Découvrez comment suivre et améliorer l’efficacité de la gestion de projet à l’aide de KPI. Utilisez des indicateurs de performance pour démontrer la valeur du projet aux parties prenantes.
- « Projets » et « Initiatives » – quelle est la différence ?
- Gestion de projet : pourquoi mesurer, et qui sont les parties prenantes ?
- KPI pour la gestion de projet : Périmètre, Coût, Temps, Risque, Qualité, Ressources
Projet vs initiative : la place des projets dans la planification stratégique
Quel est le rôle des projets dans la planification stratégique ? Auparavant, nous avons parlé de différents niveaux d’abstraction dans la planification stratégique.
Nous avons commencé par le niveau le plus élevé (mission, vision, valeurs fondamentales), puis nous sommes passés au niveau des priorités stratégiques, des objectifs métier, des métriques de performance et, enfin, au niveau de l’action (Niveau 5 sur le schéma).
Dans la planification stratégique, les éléments actionnables sont normalement appelés « initiatives ». Pourquoi ne les appelons-nous pas « projets » ?
Quelle est la différence entre une initiative et un projet ?
- Une définition de l’initiative que l’on peut trouver dans les dictionnaires souligne la nouveauté ou la difficulté de l’activité.
- En revanche, le terme projet est expliqué comme une méthode élaborée à l’avance ou comme un travail planifié assorti d’une échéance.
J’aime utiliser un voyage comme analogie pour expliquer la différence :
- Lorsqu’une famille planifie son premier voyage en voiture de Paris à Barcelone, cela ressemble beaucoup à une initiative. Les spécificités de la route ne sont pas bien connues, les péages sont estimés très approximativement, trouver un bon restaurant en chemin relève du hasard.
- Imaginez maintenant une situation différente : un chauffeur routier qui emprunte le même itinéraire. Le timing, les péages, les coûts de carburant et d’hébergement sont calculés avec une grande précision. Pour le centre logistique, responsable de ce camion, il s’agit d’un petit projet.
Quels sont les attributs d’un projet ? Prenons le triangle classique de gestion de projet :
- Budget
- Calendrier
- Périmètre
Et une initiative ? Elle peut avoir exactement les mêmes attributs ! Par exemple, voici une boîte de dialogue d’initiative du logiciel de planification stratégique ; elle ressemble beaucoup à ce que l’on trouve dans un outil de gestion de projet.
Project Management KPIs. Avec une initiative, nous testons le terrain. Et pour tester le terrain, nous avons besoin de budget et de temps.
De quoi une organisation a-t-elle besoin ? D’une initiative ou d’un projet ? Même si nous parlerons principalement des initiatives dans la planification stratégique, ces initiatives doivent être exécutées d’une manière ou d’une autre. C’est là que nous aurons besoin de projets.
Nous avons besoin des deux : des initiatives et des projets !
Dans le contexte de l’automatisation logicielle, il existe également une différence. Les logiciels de gestion de projet proposent des diagrammes de Gantt et une planification des ressources lourde, tandis que les logiciels d’exécution de la stratégie sont axés sur les cartes stratégiques et les KPI.
Pour un exemple pratique de la manière de conserver des initiatives stratégiques dans BSC Designer tout en gérant l’exécution détaillée des projets dans des outils tels que Jira, Asana ou Monday.com, voyez comment connecter la planification stratégique aux outils de gestion de projet.
Pourquoi mesurer la gestion de projet
Dans le système de KPI, nous avons convenu qu’avant de mesurer des éléments, il est important de comprendre le contexte de la mesure :
- Pourquoi voulons-nous mesurer la gestion de projet ?
Voici quelques raisons typiques :
- Améliorer l’efficience et l’efficacité
- Améliorer les processus existants et leur performance
- Améliorer le style de gestion, les communications, l’infrastructure
- Démontrer la valeur du projet aux parties prenantes
Toutes ces réponses s’inscrivent bien dans l’idée de l’analyse des écarts appliquée à la gestion de projet.
Les parties prenantes de la gestion de projet
Une autre question qu’un système de KPI suggère de poser est :
- Quelles sont les parties prenantes de la gestion de projet ?
La liste des parties prenantes comprendra certainement :
- Le chef de projet
- L’équipe qui travaille sur le projet
- Le sponsor du projet
- Les clients externes et internes
- Les organismes de réglementation externes et l’équipe interne de conformité
- L’équipe d’assurance qualité
La liste des parties prenantes nous aidera à concentrer nos efforts de mesure de la performance.
Certaines parties prenantes seront intéressées à connaître les KPI permettant de mesurer le succès du projet, tandis que d’autres parties prenantes seront intéressées par la mesure du succès de la gestion de projet.
KPI pour la gestion de projet
Nous avons maintenant la liste des parties prenantes et nous savons quelle réponse nous intéresse. Définissons quelques KPI (Indicateurs clés de performance) pour la gestion de projet.
Nous pouvons regrouper les KPI autour de l’un des modèles de gestion de projet :
- Le modèle classique du triangle : Périmètre, Coût, Temps -> Qualité
Ou le modèle évolué selon les normes PMBOK :
- Périmètre, Coût, Temps + Risque, Qualité, Ressources
KPI de gestion de projet. Périmètre
Le concept de périmètre en gestion de projet est principalement axé sur les exigences relatives au futur produit, en fonction des besoins des parties prenantes.
L’un des critères les plus importants des exigences est :
- Absence d’ambiguïté des exigences, %
Comment quantifier l’absence d’ambiguïté ?
Nous pourrions demander à plusieurs experts de lire les exigences et de compter les énoncés qualifiés d’ambigus. Une approche moins formelle, mais néanmoins efficace, consiste à quantifier ce KPI à l’aide d’une mesure populaire :
- WTF/page metric
KPI de gestion de projet. Alignement stratégie / projet
Un autre élément à examiner dans le contexte des exigences est l’existence d’un alignement entre la stratégie de l’organisation et ses projets.
- Si nous travaillons avec des projets internes, alors disposer d’une bonne carte stratégique est un excellent moyen d’expliquer à l’équipe le contexte métier (contraintes et priorités) du projet.
Pourquoi le contexte métier est-il important ? Pour répondre à cette question, réfléchissez à la différence entre :
- Faire les choses correctement, et
- Faire les bonnes choses
« Faire les choses correctement » correspond à ce qu’est la gestion de projet. Les meilleurs gestionnaires peuvent rendre l’ensemble du projet très efficace, mais cela fera-t-il progresser l’organisation vers les objectifs souhaités ?
Le KPI, dans ce cas, peut être formulé comme suit :
- Alignement stratégie/projet, %
La meilleure façon d’atteindre cet alignement consiste à partir de la stratégie et à élaborer de nouvelles initiatives et de nouveaux projets autour de ses objectifs.
Coût
Les métriques relatives au coût sont généralement faciles à trouver. Les KPI classiques, dans ce cas, sont :
- Budget planifié
- Budget exécuté
- Variance budgétaire – la différence entre les budgets planifié et exécuté
Si vous utilisez BSC Designer pour la planification stratégique, vous trouverez ces propriétés pour les initiatives, ainsi que dans l’arborescence des KPI :
Project Management KPIs. Les dérivés financiers d’une gestion de projet réussie :
- Économies de coûts
- Évitement des coûts
- ROI – retour sur investissement
- Équivalent en dollars de la valeur créée (valeur obtenue) – l’estimation de la valeur créée par le projet
Valeur obtenue
La Valeur obtenue mentionnée peut être calculée comme suit :
- Valeur obtenue (EV) = Total_Budget * Progression, %
Un autre indicateur compare la valeur obtenue au budget réel utilisé :
- Variance des coûts (CV) = Earned_Value – Budget_Actual
Une valeur négative de CV peut indiquer un dépassement de budget.
BSC Designer calculera la Valeur obtenue et la Variance des coûts si une initiative s’est vu attribuer un indicateur de progression et si le budget total est spécifié.
Temps
Les métriques classiques de la gestion de projet sont :
- Temps de cycle
- Variance du calendrier, % (heures planifiées vs. heures exécutées)
- Achèvement dans les délais, %
- Jalons manqués, %
Bien que ces métriques soient faciles à calculer à l’aide d’un logiciel de gestion de projet, nous devons être prudents dans l’interprétation de leurs résultats.
KPI de gestion de projet. Effectuez une analyse des causes profondes
Un délai a-t-il été manqué en raison d’une mauvaise gestion, ou parce que les exigences ont changé de manière inattendue, ou parce que la portée du projet doit être révisée en raison de nouvelles informations ?
Connaissez vos références
Que signifie le fait que votre équipe a manqué 15 % des jalons ce mois-ci ? Est-ce quelque chose de typique pour elle ?
Comment ce taux se compare-t-il au mois précédent ou à une autre équipe ? Les données ont du sens uniquement dans un certain contexte ; assurez-vous donc de comprendre ce contexte avant de tirer des conclusions.
Quel comportement les KPI induisent-ils ?
Réfléchissez à deux fois avant de lier les KPI de gestion de projet au calcul des récompenses. Une réalisation à 100 % dans les délais paraît excellente sur le papier, mais il ne doit y avoir aucun compromis sur la qualité de la livraison finale. Les mauvais KPI sont ceux qui amènent votre équipe à réfléchir à la manière de manipuler le système plutôt qu’à améliorer le produit.
Risque
Auparavant, nous avons abordé le concept de risque et les Indicateurs clés de risque. L’une des idées formulées dans cet article était que les KRI (Indicateurs clés de risque) ne sont pas si différents des KPI (Indicateurs clés de performance).
Par exemple, si nous voulons atténuer le risque d’avoir des exigences ambiguës, nous suivrions le KPI Caractère non ambigu des exigences, % (ou KRI, si vous préférez).
En d’autres termes, tout risque disposant d’un plan d’atténuation peut être suivi par un KPI.
Une autre idée importante est que la gestion des risques elle-même peut être suivie à l’aide de KPI :
- Nombre de risques identifiés
- % des risques identifiés avec un plan d’atténuation
- Nombre de risques survenus sans plan d’atténuation
- Risques récurrents, %
- Coûts de gestion des risques, $
KPI de gestion de projet. Qualité
Comment pouvons-nous évaluer la qualité de la gestion de projet ? Cela dépend de l’aspect de la qualité qui nous intéresse. Comme indiqué dans l’article sur les KPI de qualité, la qualité est perçue différemment selon les parties prenantes.
Qualité du leadership
Nous pouvons commencer par :
- Qualité de la gestion (voir quelques idées sur la manière de la quantifier)
- Qualité du leadership
- Qualité des communications, % (consultez l’article sur la complexité pour quelques idées)
Qualité des résultats
Alors, nous pouvons examiner la qualité des résultats produits :
- % de retouches, ou
- Nombre de retours
Un % élevé de retouches peut indiquer un problème lié aux exigences du projet, une estimation initiale inappropriée ou une planification insuffisante.
Des mesures de qualité plus générales incluent :
- Satisfaction du client interne, %
- Satisfaction du client externe, %
Le concept de qualité inclut la qualité des artefacts internes créés à la suite du projet. Par exemple, si vous avez besoin d’un graphiste pour votre projet, les livrables finaux doivent alors être fournis conformément à certaines normes internes, en utilisant des modèles spécifiques et les meilleures pratiques. Le KPI, dans ce cas, est :
- Conformité aux normes internes, %
Dérivés de qualité
Qu’en est-il des innovations ?
Un bon effet secondaire d’une gestion de projet bien organisée peut être l’émergence d’idées pour le pipeline d’innovation. L’indicateur à suivre est :
- Nombre d’idées d’innovation qualifiées générées
Lorsque l’on examine l’aspect qualité de tout projet, nous devons également prendre en compte les aspects de durabilité.
Non seulement la durabilité environnementale classique, mais aussi les piliers social et économique. Consultez le tableau de bord de durabilité pour quelques KPI spécifiques, tels que :
- % de matériaux recyclés utilisés
- Sécurité au travail, %
Ressources
Dans le contexte de la gestion de projet, un KPI de départ pour les ressources est :
- Temps productif ou temps consacré aux activités facturables, %
- Ressources planifiées vs ressources utilisées
En substance, nous voulons savoir si votre équipe passe plus de temps en réunions internes ou à faire son travail.
Si votre projet implique un approvisionnement complexe, la logistique et la gestion des relations avec plusieurs fournisseurs, consultez le tableau de bord des achats pour davantage de KPI.
Gestion des talents
Enfin, votre principal « capital » est votre équipe :
- Commencez par la métrique de base du taux de rotation du personnel. Trouvez d’autres idées dans le tableau de bord RH.
- Utilisez la métrique de base des heures de formation et de mentorat. Si vous prenez au sérieux le développement des compétences de votre équipe, créez un tableau de bord de formation complet en utilisant le modèle de Kirkpatrick.
Passer des KPI de projets individuels à la performance du portefeuille
Les mesures au niveau du projet ne fournissent qu’une partie de la vision de gestion lorsque plusieurs initiatives se disputent l’attention et les ressources. Dans cet exemple, chaque initiative conserve son propre budget, risque, valeur et indicateurs de performance spécifiques à chaque étape, tandis que la plateforme les consolide dans une vue de portefeuille pour la comparaison, le reporting et le contrôle opérationnel.
Un dernier mot
Après quelques minutes de recherche sur Internet, vous pouvez obtenir une longue liste de KPI pour la gestion de projet.
Il est judicieux de mentionner quelques bonnes pratiques pour présélectionner ces KPI :
- Commencez par un contexte métier ; une bonne carte stratégique sera très utile
- Définissez correctement les KPI – consultez le modèle dans cet article
- Comprenez la différence entre les indicateurs avancés et retardés, ainsi que la différence entre les facteurs de succès et les critères de succès
- Gardez la liste courte – une paire d’indicateurs avancé et retardé pour chaque objectif fonctionnera bien mieux qu’une liste de plus de 100 métriques
Utiliser le modèle Project Management KPIs
BSC Designer aide les organisations à mettre en œuvre leurs stratégies complexes :
- Inscrivez-vous pour un plan gratuit sur la plateforme.
- Utilisez le modèle
Project Management KPIs comme point de départ. Vous le trouverez dans Nouveau > Nouveau tableau de bord > Plus de modèles. - Suivez notre Système de mise en œuvre stratégique pour aligner les parties prenantes et les ambitions stratégiques dans une stratégie globale.
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Alexis Savkín est un architecte de la stratégie et le fondateur de BSC Designer, une plateforme d’exécution de la stratégie dont le tableau de bord équilibré est au cœur. Il est le créateur du Strategy Execution Canvas, l’auteur de deux livres et de plus de 100 articles sur la stratégie et la mesure de la performance, ainsi qu’un conférencier international. Entrez en contact avec Alexis sur LinkedIn.