Cette étude de cas montre comment une organisation philanthropique à but non lucratif a renforcé la coordination interne, la transparence et la responsabilité de la performance entre les départements et les centres de services grâce à BSC Designer.
Aperçu de l’organisation
L’organisation mène des programmes de subvention et de développement communautaire et gère des centres de services aux donateurs dans plusieurs régions. Sa structure interne comprend plusieurs unités fonctionnelles principales :
- Finance
- Ressources humaines
- Technologies de l’information
- Excellence institutionnelle
- Unités de stratégie et de connaissance
- Communication et engagement public
- Services administratifs
En plus de ses fonctions centrales, l’organisation exploite des centres régionaux de services aux donateurs qui soutiennent les besoins de la communauté, l’engagement des donateurs et la coordination des programmes caritatifs.
La fondation collabore avec des réseaux de bénéficiaires et de donateurs dans toutes les régions d’Arabie Saoudite et entretient des relations de travail à travers les pays du CCG.
Pourquoi la planification stratégique était nécessaire pour soutenir la croissance et la cohérence
Alors que l’organisation développait ses programmes de subventions et ses activités régionales, il devenait de plus en plus important d’assurer une cohérence dans l’interprétation et le suivi des objectifs stratégiques. Différentes unités utilisaient des méthodes d’évaluation différentes, ce qui rendait difficile la comparaison des performances ou l’alignement des efforts d’amélioration entre les régions.
L’organisation visait donc à :
- Unifier l’orientation stratégique – S’assurer que toutes les unités opérationnelles œuvraient vers des priorités stratégiques communes.
- Améliorer la visibilité de la performance – Permettre une évaluation claire et comparable de la progression sur les subventions, les opérations et l’engagement des donateurs.
- Préserver le contexte stratégique – Veiller à ce que les mesures de performance reflètent la mission plutôt que de devenir de simples objectifs numériques isolés.
« En tant qu’organisation à but non lucratif, gérer efficacement notre stratégie et notre performance est essentiel pour maximiser notre impact. Cela est particulièrement vrai pour les institutions de financement comme la nôtre, où la transparence et l’alignement avec les objectifs stratégiques sont essentiels. »
Comment le tableau de bord équilibré a été mis en œuvre à l’aide de BSC Designer
L’organisation a adopté BSC Designer comme plateforme partagée pour structurer les objectifs stratégiques, les indicateurs de performance, les tableaux de bord et la documentation de support. La stratégie a été déclinée en tableaux de bord alignés sur les départements fonctionnels et les centres régionaux de services aux donateurs. Chaque unité opérationnelle maintenait son propre tableau de bord aligné avec le cadre stratégique de haut niveau, ce qui a donné environ 200 tableaux de bord à travers l’institution.
Les pratiques clés comprenaient :
- Décliner la stratégie en tableaux de bord – Stratégie de haut niveau cohérente associée à une interprétation opérationnelle locale.
- Tableaux de bord standardisés – Les tableaux de bord utilisés lors des revues de performance programmées assuraient une comparaison uniforme.
- Accès basé sur la fonction – Environ 150 utilisateurs utilisaient la plateforme ; certains mettaient à jour les objectifs et les indicateurs, tandis que d’autres consultaient les résultats en mode lecture seule.
- Vues de rapport flexibles – Les utilisateurs pouvaient passer d’un cycle de rapport à un autre, le plus souvent entre les vues trimestrielles et semestrielles, selon le calendrier des revues.
- Documentation unifiée – Les documents de support et les lignes directrices méthodologiques étaient stockés dans les tableaux de bord et utilisés comme preuves lors de la mise à jour des KPI.
- Échelles de notation personnalisées – Une échelle qualitative (mauvais / moyen / bon / excellent) était utilisée lorsque les mesures numériques n’étaient pas appropriées.
« BSC Designer nous a aidés à structurer notre stratégie, à définir des objectifs clairs et à attribuer des responsabilités à travers les équipes. La plateforme est intuitive, conviviale et flexible — même notre personnel non technique a pu l’utiliser en toute confiance. »
Veiller à l’alignement avec les exigences de la gestion axée sur les résultats (RBM)
Certains partenaires externes de l’organisation étaient des agences des Nations Unies et d’autres institutions qui utilisent le cadre de gestion axée sur les résultats (RBM). Il était donc important que les tableaux de bord internes soient compatibles avec la terminologie RBM et les modèles logiques, en particulier lors de la présentation de la stratégie et de la progression à l’externe.
En utilisant les fonctions de déclinaison dans BSC Designer, l’organisation a assuré la compatibilité entre :
- Fiches d’évaluation de la stratégie interne – Utilisées pour la planification et l’exécution.
- Structures de rapport alignées sur la RBM – Utilisées pour la coordination avec les partenaires externes.
Cela a permis à l’organisation de communiquer les résultats et la progression dans des formats familiers aux parties prenantes RBM, sans dupliquer les efforts de gestion des données.
KPI utilisés pour suivre la progression stratégique
Les KPI ont été utilisés pour quantifier des objectifs stratégiques spécifiques. Les tableaux de bord et les objectifs structuraient la logique stratégique, tandis que les KPI mesuraient la progression vers ces objectifs. Les KPI pertinents comprenaient :
- Efficacité de l’utilisation des subventions et du respect des délais
- Scores de satisfaction des donateurs et des bénéficiaires
- Développement des employés et participation à la formation
- Taux d’adoption des services numériques
- Indicateurs de gouvernance et d’amélioration de la qualité
Les indicateurs étaient mis à jour périodiquement et les preuves à l’appui étaient documentées directement sur la plateforme. Pour certains indicateurs clés, un cadre de preuve a été défini, précisant les documents requis pour la vérification. Cela a simplifié la validation interne et aidé les parties prenantes à confirmer l’exactitude des résultats rapportés.
Impact de l’alignement stratégique et du cadre de performance
La mise en œuvre a conduit à des pratiques d’exécution plus claires et plus cohérentes dans l’organisation :
- Alignement des objectifs plus clair
- Processus de reporting plus cohérents
- Meilleure rétention des connaissances et de la documentation
- Engagement accru entre les départements et les régions
- Meilleure capacité à présenter la stratégie et les résultats aux donateurs et autres parties prenantes externes
« Nous apprécions particulièrement la possibilité de décentraliser la saisie des données tout en conservant le contrôle et la supervision, ce qui a renforcé l’engagement entre les départements. »
L’organisation fonctionne désormais avec un cadre de performance partagé qui favorise l’apprentissage continu, la transparence et la prise de décision alignée sur la mission.
Comment aligner la stratégie au sein d’une organisation à but non lucratif ?
Un alignement efficace garantit que les fonctions centrales et les centres régionaux interprètent et appliquent les priorités stratégiques de manière cohérente.
- Établir des objectifs partagés clairs – Définir des objectifs liés à la mission qui guident toutes les unités sans imposer d’actions identiques.
- Utiliser la déclinaison des tableaux de bord – Permettre à chaque département ou région de traduire ces objectifs en activités et indicateurs propres.
- Standardiser les pratiques de révision et de preuve – Appliquer des tableaux de bord, des méthodes de notation et des règles de documentation cohérents pour garantir la responsabilité.
- Utiliser BSC Designer comme plateforme de coordination – Soutenir la saisie de données décentralisée et la supervision centralisée, tout en préservant le contexte stratégique.
Autres études de cas du secteur non lucratif
Les organisations du secteur non lucratif et de l’impact social sont souvent confrontées à des défis similaires en matière de transparence, d’alignement et de rapports multi-parties prenantes. Voici d’autres cas illustrant comment le tableau de bord équilibré et les outils d’alignement stratégique soutiennent la performance axée sur la mission :
Ces cas, ainsi que l’exemple mis en avant dans cette étude, montrent comment des systèmes de performance structurés peuvent soutenir la clarté de la mission, la confiance des parties prenantes et un impact social mesurable dans le secteur non lucratif.
Du cas pratique à la pratique
Découvrez comment appliquer la plateforme BSC Designer en pratique pour construire une architecture stratégique solide, assurer l’alignement stratégique et permettre un suivi de la performance efficace.
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BSC Designer est un logiciel d’exécution de stratégie qui améliore la formulation et l’exécution de la stratégie à travers des KPI, des cartes stratégiques et des tableaux de bord. Notre système de mise en œuvre de stratégie propriétaire guide les entreprises dans l’application pratique de la planification stratégique.