Pelajari cara merancang dasbor kinerja untuk mendukung pengambilan keputusan, memvisualisasikan tren, mengidentifikasi kesenjangan kinerja, dan pada akhirnya mengatasi masalah keterlibatan dalam perencanaan strategis.
Kartu Skor Strategi Layanan Pelanggan. Dasbor sebagai Tampilan Tingkat Tinggi dari Strategi
Dalam perencanaan strategis, kita berhadapan dengan berbagai kompleksitas – dari banyaknya strategi dan kartu skor fungsional hingga tujuan bisnis hierarkis, inisiatif, risiko, dan indikator kinerja utama (KPI). Kita memerlukan semua komponen ini untuk secara efektif melakukan dekomposisi berbasis nilai dan menangkap semua detail yang diperlukan. Ketika datang pada pelaksanaan strategi, tampilan tingkat tinggi yang disediakan oleh dasbor bisnis sama pentingnya dengan detail mendasar. Mari kita mulai dengan beberapa praktik terbaik untuk membuat dasbor, kemudian fokus pada dasbor untuk perencanaan strategis.
Mulai dengan Memikirkan Pengguna Sasaran
Sebelum merancang tata letak dasbor tertentu, pertimbangkan pengguna sasarannya.
Merancang dasbor untuk tim operasional yang sarat dengan detail berbeda dari membuat dasbor tingkat tinggi untuk manajemen senior.
Jalan pintasnya adalah memanfaatkan data dari analisis pemangku kepentingan. Periksa pemangku kepentingan internal dan kebutuhan mereka, kemudian fokuskan dasbor pada tujuan, metrik, dan inisiatif yang relevan dengan area tanggung jawab mereka.
Tentukan Cerita Apa yang Ingin Anda Sampaikan dengan Dasbor
Dasbor membantu mengartikulasikan cerita strategi secara visual. Setelah Anda mengidentifikasi pengguna target, pertimbangkan pertanyaan yang mereka ajukan.
Kemungkinan besar, pengguna target tertarik pada metrik penting bagi misi:
- Bagaimana keadaan saat ini?
- Bagaimana keadaan saat ini dibandingkan dengan keadaan sebelumnya atau target?
- Bagaimana data terlihat ketika diakumulasikan per kuartal atau tahun?
Metrik lebih mudah dipahami dalam konteks:
- Bagaimana kinerja metrik dari waktu ke waktu?
- Apa tren yang ada?
Pengguna dasbor perlu mempercayai data:
- Apakah semua metrik sudah diperbarui?
- Apakah data konsisten?
- Apa sumber data?
- Metode pengukuran apa yang digunakan?
Dasbor bukan hanya gambar yang menarik secara visual; mereka dimaksudkan untuk menghasilkan wawasan dan rencana tindakan. Pertanyaan umum yang diajukan pengguna target dalam konteks ini meliputi:
- Apa yang sudah dicapai sejauh ini?
- Apa rencana ke depan?
- Apakah ada inisiatif yang melewati batas waktu?
- Risiko apa yang kita hadapi? Apakah risiko tersebut sudah dikurangi?
Ceritakan Kisah dengan Judul Grafik dan Diagram
Ketika membuat diagram menggunakan alat apa pun, judul dan subjudul standar ditetapkan, seperti “Keterlibatan Pelanggan, %.”
Sebuah diagram yang baik harus menceritakan sebuah kisah, dan judul diagram adalah tempat terbaik untuk melakukannya.
Pertimbangkan untuk menggunakan judul yang lebih deskriptif seperti:
- “Korelasi antara keterlibatan pelanggan dan jumlah agen dukungan”
- “Perubahan musiman dalam keterlibatan pelanggan”
- “Keterlibatan pelanggan berdasarkan kantor”
- “Penurunan keterlibatan pelanggan yang belum dapat kami jelaskan”
Terkadang, filter digunakan untuk memusatkan diagram pada data tertentu. Misalnya, inisiatif dapat difilter berdasarkan tanggal jatuh tempo untuk menampilkan hanya yang mendekati tenggat waktu. Pastikan pengguna diagram dapat melihat filter mana yang diterapkan dan apa artinya. Sekali lagi, judul deskriptif seperti “Inisiatif dengan tanggal jatuh tempo yang mendekat” lebih baik daripada hanya “Inisiatif Kami.”
Buat Menarik Secara Visual
Meskipun subyektif, berikut beberapa praktik umum:
- Kontrol tingkat detail; mulai dengan diagram yang paling penting.
- Batasi desain pada satu layar; hindari pengguliran jika memungkinkan.
- Gunakan spasi antar diagram.
- Walaupun sebagian besar alat memungkinkan kustomisasi warna, menggunakan skema warna standar biasanya terlihat lebih profesional dan jelas.
- Pertimbangkan perangkat target; layar laptop standar, layar smartphone, atau TV pintar memerlukan tata letak bagan yang berbeda.
Perlihatkan Dasbor
Temukan cara yang tepat untuk menampilkan dasbor kepada karyawan Anda:
- Dasbor dengan informasi umum dapat ditampilkan pada layar besar di kantor.
- Dasbor dengan angka kunci dapat ditampilkan di intranet perusahaan.
Dalam BSC Designer, sebuah dasbor dapat dipublikasikan sebagai kode sematan.
Dasbor dalam Perencanaan Strategis Berbeda
Ada banyak alat untuk visualisasi data, seperti Microsoft Power BI, Tableau, Qlik, dan Google Data Studio. Meskipun ini adalah alat yang sangat baik untuk memvisualisasikan data, alat perencanaan strategis khusus biasanya melakukan pekerjaan yang lebih baik karena mereka dilengkapi untuk memvisualisasikan data yang relevan dengan perencanaan strategis.
Integrasi Tanpa Hambatan dalam Proses Perencanaan Strategis
Kartu skor strategi yang khas mencakup tiga komponen utama:
- Tujuan
- Indikator atau metrik
- Inisiatif atau rencana aksi
Dasbor adalah versi yang disederhanakan dan teragregasi dari kartu skor strategi yang kompleks. Pastikan bahwa pengguna dasbor Anda dapat menggali data pendukung dengan mengklik diagram. Dalam pengertian ini, dasbor yang dibuat dalam perangkat lunak perencanaan strategis memiliki keunggulan karena terintegrasi tanpa hambatan dengan proses perencanaan strategis.
Lacak Kinerja Terkemuka dan Tertinggal
Dalam perencanaan strategis, terdapat metrik terkemuka dan tertinggal. Metrik terkemuka terkait dengan faktor keberhasilan dan aktivitas, sedangkan metrik tertinggal terkait dengan hasil.
Saat mengomunikasikan kinerja melalui dasbor, pastikan kejelasan mengenai jenis kinerja yang divisualisasikan:
- Terkemuka
- Tertinggal
- Atau baik terkemuka maupun tertinggal dalam grafik yang sama untuk membandingkan upaya dengan hasil
Inisiatif pada Dasbor
Mirip dengan tugas dalam pengelolaan proyek, inisiatif dalam perencanaan strategis menjelaskan bagian aksi dari strategi. Gunakan bagan Gantt untuk memvisualisasikan inisiatif dan hubungan antar inisiatif tersebut.
- Daftar inisiatif yang ada, statusnya, dan kemajuan yang selaras dengan KPI.
- Daftar risiko yang terkait dengan tujuan dan estimasi risikonya.
Dasbor vs. Peta Strategi
Peta strategi adalah diagram yang digunakan secara eksklusif dalam perencanaan strategis. Berbeda dengan dasbor yang berfokus pada data, area aplikasi dari peta strategi adalah tujuan dan hubungan sebab-akibat di antara mereka.
Peta strategi adalah pilihan yang lebih disukai ketika mendiskusikan dan berbagi ide-ide kunci dari sebuah strategi. Kami membandingkan dasbor dan peta strategi dalam salah satu artikel kami sebelumnya.
Contoh Dasbor
Berikut adalah beberapa contoh dasbor yang dapat Anda temukan dalam templat yang tersedia di BSC Designer.
Dasbor Layanan Pelanggan
Dasbor layanan pelanggan dirancang untuk menampilkan inisiatif peningkatan saat ini dan dampaknya terhadap tingkat resolusi kontak pertama, sebuah metrik kunci.
- Diagram waktu menampilkan evolusi indikator, target mereka, dan nilai maksimum selama periode pelaporan
- Diagram metrik kunci menampilkan keadaan saat ini dari dua indikator terpenting (lihat “Tingkat resolusi kontak pertama”)
- Indikator KPI menampilkan kinerja terkini dari keseluruhan kartu skor (lihat “Kartu Skor Berimbang Layanan Pelanggan”) serta dinamikanya
- Diagram Inisiatif mencantumkan semua inisiatif aktif, status, dan anggarannya
- Diagram Risiko menampilkan risiko aktif dan statusnya
- Diagram Gantt menunjukkan hubungan antara inisiatif yang direncanakan
- Diagram pengukur (lihat “Kepadatan agen”) menunjukkan keadaan saat ini dari indikator pada skala pengukuran yang ditentukan”
Customer Service Strategy Scorecard. Contoh Dasbor Keamanan Siber
Kartu skor keamanan siber menampilkan dua dasbor. Yang pertama adalah Dasbor Indeks Risiko, yang:
- Menampilkan evaluasi indeks risiko berbobot dari waktu ke waktu
- Menyediakan detail tentang risiko yang dikategorikan berdasarkan tingkat keparahan: rendah, sedang, penting, dan kritis
- Menunjukkan bobot dari setiap faktor dalam indeks berbobot
Cybersecurity Scorecard. Dasbor kedua berfokus pada Indeks Kepatuhan Keamanan Data:
- Dasbor menampilkan diagram ikhtisar KPI yang menunjukkan perkembangan indeks kepatuhan dari waktu ke waktu
- Termasuk beberapa diagram pengukur yang menampilkan kinerja komponen indeks
Cybersecurity Scorecard. Dasbor Kartu Skor Kualitas
Dasbor ini menampilkan:
- Tiga metrik kunci
- Jumlah keluhan per periode dengan garis tren
- Bagan Gantt yang menggambarkan ketergantungan antara inisiatif
- Bagan yang mencantumkan inisiatif dan risiko.
Kartu Skor Kualitas.
Pelajari Cara Mengotomatisasi Dasbor di BSC Designer
Manual pengguna perangkat lunak mencakup video tutorial yang menjelaskan mekanika utama menggunakan dasbor di BSC Designer.
Berikut adalah ringkasan cepat:
- Ada dasbor global yang merangkum dan memvisualisasikan data dari semua kartu skor milik pengguna.
- Ada dasbor lokal yang spesifik untuk strategi tertentu atau kartu skor fungsional.
- Dalam satu kartu skor, Anda dapat memiliki banyak dasbor.
- Sebuah dasbor dapat ditandai sebagai ramah seluler, memprioritaskannya untuk pengguna smartphone.
- Anda dapat menyimpan tata letak diagram sebagai template dan menggunakannya kembali untuk dasbor lain.
Di dalam sebuah dasbor:
- Sesuaikan judul dan subjudul.
- Telusuri lebih dalam ke data pendukung dengan mengklik dasbor.
- Masukkan data langsung ke dalam diagram dengan daftar indikator.
Diskusi dan Presentasi:
- Administrator dapat mengatur akses ke dasbor tertentu untuk pengguna akun mereka.
- Pengguna dapat memberikan tautan langsung ke dasbor untuk dibuka oleh orang lain.
- Anda dapat menyematkan dasbor untuk ditampilkan di jaringan internal Anda.
- Ekspor dasbor sebagai gambar untuk digunakan dalam presentasi.
Apa pengalaman Anda dalam menggunakan dasbor bisnis untuk perencanaan strategis? Jangan ragu untuk berbagi pendapat Anda tentang topik ini di komentar.
Alexis Savkin adalah seorang Arsitek Strategi dan pendiri BSC Designer, sebuah platform perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti utamanya. Ia membantu organisasi menerjemahkan strategi menjadi tujuan yang terukur, KPI, dan inisiatif. Alexis adalah pencipta Kanvas Pelaksanaan Strategi, penulis lebih dari 100 artikel tentang strategi dan pengukuran kinerja, serta pembicara tetap.