Artikel ini berfokus pada studi kasus perusahaan Meksiko GB PLUS, S.A. DE C.V. Perusahaan ini beroperasi di industri pembiayaan diskon gaji. Mereka menjual pinjaman tunai, elektronik, dan usaha bisnis baru kepada personel yang disindikasi yang bekerja untuk pemerintah federal dan negara bagian di Meksiko, dan dibayar melalui potongan pada gaji mereka. 
Mulai Proses Implementasi. Siapa yang Bertanggung Jawab?
José Ricardo Zea Grayeb adalah pelatih tim kualitas yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan Kartu Skor Berimbang di perusahaan melalui pengenalan BSC Designer. Perusahaan memutuskan untuk menarik penasihat eksternal. Namun, pada saat yang sama mereka berusaha melakukan segala yang mereka bisa dengan menggunakan sumber daya manusia internal. Jadi, sebuah tim khusus dibentuk untuk menyampaikan tujuan bisnis menjadi indikator. Tim ini bertanggung jawab atas perencanaan strategis, menetapkan tujuan mereka sendiri, dan pemimpin tim bertanggung jawab untuk mengubah tujuan tersebut menjadi indikator. Seperti yang telah disebutkan di atas, perusahaan dibantu oleh konsultan eksternal untuk tetap fokus dengan pandangan dari luar.
Perlu disebutkan bahwa menarik penasihat eksternal dalam implementasi Kartu Skor Berimbang cukup populer. Faktanya, statistik menunjukkan bahwa hanya sedikit perusahaan yang benar-benar berhasil mengimplementasikan Kartu Skor Berimbang tanpa bantuan profesional.
Seperti yang diketahui, implementasi Kartu Skor Berimbang membutuhkan dukungan teknis yang tepat dan solusi perangkat lunak. Untungnya, GB PLUS memiliki departemen TI sendiri yang memberikan dukungan yang tepat kepada tim BSC dan personel perusahaan. Namun, perusahaan tetap harus menggunakan outsourcing kadang-kadang. Pada saat yang sama, mereka memiliki spesialis TI berkualifikasi sendiri yang mengembangkan perangkat lunak dan utilitas.
Lingkup Implementasi
Diketahui bahwa beberapa perusahaan lebih memilih untuk mengimplementasikan Kartu Skor Berimbang pada tingkat perusahaan, sementara yang lain memilih untuk memulai dengan departemen atau unit bisnis. GB PLUS memutuskan untuk memulai pada tingkat perusahaan. Implementasi Kartu Skor Berimbang dimulai dengan CEO dan manajemen puncak. Kemudian prosesnya turun ke tingkat yang lebih rendah dalam struktur organisasi. Spesialis perusahaan memperkirakan bahwa mereka membutuhkan waktu sebulan untuk menyebarkan BSC di seluruh organisasi. GB PLUS menggunakan skema yang cukup menarik tentang bagaimana Kartu Skor Berimbang bekerja. Sebagian besar karyawan perusahaan adalah operatif lapangan (tenaga penjualan). Jadi, mereka merupakan sumber informasi utama. Gudang dan departemen lainnya juga menyediakan informasi kepada manajemen puncak perusahaan yang diproses secara otomatis oleh solusi perangkat lunak. Kemudian, informasi ini masuk ke dalam sistem BSC. Perlu dicatat bahwa ini adalah cara yang sangat populer untuk mengumpulkan informasi, karena karyawan biasa, manajer lini depan, dan tenaga penjualan selalu memiliki informasi yang akurat tentang proses internal dan eksternal, kebutuhan pelanggan, masalah di dalam dan di luar perusahaan, dll.
Pemeliharaan Kartu Skor Berimbang. Perencanaan Strategis. Peran Kartu Skor Berimbang dalam Perusahaan
GB PLUS telah melaporkan bahwa konsep Kartu Skor Berimbang dan BSC Designer membantu perusahaan untuk berhenti sekadar “melakukan pekerjaan.” Ini membantu memfokuskan pada hal yang sebenarnya penting dan menemukan akar permasalahan. Dengan Kartu Skor Berimbang, strategi diformalkan berdasarkan masalah dan operasi saat ini. Faktanya, ini adalah hal terbaik yang dapat dilakukan Kartu Skor Berimbang dengan perusahaan. Ini mengubah pendekatan dan sikap. Jika Kartu Skor Berimbang menjadi bagian dari rutinitas sehari-hari perusahaan, itu berarti BSC benar-benar berfungsi. Jika strategi menjadi perhatian semua orang, ada alasan kuat untuk berharap bahwa tujuan strategis akan tercapai. Dengan demikian, Kartu Skor Berimbang bukan sekadar mainan di tangan manajer puncak, tetapi alat yang efektif untuk manajemen strategis yang digunakan oleh semua orang di perusahaan.
Monitoring Aktivitas Bisnis
Seperti yang telah disebutkan di atas, Kartu Skor Berimbang tidak hanya mengubah strategi menjadi tindakan tetapi juga membantu mengumpulkan informasi tentang aktivitas dan masalah bisnis. Di GB PLUS, Kartu Skor Berimbang sedang diterapkan pada tahap awal, sehingga mereka belum memiliki kesempatan untuk mengujinya. Pada saat yang sama, manajemen puncak perusahaan dan karyawan melakukan segala kemungkinan agar kartu skor berimbang berfungsi sebagai alat untuk mengumpulkan informasi dan memonitor aktivitas bisnis. Salah satu tujuan utama perusahaan adalah menyediakan kepada investor, direktur, manajer, dan karyawan representasi visual dari sistem manajemen yang terhubung dengan semua sumber informasi. Terkadang, sangat sulit bagi karyawan biasa untuk memahami strategi perusahaan. Terjadi bahwa investor dan pemilik perusahaan selalu ingin mengetahui apa yang terjadi di perusahaan. Kartu Skor Berimbang adalah solusi sempurna dalam hal ini, karena menyediakan semua pengguna dengan informasi yang akurat dan dapat diandalkan tentang proses internal dan eksternal perusahaan, serta kemajuannya dalam mencapai tujuan.
Pengukuran Indikator Proses Internal
Tujuan utama dari Kartu Skor Berimbang GB PLUS terkait dengan departemen akuntansi untuk mengontrol dan menindaklanjuti anggaran. Ide paling penting kedua adalah melihat seberapa efektif proses internal, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada kepuasan pelanggan, sehingga perusahaan melakukan segala kemungkinan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Contoh ini menjelaskan efisiensi Kartu Skor Berimbang. Peta strategi terdiri dari ukuran dan tujuan yang dihubungkan oleh hubungan sebab dan akibat. Jadi, untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan membuat mereka membeli lebih banyak dari perusahaan, perbaikan tertentu perlu dilakukan pada proses internal perusahaan. Terkadang perlu untuk mendidik personel, memperoleh keterampilan dan pendekatan baru, serta mengubah cara bisnis dilakukan. Pelanggan adalah nilai tertinggi bagi bisnis mana pun. Dan hanya melalui kepuasan dan loyalitas pelanggan, penjualan dapat ditingkatkan dan hasil keuangan yang lebih baik dapat diperoleh.
BSC Designer Digunakan untuk Proses Pendidikan dan Pertumbuhan
GB PLUS berhasil menggunakan BSC Designer untuk mengukur manajemen sumber daya manusia, efisiensi sistem kompensasi, dan sesi pelatihan. Perusahaan membutuhkan banyak pengembangan organisasi dan GB PLUS bermaksud menggunakan BSC Designer untuk meningkatkan efisiensi personel, terutama dalam manajemen sumber daya manusia. Mereka harus memantau semua proses pelatihan dan kebijakan kompensasi karena mereka membayar komisi kepada tenaga penjualan. Jadi, kinerja penjualan mereka harus dikendalikan untuk menghitung jumlah bonus. Perlu disebutkan bahwa Kartu Skor Berimbang tidak akan berfungsi tanpa personel yang termotivasi. Motivasi bisa berbeda di perusahaan yang berbeda. Namun demikian, sistem penghargaan dan bonus yang komprehensif adalah suatu keharusan. Orang-orang perlu memahami mengapa mereka harus menggunakan Kartu Skor Berimbang dan manfaat apa yang mereka dapatkan secara pribadi.
Harapan terhadap Kartu Skor Berimbang di perusahaan
Manajer GB PLUS mengakui bahwa mereka mengharapkan untuk mendapatkan kembali stabilitas, meningkatkan keuntungan, dan berkembang lebih lanjut. Tujuan utama perusahaan adalah untuk dapat mengetahui apa yang mereka lakukan secara real-time. Karena mereka dapat melacak kinerja, mereka dapat menawarkan informasi tersebut kepada investor yang senang mengetahui apa yang terjadi dengan perusahaan tempat mereka berinvestasi. Dengan cara ini, investor merasa aman dan terlindungi. Perusahaan berencana menggunakan solusi berbasis web untuk menawarkan informasi kepada semua pihak yang berkepentingan.
Pengalaman dengan Kartu Skor Berimbang dan BSC Designer
Linimasa
Perusahaan menetapkan linimasa 90 hari untuk uji coba dan kemudian 60 hari lagi untuk menghubungkan sumber informasi mereka dan menerbitkan data BSC di situs web mereka. GB PLUS sedang dalam fase persiapan sekarang, jadi mereka belum memiliki gambaran lengkap mengenai kebutuhan teknis. Sementara itu, perusahaan sudah menggunakan Perangkat Lunak Akuntansi serta aplikasi evaluasi kredit yang akan dilampirkan ke BSC. Semuanya dilakukan dengan SQL. Perusahaan menjaga hubungan dekat dengan pemasok, sehingga masalah dapat diselesaikan segera setelah terjadi.
Peta Strategi
GB PLUS sedang menyelesaikan peta strategi mereka dan mereka berencana untuk menggunakan BSC Designer untuk melacak semuanya. Perusahaan telah mengembangkan indikatornya sendiri, jadi tidak ada KPI yang diimpor. Semua informasi kami disiapkan sesuai permintaan oleh departemen yang bertanggung jawab saat ini, tetapi mereka perlu mengubah ini karena merupakan proses yang lambat dan tidak tepat serta informasinya seringkali sudah usang atau agak tidak dapat diandalkan.
Laporan dan Kartu Skor Berimbang
GB PLUS menggunakan laporan Excel dan Power Point, tetapi manajemen perusahaan ingin perbaikan dalam proses pelaporan. Perusahaan belum menggunakan kemampuan pelaporan dari BSC Designer dan mereka tidak memiliki pengalaman dalam menggunakan rumus khusus. GB PLUS memilih BSC Designer karena memiliki kemampuan tersebut dan itulah yang mereka cari. Manajemen perusahaan menyadari bahwa Kartu Skor Berimbang akan menjadi tidak berguna jika informasi tidak dapat diakses secara real-time. BSC Designer menjadi pilihan yang baik untuk GB PLUS karena menawarkan akses informasi tepat waktu dan memiliki sistem pelaporan yang sangat baik. Ini membuat pengambilan keputusan manajerial menjadi lebih mudah. Kesimpulannya, dari studi kasus ini jelas bahwa GB PLUS memahami manfaat dari Kartu Skor Berimbang dan BSC Designer. Perusahaan baru saja memulai langkah pertama dalam implementasi BC dan sudah mencapai beberapa hasil positif.
Lebih Banyak Studi Kasus dengan Klien yang Berbasis di Meksiko
- Kami menggunakan BSC Designer untuk mengukur dan melaporkan KPI dan Kartu Skor Berimbang. Alberto Torres, Manajemen Proyek, UAEM, Toluca, Meksiko;
- Ivan Rivera, PMP, Manajer Proyek, Meksiko menggunakan BSC Designer untuk mengidentifikasi proyek mana yang berkontribusi terhadap pencapaian visi dan misi bisnis;
- Ricardo Zea Grayeb, CFG SAPI DE CV, Xalapa, Veracruz, Meksiko menggunakan BSC Designer untuk melacak kinerja dan kualitas secara visual;
Lebih Banyak Contoh Kartu Skor Berimbang
BSC Designer adalah perangkat lunak pelaksanaan strategi yang meningkatkan perumusan dan pelaksanaan strategi melalui KPI, peta strategi, dan dasbor. Sistem penerapan strategi kami yang dipatenkan membimbing perusahaan dalam penerapan praktis dari perencanaan strategis.