Liste de contrôle de l’audit du tableau prospectif – 12 points de contrôle

 Liste de contrôle du tableau de bord prospectif Même les meilleurs systèmes d’entreprise doivent être révisés et mis à jour régulièrement. Utilisez la liste de contrôle ci-dessous pour auditer votre tableau de bord prospectif, trouver les problèmes éventuels et les régler dès les premières phases avant qu’ils n’entraînent des problèmes plus importants.

Il existe un certain nombre de problèmes typiques auxquels le stratège d’une entreprise est confronté lors de la mise en œuvre du cadre du tableau de bord prospectif. Parfois, ils peuvent ressembler à des inconvénients du cadre, mais je crois qu’il s’agit de trouver la bonne façon d’utiliser ce puissant outil commercial. Cette liste de contrôle vous aidera.

J’ai divisé les scénarios possibles en zone verte, jaune, et rouge afin que vous puissiez rapidement savoir si votre tableau de bord prospectif est à risque et comment y remédier.

1. Qui a conçu le tableau prospectif pour votre organisation ?

Dans chaque département, nous avions un professionnel du BSC qui dirigeait une discussion disciplinée autour de la stratégie et des moyens de l’exécuter.

Tous les membres ont contribué à la formulation de la stratégie à leur niveau et ont aidé à trouver les mesures respectives. Un consultant externe a supervisé le projet et a donné un excellent feedback à chaque étape.

Notre stratège a effectué le travail principal ; en collaboration avec des consultants dans certains cas. Les autres employés n’ont vu que les résultats et n’ont pas participé activement.
Le tableau de bord prospectif a été livré comme une solution prête à l’emploi par un conseiller en stratégie.

Explication

Votre stratégie est une pièce unique de propriété intellectuelle qui est conçue sur mesure par les membres de votre équipe.

Des consultants externes peuvent vous aider à résoudre de nombreux problèmes d’organisation et de méthodologie, mais veillez à ce que la stratégie reste votre compétence principale.

Impliquez votre équipe dans les premières étapes de la discussion sur la stratégie, car cela permettra de résoudre de nombreux problèmes de motivation à l’avenir.

Voici notre guide de mise en œuvre qui explique les détails.

5 Étapes pour une mise en œuvre sans effort du tableau de bord prospectif

2. Quelles sont les composantes du tableau prospectif dont vous disposez ?

Nous avons des cartes stratégiques avec des objectifs opérationnels reliés par des liens de cause à effet; tous les objectifs opérationnels sont alignés avec au moins un indicateur avancé et un indicateur retardé, et des plans d’actions.
Nous disposons d’une carte stratégique avec des objectifs commerciaux, mais nous sommes encore en train de trouver des mesures correctes et de planifier des initiatives respectivement.
Nous avons de nombreux KPI, mais il n’y a pas encore de carte stratégique.

Explication

Oubliez les KPI pour l’instant ; ils ne constituent pas la partie la plus importante du tableau de bord prospectif.

Concentrez-vous tout d’abord sur votre stratégie.

  • Quelle hypothèse avez-vous en tête ?
  • Comment se décompose-t-elle en objectifs opérationnels ?
  • Quel est votre plan d’action ?

Aujourd'hui, la carte stratégique a une image similaire à une carte au trésor d'entreprise, une sorte de feuille de route commerciale censée avancer toute organisation vers un succès imminent.

3. A quoi ressemble votre carte stratégique ?

À partir de notre carte stratégique, je peux suivre la chaîne de valeur du client ; il y a les liens de cause à effet entre tous les objectifs commerciaux;
Nous avons certains objectifs sur la carte stratégique, mais nous ne sommes pas sûrs de la logique de cause à effet. Parfois, cela va du bas vers le haut, parfois du haut vers le bas, et il y a des objectifs autonomes qui ne sont pas liés à d’autres objectifs.
Notre carte stratégique est un diagramme conçu par des professionnels qui présente une vue d’ensemble de l’évolution de notre entreprise ; nous y revenons lors de nos réunions annuelles.

Explication

Une carte stratégique est l’un des outils les plus importants pour parvenir à une compréhension limpide de la manière dont votre organisation crée de la valeur pour le client.

Le tableau prospectif suggère une manière disciplinée de décrire la stratégie.

Un objectif du point de vue du client contribue à l'objectif du point de vue des finances

4. Utilisez-vous des thèmes stratégiques ?

Nous divisons nos objectifs commerciaux en trois thèmes stratégiques. Dans notre cas, il s’agit de  » l’intimité du client « , du  » leadership du produit  » et de  » l’excellence opérationnelle « .
Nos objectifs peuvent probablement être affectés aux différents thèmes stratégiques, mais nous ne suivons pas encore cette approche disciplinée.
Tous les objectifs commerciaux que nous avons n’appartiennent qu’au thème stratégique ou au « succès financier de l’organisation » ; par conséquent, nous n’utilisons aucun type de thèmes.

Explication

Les thèmes stratégiques donnent une touche professionnelle à la carte stratégique afin qu’elle devienne plus lisible et plus facile à expliquer.

Lorsque vous élaborez votre stratégie, veillez à prendre en compte les stratégies génériques et les thèmes stratégiques respectifs.

Concentrez-vous sur la stratégie générique, mais n'oubliez pas les autres options

5. Quelles sont les mesures dont vous disposez ?

Nous disposons d’un ensemble équilibré de mesures qui prédisent le succès de l’exécution (mesures avancées) et de mesures qui confirment que l’exécution a effectivement été réussie (mesures retardées). Nous avons des mesures pour toutes les perspectives, pas seulement financières.
La plupart de nos mesures sont des mesures retardées, mais nous comprenons l’importance des mesures avancées et essayons d’en trouver. La moitié de nos mesures peuvent être caractérisées comme étant financières.
Nous ne sommes pas sûrs des différences entre les mesures avancées et les mesures retardées. Nos KPI proviennent de la liste des KPI les plus utilisés sur Internet. La plupart de nos mesures sont financières.

Explication

De nombreuses organisations ont tendance à trop se concentrer sur les indicateurs financiers ; dans leur nature, la plupart des indicateurs financiers sont des indicateurs retardés, par exemple, ils vous diront le score du jeu mais ne vous diront pas comment gagner.

Veillez à investir suffisamment de temps pour trouver de bons indicateurs avancés.

La différence entre un indicateur avancé et un indicateur retardé

6. Combien de mesures avez-vous ?

Pour chaque objectif opérationnel, nous disposons de 2 à 3 mesures avancées et retardées ; il y a encore des objectifs opérationnels sans mesures pour le moment.
Nous avons, en moyenne, 4-6 KPI pour chaque objectif d’entreprise, la plupart d’entre eux sont des indicateurs retardés.
Nous utilisons des KPI standard qui ont été suggérés par le consultant externe, et nous ne sommes pas sûrs si/comment ces KPI sont pertinents pour les objectifs opérationnels que nous avons.

Explication

Comme il a été dit précédemment :

Le tableau de bord prospectif ne concerne pas les KPI, mais la stratégie et les objectifs de l’entreprise.

Cela implique que vous devez d’abord comprendre votre contexte commercial et que ce n’est qu’ensuite que vous devez trouver les mesures de performance appropriées, donc prendre des indicateurs dans une liste en ligne n’est pas une option.

Votre objectif ultime est d’exécuter votre stratégie, pas de faire un autre exercice de mesure, alors essayez de vous concentrer sur les indicateurs les plus importants.

3 Étapes : Décomposition, parties prenantes, contexte

7. Votre tableau de bord est-il mis en cascade ?

Nous organisons régulièrement une discussion sur la stratégie et impliquons des participants de tous les niveaux de l’organisation.

Chaque unité commerciale dispose de son propre tableau de bord prospectif aligné sur les niveaux supérieurs et inférieurs par objectifs opérationnels.

Nous avons un tableau de bord avec une carte stratégique et des mesures. Ces mesures sont transmises en cascade vers les niveaux inférieurs.
Notre carte stratégique et ses mesures ne sont disponibles que pour les cadres supérieurs. Tous les objectifs de l’entreprise sont mandatés de haut en bas et sont contrôlés par des KPI.

Explication

N’encouragez pas la pensée en silo dans votre entreprise ; sinon, vos efforts d’exécution de la stratégie seront très limités par la hiérarchie classique commande-contrôle.

Au lieu de cela, au cours des premières étapes, essayez de impliquer votre équipe dans la discussion sur la stratégie à tous les niveaux de votre organisation.

Lorsque vous devez expliquer votre stratégie aux niveaux inférieurs, faites-le en utilisant des objectifs opérationnels, et non des KPI.

Exemples de BSC mis en cascade

8. A quand remonte la dernière mise à jour de votre tableau de bord prospectif ?

Les mesures sont mises à jour tous les mois ou trimestriellement ; les cartes stratégiques de toutes les unités commerciales sont révisées tous les trimestres ou tous les ans.
Les mesures sont mises à jour régulièrement, mais la carte stratégique n’a jamais été actualisée.
Les mesures ne sont pas mises à jour régulièrement ; à tous les niveaux, nous utilisons les mêmes cartes stratégiques que quelques années auparavant.

Explication

D’une part, votre grande stratégie peut être la même pendant plusieurs décennies, d’autre part, la façon dont la stratégie est interprétée par les unités opérationnelles va certainement changer.

Soyez plus proactif avec votre stratégie et faites plus d’expériences contrôlées.

Il est difficile de donner une estimation générale sur la fréquence à laquelle vous devez réviser votre carte de score stratégique, mais si vous avez découvert que vous avez manqué certaines nouvelles opportunités de marché, alors vous l’avez fait trop tard.

9. Utilisez-vous un logiciel d’automatisation ?

Nous utilisons certains logiciels professionnels de tableaux prospectifs qui nous permettent de créer des cartes stratégiques, d’ajouter des objectifs opérationnels, d’expliquer la logique de cause à effet, d’aligner les KPI et les actions.

Les données nécessaires aux KPI sont prises directement dans d’autres systèmes d’entreprise.

Nous utilisons un logiciel de tableau de bord professionnel, nous avons donc accès à nos KPI, mais les cartes stratégiques et les objectifs opérationnels respectifs ne font pas partie du système.

Les données pour les KPI sont importées à partir de feuilles de calcul que nous possédons déjà.

Nous utilisons un logiciel de présentation tel que MS PowerPoint pour la carte stratégique et un logiciel de tableur tel que MS Excel pour les mesures.

Explication

On pourrait survivre avec un format papier et crayon, mais dans ce cas, on ne peut éviter les problèmes d’adhésion et de motivation à utiliser le tableau de bord prospectif.

Votre temps est précieux, alors veillez à le consacrer à la résolution de défis intellectuels et non à dessiner des objets dans un logiciel de présentation.

Les logiciels de feuilles de calcul peuvent convenir pour le prototype de votre tableau de bord prospectif, mais une fois que vous voudrez le mettre à l’échelle, vous devrez disposer d’un outil d’automatisation professionnel.

Comprenez la différence entre le logiciel KPI et le logiciel de tableau prospectif. Essayez BSC Designer ; il est reconnu par de nombreux professionnels et constitue un excellent outil.

Tableau de bord KPI dans des logiciel de feuilles de calcul comme Excel vs tableau de bord de KPI dans un logiciel spécialisé : Avantages et inconvénients

10. Comment votre entreprise utilise-t-elle le tableau de bord prospectif ?

Nous l’utilisons lorsque nous discutons de la stratégie à tous les niveaux ; les actions nous aident à formaliser nos plans d’action, ce sont des mesures pour aider à suivre le processus d’exécution.
Nous rassemblons beaucoup d’informations liées à la stratégie dans notre tableau de bord, et nous sommes sur la voie d’une définition, d’une description et d’une exécution disciplinées de la stratégie en utilisant cet outil.
Nous utilisons principalement la partie KPI de la fiche d’évaluation ; certaines mesures sont utilisées pour déterminer les récompenses et les primes ; les employés sont contrôlés par des indicateurs.

Explication

Assurez-vous que le tableau de bord prospectif est réellement un outil d’exécution de la stratégie, et non une simple fiche de calcul desrécompenses.

Dans la plupart des cas, lier les récompenses aux indicateurs ne fonctionne pas.

11. Comment traiter un cas de  » KPI dans la zone rouge  » ?

Les mesures peuvent se trouver dans la zone rouge ; cela indique que nous devons accorder plus d’attention à cette certaine partie de l’entreprise.

Un responsable des activités et du KPI est en mesure de discuter de la situation et de fournir des plans d’amélioration/prévention possibles.

Un KPI dans la zone rouge est un problème, nous essayons donc de choisir les KPI avec soin afin de nous concentrer uniquement sur ceux que nous pouvons influencer.
Un KPI dans la zone rouge indique qu’une personne n’a pas fait son travail et perdra sa prime pour le prochain trimestre.

Explication

Le tableau de bord prospectif est davantage un changement culturel qu’un processus ou une technologie avancée.

Vous cherchez des moyens d’activer les employés et d’expliquer comment ils contribuent à l’exécution de la stratégie, plutôt qu’un moyen de les contrôler directement.

Un KPI dans une zone rouge ne signifie pas seulement un problème ; c’est avant tout une opportunité. Apprenez-en davantage sur l’établissement d’une bonne culture de mesure de la performance.

Comment opérer un changement culturel par rapport au style de gestion de la carotte et du bâton ? La meilleure pratique est lorsque les indicateurs clés de performance sont suggérés par les employés.

12. Avez-vous décrit une bonne stratégie ?

Nous avons nos objectifs, et derrière chaque objectif, nous avons sa justification stratégique.

Nous avons une hypothèse sur la façon dont nos plans sont alignés sur les objectifs des clients et les réalisations financières.

La justification stratégique est claire pour la plupart des objectifs, mais nous devons encore tester certaines hypothèses avant de formuler une stratégie viable et de l’expliquer à l’équipe.
Notre stratégie est surchargée de jargon commercial. Nous avons beaucoup d’objectifs sur le fait de  » tirer parti des opportunités « , mais la plupart des membres de l’équipe ne comprennent pas ce que cela signifie exactement.

Explication

Une bonne stratégie ne consiste pas seulement à créer une carte stratégique ou à trouver des KPI.

Une bonne stratégie prend en compte les raisons de vos défis et conditions commerciales actuelles et propose la meilleure hypothèse de réaction

Une bonne stratégie, c’est :

  • Un produit de la discussion
  • Utilise l’expertise de votre équipe
  • Résonne avec votre mission et vision

Précédemment, nous avons abordé les étapes spécifiques que les organisations passent normalement pour aboutir à une bonne stratégie.

Préparer la stratégie Étape 2 - Formuler l'hypothèse commerciale

Ce que disent les experts

Voici quelques citations tirées des entretiens avec les experts du tableau de bord prospectif.

Jeroen De Flander à propos des erreurs typiques de mise en œuvre du tableau de bord prospectif :

Voici ma liste de 8 erreurs typiques à éviter :

  1. La direction générale n’est pas convaincue et montre peu d’engagement
  2. Le tableau de bord est développé par  » les quelques heureux élus « 
  3. Les membres internes/externes du projet ont des connaissances limitées ou seulement théoriques
  4. Le tableau de bord est uniquement utilisé par la direction générale
  5. Le tableau de bord reste trop longtemps au stade du développement avant d’être lancé et utilisé
  6. Il n’y a pas assez de liens avec les processus de stratégie et de planification
  7. Le contenu du tableau de bord prospectif est non réaliste
  8. Le tableau de bord est uniquement utilisé à des fins de rémunération

Extrait de l’interview de James Creelman :

En outre, n’oubliez pas que le tableau de bord n’est pas un système de mesure – c’est la plus grande erreur que font les entreprises, et cela les empêche de s’assurer les véritables avantages de l’approche – qui est autour de l’amélioration de la performance par étapes et par percée.

Extrait de l’entretien avec Dan Montgomery :

Le problème avec beaucoup de systèmes BSC est que beaucoup d’efforts sont consacrés à la conception du système, puis les gens passent au projet suivant. Si vous ne l’utilisez que pour rendre compte des performances de temps en temps, il ne restera pas frais.

Y a-t-il d’autres questions d’audit que vous pensez que nous devrions ajouter ? Veuillez partager vos pensées dans les commentaires.

Pour citer : Alexis Savkín, "Liste de contrôle de l’audit du tableau prospectif – 12 points de contrôle", in BSC Designer, janvier 29, 2022, https://bscdesigner.com/fr/points-de-conttableau-de-bord-prospectif.htm.

Laisser un commentaire