Gunakan analisis kesenjangan untuk tinjauan rutin proses pelaksanaan strategi Anda: bandingkan realitas vs. ekspektasi dan rencanakan tindakan korektif.
- Pendahuluan: asal konsep, gambar visual
- Template analisis kesenjangan
- Praktik terbaik analisis kesenjangan
- Contoh analisis kesenjangan
Prasyarat: Siapkan Peta Strategi Anda
Dalam artikel ini, kita akan membahas penerapan analisis kesenjangan dalam pelaksanaan strategi. Ini akan relevan untuk organisasi yang:
- Memiliki peta strategi yang dirancang dengan baik dan diturunkan di mana
- Tujuan-tujuannya dikuantifikasi dengan KPI.
BSC Designer untuk akses langsung ke 31 templat kartu skor dan KPI. Asal Usul Konsep “Analisis Celah”
Konsep “analisis celah” tidak dikaitkan dengan penulis atau organisasi tertentu. Bahkan sebuah artikel Wikipedia hanya memberikan gambaran umum tanpa menyebutkan sumber khusus atau teknik yang sudah mapan. Namun, ada beberapa ide yang sama:
- Analisis celah biasanya dirumuskan sebagai analisis perbedaan (celah) antara keadaan saat ini dan keadaan yang diinginkan.
- Analisis ini biasanya terdiri dari pemahaman tentang alasan terjadinya celah dan merumuskan rencana tanggapan.
Apa yang dapat dianalisis? Pada dasarnya, apa saja di mana perusahaan memiliki kepentingan.
Gambaran Visual dari Kesenjangan
Jika Anda ingin memvisualisasikan kesenjangan, maka lihatlah grafik penunjuk khas:
BSC Designer untuk akses langsung ke 31 templat kartu skor dan KPI. Area (delta) antara tanda saat ini dan tanda target adalah kesenjangan yang Anda hadapi.
Template Analisis Kesenjangan
Jika kita harus melakukan analisis kesenjangan untuk suatu proses atau teknologi, maka kita akan mulai dengan:
- Mendeskripsikan situasi saat ini,
- Menemukan poin-poin analisis, dan
- Mengkuantifikasinya
Pada tingkat strategi, kita dapat melewati langkah-langkah ini:
- Poin-poin analisis didefinisikan dengan sempurna – yaitu tujuan bisnis kita.
- Kemungkinan besar, poin-poin tersebut dikuantifikasi dengan metrik terkemuka dan tertinggal
Berikut adalah langkah-langkah analisis kesenjangan ketika diterapkan pada proses eksekusi strategi.
| Langkah Analisis | Deskripsi Langkah | Otomatisasi perangkat lunak |
| 1. Identifikasi Kesenjangan. Tujuan dan statusnya. Pertanyaan yang diajukan: Di mana posisi kita sekarang? | Pilih tujuan pada Peta Strategi. Gunakan indikator yang selaras untuk membandingkan kondisi saat ini (nilai aktual indikator) dan kondisi yang diinginkan (nilai target indikator). | Stop-lights. Peringatan otomatis di BSC Designer. |
| 2. Analisis Akar Penyebab. Analisis kesenjangan. Pertanyaan yang diajukan: Apa alasan terjadinya kesenjangan? | Analisis alasan terjadinya kesenjangan (gali cukup dalam untuk menemukan alasan yang sebenarnya). Catat temuan Anda untuk menyimpan rekaman untuk tinjauan di masa mendatang. | Petakan temuan Anda pada diagram tulang ikan. Di BSC Designer, gunakan peta terpisah. |
| 3. Rencana perbaikan. Aksi korektif. Pertanyaan yang diajukan: Bagaimana kita dapat meningkatkan? | Tentukan rencana respons. Buat tujuan baru untuk Peta Strategi atau tambahkan Inisiatif. | Tambahkan tujuan baru ke Peta Strategi. Gunakan kerangka OKR. |
Fokus Analisis Kesenjangan pada Kesenjangan yang Kurang Diharapkan
Dalam lingkungan bisnis yang berubah, selalu ada terlalu banyak kesenjangan. Fokus pada yang kurang diharapkan.
Sebagai contoh:
- Jumlah prospek berbahasa Brasil 7% lebih banyak dari yang diharapkan – tidak mengejutkan, karena produk sepenuhnya dilokalkan ke dalam bahasa Portugis, dan kami juga memiliki tim lokal di sana.
- Jumlah prospek berbahasa Jepang 7% lebih banyak dari yang diharapkan – hal ini sangat tidak terduga bagi kami, jadi kami harus fokus di sini dan menganalisis alasannya.
Bias Berita Buruk
Karena sifat manusia kita, kita cenderung mengaitkan perubahan positif pada tindakan kita dan perubahan negatif pada fluktuasi acak.
Sebagai contoh:
- Penjualan produk meningkat 10% lebih dari yang diharapkan! Pekerjaan yang hebat! (Ya, tetapi kita lupa tentang pertumbuhan pasar umum sebesar 15%).
- Tampaknya pengunjung kembali ke situs web kita 5% lebih jarang. Ini hanya fluktuasi musiman. (Mungkin tidak, tetapi kita perlu memiliki data untuk memastikan hal ini).
Tidak ada solusi universal untuk bias berita buruk – cukup latih tim Anda untuk menggali lebih dalam agar sampai pada cerita yang sebenarnya.
Merencanakan Tindakan Korektif
Tindakan korektif mungkin bervariasi dalam ruang lingkup pelaksanaannya:
- Beberapa ide perbaikan mungkin menjadi tujuan baru pada peta strategi Anda,
- Beberapa mungkin lebih bersifat operasional – inisiatif baru untuk tujuan pada peta.
Saat merencanakan tindakan korektif, catatlah temuan dari analisis kesenjangan, misalnya alasan di balik kinerja masa lalu dan aspirasi Anda tentang pendekatan baru.
Seperti perencanaan lainnya, ini bekerja jauh lebih baik jika:
- Ada batas waktu untuk pelaksanaan
- Revisi direncanakan
- Seseorang yang bertanggung jawab ditugaskan
Kerangka kerja yang baik untuk menangani temuan dari analisis kesenjangan adalah kerangka kerja OKR.
Mengidentifikasi Kesenjangan. Peran Kerangka Kerja.
Pada awalnya, kita sepakat bahwa kita akan membahas analisis kesenjangan yang diterapkan pada strategi yang dijelaskan dan diturunkan dengan benar. Bagaimana jika strategi belum dirumuskan sepenuhnya?
Dalam hal ini, analisis kesenjangan, bersama dengan kerangka kerja lain seperti SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, Model Burke-Litwin, Tiga Horizon, Nadler-Tushman akan membantu membentuk pemikiran tentang strategi. Inilah yang kita bicarakan dalam artikel Perencanaan Strategis (lihat langkah 2).
Dalam ekosistem kerangka kerja untuk perencanaan strategis, Analisis Kesenjangan menggabungkan peran analisis strategi (mendeteksi kesenjangan) dan deskripsi strategi (merumuskan alasan di balik kesenjangan dan strategi respons).
Mengenai metode dekomposisi, kita dapat menginterpretasikan kesenjangan melalui keadaan “sebelum” dan “sesudah” atau keadaan “yang diharapkan” dan “aktual”, dengan menggunakan waktu sebagai faktor dekomposisi.
Gap Mana yang Harus Diprioritaskan? Normalisasi Gap.
Gap kinerja berbeda-beda… misalnya kita melihat indikator “jam pelatihan” dan indikator “Insiden nyaris terjadi yang dilaporkan”:
- Jam pelatihan. Nilai aktual: 5 jam; nilai target 8 jam; gap 3 jam.
- Insiden nyaris terjadi yang dilaporkan. Nilai aktual: 2 insiden nyaris terjadi dilaporkan. Nilai target: zona hijau antara 3 dan 6 laporan; zona merah jika kurang dari 3 laporan atau lebih dari 6 laporan. Gap 1 laporan insiden nyaris terjadi.
Bagaimana kita dapat membandingkan kedua gap ini? Mana yang lebih penting? Perbedaan 3 jam atau 1 laporan insiden nyaris terjadi? Kita tidak dapat langsung membandingkan keduanya. Kita perlu menormalisasi terlebih dahulu.
Selama normalisasi, kita dapat menggunakan fungsi kinerja yang berbeda:
- Untuk indikator jam pelatihan, fungsi kinerja mungkin bersifat linier (lebih banyak pelatihan lebih baik).
- Untuk insiden nyaris terjadi, kita mungkin menggunakan fungsi kinerja sinus – terlalu sedikit laporan berarti orang tidak menganggap serius pelaporan insiden nyaris terjadi, terlalu banyak laporan berarti ada masalah kronis dengan keselamatan.
Setelah normalisasi, kita tahu bagaimana menginterpretasikan data dengan benar. Jika Anda menggunakan perangkat lunak otomatisasi untuk KPI Anda, maka perangkat itu akan melakukan semua perhitungan untuk Anda, hanya menunjukkan angka kemajuan, lampu berhenti, atau diagram pengukur yang relevan. Tidak perlu melakukan normalisasi secara manual.
Contoh Analisis Kesenjangan
Mari kita ilustrasikan ide-ide dari artikel ini dengan beberapa contoh nyata. Saya akan menggunakan sebuah kartu skor strategi keselamatan untuk tujuan ini. Anda dapat menemukan template kartu skor ini di antara template lainnya saat Anda mendaftar dengan rencana gratis dengan BSC Designer.
Langkah 1. Identifikasi Kesenjangan
Mari kita lihat peta. Peta tersebut mencakup semua informasi yang diperlukan untuk mengidentifikasi kesenjangan secara visual. Kita dapat dengan mudah melihat lampu lalu lintas di samping indikator atau grafik pengukur kinerja untuk menemukan kesenjangan.
Cara lain untuk mengidentifikasi kesenjangan:
Gunakan Lampu Lalu Lintas untuk Indikator
Lihat indikator individu pada tab KPI. Kolom-kolom tabel dapat disesuaikan. Misalnya, kolom dengan angka kinerja dan lampu lalu lintas akan membantu kita menemukan indikator yang berkinerja buruk.
Gunakan Fungsi Analisis
Cara yang lebih kuat untuk menemukan kesenjangan kinerja adalah dengan beralih ke tab Analisis dan menggunakan analisis “kemajuan” atau “keuntungan/kerugian terbesar” untuk menemukan perbedaan terbesar antara nilai saat ini dan nilai target yang diharapkan.
BSC Designer untuk akses langsung ke 31 templat kartu skor dan KPI. Gunakan Fungsi Peringatan
Anda dapat menggunakan fungsi Peringatan untuk mengatur notifikasi otomatis tentang KPI di zona merah. Dengan cara ini, Anda akan mengetahui kesenjangan paling penting secara otomatis.
Untuk contoh ini, mari kita fokus pada tujuan “Menerapkan Keselamatan dalam Perilaku Nyata”. Kita mungkin telah memperhatikan bahwa kinerja tertinggalnya berada di zona merah.
Langkah 2. Analisis Akar Penyebab
Melihat dua indikator tertinggal yang berkontribusi pada kinerja tujuan yang tertinggal, kita dapat melihat bahwa alasan kesenjangan adalah karena kita melaporkan insiden nyaris celaka lebih sedikit dari yang diharapkan. Kami telah memperhatikan bahwa tahun ini, kami memiliki laporan nyaris celaka 30% lebih sedikit, sementara jumlah kecelakaan keselamatan tetap sama.
Kita perlu menganalisis alasan pelaporan yang kurang sering. Dalam kasus ini, kita dapat berbicara langsung dengan pemangku kepentingan yang terlibat dan mencari tahu apa yang salah dan mengapa nyaris celaka tidak dilaporkan:
- Apakah orang tahu apa yang perlu mereka lakukan?
- Apakah mereka tahu apa itu nyaris celaka?
- Apakah mereka tahu cara melaporkannya?
- Apakah mereka tahu bagaimana laporan mereka akan digunakan (dan tidak akan digunakan)?
Analisis menunjukkan bahwa masalahnya adalah kurangnya kesadaran umum tentang pelaporan nyaris celaka.
Langkah 3. Rencana Peningkatan
Analisis akar penyebab menunjukkan bahwa tim tidak cukup mengetahui tentang bagaimana dan kapan melaporkan kejadian nyaris celaka.
- Kami sudah memiliki tujuan “kesadaran akan keselamatan” di peta, jadi tidak perlu membuat tujuan baru. Sebagai gantinya, kita dapat menambahkan inisiatif baru ke tujuan tersebut.
Inisiatif ini akan mencakup rincian analisis kami, tindakan respons (pelatihan kesadaran akan keselamatan) serta anggaran yang dibutuhkan.
BSC Designer untuk akses langsung ke 31 templat kartu skor dan KPI. Nama: Pelatihan kesadaran akan keselamatan
Alasan: Kami memperhatikan bahwa tahun ini, kami memiliki 30% lebih sedikit laporan nyaris celaka, sementara jumlah kecelakaan keselamatan tetap sama. Mungkin, tim kami tidak terlalu serius dalam melaporkan kejadian nyaris celaka.
Tindakan korektif: Melakukan pelatihan kesadaran akan keselamatan berdasarkan kasus nyata.
Peningkatan yang diharapkan:
— Peningkatan 15% dalam jumlah laporan nyaris celaka dalam 3 bulan ke depan;
— Penurunan 5% dalam jumlah kecelakaan keselamatan dalam periode 12 bulan.
Anggaran: $12000
Jangka Waktu: 2 bulan
Selain itu, kita dapat beralih ke tab KPI dan menggunakan editor nilai untuk memperbarui target indikator untuk periode tinjauan berikutnya.
Untuk membuat dampak pelatihan kesadaran akan keselamatan lebih visual, kita dapat membuat dasbor dan menempatkan indikator “kejadian nyaris celaka yang dilaporkan” di sana.
Ringkasan
Dalam artikel ini, kami membahas cara menerapkan analisis kesenjangan pada tinjauan pelaksanaan strategi. Berikut adalah beberapa ide utama:
- Siapkan peta strategi Anda – kuantifikasi tujuan dengan metrik terkemuka dan tertinggal
- Temukan kesenjangan – perhatikan indikator dengan perbedaan signifikan antara nilai saat ini dan target (misalnya, indikator di zona merah)
- Analisis alasan untuk kesenjangan, catat alasan tersebut dan kembali ke sana selama tinjauan berikutnya
- Siapkan rencana tanggapan
- Terakhir namun tidak kalah penting – gunakan perangkat lunak pelaksanaan strategi seperti BSC Designer untuk mengotomatiskan langkah-langkah analisis kesenjangan
Alexis Savkín adalah pendiri BSC Designer, perangkat lunak pelaksanaan strategi dan manajemen kinerja yang menghubungkan tujuan, KPI, inisiatif, risiko, dan data kinerja. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun, karyanya berfokus pada Arsitektur Pelaksanaan Strategi — bagaimana organisasi menyatukan strategi, pengukuran, kepemilikan, risiko, dan proses tinjauan ke dalam sistem pelaksanaan yang koheren. Ia menciptakan Strategy Execution Canvas dan Sistem KPI 10 Langkah serta telah menulis dua buku dan lebih dari 100 artikel tentang strategi dan manajemen kinerja. Terhubung dengan Alexis di LinkedIn.