Apprenez à suivre et à améliorer l’efficacité de la gestion de projet grâce aux KPI. Utilisez les mesures de performance pour démontrer la valeur du projet aux parties prenantes.
- « Projets » et » Initiatives » – quelle est la différence?
- La gestion de projet : pourquoi mesurer, et qui sont les parties prenantes?
- KPI pour la gestion de projet : Portée, Coût, Temps, Risque, Qualité, Ressources
Projet vs. Action : La place des projets dans la planification stratégique
Quel est le rôle des projets dans la planification stratégique ? Précédemment, nous avons parlé des différents niveaux d’abstraction dans la planification stratégique.
Nous avons commencé par le niveau le plus élevé (mission, vision, valeurs fondamentales), nous sommes passés au niveau des priorités stratégiques, des objectifs commerciaux, des mesures de performance et, enfin, au niveau des actions (Niveau 5 sur le schéma).
Dans la planification stratégique, les éléments exploitables sont normalement appelés » initiatives « . Pourquoi ne les appelons-nous pas « projets » ?
Quelle est la différence entre une initiative et un projet ?
- Une définition de l’ initiative que l’on peut trouver dans les dictionnaires souligne la nouveauté ou la difficulté de l’activité.
- A l’inverse, le terme projet est expliqué comme une méthode élaborée à l’avance ou un certain travail planifié avec une échéance.
J’aime utiliser un voyage comme analogie pour expliquer la différence :
- Lorsqu’une famille planifie son premier voyage en voiture de Paris à Barcelone, cela ressemble beaucoup à une initiative. Les particularités de la route ne sont pas connues, les frais de route sont estimés de manière très approximative, trouver un bon restaurant en cours de route est une question de chance.
- Maintenant, imaginez une situation différente, celle d’un chauffeur de camion qui parcourt le même itinéraire. Le timing, les frais de route, le carburant et les frais d’hébergement sont calculés avec une grande précision. Pour le centre logistique, en charge de ce camion, c’est un petit projet.
Quels sont les attributs d’un projet ? Prenons un triangle classique de gestion de projet :
- Budget
- Délai
- Portée
Qu’en est-il d’une initiative ? Elle peut avoir exactement les mêmes attributs ! Par exemple, voici un dialogue d’initiative issu du logiciel de planification stratégique, il ressemble beaucoup à ce que nous avons dans un outil de gestion de projet.
Avec une initiative, nous testons les eaux. Et pour tester les eaux, nous avons besoin de budget et de temps.
De quoi a besoin une organisation ? D’une initiative ou d’un projet ? Bien que nous parlions principalement des initiatives dans la planification stratégique, ces initiatives doivent être exécutées d’une manière ou d’une autre. C’est là que nous aurons besoin de projets.
Nous avons besoin des deux – initiatives et projets!
Dans le contexte de l’automatisation des logiciels, il existe également une différence. Le logiciel de gestion de projet s’accompagne de diagrammes de Gantt et d’une planification lourde des ressources, tandis que le logiciel d’exécution de la stratégie est axé sur les cartes stratégiques et les KPI.
Pourquoi mesurer la gestion de projet
Dans le système KPI, nous avons convenu qu’avant de mesurer les choses, il est important de comprendre le contexte de la mesure :
- Pourquoi voulons-nous mesurer la gestion de projet ?
Voici quelques raisons typiques :
- Pour améliorer le rendement et l’efficacité
- Pour améliorer les processus existants et leurs performances
- Pour améliorer le style de gestion, les communications, l’infrastructure
- Pour démontrer la valeur du projet aux parties prenantes
Toutes ces réponses correspondent bien à l’idée de l’analyse des écarts appliquée à la gestion de projet.
Les parties prenantes de la gestion de projet
Une autre question qu’un système de KPI suggère de poser est :
- Qui sont les parties prenantes de la gestion de projet ?
La liste des parties prenantes comprendra certainement :
- Le responsable du projet
- L’équipe qui travaille sur le projet
- Le sponsor du projet
- Les clients externes et internes
- Les régulateurs externes et l’équipe de conformité interne
- L’équipe d’assurance qualité
La liste des parties prenantes nous aidera à nous concentrer sur les efforts de mesure de la performance.
Certaines parties prenantes seront intéressées par la connaissance des KPI pour mesurer le succès du projet, tandis que d’autres parties prenantes seront intéressées par la mesure du succès de la gestion du projet.
KPI pour la gestion de projet
Maintenant, nous avons la liste des parties prenantes, et nous savons quelle réponse nous intéresse. Définissons quelques KPI (indicateurs clés de performance) pour le responsable de projet.
Nous pouvons regrouper les KPI autour de l’un des modèles de gestion de projet :
- Le modèle classique du triangle : Portée, coût, temps -> ; qualité
Ou le modèle évolutif selon les normes PMBOK :
- Portée, coût, temps + risque, qualité, ressources
Portée
Le principe de la portée dans la gestion de projet est principalement axé sur les exigences du futur produit en fonction des besoins des parties prenantes.
L’un des critères les plus importants des exigences est :
- Clarté des exigences, %
Comment quantifier la clarté des exigences ?
Nous pourrions demander à plusieurs experts de lire les exigences et de compter les déclarations qualifiées d’ambiguës. Une approche moins formelle, mais néanmoins efficace, consiste à quantifier cet indicateur de performance clé avec un populaire :
- WTF/page métrique
Alignement stratégie / projet
Un autre élément à examiner dans le contexte des exigences est l’existence d’un alignement entre la stratégie de l’organisation et ses projets.
- Si nous travaillons avec des projets internes, alors avoir une bonne carte stratégique est un excellent moyen d’expliquer à l’équipe le contexte métier (contraintes et priorités) du projet.
Pourquoi le contexte métier est-il important ? Pour répondre à cette question, pensez à la différence entre :
- Faire les choses correctement, et
- Faire les bonnes choses
« Faire les choses correctement », c’est l’essence même de la gestion de projet. Les meilleurs responsables peuvent rendre l’ensemble du projet vraiment efficace, mais fera-t-il progresser l’organisation vers les objectifs souhaités ?
Le KPI, dans ce cas, peut être formulé comme suit :
- Alignement stratégie/projet, %
La meilleure façon de réaliser cet alignement est de commencer par la stratégie et de construire de nouvelles initiatives et projets autour de ses objectifs.
Coût
Les métriques relatives au coût sont généralement faciles à trouver. Les KPI classiques dans ce cas sont :
- Budget planifié
- Budget réel
- Ecart budgétaire – la différence entre le budget prévu et le budget réel
Si vous utilisez BSC Designer pour la planification stratégique, vous trouverez ces propriétés pour les initiatives, ainsi que dans l’arbre des indicateurs de performance clé :
Les outils financiers d’une gestion de projet réussie :
- Economie de coûts
- Economie de frais
- ROI – Retour sur investissement
- Equivalent en dollars de la valeur créée – l’estimation de la valeur créée par le projet
Temps
Les métriques classiques de la gestion de projet sont :
- Temps du cycle
- Variance du calendrier, % (heures prévues vs heures réelles)
- Réalisation dans les délais, %
- Étapes manquées, %
Bien que ces mesures soient faciles à calculer à l’aide d’un logiciel de gestion de projet, nous devons faire attention à l’interprétation de leurs résultats.
Faire une analyse des causes profondes
Un délai a-t-il été manqué à cause d’une mauvaise gestion, ou parce que les exigences ont changé de manière inattendue, ou encore parce que la portée du projet doit être révisée en raison de certains nouveaux apports ?
Connaissez vos repères
Qu’est-ce que cela signifie que votre équipe a manqué 15% des points de repère ce mois-ci ? Est-ce quelque chose de très fréquent pour eux ?
Comment ce taux se compare-t-il au mois précédent ou à une autre équipe ? Les données n’ont de sens que dans un certain contexte, veillez donc à comprendre ce contexte avant de tirer les conclusions.
Quel comportement les KPI induisent-ils ?
Réfléchissez à deux fois avant de lier les KPI de gestion de projet au calcul des récompenses. Une réalisation à 100 % dans les délais semble formidable sur le papier, mais il ne faut pas faire de compromis avec la qualité de la livraison finale. Les mauvais KPI sont ceux qui font réfléchir votre équipe sur la façon de manipuler le système plutôt que d’améliorer le produit.
Risque
Auparavant, nous avons abordé le concept de risque et les indicateurs clés de risque. L’une des idées formulées dans cet article était que les KRI (indicateurs clés de risque) ne sont pas si différents des KPI (indicateurs clés de risque).
Par exemple, si nous voulons atténuer le risque d’avoir des exigences ambiguës, nous suivrons la Clarté des exigences, % KPI (ou KRI, si vous voulez).
En d’autres termes, tout risque assorti d’un plan d’atténuation des risques peut être suivi par un KPI.
Une autre idée importante est que la gestion des risques elle-même peut être suivie avec des KPI :
- Nombre de risques identifiés
- % des risques identifiés avec un plan d’atténuation
- Nombre de risques survenus sans plan d’atténuation
- Risques récurrents, %
- Coûts de gestion des risques, $
Qualité
Comment pouvons-nous estimer la qualité de la gestion de projet ? Cela dépend de l’aspect de la qualité qui nous intéresse. Comme indiqué dans l’article KPI de la qualité, la qualité est perçue différemment par les différentes parties prenantes.
Qualité du leadership
Nous pouvons commencer par :
- Qualité du responsable(voir quelques idées sur la façon de la quantifier)
- Qualité de leadership
- Qualité des communications, % (voir l’article complexité pour quelques idées)
Qualité des résultats
Nous pouvons ensuite nous intéresser à la qualité des résultats produits :
- % de reprise, ou
- Nombre de retours
Un % de reprise élevé peut indiquer un problème avec les exigences du projet, une estimation initiale inappropriée ou une planification insuffisante.
Des mesures de qualité plus générales comprennent :
- Satisfaction du client interne, %
- Satisfaction des clients externes, %
Le concept de qualité inclut la qualité des artefacts internes créés à la suite du projet. Par exemple, si vous avez besoin d’un concepteur graphique pour votre projet, les matériaux finaux doivent être livrés conformément à certaines normes internes, en utilisant des modèles spécifiques et les meilleures pratiques. L’indicateur clé de performance, dans ce cas, est :
- Conformité aux normes internes, %
Dérivés de qualité
Qu’en est-il des innovations ?
Un bon effet secondaire d’une gestion de projet bien organisée peut être les idées pour le pipeline d’innovation. L’indicateur à suivre est :
- Nombre d’idées d’innovation qualifiées générées
Lorsque l’on examine l’aspect qualitatif de tout projet, il faut également tenir compte des aspects de durabilité.
Non seulement la durabilité environnementale classique, mais aussi les piliers sociaux et économiques. Consultez le fiche d’évaluation de la durabilité pour connaître certains KPI spécifiques comme :
- % de matériaux recyclés utilisés
- Sécurité sur le lieu de travail, %
Ressources
Dans le contexte de la gestion de projet, un KPI de départ pour les ressources sont :
- Temps productif ou temps passé sur des activités facturables, %
- Ressources planifiées vs ressources utilisées
En gros, nous voulons savoir si votre équipe passe plus de temps en réunions internes ou à faire son travail.
Si votre projet implique un approvisionnement complexe, de la logistique et la gestion des relations avec plusieurs fournisseurs, alors consultez le fiche d’évaluation de l’acquisition pour plus de KPI.
Gestion des compétences
Enfin, votre principal ¨capital¨ est votre équipe :
- Démarrez avec une mesure de base du chiffre d’affaires des RH. Prenez plus d’idées dans le Fiche d’évaluation des RH.
- Utilisez la heure de formation et de mentorat mesure de base. Si vous voulez sérieusement développer les compétences de votre équipe, construisez une Fiche d’évaluation de la formation complète en utilisant le modèle de Kirkpatrick.
Mot de fin
Après quelques minutes de recherche sur Internet, vous pouvez avoir une longue liste de KPI pour la gestion de projet.
Il convient de souligner quelques bonnes pratiques en vue de la présélection de ces KPI :
- Débutez par un contexte commercial, une bonne carte stratégique sera vraiment utile
- Définir correctement les KPI – voir le modèle dans cette article
- Comprendre la différence entre les indicateurs avancés et retardés ainsi que la différence entre les facteurs de succès et les critères de succès
- Gardez une liste courte – une paire d’indicateurs avancés et retardés pour chaque objectif fonctionnera beaucoup mieux qu’une liste de plus de 100 métriques
Quelle est la suite ?
- Accès aux modèles. S'inscrire avec un forfait gratuit chez BSC Designer pour un accès immédiat à 31 modèles de fiches d’évaluation, dont KPi de gestion de projet il est question dans cet article.
- Maîtrisez les compétences. Apprenez à décomposer des objectifs ambigus comme "améliorer la qualité" et "augmenter la résilience" en stratégies spécifiques.
- Automatisation. Découvrez ce qu'est le logiciel de Tableau de Bord prospectif et comment il peut vous faciliter la vie en automatisant l'exécution des stratégies, les KPI et les cartes stratégiques.
Plus d’exemples du Tableau de Bord Prospectif
