Le carnet de commandes des ventes correspond au montant des commandes clients qu’une entreprise a reçues, mais qu’elle n’a pas encore exécutées ; on parle aussi d’arriéré de commandes ou de BI.
La perception de l’impact des commandes en carnet sur une entreprise varie. La majorité des entreprises mesurent leurs ratios de carnet en valeur des ventes. Si la valeur des ventes en carnet est élevée, cela est considéré comme très positif pour l’entreprise, car cela témoigne d’un niveau élevé de demande des clients ainsi que d’une stabilité financière future.
KPI des commandes clients.Par exemple, si un fabricant de téléphones a un carnet de commandes d’une valeur de 200 000 $ en commandes, les investisseurs considèrent qu’il s’agit d’un chiffre positif garantissant un chiffre d’affaires minimal de 200 000 $.
Backlog – Impact positif ou négatif sur l’entreprise ?
Cependant, si le backlog est mesuré en jours, cela devient un enjeu de performance de l’entreprise. Ici, la plupart des entreprises évaluent l’état de santé des commandes clients qui se trouvent dans le backlog (commandes passées qui n’ont pas encore été expédiées) par rapport aux ventes de la semaine dernière.
Les recherches montrent qu’un backlog sain se situe entre 1 jour et 2 semaines, car cela dépend fortement de l’entreprise et de ses objectifs de performance.
Si un backlog diminue, cela peut être le signe d’une performance plus élevée de l’entreprise, ou même d’une baisse significative des ventes. Par exemple, si davantage de commandes sont traitées quotidiennement par employé, c’est assurément une amélioration ; toutefois, si les ventes ont chuté et que l’entreprise se concentre désormais uniquement sur la livraison des commandes en backlog, c’est une situation alarmante pour l’entreprise.
Il est donc fondamental d’analyser la performance du backlog de votre entreprise et d’examiner comment les variations du backlog influencent la réussite de l’entreprise.
Relevez le défi du backlog des ventes
Entreprise A vise à améliorer la performance de son backlog d’un point de vue opérationnel et à atteindre un objectif ultime de 1 jour de backlog par commande client.
Afin d’y parvenir, nous avons élaboré une liste d’Indicateurs clés de performance utiles et proposé une analyse de répartition afin d’aider l’Entreprise A à mesurer la réussite de la performance de sa gestion du backlog.
KPI 1 : Carnet de commandes par rapport aux ventes hebdomadaires
- Formule : Total du carnet de commandes (à la date de mesure) / Ventes hebdomadaires
Sales Order KPIs. Exemple hypothétique
- Date – 15 avril
- Ventes hebdomadaires (8e-14e avril) = 100 commandes
- Total du carnet de commandes en fin de semaine = 40 commandes
Ratio carnet de commandes / ventes hebdomadaires : 40/100 = 0,4 : 1. En général, les entreprises mesurent cela en valeur des ventes.
Sales Order KPIs. KPI 2 : Capacité quotidienne de clôture des commandes
- Formule : Nombre total de commandes clôturées / nombre total de jours (mesuré sur une période donnée), par exemple 1 semaine (en travaillant 7 jours sur 7)
Nombre total de commandes clôturées : 60. Nombre total de jours : 7. 60/7 = 8,5 commandes clôturées par jour
KPI des commandes client. KPI 3 : jours de carnet de commandes
- Formule : Total des commandes ouvertes au jour de la mesure (carnet de commandes) / commandes clôturées par jour (capacité de clôture des commandes)
Sales Order KPIs. Répartition de l’analyse de la performance du backlog
Cas 1
Supposons un backlog de 40 commandes. L’entreprise reçoit 100 commandes par semaine et en clôture 60 par semaine.
- Capacité de clôture du backlog : 8,5 commandes par jour.
- Backlog total : 40. 40/8,5 = 4,7 jours de backlog.
Le backlog augmente chaque semaine si les commandes continuent à ce rythme, car les commandes sont supérieures à la capacité de l’entreprise à les traiter.
Cas 2
Commandes hebdomadaires : 100. Capacité hebdomadaire : 60. 60/100 = 0,4. Ratio 0,4 : 1 – pour chaque commande traitée, 0,4 est mise en backlog.
Les chiffres au 21e avril se présentent comme suit :
Backlog au début de la semaine + nouvelles commandes – commandes clôturées. 40 + 100 – 60 = 80.
- Jours de backlog : 80/8,5 = 9,4 jours
Cas 3
Supposons que l’entreprise augmente la capacité quotidienne de traitement des commandes à 12 commandes par jour.
- Total des commandes ouvertes : 40
- Commandes clôturées par jour : 12
- Total des commandes ouvertes/commandes clôturées par jour
- 40/12 = 3,3 jours de backlog
Avec une capacité de 12 commandes par jour, les chiffres au 21e avril se présenteront comme suit :
- Formule : Backlog au début de la semaine + nouvelles commandes – commandes clôturées
- 40 + 100 – (7×12) = 40 + 100 – 84 = 56
Jours de backlog :
- 56/12 = 4,6 jours
Le backlog continuera d’augmenter, car l’entreprise travaille en dessous de la capacité requise : soit l’entreprise doit augmenter la capacité de clôture des commandes au-delà des ventes hebdomadaires, soit les ventes doivent diminuer – la première option est à privilégier.
Conseils de bonnes pratiques
Les bonnes pratiques montrent que le carnet de commandes doit être mesuré par rapport aux ventes de la semaine précédente, car cela mettra en évidence l’efficacité de la performance du carnet de commandes par rapport à la performance des ventes.
Cependant, si l’entreprise travaille à l’atteinte d’un objectif, dans notre cas le défi d’un carnet de commandes d’un jour, elle pourrait mesurer le carnet de commandes actuel par rapport au carnet de commandes de la semaine dernière. Cela aidera à mesurer les progrès, tels que le % d’augmentation ou le % de diminution du nombre de jours de carnet de commandes.
Logiciel d’automatisation
Si le suivi des indicateurs de carnet de commandes est pertinent pour votre stratégie d’entreprise, envisagez d’utiliser le logiciel professionnel de tableau de bord équilibré BSC Designer à cette fin.
Sales Order KPIs. D’une part, vous pouvez l’utiliser pour suivre vos indicateurs clés de performance et les aligner sur des plans d’action appropriés ; d’autre part, vous pouvez surveiller vos métriques (comme, par exemple, le carnet de commandes) automatiquement, et si elles passent dans la zone jaune ou rouge, la personne responsable recevra une notification indiquant que quelque chose s’est mal passé.
Utiliser le modèle Sales Order KPIs
BSC Designer aide les organisations à mettre en œuvre leurs stratégies complexes :
- Inscrivez-vous pour un plan gratuit sur la plateforme.
- Utilisez le modèle
Sales Order KPIs comme point de départ. Vous le trouverez dans Nouveau > Nouveau tableau de bord > Plus de modèles. - Suivez notre Système de mise en œuvre stratégique pour aligner les parties prenantes et les ambitions stratégiques dans une stratégie globale.
Commencez dès aujourd'hui et voyez comment BSC Designer peut simplifier la mise en œuvre de votre stratégie !
Oana Boteanu, experte en indicateurs clés de performance (KPI) et en performance commerciale, elle est diplômée en gestion et marketing avec mention et possède plusieurs années d’expérience dans l’utilisation d’outils de gestion de la performance dans le domaine de la performance au travail et de la performance stratégique. Elle a également travaillé comme consultante en ligne en gestion de la performance chez BSC Designer de 2012 à 2013.