Exemples de KPI pour mesurer les événements et quantifier la valeur de la participation

Assister à un événement implique des investissements financiers et temporels significatifs. Discutons des indicateurs à suivre avant, pendant et après l’événement pour maximiser son impact positif sur votre entreprise.

Pour calculer le ROI de l’événement, nous analyserons :

1. Métriques pré-événement. Construire un tableau de bord pour l’analyse de l’événement ; choisir les bons événements à assister. En savoir plus…
2. Métriques pendant l’événement. Concentrer les compétences de réseautage et de présentation sur ce qui compte. En savoir plus…
3. Métriques post-événement. Mettre en œuvre les conclusions, faire un suivi efficace avec les prospects rencontrés lors de l’événement. En savoir plus…

Nous résumerons les idées et les indicateurs clés sur une carte stratégique d’une page :

4. Stratégie de l’événement. Avoir un ensemble cohérent d’objectifs pour le prochain événement. En savoir plus…

1. Mesures pré-événementielles

« Les choses sont plus faciles à mesurer lorsqu’un système est conçu pour être mesurable. » Livre : Système KPI en 10 étapes.

Au lieu de mesurer l’efficacité d’une conférence ou d’un salon déjà passé, analysez à l’avance l’opportunité de participation à l’événement. Cette approche améliorera non seulement l’estimation de l’efficacité de l’événement, mais augmentera nos chances de réussite. Voici les facteurs à considérer.

Analyse des parties prenantes

• Analyse du profil des visiteurs. Analyse démographique générale. Rencontrerez-vous vos clients potentiels là-bas ? Cherchez un package média/sponsor avec des informations démographiques agrégées. Parfois, vous avez accès à la liste complète des participants (cherchez l’application mobile de l’événement et la communauté de l’événement sur les réseaux sociaux).
• Analyse des intervenants. Qui sont-ils ? Quelles sont leurs raisons de contribuer (intervenants professionnels, consultants, fournisseurs de solutions) ? Quels livres/articles ont-ils écrits ? Tiennent-ils des blogs/chaîne YouTube ? Connectez-vous avec eux sur LinkedIn.
• Opportunités de recrutement. Comment évaluez-vous les opportunités de recrutement lors de cet événement ? Trouver des talents pendant l’événement impactera vos indicateurs de recrutement RH.
• Opportunités de veille concurrentielle. Vos concurrents seront-ils présents ?
• Approvisionnement des fournisseurs. Rencontrerez-vous des fournisseurs/contractants qui proposent des solutions pertinentes à vos défis ? Assister à des événements peut diminuer les coûts d’approvisionnement.

Source : Event Strategy Scorecard.

Indicateurs :

• %, correspondance entre l’auditoire cible de l’événement et le portrait de votre client idéal
• Le # d’influenceurs dans votre domaine d’activité
• Indice des opportunités de recrutement (peut être un indicateur qualitatif avec des options possibles “aucune opportunité” – “opportunités occasionnelles” – “opportunités significatives”)
• Possibilité de veille concurrentielle (un indicateur binaire avec des valeurs “oui” ou “non”)
• Présence de fournisseurs de solutions pertinentes (un indicateur binaire)

Source : Event Strategy Scorecard.

Analyse générale des événements

• Analyse du programme de l’événement. Le programme de l’événement / le thème principal correspond-il à votre stratégie commerciale ? Le programme attirera-t-il vos clients potentiels, partenaires, embauches ?
• Analyse des événements passés. Quels ont été les résultats des événements passés ? Par exemple, quelle a été la couverture dans les médias ? Qui a partagé des retours d’expérience sur l’événement ?
• Préparation marketing. Y a-t-il un hashtag et un compte Twitter ? Y a-t-il une communauté ou un groupe associé à l’événement ?
• Opportunités de prise de parole. Prendre la parole lors de l’événement est un excellent moyen de diminuer le coût de participation et d’augmenter l’impact. Je préfère le format atelier car il offre plus d’opportunités de se connecter avec les participants.
• Résultats d’apprentissage attendus. Les organisateurs d’ateliers vous facilitent la vie en fournissant les acquis attendus.

Métriques :

• Le % de sujets pertinents par rapport aux défis commerciaux actuels
• Préparation marketing, % – possibilités de faire connaître votre participation/discours/atelier aux participants de l’événement
• Opportunité de prise de parole (métrique binaire)

Source : Event Strategy Scorecard.

Analyse de l’emplacement

• Clients potentiels dans la région. Y avait-il des pistes provenant de la région ?
• Clients actuels dans la région. Avons-nous des clients dans la région ?
• Partenaires potentiels dans la région. Vos partenaires potentiels assistent-ils à l’événement ?
• Membres de l’équipe dans la région. Y a-t-il des membres de notre équipe à distance vivant dans la région ?

Métriques :

• # de clients potentiels intéressés par une rencontre / une démonstration
• # de clients actuels intéressés par un petit déjeuner d’affaires

Source : Event Strategy Scorecard.

Analyse logistique

• Coûts de participation estimés. Incluez le coût du voyage, l’investissement en temps, le coût d’admission, les coûts indirects. En savoir plus ci-dessous.
• Combinez les événements. Consultez le calendrier des événements pour d’autres événements d’intérêt avant de réserver votre vol ; dans de nombreux cas, vous pouvez ajuster la logistique pour assister à deux événements.

Calculer les coûts réels de l’événement

La partie « Investissement » de la formule du ROI semble claire, mais des coûts moins tangibles sont souvent omis. Voici les coûts liés à l’événement à garder à l’esprit.

• Coûts de voyage. Billets d’avion, taxis, parking, location de voiture, essence, coûts d’hébergement, repas.
• Coûts des matériaux. Cartes de visite, brochures, bannières, frais de stand, location d’équipement de stand.
• Investissements en temps. Équivalent en dollars du temps passé à voyager. Temps passé à se préparer pour un événement (planification du voyage, préparation des diapositives, recherche avant l’événement). Temps de l’événement. Traitement des résultats de l’événement. Temps pendant lequel le participant n’est pas impliqué dans le travail principal.
• Coûts de l’événement. Admission, ateliers, événements sociaux, certification, excursions dans la ville.
• Coûts indirects. Impact du décalage horaire, coûts liés à la prise d’un vol tôt le matin, coûts dus à de longues attentes pour un vol de correspondance. Coûts personnels causés par les voyages d’affaires, comme le placement d’un animal de compagnie à l’hôtel pour animaux.

Source : Event Strategy Scorecard.

Multipliez le chiffre total par le nombre de personnes qui devront assister :

• Dans le cas d’une participation normale ou d’une conférence magistrale, une personne peut faire le travail
• Pour un salon professionnel, vous aurez besoin d’au moins deux collègues présents

Fiche d’évaluation des événements

Une fois que vous avez un ensemble de métriques qui correspondent à votre stratégie événementielle, il est judicieux de les réutiliser pour différents événements.

Utilisez le modèle de fiche d’évaluation des événements dont nous avons discuté dans cet article comme modèle pour votre propre fiche d’évaluation.

• Si vous organisez quelques événements par an, alors une liste d’indicateurs dans une feuille de calcul Excel suffira.
• Si votre organisation participe à de nombreux événements et prévoit de connecter votre stratégie événementielle à d’autres stratégies, alors un logiciel professionnel d’exécution de stratégie comme BSC Designer vous aidera.

Les utilisateurs de BSC Designer peuvent :

• Réutiliser le modèle de fiche d’évaluation des événements pour calculer le ROI estimé d’un événement

Maximiser le ROI des événements en choisissant le bon format de participation

L’efficacité d’un événement dépend de votre format de participation. Dans notre cas, ces options étaient :

• Événements en ligne. Rejoindre et/ou organiser des webinaires. Fonctionne mieux si vous « testez les eaux, » avez besoin d’avoir une idée des besoins de votre audience. Dans un article séparé, nous discutons du cadre que nous utilisons chez BSC Designer pour suivre la performance de nos événements en ligne.
• Participation normale. Visiter une conférence ou un salon professionnel. Fonctionne bien si l’apprentissage est votre objectif principal et que le programme de l’événement résonne avec vos défis. Vous aurez une idée des problèmes auxquels votre public cible est confronté.
• Opportunité de prise de parole. Faire un discours d’ouverture ou un atelier. Fonctionne bien si vous devez interagir avec le public. Le format atelier est limité par le nombre de participants mais a l’impact le plus élevé. Assurez-vous de promouvoir votre participation pour obtenir +1 dans votre karma d’expert.
• Opportunité de parrainage. Être un partenaire officiel de l’événement. Donne accès aux canaux de marketing, aux documents de l’événement, et souvent aux opportunités de prise de parole. Bon pour la notoriété de la marque et la reconnaissance de l’expertise de l’entreprise.
• Stand d’entreprise. Participer à une conférence/salon professionnel avec un stand. +1 à la reconnaissance de l’expertise de l’entreprise, plus de possibilités de réseautage avec des clients et partenaires potentiels. Il est logique d’essayer le format de participation normale avant de tenter celui-ci.
• Organiser vos propres événements. Par exemple, pour éduquer les clients existants ou organiser un rassemblement communautaire. Vous avez un contrôle total sur la logistique de l’événement. Le principal défi est d’attirer suffisamment de participants et de sponsors intéressés par le programme tout en maintenant un ROI positif de l’événement.

Dans le cas de BSC Designer :

• Les webinaires nous aident à partager des idées rapides et à prendre le pouls des sujets émergents. Si vous participez à l’événement, nous vous demanderons de soumettre les défis auxquels vous êtes confrontés dans le contexte du sujet de l’événement. Cela nous aide à concentrer notre stratégie de contenu.
• Participation normale. Nous sommes une entreprise de logiciels, donc nous assistons à des conférences professionnelles pour rester à l’écoute des nouvelles tendances technologiques et pour réseauter avec nos collègues. Cela génère de nombreuses idées pour notre pipeline d’innovation.
• Discours d’ouverture et ateliers. C’est notre format préféré pour le moment. Nous parlons des KPI, des stratégies, du Balanced Scorecard. Le discours/atelier est neutre vis-à-vis des fournisseurs, mais nous utilisons naturellement notre logiciel pour illustrer certaines idées.

Les discours et ateliers améliorent également le réseautage – “Oui, j’ai vu votre nom dans le programme de la conférence” ou “Bonne intervention, au fait, j’ai une question…” aident à entamer des conversations significatives.

• Opportunité de parrainage. Fonctionne bien pour nous lorsque le public cible est constitué de spécialistes de l’exécution stratégique, comme, par exemple, les “Jornadas de Estrategia” en Espagne ou la “Strategy Execution Master Class” en Belgique.

Suivi pré-événement

Si l’événement a passé le pré-dépistage, vous pouvez commencer à planifier et à préparer l’événement.

Une partie importante de la préparation consistera à faire un suivi avec les personnes avant l’événement. La manière dont vous abordez cela dépend de votre niche ; par exemple, voici Howard Kingston partageant ce qu’il a fait pour cette startup.

Chiffres de référence de ROI

L’un des moyens d’estimer les retours d’événement est de le comparer à vos référentiels marketing.

• Une métrique clé, dans ce cas, est le CPL (Coût par Lead).

Vous pouvez faire une comparaison approximative de la portée de l’événement par rapport à d’autres canaux marketing que vous utilisez (nous l’avons fait pour Google Ads). Trouvez une bonne explication de cette approche dans cet article de Matthew Wainwright.

Rencontrez votre équipe à distance

Nous avons discuté de nombreux flux de valeur et de la manière de les quantifier. Parlons des raisons moins évidentes de participer aux événements.

Une de nos valeurs est « recruter des talents à l’échelle mondiale. » C’est pourquoi de nombreux employés à distance travaillent avec BSC Designer.

Nous profitons de certains événements pour rencontrer nos partenaires locaux et nos employés à distance en personne.

Le coût de l’événement reste le même, mais nous pouvons obtenir plus de valeur en apprenant à mieux connaître les membres de notre équipe. Dans cet article, vous pouvez en apprendre davantage sur la gestion des employés à distance.

Visiter un événement comme bonus pour les employés

La plupart des gens aiment voyager, surtout lorsque la destination est des villes magnifiques comme Venise ou Prague.

Auparavant, nous avons discuté des meilleures pratiques pour les récompenses et les bonus. Considérez les coûts des événements comme un bonus que vous offrez aux meilleurs performeurs. Ce type de bonus a prouvé son efficacité.

Encore une fois, les coûts de participation aux événements resteront les mêmes, mais vos investissements seront rentabilisés par une équipe hautement engagée (voir l’indice d’engagement des employés que nous avons discuté auparavant).

2. Indicateurs à examiner pendant l’événement

Un événement n’est qu’un terrain de jeu – vos résultats dépendent de la façon dont vous jouez.

Quels sont les facteurs de succès à examiner pendant l’événement ? Les professionnels du milieu s’accordent à dire que le réseautage est la partie la plus importante de tout événement. Ici, nous traiterons de deux groupes d’indicateurs :

• Indicateurs retardés qui aident à valider les résultats
• Indicateurs avancés qui aident à prédire le succès

Assurez-vous que votre équipe de gestion comprenne la différence entre ces deux types d’indicateurs.

Commençons par les indicateurs retardés.

Métrique des conversations significatives

Échanger simplement des cartes de visite n’est pas un signe de conversation significative. En fait, si quelqu’un me demande une carte de visite dans les premières secondes de la conversation, c’est un signal d’alarme pour moi.

Quels sont les signes de conversation significative ? Je définis ces quatre :

• [ ] Brise-glace. Mon interlocuteur et moi avons trouvé comment nos intérêts commerciaux se chevauchent (c’est facile car nous assistons au même événement). Je connais le domaine d’intérêt de la personne à qui je parle.
• [ ] Produit. J’ai eu l’occasion d’expliquer ce que fait notre produit et comment il peut être utile. Le truc est de ne pas se comporter comme un vendeur mais de faire un argumentaire de vente qui soit une partie organique de la conversation (voir ci-dessous comment nous le faisons).
• [ ] Personnel. En plus de discuter de sujets professionnels, nous avons eu l’occasion de passer à quelque chose de plus personnel (expériences de voyage, apprentissage des langues étrangères, loisirs, etc.)
• [ ] Connexion. Enfin, nous nous sommes connectés sur LinkedIn. Lorsque c’est approprié, je préfère le faire en même temps que l’échange de cartes de visite.

Prospects qualifiés

Les meilleures conversations significatives sont converties en prospects qualifiés. Voici les indicateurs pour les prospects qualifiés :

• # de concordances problème-solution. Par exemple, l’entreprise du prospect cherche un moyen de transférer ses indicateurs clés de performance d’un logiciel de tableur à quelque chose de plus professionnel. C’est un bon prospect pour nous.
• # de présentations/démos que nous avons réalisées pendant l’événement. Il n’est pas nécessaire d’utiliser toujours un ordinateur portable. C’est là que l’indicateur de préparation des matériaux vous aide. Dans notre cas, nous pouvons utiliser une version papier d’une carte stratégique pour présenter ce que notre logiciel fait.

• # de demandes de suivi – le client potentiel demande à partager une étude de cas spécifique ou un accès à une version d’essai entièrement fonctionnelle. Par exemple, si vous envisagez de déplacer votre tableau de bord d’un logiciel de tableur à une solution de Balanced Scorecard, alors je vous enverrai un lien vers cet article.

Maintenant, la question est, que pouvons-nous faire pour réaliser ces conversations significatives et être en mesure de les convertir en prospects qualifiés ? Discutons des facteurs de succès et des indicateurs principaux respectifs.

Mesures des compétences en réseautage

Il y a des gens qui font cela naturellement ; il y en a d’autres qui doivent l’apprendre (ici quelques bons points discutés). Quels sont les facteurs de réussite pour de bonnes compétences en réseautage ? Une réponse rapide est – la pratique et certains schémas de comportement.

Voici quelques indicateurs à suivre :

• # de conversations initiées par vous (indicateur principal)
• # de questions que vous avez posées aux intervenants (indicateur principal)
• % de conversations selon le schéma de conversation significative (voir l’explication ci-dessous)

Métriques des compétences en présentation

Similaire aux compétences en réseautage – vous apprenez en pratiquant. Quelques métriques à considérer :

• # de tactiques de présentation que vous avez apprises lors de l’événement (l’idée est de commencer à les remarquer, pas seulement à les compter) (métrique principale)
• # de discours publics que vous avez donnés l’année dernière (métrique principale)
• # de questions que les gens posent après votre discours
• Note moyenne des retours après discours, %

Disponibilité des outils et des matériaux

Chez BSC Designer, nous aimons expérimenter avec les cartes de visite. Si nous échangeons des cartes lors de la conférence cette année, d’un côté, vous trouverez mes coordonnées, et de l’autre côté, vous verrez ceci :

Si vous me demandez ce que cela signifie, je dirai que c’est un petit morceau d’une carte de stratégie conçue par notre logiciel, où vous avez un objectif commercial, des indicateurs et des initiatives. Si nous en arrivons à ce stade, je considérerai certainement cela comme une conversation significative.

Autres points à considérer :

• Disponibilité des matériaux, %. Assurez-vous que la logistique fonctionne et que vos cartes de visite, brochures, matériaux de stand arrivent à temps et en entier.
• Facteur Wow des matériaux, %. Vos matériaux finiront-ils à la poubelle d’un hôtel, ou les participants les garderont-ils ? Testez-le – nous l’avons fait pour notre modèle de carte de stratégie.

3. Indicateurs de performance post-événement

L’événement est terminé, mais nous avons encore beaucoup à faire. Voici quelques indicateurs à examiner.

« Résultats » tangibles de l’événement

Quelque chose que nous pouvons facilement compter :

• # de cartes de visite obtenues
• # de participants à l’événement

À mon avis, ces indicateurs méritent seulement une rapide révision :

Recueillir de nombreuses cartes de visite n’a rien à voir avec un réseautage efficace

• Le nombre de participants à l’événement est rarement corrélé avec la valeur obtenue

Métriques d’impact d’événement et leurs proxys

Si des résultats tangibles comme le nombre de cartes de visite obtenues n’ont pas de sens, alors que devrions-nous examiner ?

Dans une situation idéale, nous examinerions l’impact réel sur l’entreprise :

• Contacts de réseautage utiles
• Affaires conclues – si notre objectif est de rencontrer un client potentiel
• Idées mises en œuvre – si nous avions des objectifs d’apprentissage en assistant à une conférence

Le problème avec les métriques d’impact est qu’elles sont difficiles à suivre (besoin de comprendre l’impact de différents canaux de marketing, cycle d’achat long). La solution est de regarder leurs proxys :

• Au lieu de suivre les contacts de réseautage percutants, regardez le “# de conversations significatives”
• Au lieu de regarder les affaires conclues, regardez le “# de prospects qualifiés”
• Au lieu d’attendre que les idées soient entièrement mises en œuvre et testées, regardez le “# de nouvelles suggestions qualifiées” pour la première étape de votre pipeline d’innovation

Indicateur opérationnel pour un événement

Nous pouvons également suivre certains indicateurs opérationnels. Si vous le faites, assurez-vous que votre équipe les aligne sur les objectifs commerciaux appropriés.

• % de prospects suivis (voir ci-dessous notre approche de suivi)
• # d’idées ajoutées dans le pipeline d’innovation (voir notre approche ci-dessous)
• # de messages sur les réseaux sociaux publiés après l’événement (vos réflexions, photos, conclusions) assurez-vous de les connecter à votre tableau de bord marketing.
• # de mentions dans la presse (aide à justifier la participation à de futurs événements similaires)
• # de présentations internes faites à votre équipe (voir l’explication ci-dessous)
• # d’opportunités de création de contenu (voir ci-dessous)

Suivi des prospects

Je suppose que tout le monde déteste les « suivis » robotisés lorsque vous êtes bombardé d’e-mails et d’appels téléphoniques, vous faisant regretter d’avoir donné votre carte de visite.

Dans le cas de BSC Designer :

• Je vous enverrai un e-mail avec des liens pertinents pour fournir les informations promises.
• Je me connecterai avec vous sur LinkedIn. Vous verrez mes mises à jour futures et pourrez entrer en contact avec nous si quelque chose résonne avec vos besoins actuels.

Analyse et mise en œuvre des retours

Si vous avez la chance de rencontrer vos clients actuels lors de l’événement, assurez-vous d’être ouvert aux retours (votre client prend 90 % du temps). Une fois de retour au bureau – mettez en œuvre !

J’assistais à une conférence sur les logiciels où trois entreprises concurrentes de commerce électronique parrainaient l’événement et présentaient leurs plateformes. Deux étaient des « gros bonnets », et la troisième était une « startup ». Lorsque j’ai assisté à la même conférence deux ans plus tard, il n’y avait qu’une société de commerce électronique dominant le marché (la « startup »).

Les trois ont bien réussi en termes de présentation, de suivi et de réseautage. Quel était le truc ? Les gars de la « startup » ont mis en œuvre la plupart des exigences qu’ils ont apprises des participants.

Assurez-vous que votre cycle de demande de retours se termine par une mise en œuvre.

Idées qualifiées pour le pipeline d’innovation

Tout événement est une excellente occasion d’apprendre quelque chose de nouveau. Dans mon cas, les idées apprises lors des conférences avaient un cycle de vie court – je suis généralement enthousiaste à propos de l’idée pendant l’événement, puis elle est enterrée avec d’autres idées « nous essaierons cela un jour » parce que l’idée n’est pas la priorité en ce moment ou nécessite des ressources supplémentaires pour être essayée.

Pour éviter cela, nous avons mis en place un pipeline d’innovation :

• Les idées intéressantes sont notées sous format texte ou comme une photo d’une diapositive intéressante
• Ensuite, elles sont examinées (généralement pendant le vol de retour à la maison) et converties en candidat à l’innovation plus formel (titre, description, justification)
• Les suggestions d’innovation sont collectées sur le tableau Kanban et attendent leur tour pour être traitées à travers le pipeline d’innovation (discussion, prototype, test, mise en œuvre)

Apprentissage intuitif

Je parle ici de la capacité à lire entre les lignes.

• Quels sujets ont suscité un grand intérêt chez les participants ? Nous pouvons ajouter ces sujets à notre stratégie de contenu.
• Quels orateurs étaient bons pour se connecter avec le public ? Nous pouvons les inviter à nos propres événements ou utiliser leurs vidéos sur YouTube pour améliorer les compétences de présentation de notre équipe.
• Quelles diapositives ont reçu la plus grande attention ? Est-ce le point sensible qui peut devenir une caractéristique clé d’un nouveau produit ?

Présentation interne

Il est bon de partager les idées apprises lors de l’événement avec vos collègues. Et d’ailleurs, c’est un autre moyen d’augmenter la valeur de retour de l’événement. L’équivalent en dollars de la valeur de l’apprentissage peut être utilisé pour le calcul du ROI.

Dans notre cas, c’est quelque chose de moins formel :

• « Hé, j’ai assisté à cet événement et regarde quel excellent outil a été utilisé pour résoudre ce problème… »

Ou

• Ce gars parlait de Social Media Marketing ; voici sa checklist. Pouvons-nous tester quelque chose pour améliorer notre approche ?

Ne transformez pas la présentation post-événement en formalité. Essayez de motiver votre équipe à présenter l’essence de ce qu’ils ont appris, et non à répéter les diapositives qu’ils ont vues.

Opportunités de création de contenu

Le modèle commercial de BSC Designer repose fortement sur l’éducation des clients. Le meilleur contenu naît de l’expérience réelle.

Vous apprenez simplement en assistant à des conférences et ateliers, et vous en apprenez encore plus si vous y parlez. Intervenir lors d’une conférence vous oblige à analyser le sujet en détail, à faire des expériences, à vérifier les sources d’information.

Utilisez ces enseignements pour créer du contenu engageant :

• Cet article est basé sur mon expérience en prise de parole en public, en animation d’ateliers, en participation à des conférences et en tant que sponsor.
• L’article sur le tableau de bord de la qualité a été inspiré par ma participation à la conférence Software Quality Days à Vienne.
• Le livre 10 Step KPI System a été inspiré par une présentation Pecha Kucha que j’ai faite à la conférence OOP à Munich.

Envisagez de réutiliser les idées les plus perspicaces que vous apprenez lors des événements en contenu pérenne pour un site web.

Efficacité générale

Voici quelques indicateurs d’efficacité générale. Ils aideront votre équipe à analyser l’efficacité de différents événements et l’efficacité des systèmes internes de l’entreprise :

• # de prospects contactés vs. # de réunions planifiées
• # de réunions planifiées vs. # de réunions tenues
• # de réunions tenues vs. # de conversations significatives
• # de conversations significatives vs. # de contrats conclus

4. Carte stratégique de l’événement

La stratégie événementielle est un ensemble cohérent de priorités et d’objectifs pour les événements auxquels votre entreprise participera.

Nous avons discuté de nombreux indicateurs clés de performance et idées d’amélioration. Mon meilleur pari est que vos prochains défis seront :

• Assembler toutes ces idées dans un document de 1-2 pages
• Communiquer efficacement cette stratégie à votre équipe
• S’assurer que toutes vos meilleures pratiques pour l’événement deviennent des schémas de comportement stables

Une bonne carte stratégique vous aidera dans cette tâche. Auparavant, nous avons discuté d’une approche classique de Balanced Scorecard K&N avec quatre perspectives. En utilisant la même approche, nous pouvons construire une carte pour la stratégie événementielle.

Source : Event Strategy Scorecard.

Perspective du client

Quels sont les besoins des clients ? Quels besoins seront satisfaits si notre organisation participe à l’événement ?

Objectifs commerciaux (besoins des clients) :

• L’entreprise est perçue comme un expert. Une entreprise est perçue comme un expert dans un domaine lorsqu’elle est présente à des événements de l’industrie, fait des discours d’ouverture, participe aux salons professionnels.
• Fournir une interaction personnelle avec la marque. C’est une chose de visiter votre site web, mais il faut aussi parler à votre équipe sur un stand de salon. La présence physique n’est que le début, et il est important d’apprendre des clients et de mettre en œuvre leurs retours, comme discuté ci-dessus.

Mesures :

• Notoriété de la marque, % (mesurée dans le tableau de bord de la marque)
• # d’invitations à des événements et des stands envoyées (chaque fois que les spécialistes du support client mentionnent qu’un client peut rencontrer notre équipe lors d’un certain événement)
• Clients de haut niveau, % (c’est un indicateur indirect de l’efficacité de notre stratégie événementielle à atteindre des clients de haut niveau)

Perspective financière

Quels sont les résultats financiers de l’atteinte des objectifs du point de vue du client ? Quels sont nos objectifs financiers dans le contexte de la stratégie événementielle ?

Objectif commercial :

• Rendre la participation aux événements financièrement viable

Mesures :

• Coûts réels de l’événement, $
• Équivalent en dollars de la valeur de l’événement, $
• CPL de l’événement par rapport au CPL d’autres canaux de marketing

Initiatives :

• Contrôler les coûts
• Maximiser le ROI

Perspective interne

Que pouvons-nous faire pour satisfaire les besoins des clients ? Parmi tous les objectifs possibles, nous nous concentrerons ici sur les objectifs liés à la stratégie événementielle.

Les objectifs reprendront les facteurs avant, pendant et après l’événement discutés ci-dessus :

• Objectif avant l’événement. Améliorer le processus de sélection et de préparation des événements.
• Objectif pendant l’événement. Mettre en œuvre des comportements efficaces pour les événements.
• Objectif après l’événement. Suivi des événements et apprentissage continu.

Mesures avant l’événement :

• %, note de l’événement selon le tableau de bord d’analyse des événements
• # de contacts qui ont été suivis avant l’événement

Mesures pendant l’événement :

• # de clients potentiels atteints
• # d’interactions significatives
• # de pistes qualifiées

Mesures après l’événement :

• # d’idées pour le pipeline d’innovation
• Présentations internes d’apprentissage, heures (utilisez le modèle de tableau de bord de formation pour une approche plus axée sur les résultats)

Perspective d’innovation

Quels sont nos points d’amélioration ? Que devons-nous apprendre pour mieux organiser des événements et mieux satisfaire les besoins des clients ?

Cette perspective fait partie de votre stratégie d’innovation :

• Quels sont les points d’amélioration des processus ? Optimisation des déplacements, utiliser les événements comme une opportunité de rencontrer des membres de l’équipe à distance.
• Quelles compétences notre équipe événementielle doit-elle maîtriser ? Compétences en présentation, compétences en réseautage, matériels de marketing.
• Concentrer les efforts de développement client. Quelle conférence nos clients potentiels visitent-ils réellement ? Quels sont les besoins actuels de nos clients ?

Métriques :

• Budget estimé de l’événement vs. budget réel de l’événement
• # de points d’amélioration trouvés
• Formation en compétences de réseautage, heure
• Formation en compétences de présentation, heures
• Pratique des compétences de présentation, heures
• Score moyen de retour sur présentation, %

Résumé

Voici les principaux points à retenir de cet article :

• Connaître vos coûts réels de participation à l’événement.
• Calculer le ROI de l’événement en utilisant la quantification de la valeur totale, et pas seulement les ventes directes générées.
• Votre stratégie événementielle est unique – utilisez les métriques et les stratégies de cet article comme point de départ pour vos discussions internes.
• L’objectif final n’est PAS de maintenir votre équipe stressée par les indicateurs clés de performance de l’événement, mais de discuter des meilleures tactiques et de les rendre plus concrètes.

Bien que nous ayons discuté de nombreux indicateurs dans cet article, n’abordez pas les événements et le réseautage comme un jeu avec un score. Il s’agit plus de se faire des amis dans le monde des affaires que de se faire des contacts.

Utiliser le modèle Event Strategy Scorecard

BSC Designer aide les organisations à mettre en œuvre leurs stratégies complexes :

1. Inscrivez-vous pour un plan gratuit sur la plateforme.
2. Utilisez le modèle Event Strategy Scorecard comme point de départ. Vous le trouverez dans Nouveau > Nouveau tableau de bord > Plus de modèles.
3. Suivez notre Système de mise en œuvre stratégique pour aligner les parties prenantes et les ambitions stratégiques dans une stratégie globale.

Commencez dès aujourd'hui et voyez comment BSC Designer peut simplifier la mise en œuvre de votre stratégie !