Penerapan Analisis Pareto dalam Perencanaan Strategis

Gunakan template yang dibahas dalam artikel ini untuk melakukan analisis Pareto untuk strategi. Fokuskan upaya pelaksanaan pada tujuan strategis dan indikator kinerja sesuai dengan bobot mutlaknya.

Berikut adalah topik utama dari artikel ini:

• Pendahuluan – analisis Pareto dan strategi.
• Template – analisis Pareto pada Peta Strategi
• Data Keras – analisis Pareto kuantitatif berdasarkan bobot mutlak
• Kekurangan – empat risiko menggunakan prinsip “80/20”

Analisis Pareto dan Strategi

“Inti dari strategi adalah memilih apa yang TIDAK dilakukan.¹“

Michael Porter

Jika kita melihat lingkungan bisnis di mana sebagian besar organisasi bekerja, pernyataan Porter tentang strategi akan sangat masuk akal:

• Hipotesis strategis yang mungkin tampak tidak terbatas, sementara
• Sumber daya dari setiap organisasi memiliki batas

Strategi yang baik adalah banyak hal, dan salah satunya adalah memahami prioritas kita. Kita tidak memiliki sumber daya di mana-mana; organisasi yang sukses harus fokus mendalam pada beberapa tema penting.

Analisis Pareto dapat membantu kita untuk fokus pada beberapa hal kritis yang menjanjikan untuk menghasilkan sebagian besar manfaat.

Atau, sebaliknya, menangani beberapa tantangan yang menyebabkan sebagian besar masalah kita.

Ini menempatkan analisis Pareto dalam sektor analisis strategi dari diagram ekosistem kerangka kerja. Sebagian besar faktor yang dianalisis diproyeksikan pada sumber daya organisasi, dengan analisis terbatas terhadap faktor eksternal. Dalam hal ini, analisis Pareto mengkhususkan diri dalam dekomposisi berdasarkan faktor internal dan ditempatkan dalam segmen diagram yang sesuai.

Template: Analisis Pareto pada Peta Strategi

Pada tabel perbandingan kerangka perencanaan strategis, kami mengkategorikan Analisis Pareto sebagai alat perumusan strategi. Mari kita lihat bagaimana kita dapat menerapkan analisis Pareto (atau cukup aturan 80/20) pada berbagai aspek strategi organisasi.

• Kami akan menggunakan perspektif dari peta strategi sebagai template awal
• Dalam setiap perspektif, kami akan memetakan contoh-contoh tantangan
• Dengan setiap tantangan, kami akan menyelaraskan sebuah pertanyaan panduan 80/20

Sumber: Pareto Analysis Template.

Keuangan

• Apa yang membuat kita lebih banyak uang? Apa 20% produk/layanan yang menyumbang 80% dari keuntungan?
• Apa yang menyebabkan kerugian terbesar bagi kita? Apa 20% dari aktivitas yang menyebabkan 80% dari kerugian?

Layanan Pelanggan

• Pelanggan mana yang harus menjadi fokus? Pelanggan 20% mana yang menghasilkan 80% pendapatan?
• Profil mitra seperti apa yang harus kita cari? Siapa 20% dari mitra yang menghasilkan 80% pendapatan bagi kita?

Internal

• Apa prioritas kita dalam strategi produk? Fungsi 20% mana yang digunakan oleh 80% dari klien?
• Kesalahan apa yang harus kita perbaiki sebagai prioritas? Fungsi 20% mana yang menghasilkan 80% dari keluhan?
• Bagaimana kita harus menyesuaikan manajemen bakat? Pegawai 20% mana yang menghabiskan 80% waktu manajer? Pegawai 20% mana yang menghasilkan pendapatan terbanyak?

Pembelajaran dan Pertumbuhan

• Pelatihan apa yang harus kita ulangi? Apa 20% dari kegiatan pembelajaran yang membawa 80% pengetahuan kepada tim?
• Infrastruktur apa yang harus kita kembangkan? Apa 20% dari infrastruktur yang memungkinkan kita mendapatkan 80% manfaat?
• Di mana upaya inovasi harus difokuskan? Apa 20% dari sistem bisnis yang menghasilkan 80% wawasan berguna? Siapa 20% dari staf yang menghasilkan 80% ide inovatif yang terbukti berhasil?

Apa yang harus dilakukan dengan peta ini?

• Ubah tantangan menjadi tujuan bisnis yang lebih spesifik
• Cari indikator kinerja untuk mengukur tantangan dengan tepat
• Tambahkan inisiatif dan rencana aksi

Lakukan Analisis Pareto Kuantitatif untuk Kartu Skor Strategi

Hasil analisis Pareto sering kali disajikan pada diagram di mana penyebab dikorelasikan dengan efek. Mari kita gunakan dukungan pelanggan untuk solusi SaaS sebagai contoh.

Apa alasan orang menghubungi dukungan pelanggan?

• Meminta kode sementara – 40%
• Pertanyaan tentang kehilangan kata sandi – 20%
• Butuh bantuan untuk melakukan pemesanan – 13%
• Meminta untuk menjadwalkan panggilan langsung – 10%
• Beberapa fungsi tidak berfungsi seperti yang diharapkan – 7%
• Menanyakan tentang kemitraan – 5%
• Pertanyaan lain – 5%

Beban dukungan pelanggan yang lebih tinggi mengakibatkan biaya yang lebih tinggi bagi bisnis. Apa yang bisa kita lakukan tentang ini? Kita bisa menyortir kasus-kasus ini berdasarkan frekuensi kemunculannya dan menyajikannya pada diagram. Dalam hal ini, analisis Pareto akan memberi tahu kita bahwa kita perlu fokus pada masalah kode sementara terlebih dahulu.

Mirip dengan diagram sebab/akibat, kita dapat menganalisis kartu skor strategi dan tujuan/indikatornya berdasarkan berat absolut elemen dan kinerja elemen tersebut.

Dengan berat absolut, yang kami maksud adalah pentingnya item yang dihitung secara rekursif menggunakan informasi tentang bobot relatif elemen di setiap tingkat.

Kinerja dari tujuan atau indikator dihitung menggunakan nilai saat ini dan beberapa skala referensi.

Mirip dengan diagram Pareto klasik, kita dapat menyortir tujuan/indikator berdasarkan berat absolut mereka, sehingga membuat prioritas menjadi lebih jelas.

Kemenangan terbesar akan dicapai untuk item dengan berat absolut tertinggi (=dampak tertinggi pada kinerja keseluruhan) dan kinerja terendah (=ada ruang untuk perbaikan).

Jika Anda menggunakan perangkat lunak otomatisasi seperti BSC Designer kami, maka menemukan item-item tersebut akan menjadi tugas yang mudah.

Mari kita ambil Kartu Skor Layanan Pelanggan sebagai contoh.

• Di sini kami memiliki indikator “Jam pelatihan agen” yang, menurut analisis “Berat Absolut”, memiliki salah satu dampak tertinggi pada kinerja kartu skor secara keseluruhan.

• Juga, melihat data kinerjanya, kita dapat melihat bahwa kinerja saat ini rendah, dan ada ruang untuk perbaikan.

Dalam kasus ini, saya akan mengatakan bahwa manajer perlu fokus terlebih dahulu pada investasi dalam pelatihan agen.

Risiko dan Kerugian Analisis Pareto

Kita telah membahas keuntungan dari analisis Pareto, sekarang mari kita bicarakan risiko yang mungkin terjadi:

Risiko 1. Pemikiran Jangka Pendek

Kita berisiko mengembangkan pemikiran jangka pendek.

Sebagai contoh, beberapa upaya inovasi memerlukan waktu. Dengan menerapkan aturan 20/80, kita mungkin menciptakan lingkungan di mana hanya inovasi dengan siklus hasil investasi yang pendek yang akan disetujui. Dalam konteks inovasi, kerangka yang lebih tepat adalah Tiga Horizon.

Risiko 2. Estimasi Subjektif

Usaha dan hasil sebagai estimasi subjektif.

Kami membuat perkiraan terdidik dengan mengatakan bahwa “80% pendapatan dihasilkan oleh 20% karyawan” – alat penagihan tidak memperhitungkan banyak nuansa. Mirip dengan matriks prioritas, kami hanya dapat menyiratkan apa yang mendesak dan apa yang penting, mungkin tidak.

Risiko 3. Analisis Akar Penyebab Subjektif

Kami bergantung pada kualitas analisis akar penyebab dan pengalaman tim kami.

Sebagai contoh, 20% dari fitur produk yang menyebabkan 80% dari keluhan mungkin disalahartikan dengan masalah berbeda pada tingkat arsitektur produk.

Risiko 4. 80/20 Tidak Akan Membantu di Tambang Emas

Walaupun distribusi 80/20 mungkin dapat dikonfirmasi, itu tidak otomatis berarti kita tahu cara mengatasinya.

Pikirkan tentang tambang emas, 20% dari upaya mungkin menghasilkan 80% dari hasil, tetapi tidak ada cara sederhana untuk hanya melakukan 20% yang baik. Dalam konteks bisnis, kita mungkin tahu bahwa 80% pendapatan dihasilkan oleh 20% klien profil tinggi, tetapi mungkin tidak ada cara spesifik untuk menjangkau hanya 20% klien profil tinggi tersebut.

Kesimpulan

Analisis Pareto adalah alat prioritas yang mudah digunakan. Jika Anda merasa bahwa strategi Anda memiliki terlalu banyak “prioritas” atau tujuan bisnis yang berbeda, gunakan aturan “80/20” untuk memfokuskan upaya tim Anda pada tantangan yang paling menjanjikan.

Gunakan analisis kuantitatif dari bobot tujuan/indikator dan kinerjanya untuk mendukung temuan Anda dengan data yang kuat.

Gunakan Template Pareto Analysis Template

BSC Designer membantu organisasi mengimplementasikan strategi kompleks mereka:

1. Daftar untuk rencana gratis di platform.
2. Gunakan template Pareto Analysis Template sebagai titik awal. Anda akan menemukannya di Baru > Kartu Skor Baru > Template Lainnya.
3. Ikuti Sistem Penerapan Strategi kami untuk menyelaraskan pemangku kepentingan dan ambisi strategis menjadi strategi yang komprehensif.

Mulailah hari ini dan lihat bagaimana BSC Designer dapat menyederhanakan penerapan strategi Anda!