Même les meilleurs systèmes d’entreprise doivent être révisés et mis à jour régulièrement. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous pour auditer votre tableau de bord prospectif, trouver les problèmes éventuels et les régler dès les premières phases avant qu’ils n’entraînent des problèmes plus importants.
Il existe un certain nombre de problèmes typiques auxquels le stratège d’une entreprise est confronté lors de la mise en œuvre du cadre du tableau de bord prospectif. Parfois, ils peuvent ressembler à des inconvénients du cadre, mais je crois qu’il s’agit de trouver la bonne façon d’utiliser ce puissant outil commercial. Cette liste de contrôle vous aidera.
J’ai divisé les scénarios possibles en zone verte, jaune, et rouge afin que vous puissiez rapidement savoir si votre tableau de bord prospectif est à risque et comment y remédier.
1. Qui a conçu le tableau prospectif pour votre organisation ?
Dans chaque département, nous avions un professionnel du BSC qui dirigeait une discussion disciplinée autour de la stratégie et des moyens de l’exécuter.
Tous les membres ont contribué à la formulation de la stratégie à leur niveau et ont aidé à trouver les mesures respectives. Un consultant externe a supervisé le projet et a donné un excellent feedback à chaque étape.
Explication
Votre stratégie est une pièce unique de propriété intellectuelle qui est conçue sur mesure par les membres de votre équipe.
Des consultants externes peuvent vous aider à résoudre de nombreux problèmes d’organisation et de méthodologie, mais veillez à ce que la stratégie reste votre compétence principale.
Impliquez votre équipe dans les premières étapes de la discussion sur la stratégie, car cela permettra de résoudre de nombreux problèmes de motivation à l’avenir.
Voici notre guide de mise en œuvre qui explique les détails.
2. Quelles sont les composantes du tableau prospectif dont vous disposez ?
Explication
Oubliez les KPI pour l’instant ; ils ne constituent pas la partie la plus importante du tableau de bord prospectif.
Concentrez-vous tout d’abord sur votre stratégie.
- Quelle hypothèse avez-vous en tête ?
- Comment se décompose-t-elle en objectifs opérationnels ?
- Quel est votre plan d’action ?
3. A quoi ressemble votre carte stratégique ?
Explication
Une carte stratégique est l’un des outils les plus importants pour parvenir à une compréhension limpide de la manière dont votre organisation crée de la valeur pour le client.
Le tableau prospectif suggère une manière disciplinée de décrire la stratégie.
4. Utilisez-vous des thèmes stratégiques ?
Explication
Les thèmes stratégiques donnent une touche professionnelle à la carte stratégique afin qu’elle devienne plus lisible et plus facile à expliquer.
Lorsque vous élaborez votre stratégie, veillez à prendre en compte les stratégies génériques et les thèmes stratégiques respectifs.
5. Quelles sont les mesures dont vous disposez ?
Explication
De nombreuses organisations ont tendance à trop se concentrer sur les indicateurs financiers ; dans leur nature, la plupart des indicateurs financiers sont des indicateurs retardés, par exemple, ils vous diront le score du jeu mais ne vous diront pas comment gagner.
Veillez à investir suffisamment de temps pour trouver de bons indicateurs avancés.
6. Combien de mesures avez-vous ?
Explication
Comme il a été dit précédemment :
Le tableau de bord prospectif ne concerne pas les KPI, mais la stratégie et les objectifs de l’entreprise.
Cela implique que vous devez d’abord comprendre votre contexte commercial et que ce n’est qu’ensuite que vous devez trouver les mesures de performance appropriées, donc prendre des indicateurs dans une liste en ligne n’est pas une option.
Votre objectif ultime est d’exécuter votre stratégie, pas de faire un autre exercice de mesure, alors essayez de vous concentrer sur les indicateurs les plus importants.
7. Votre tableau de bord est-il mis en cascade ?
Nous organisons régulièrement une discussion sur la stratégie et impliquons des participants de tous les niveaux de l’organisation.
Chaque unité commerciale dispose de son propre tableau de bord prospectif aligné sur les niveaux supérieurs et inférieurs par objectifs opérationnels.
Explication
N’encouragez pas la pensée en silo dans votre entreprise ; sinon, vos efforts d’exécution de la stratégie seront très limités par la hiérarchie classique commande-contrôle.
Au lieu de cela, au cours des premières étapes, essayez de impliquer votre équipe dans la discussion sur la stratégie à tous les niveaux de votre organisation.
Lorsque vous devez expliquer votre stratégie aux niveaux inférieurs, faites-le en utilisant des objectifs opérationnels, et non des KPI.
8. A quand remonte la dernière mise à jour de votre tableau de bord prospectif ?
Explication
D’une part, votre grande stratégie peut être la même pendant plusieurs décennies, d’autre part, la façon dont la stratégie est interprétée par les unités opérationnelles va certainement changer.
Soyez plus proactif avec votre stratégie et faites plus d’expériences contrôlées.
Il est difficile de donner une estimation générale sur la fréquence à laquelle vous devez réviser votre carte de score stratégique, mais si vous avez découvert que vous avez manqué certaines nouvelles opportunités de marché, alors vous l’avez fait trop tard.
9. Utilisez-vous un logiciel d’automatisation ?
Nous utilisons certains logiciels professionnels de tableaux prospectifs qui nous permettent de créer des cartes stratégiques, d’ajouter des objectifs opérationnels, d’expliquer la logique de cause à effet, d’aligner les KPI et les actions.
Les données nécessaires aux KPI sont prises directement dans d’autres systèmes d’entreprise.
Nous utilisons un logiciel de tableau de bord professionnel, nous avons donc accès à nos KPI, mais les cartes stratégiques et les objectifs opérationnels respectifs ne font pas partie du système.
Les données pour les KPI sont importées à partir de feuilles de calcul que nous possédons déjà.
Explication
On pourrait survivre avec un format papier et crayon, mais dans ce cas, on ne peut éviter les problèmes d’adhésion et de motivation à utiliser le tableau de bord prospectif.
Votre temps est précieux, alors veillez à le consacrer à la résolution de défis intellectuels et non à dessiner des objets dans un logiciel de présentation.
Les logiciels de feuilles de calcul peuvent convenir pour le prototype de votre tableau de bord prospectif, mais une fois que vous voudrez le mettre à l’échelle, vous devrez disposer d’un outil d’automatisation professionnel.
Comprenez la différence entre le logiciel KPI et le logiciel de tableau prospectif. Essayez BSC Designer ; il est reconnu par de nombreux professionnels et constitue un excellent outil.
10. Comment votre entreprise utilise-t-elle le tableau de bord prospectif ?
Explication
Assurez-vous que le tableau de bord prospectif est réellement un outil d’exécution de la stratégie, et non une simple fiche de calcul desrécompenses.
Dans la plupart des cas, lier les récompenses aux indicateurs ne fonctionne pas.
11. Comment traiter un cas de » KPI dans la zone rouge » ?
Les mesures peuvent se trouver dans la zone rouge ; cela indique que nous devons accorder plus d’attention à cette certaine partie de l’entreprise.
Un responsable des activités et du KPI est en mesure de discuter de la situation et de fournir des plans d’amélioration/prévention possibles.
Explication
Le tableau de bord prospectif est davantage un changement culturel qu’un processus ou une technologie avancée.
Vous cherchez des moyens d’activer les employés et d’expliquer comment ils contribuent à l’exécution de la stratégie, plutôt qu’un moyen de les contrôler directement.
Un KPI dans une zone rouge ne signifie pas seulement un problème ; c’est avant tout une opportunité. Apprenez-en davantage sur l’établissement d’une bonne culture de mesure de la performance.
12. Avez-vous décrit une bonne stratégie ?
Nous avons nos objectifs, et derrière chaque objectif, nous avons sa justification stratégique.
Nous avons une hypothèse sur la façon dont nos plans sont alignés sur les objectifs des clients et les réalisations financières.
Explication
Une bonne stratégie ne consiste pas seulement à créer une carte stratégique ou à trouver des KPI.
Une bonne stratégie prend en compte les raisons de vos défis et conditions commerciales actuelles et propose la meilleure hypothèse de réaction
Une bonne stratégie, c’est :
- Un produit de la discussion
- Utilise l’expertise de votre équipe
- Résonne avec votre mission et vision
Précédemment, nous avons abordé les étapes spécifiques que les organisations passent normalement pour aboutir à une bonne stratégie.
Ce que disent les experts
Voici quelques citations tirées des entretiens avec les experts du tableau de bord prospectif.
Jeroen De Flander à propos des erreurs typiques de mise en œuvre du tableau de bord prospectif :
Voici ma liste de 8 erreurs typiques à éviter :
- La direction générale n’est pas convaincue et montre peu d’engagement
- Le tableau de bord est développé par » les quelques heureux élus «
- Les membres internes/externes du projet ont des connaissances limitées ou seulement théoriques
- Le tableau de bord est uniquement utilisé par la direction générale
- Le tableau de bord reste trop longtemps au stade du développement avant d’être lancé et utilisé
- Il n’y a pas assez de liens avec les processus de stratégie et de planification
- Le contenu du tableau de bord prospectif est non réaliste
- Le tableau de bord est uniquement utilisé à des fins de rémunération
Extrait de l’interview de James Creelman :
En outre, n’oubliez pas que le tableau de bord n’est pas un système de mesure – c’est la plus grande erreur que font les entreprises, et cela les empêche de s’assurer les véritables avantages de l’approche – qui est autour de l’amélioration de la performance par étapes et par percée.
Extrait de l’entretien avec Dan Montgomery :
Le problème avec beaucoup de systèmes BSC est que beaucoup d’efforts sont consacrés à la conception du système, puis les gens passent au projet suivant. Si vous ne l’utilisez que pour rendre compte des performances de temps en temps, il ne restera pas frais.
Y a-t-il d’autres questions d’audit que vous pensez que nous devrions ajouter ? Veuillez partager vos pensées dans les commentaires.
