaruan dalam kalender interval.
- Pilih faktor untuk diperbarui.
- Beralih ke tab Data dan masukkan skor evaluasi baru ke dalam kolom Nilai.
Sebagai alternatif, klik pada Editor Nilai dan masukkan data baru ke dalam tabel data di sana.
Perangkat lunak akan menghitung kartu skor evaluasi secara otomatis menggunakan skor evaluasi saat ini untuk faktor-faktor dan bobot faktor-faktor tersebut.
Menangkap Masukan dan Ide Perbaikan
Kita juga dapat mendokumentasikan masukan dan ide perbaikan dalam konteks faktor evaluasi.
- Ikuti langkah-langkah sebelumnya untuk memperbarui skor evaluasi pada tanggal tertentu.
- Gunakan tombol Komentar di sebelah bidang Nilai.
Evaluation Scorecard. Tujuan utama evaluasi kinerja adalah membuat rencana pengembangan.
- Pilih subjek evaluasi (misalnya, Tim 1).
- Klik tombol Inisiatif.
- Pilih jenis catatan yang sesuai (Inisiatif, Risiko, Hipotesis, dll.).
- Tambahkan rincian rencana pengembangan (unggah dokumen, tentukan anggaran, jadwal, pemilik).
Input melalui Template Excel
Salah satu metode yang efektif untuk mengotomatiskan penilaian adalah dengan mendistribusikan kuesioner. Sebagai contoh, saat melakukan penilaian risiko vendor, Anda dapat memberikan kepada vendor pertanyaan yang relevan menggunakan template Excel.
Untuk membuat template Excel di BSC Designer:
- Buka Alat > Ekspor data
- Klik Berikutnya
- Pilih opsi Ekspor sebagai template
Anda kemudian dapat mengimpor kembali kuesioner tersebut ke dalam alat menggunakan Alat > Impor Data.
Gantikan Evaluasi Berbasis Excel dengan Kartu Skor yang Terhubung
Bagikan kartu skor evaluasi Excel atau kuesioner Anda saat ini dengan tim kami. Kami akan membahas bagaimana BSC Designer dapat membantu manajer departemen menstandarkan pelacakan KPI, mengotomatiskan penilaian berbobot, dan menghubungkan hasil evaluasi dengan kartu skor departemen lainnya.
Uji pendekatan ini dengan satu tim atau satu proses evaluasi sebelum penerapan yang lebih luas.
Dasbor Kinerja: Alat Visual untuk Mengevaluasi Kartu Skor
Representasi visual dari perkembangan skor evaluasi dari waktu ke waktu membantu dalam memahami tren dan memfasilitasi pengambilan keputusan.
Kartu Skor Evaluasi. Tambahkan Diagram Baru
Gunakan Dasbor di BSC Designer untuk memvisualisasikan evaluasi berdasarkan subjek, faktor, dan mengamati dinamika mereka dari waktu ke waktu.
Untuk menambahkan diagram baru:
- Beralih ke tab Dasbor.
- Klik tombol Tambah.
- Pilih sumber data, jenis diagram, dan konfigurasikan pengaturannya.
Evaluasi Kinerja Keseluruhan
Diagram pertama memvisualisasikan kinerja keseluruhan bulan demi bulan menurut kartu skor evaluasi:
- Diagram menggunakan elemen akar (“Template Evaluasi Kinerja” sebagai sumber data).
- Opsi “Tampilkan anotasi” dan “Tampilkan tren” diaktifkan.
- Opsi “Tampilkan subitem” dinonaktifkan karena kami tertarik untuk melihat kinerja keseluruhan.
- Judul khusus ditentukan untuk diagram agar lebih menggambarkan fungsinya.
Evaluation Scorecard. Kinerja Subjek Evaluasi
Diagram di sebelah kanan serupa, tetapi dalam hal ini, kami mengaktifkan opsi Tampilkan subitem, sehingga diagram menampilkan kinerja subjek evaluasi tertentu (Tim) berdasarkan bulan.
Keadaan Evaluasi Saat Ini
Di bawah ini, kami menambahkan diagram Seri yang menunjukkan kinerja saat ini berdasarkan subjek evaluasi (Tim) dan faktor evaluasi.
Rencana Pengembangan
Diagram Inisiatif di sebelah kanan mencantumkan semua data relevan untuk evaluasi yang ditangkap dalam bentuk Inisiatif, Risiko, Faktor Keberhasilan, atau Hasil yang Diharapkan.
Diagram untuk Faktor Spesifik
Diagram di bawah ini menampilkan kinerja faktor spesifik dan subjek evaluasi.
Keselarasan: Hubungkan Hasil Evaluasi dengan Kartu Skor Lainnya
Dengan kartu skor evaluasi, kami menilai kondisi saat ini dari subjek evaluasi berdasarkan kriteria/faktor yang telah ditetapkan. Untuk meningkatkan pengambilan keputusan dan pelaksanaan strategi secara umum, penting untuk mengintegrasikan hasil evaluasi ke dalam kartu skor strategi dan fungsional.
Sebagai contoh, kita dapat membuat kartu skor evaluasi untuk memvalidasi bahwa semua pihak ketiga (subjek evaluasi) mematuhi persyaratan kepatuhan tertentu (faktor evaluasi). Skor keseluruhan dari kartu skor tersebut dapat digunakan sebagai input untuk indikator “Skor Kepatuhan Mitra Keseluruhan” pada kartu skor Kepatuhan.
Untuk menyelaraskan dua kartu skor:
- Pilih item sumber dan salin ke clipboard.
- Beralih ke kartu skor tujuan; pilih item induk dan tempel dari clipboard.
Perangkat lunak akan menawarkan beberapa opsi untuk menyelaraskan dua kartu skor.
Kesimpulan
Kami membahas cara mengotomatiskan evaluasi kinerja di BSC Designer. Prosesnya dapat disajikan dalam langkah-langkah utama berikut:
- Buat kartu skor evaluasi dengan subjek evaluasi dan faktor evaluasi.
- Tangkap data kuantitatif (skor) dan kualitatif (umpan balik, rencana perbaikan) dari waktu ke waktu.
- Visualisasikan evaluasi pada dasbor.
- Gunakan output evaluasi untuk kartu skor lainnya.
Untuk menerapkan kartu skor evaluasi dalam pengadaan dan manajemen vendor, lihat bagaimana perangkat lunak kartu skor pemasok mengorganisasi kriteria, skor, dan tindakan perbaikan.
Gunakan Template Kartu Skor Evaluasi
BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:
- Daftar untuk rencana gratis di platform.
- Gunakan template
Kartu Skor Evaluasi sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya. - Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.
Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.