Seorang produsen minuman menggantikan laporan Excel yang tersebar dengan sistem KPI bersama, pertama di tim kualitas dan kemudian di seluruh pabrik, menggunakan integrasi ERP dan kasus ROI yang jelas untuk membenarkan perubahan tersebut.
Implementasikan Sistem KPI dalam Manufaktur Minuman: Fakta Utama
Sebelum
Departemen melacak metrik dalam file Excel terpisah dengan definisi yang berbeda, dan para manajer menghabiskan waktu berjam-jam untuk menggabungkan laporan.
Setelah
Tim menggunakan platform KPI bersama yang terhubung ke data ERP dengan definisi yang sama dan bukti yang dilampirkan pada setiap KPI.
Memiliki laporan KPI berbasis Excel atau kartu skor departemen? Bagikan dengan tim BSC Designer untuk menguji bagaimana pelacakan KPI dapat beralih dari spreadsheet yang tersebar ke sistem pelaksanaan strategi yang terhubung.
Mulailah dengan satu departemen, validasi pendekatan, dan gunakan hasilnya sebelum peluncuran yang lebih luas.
Profil Perusahaan: Perusahaan Manufaktur Minuman
Kasus ini menjelaskan produsen minuman yang berbasis di AS yang memproduksi minuman untuk pelanggan ritel utama dan klien regional dari satu fasilitas produksi.
Perusahaan ini mempekerjakan sekitar 230 orang dan memproduksi kurang lebih 90 juta galon per tahun. Bahan baku tiba di pabrik, minuman diproduksi di lokasi, dan barang jadi dikirim ke seluruh negeri.
Tantangan Utama: Definisi KPI Bersama dan Kesiapan Audit
Perusahaan memiliki data produksi, data pengiriman, dan data kualitas. Masalahnya adalah setiap departemen melacak kinerja secara berbeda, yang membuat pelaporan di seluruh perusahaan menjadi tidak andal.
- Metode pelacakan KPI yang berbeda. Departemen menggunakan spreadsheet atau laporan mereka sendiri.
- Tidak ada definisi bersama. Metrik yang sama memiliki arti yang berbeda di tim yang berbeda.
- Pelaporan manual. Manajer menghabiskan waktu berjam-jam untuk menggabungkan file Excel setiap bulan.
- Kesenjangan kesiapan audit. Bukti untuk metrik kualitas disimpan terpisah dari laporan KPI.
Situasi tersebut dirangkum oleh klien:
“Setiap departemen dalam suatu cara melacak hal-hal tertentu, tetapi secara perusahaan kami tidak memiliki visibilitas atas metrik semua orang.”
Laksanakan pilot di Departemen Kualitas dan Susun business case
Perusahaan memulai dengan satu departemen untuk membuktikan nilai sebelum meluncurkan sistem secara lebih luas. Tim kualitas dipilih karena memiliki metrik yang jelas, audit yang sering, dan beban kerja pelaporan yang tinggi.
Selama pilot, para manajer perlu menjelaskan kepada pimpinan bagaimana perubahan tersebut akan memengaruhi biaya, waktu, dan risiko. Tim menggunakan kalkulator ROI BSC Designer sebagai contoh model, lalu mengukur penghematan di lingkungan mereka sendiri untuk memvalidasi angka-angkanya. Area yang menjadi fokus adalah:
- Waktu pelaporan. Jam yang dihabiskan untuk menyiapkan dan memeriksa spreadsheet, diukur setidaknya 7 jam per karyawan kualitas per minggu.
- Biaya kesalahan. Pengerjaan ulang yang disebabkan oleh angka yang tidak konsisten.
- Persiapan audit. Waktu yang dihabiskan untuk mengumpulkan dokumen untuk tinjauan pelanggan atau kualitas.
Pilot menunjukkan perbaikan yang praktis.
- Definisi KPI bersama. Departemen melaporkan metrik yang sama dengan cara yang sama.
- Pengurangan waktu pelaporan. Waktu persiapan spreadsheet di tim kualitas turun sekitar 70-80%.
- Kesiapan audit yang lebih baik. Waktu yang dibutuhkan untuk menemukan bukti pendukung turun sekitar 90%, dan survei internal mengonfirmasi tingkat keyakinan yang lebih tinggi terhadap kesiapan audit.
- Koordinasi yang lebih baik. Produksi, logistik, dan kualitas menggunakan angka yang sama.
Hasil terukur ini membantu para manajer menyampaikan alasan yang jelas untuk memperluas sistem.
Setelah pilot menunjukkan hasil yang jelas, pendekatan yang sama digunakan di logistik, produksi, dan pemeliharaan. Kartu Skor untuk departemen-departemen ini dihubungkan menggunakan fungsionalitas keselarasan dari platform sehingga manajemen dapat melihat bagaimana hasil departemen mendukung tujuan perusahaan.
Pelaporan Kinerja Berbasis Bukti
Tim kualitas menyimpan bukti seperti laporan inspeksi, catatan, atau daftar periksa yang dipindai di folder terpisah dan rangkaian email. Menemukan versi yang benar selama audit sulit dan memakan waktu.
Sebuah kerangka kerja bukti ditetapkan untuk setiap KPI sehingga tim mengetahui dokumen apa yang diperlukan, apa yang bersifat opsional, dan kapan bukti harus diunggah sebelum pembaruan KPI diterima.
Hal ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen dan meningkatkan keyakinan terhadap hasil yang dilaporkan.
Hubungkan KPI ke Data ERP
Perusahaan mengekspor data operasional dari sistem ERP-nya ke file CSV dan menggunakan ekspor tersebut dalam spreadsheet departemen. File yang sama digunakan untuk mengisi kartu skor KPI selama pilot. Perbaikan berikut memungkinkan integrasi yang lebih stabil:
- Hubungkan database secara langsung. Tabel pelaporan ditautkan sehingga nilai KPI berasal langsung dari sumber data yang terkontrol.
- Gunakan integrasi API. Pembaruan otomatis dikonfigurasi sehingga data ERP memasok KPI tanpa langkah manual.
Pendekatan ini memungkinkan sistem KPI bekerja dengan sumber data yang ada tanpa mengubah cara transaksi ERP dicatat.
Cara Membenarkan Peralihan dari Excel ke Platform KPI
Salah satu langkah kunci dalam kasus ini adalah proyek percontohan bersama departemen kualitas yang membantu mengkuantifikasi hasil dan penghematan yang diharapkan serta memberi manajemen puncak alasan yang jelas untuk beralih dari spreadsheet. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti organisasi lain:
- Mulailah dengan satu departemen. Pilih departemen dengan metrik yang jelas dan beban kerja pelaporan.
- Ukur waktu yang dihemat dan lebih sedikit kesalahan. Gunakan kalkulator ROI untuk memperkirakan dampak finansial.
- Hubungkan data secara bertahap. Mulailah dengan ekspor, lalu otomatisasikan dengan integrasi API.
- Gunakan BSC Designer sebagai platform KPI. Ini menyediakan pelacakan KPI yang terstruktur, tautan bukti, dan keselarasan lintas departemen tanpa menggantikan sistem yang sudah ada.
BSC Designer adalah perangkat lunak pelaksanaan strategi dengan Kartu Skor Berimbang sebagai inti. Perangkat ini membantu organisasi mengubah rencana strategis menjadi arsitektur strategi yang terhubung dengan menyelaraskan tujuan, KPI, Inisiatif, risiko, dan Peta Strategi dalam satu tempat. sistem penerapan strategi kami menjelaskan cara menerapkan strategi dalam praktik, dan templat lokakarya pelaksanaan strategi membantu tim menerapkannya dalam sesi strategi internal.