Un fabricant de boissons a remplacé des rapports Excel dispersés par un système de KPI partagé, d’abord au sein de l’équipe qualité puis dans l’ensemble de l’usine, en s’appuyant sur une intégration à l’ERP et sur un cas de ROI clair pour justifier ce changement.
Profil de l’entreprise : société de fabrication de boissons
Ce cas décrit un fabricant de boissons basé aux États-Unis, produisant des boissons pour de grands clients de la distribution et des clients régionaux à partir d’un seul site de production.
L’entreprise emploie environ 230 personnes et produit environ 90 millions de gallons par an. Les matières premières arrivent à l’usine, les boissons sont produites sur place et les produits finis sont expédiés dans tout le pays.
Principaux défis : définitions partagées des KPI et préparation aux audits
L’entreprise disposait de données de production, de données d’expédition et de données de qualité. Le problème était que chaque service suivait la performance différemment, ce qui rendait les rapports à l’échelle de l’entreprise peu fiables.
- Méthodes de suivi des KPI différentes. Les services utilisaient leurs propres feuilles de calcul ou rapports.
- Aucune définition partagée. La même mesure avait des significations différentes selon les équipes.
- Rapports manuels. Les responsables passaient des heures à fusionner des fichiers Excel chaque mois.
- Lacunes en matière de préparation aux audits. Les preuves relatives aux indicateurs de qualité étaient stockées séparément des rapports de KPI.
La situation a été résumée par le client :
« Chaque service suit, d’une manière ou d’une autre, certaines choses, mais à l’échelle de l’entreprise, nous n’avons pas de visibilité sur les indicateurs de tout le monde. »
Pilote dans le service qualité et élaboration du business case
L’entreprise a commencé par un seul service afin de démontrer la valeur avant de déployer le système plus largement. L’équipe qualité a été choisie car elle disposait de métriques claires, d’audits fréquents et d’une charge de reporting importante.
Pendant le pilote, les responsables devaient expliquer à la direction comment le changement affecterait les coûts, le temps et les risques. L’équipe a utilisé le calculateur de ROI de BSC Designer comme modèle d’exemple, puis a mesuré les économies dans son propre environnement afin de valider les chiffres. Les domaines ciblés étaient :
- Temps de reporting. Heures consacrées à préparer et à vérifier des feuilles de calcul, mesurées à au moins 7 heures par employé qualité et par semaine.
- Coût des erreurs. Reprise due à des chiffres incohérents.
- Préparation des audits. Temps passé à rassembler des documents pour des revues client ou qualité.
Le pilote a montré des améliorations concrètes.
- Définitions de KPI partagées. Les services ont rapporté les mêmes métriques de la même manière.
- Réduction du temps de reporting. La préparation des feuilles de calcul au sein de l’équipe qualité a diminué d’environ 70-80%.
- Meilleure préparation aux audits. Le temps nécessaire pour trouver des preuves à l’appui a diminué d’environ 90%, et des enquêtes internes ont confirmé une confiance accrue dans la préparation aux audits.
- Meilleure coordination. La production, la logistique et la qualité utilisaient les mêmes chiffres.
Ces résultats quantifiés ont aidé les responsables à présenter un dossier clair en faveur de l’extension du système.
Après que le pilote a montré des résultats clairs, la même approche a été utilisée en logistique, en production et en maintenance. Les tableaux de bord de ces services ont été reliés à l’aide de la fonctionnalité d’alignement de la plateforme afin que la direction puisse voir comment les résultats des services soutenaient les objectifs de l’entreprise.
Rapport de performance fondé sur des preuves
L’équipe qualité conservait des preuves telles que des rapports d’inspection, des notes ou des listes de contrôle numérisées dans des dossiers séparés et des fils de discussion par e-mail. Retrouver la bonne version lors d’un audit était difficile et prenait beaucoup de temps.
Un cadre de preuves a été défini pour chaque KPI afin que les équipes sachent quels documents étaient requis, lesquels étaient facultatifs et quand les preuves devaient être téléversées avant qu’une mise à jour d’un KPI ne soit acceptée.
Cela a réduit le temps consacré à la recherche de documents et a renforcé la confiance dans les résultats rapportés.
Connectez les KPI aux données ERP
L’entreprise exportait les données opérationnelles de son système ERP vers des fichiers CSV et utilisait ces exportations dans les feuilles de calcul des services. Les mêmes fichiers ont été utilisés pour alimenter les tableaux de bord KPI pendant le pilote. Les améliorations suivantes ont permis une intégration plus stable :
- Connectez les bases de données directement. Les tableaux de reporting ont été liés afin que les valeurs des KPI proviennent directement de sources de données contrôlées.
- Utilisez l’intégration via API. Des mises à jour automatisées ont été configurées afin que les données ERP alimentent les KPI sans étapes manuelles.
Cette approche a permis au système de KPI de fonctionner avec les sources de données existantes sans modifier la manière dont les transactions ERP étaient enregistrées.
Comment justifier le passage d’Excel à une plateforme de KPI
L’une des étapes clés dans ce cas a été le projet pilote mené avec le service qualité, qui a permis de quantifier les résultats attendus et les économies, et a donné à la direction générale des raisons claires de s’éloigner des feuilles de calcul. Voici les étapes que d’autres organisations peuvent suivre :
- Commencez par un département. Choisissez un département disposant d’indicateurs clairs et d’une charge de travail de reporting.
- Mesurez le temps gagné et la diminution des erreurs. Utilisez un calculateur de ROI pour estimer l’impact financier.
- Connectez progressivement les données. Commencez par des exportations, puis automatisez grâce à une intégration via API.
- Utilisez BSC Designer comme plateforme de KPI. Il fournit un suivi structuré des KPI, des liens vers des preuves et un alignement entre les départements, sans remplacer les systèmes existants.
BSC Designer est un logiciel d’exécution de stratégie qui améliore la formulation et l’exécution de la stratégie à travers des KPI, des cartes stratégiques et des tableaux de bord. Notre système de mise en œuvre de stratégie propriétaire guide les entreprises dans l’application pratique de la planification stratégique.