Une organisation financière basée au Mexique a utilisé l’importation assistée par IA dans BSC Designer pour convertir des feuilles de calcul de stratégie en un modèle d’exécution de la stratégie avec une responsabilité clairement définie, une logique de KPI, des autorisations, des rapports et des workflows de preuves.
Faits clés sur l’importation de feuilles de calcul par IA
- Avant. La stratégie dans Excel, avec des autorisations peu claires, la logique des KPI et des liens inter-formules.
- Après. La formule a été migrée vers des objectifs et des KPI structurés, avec des calendriers de mise à jour, des propriétaires et des flux de travail d’éléments probants.
Chiffres clés
- 200+ objectifs et KPI importés lors de la première étape.
- 1 journée de travail complète – l’effort manuel estimé nécessaire pour faire correspondre la hiérarchie Excel aux champs du logiciel sans IA.
- 15 minutes nécessaires pour créer la structure initiale à partir des données de la feuille de calcul avec l’assistant IA.
Vous disposez d’un plan stratégique basé sur Excel ou d’un tableau de bord opérationnel comme celui décrit ici ? Partagez vos supports de planification existants avec l’équipe BSC Designer afin de tester comment l’importation assistée par IA peut les transformer en un système connecté d’exécution de la stratégie pour le suivi des KPI, l’attribution des responsabilités et le reporting, avant un déploiement plus large.
Profil de l’entreprise
L’entreprise est une organisation financière basée au Mexique, axée sur la finance sociale. Elle fournit des services d’épargne, de crédit, de cartes, de distributeurs automatiques, de banque numérique, de transferts de fonds et d’autres services financiers connexes. Elle sert plus de 1,5 million de membres via 64 agences et emploie entre 1 001 et 5 000 personnes. Il s’agit de l’une des plus grandes institutions financières coopératives de la région, avec des actifs supérieurs à 3,7 milliards de dollars américains et un revenu annuel précédemment déclaré de 408,1 millions de dollars américains.
Le défi : passer des feuilles de calcul à une mise en œuvre durable de la stratégie
L’organisation avait déjà construit son processus de planification dans Excel. Les feuilles de calcul couvraient à la fois la planification stratégique et la planification opérationnelle, mais la structure était difficile à gouverner à grande échelle. Voici comment le responsable de la mesure de la performance de l’entreprise a formulé le besoin :
« Nous voulions transférer notre fichier Excel existant dans l’outil sans tout reconstruire manuellement. »
Le modèle de planification comprenait des feuilles de calcul stratégiques et opérationnelles distinctes, qui étaient connectées. L’équipe devait décider comment la structure existante devait fonctionner au sein d’un logiciel de stratégie dédié.
Le modèle Excel ne correspondait pas clairement à la logique du logiciel. Par exemple, il utilisait des pondérations globales, ce qui signifie que chaque élément était pondéré par rapport à tous les éléments du tableau de bord ; la plateforme utilisait des pondérations relatives, où chaque élément est pondéré par rapport à d’autres éléments au même niveau. Cela nécessitait une interprétation avant que les données puissent être importées correctement.
Il y avait d’autres problèmes à résoudre avant l’importation :
- Structure peu claire. La hiérarchie, la propriété, les autorisations et les liens entre plans n’étaient pas cohérents.
- Lacunes dans la logique des KPI. Certains indicateurs nécessitaient des corrections avant de pouvoir être utilisés pour les calculs d’avancement.
- Besoins de gouvernance. L’organisation devait définir qui pouvait être propriétaire, mettre à jour, approuver et modifier chaque partie du plan.
En raison de la complexité globale du modèle de stratégie existant, un téléchargement direct à l’identique n’était pas possible. L’équipe a d’abord dû interpréter et adapter le fichier Excel.
La solution : utiliser l’IA pour nettoyer et structurer le modèle de planification
L’équipe de mise en œuvre a utilisé l’importation assistée par IA dans BSC Designer pour convertir les feuilles de calcul existantes en un modèle de stratégie structuré. Le processus a transformé le plan en objectifs, indicateurs, formules, descriptions, fréquences de mise à jour et utilisateurs responsables.
« Nous ne réfléchissions pas seulement à l’importation du plan, mais aussi à la personne qui en serait propriétaire et qui mettrait à jour chaque partie. »
L’équipe a utilisé un flux de travail étape par étape basé sur des entrées par copier-coller et des invites d’IA. Cela a permis de revoir et d’affiner l’importation avant d’approuver l’importation finale.
La structure initiale a été importée en environ 10 à 15 minutes. Sans IA, le même travail aurait nécessité une journée de travail complète, ne serait-ce que pour faire correspondre la hiérarchie Excel aux champs du logiciel.
L’IA a également été utilisée pour configurer la logique du calcul de l’avancement. Dans Excel, certains indicateurs ne suivaient que la valeur actuelle, tandis que le sens d’optimisation (maximiser ou minimiser) était implicite. Dans le logiciel, ces indicateurs devaient se voir attribuer une fonction d’optimisation spécifique. Par exemple, pour les indicateurs de coûts, des valeurs plus faibles représentent une meilleure performance ; la fonction de minimisation a donc été attribuée par l’IA.
La mise en œuvre pratique comprenait :
- Importation assistée par IA. Les feuilles de calcul ont été converties en objectifs structurés, KPI, formules, descriptions, fréquences de mise à jour et propriétaires.
- Normalisation des KPI. Le sens des indicateurs, les formules, les fréquences de mise à jour et les pondérations ont été vérifiés par l’IA afin que les calculs se comportent correctement.
- Attribution des responsabilités. Chaque point de données pouvait être attribué à un utilisateur responsable afin de soutenir la redevabilité.
- Affinement étape par étape. L’équipe a utilisé des invites d’IA pour examiner et améliorer le modèle importé avant de le finaliser.
Vidéo pertinente : Importer un plan stratégique avec l’IA
Résultats : mise en place plus rapide et reporting plus fiable
L’organisation a gagné en contrôle sur l’exécution de la stratégie. Le système a rendu explicites la fréquence de mise à jour, la logique de calcul, la responsabilité et les exigences en matière de preuves.
L’IA a apporté l’essentiel de la valeur sous forme de gain de temps lors de l’importation des données : l’importation initiale a pris environ 10 à 15 minutes au lieu d’une journée de travail complète, normalement nécessaire pour prétraiter une feuille de calcul de planification complexe.
Une autre amélioration tangible a été l’optimisation du reporting continu, puisque les fréquences de mise à jour, les responsabilités, les validations et les exigences en matière de preuves ont été configurées une seule fois, au lieu d’être gérées manuellement à chaque cycle de reporting.
Résultat principal : un passage d’une planification stratégique basée sur des feuilles de calcul à une exécution de la stratégie gouvernée, tout en préservant la substance du modèle de planification existant.
L’importation assistée par l’IA n’est qu’une partie d’un système de stratégie durable. Pour un modèle de contrôle plus large, découvrez comment structurer la supervision de la mise en œuvre de l’IA à travers la stratégie, les KPI, les risques et la validation humaine.
BSC Designer est un logiciel d’exécution de la stratégie dont le tableau de bord équilibré constitue le cœur. Il aide les organisations à transformer leurs plans stratégiques en une architecture stratégique connectée en alignant, au même endroit, les objectifs, les KPI, les initiatives, les risques et les cartes stratégiques. Notre système de mise en œuvre de la stratégie explique comment mettre la stratégie en pratique, et le modèle d’atelier d’exécution de la stratégie aide les équipes à l’appliquer lors de sessions internes de stratégie.