La gestion des installations est une discipline complexe qui nécessite les efforts coordonnés de multiples parties prenantes. Dans cet article, nous discutons d’un exemple d’utilisation du cadre du Tableau de Bord Équilibré pour documenter et exécuter une stratégie de gestion des installations.
De nouvelles forces motrices, telles que les changements dans la demande pour l’immobilier d’entreprise post-pandémique, ont accru l’intérêt3 pour utiliser le cadre à ses fins principales, telles que l’exécution de la stratégie et la navigation du changement stratégique.
Dans cet article, nous discutons d’un exemple de Tableau de Bord Équilibré pour la gestion des installations. Ce tableau de stratégie peut se concentrer sur une installation spécifique et s’aligner avec d’autres tableaux de stratégie, ou il peut être utilisé comme modèle pour propager une approche stratégique similaire à l’ensemble de la société de gestion des installations.
Vous trouverez également des exemples de la façon dont ces idées peuvent être automatisées sur la plateforme BSC Designer, à laquelle vous pouvez vous inscrire sous le plan gratuit et essayer en pratique.
Parties prenantes de la gestion des installations
Un bon point de départ pour l’analyse stratégique est la gestion des parties prenantes. Dans le cas de la gestion des installations, la liste des parties prenantes comprend :
- Propriétaire
- Locataires
- Équipe des installations
- Régulateurs
Dans BSC Designer, utilisez le modèle d’analyse des parties prenantes pour formuler la liste des parties prenantes, et définir leurs ambitions stratégiques, ressources et priorités.
Analyse stratégique
Dans notre modèle, nous avons quelques objectifs formulés sur la carte stratégique. Ces objectifs servent d’exemples, mais dans une situation réelle, nous nous intéressons à l’analyse de l’environnement externe, des paysages concurrentiels et législatifs pour développer des hypothèses stratégiques et les projeter sur la stratégie.
Parmi les cadres recommandés figurent l’analyse PESTEL pour les facteurs externes et les cinq forces pour analyser le paysage concurrentiel. Dans un autre article, nous discutons des cadres d’affaires et de leur rôle dans la planification stratégique.
Par exemple, selon votre localisation, l’état actuel de la gestion des installations est façonné par les facteurs suivants :
- Durabilité et efficacité énergétique
- Gestion des coûts
- Conformité réglementaire
- Adoption des technologies IA et RA (réalité augmentée)
Carte stratégique pour la gestion des installations
Notre exemple comprend une carte stratégique. Selon les principes du tableau de bord équilibré de Kaplan & Norton, la carte est divisée en quatre perspectives :
- Les deux premières perspectives – finances et client – où nous formulons les résultats attendus pour les parties prenantes.
- Les perspectives apprentissage et interne – où nous formulons la partie actionnable de la stratégie.
Facility Management Scorecard. Par exemple, l’un des moteurs de la stratégie est l’objectif « Architecture numérique » représenté dans la perspective Apprentissage. Il est soutenu par une mise en œuvre interne via l’objectif « Intégration de l’architecture numérique aux flux de travail quotidiens ».
En suivant la logique de cause à effet définie par les flèches, nous pouvons suivre les résultats de ces moteurs dans les perspectives Client et Finances. Dans ce cas, les résultats sont des opérations d’installation rentables et, à terme, une croissance durable.
La connexion de cause à effet n’est pas seulement logique. Dans cet exemple, lors de la connexion de deux objectifs, la plateforme a suggéré de les relier à des données.
Facility Management Scorecard. Par exemple, « Architecture numérique » est quantifiée par deux indicateurs retardés : « Taux d’adoption des utilisateurs » et « Temps d’arrêt du système ». Cette performance retardée est utilisée comme entrée ou indicateur avancé pour l’objectif « Intégration de l’architecture numérique aux flux de travail quotidiens ».
Dans le tutoriel utilisateur sur la fonction de carte stratégique, vous pouvez en apprendre davantage sur créer des cartes stratégiques.
Décomposer en KPI, initiatives et risques
Les objectifs de haut niveau sur la carte sont trop abstraits pour être atteints. Pour cette raison, nous les décomposons ou les divisons en composants plus tangibles.
Prenons par exemple l’analyse de l’objectif « Formation et développement des employés » dans la perspective des processus internes.
Tableau de bord de gestion des installations. À l’intérieur, nous avons :
- Une initiative « Instaurer une culture d’apprentissage continu et d’innovation » qui peut inclure des détails classiques de gestion de projet tels que les dates de début et d’échéance, ainsi que les budgets.
- Un indicateur retardé « Évaluation des performances après formation » qui quantifie l’efficacité des programmes de formation.
- Différents indicateurs avancés tels que « Alignement sur les objectifs stratégiques » qui n’impactent pas directement la performance de l’objectif mais aident à quantifier les facteurs de succès.
- Un autre indicateur avancé est « Analyse continue des besoins en formation », qui, en plus d’être un indicateur avancé, est également relié à l’objectif du même nom dans la perspective apprentissage et croissance.
- Un risque « Absence d’impact mesurable » quantifié par l’impact du risque et la probabilité du risque, avec son propre plan d’atténuation du risque.
Pour chacun de ces composants, nous pouvons attribuer une partie prenante pour expliquer la logique qui le sous-tend, ainsi qu’un responsable – un utilisateur qui recevra des notifications et verra ces composants sur son tableau de bord personnalisé.
Liste complète des KPI du tableau de bord de la gestion des installations
Ci-dessous se trouve la liste des KPI du tableau de bord de la gestion des installations. Pour les fonctions d’automatisation de base (définition, poids, définition des cibles) et avancées (poids, calculs, suivi dans le temps) des KPI, accédez au modèle mentionné via la plateforme BSC Designer.
Coût total des opérations Propriétaires : opérations efficaces et rentables des installations Locataires : espace confortable et bien entretenu Équipe des installations : processus de travail efficaces Revenu d’exploitation des installations Intégration de l’architecture numérique avec les flux de travail quotidiens Retour sur investissements en gestion des installations Temps pour résoudre les problèmes de maintenance Mesures perçues de sécurité et de sûreté Sensibilisation et suivi réglementaires Taux d’adoption technologique Satisfaction de la communication Formation et développement des employés Taux de conformité en matière de sécurité Architecture numérique Gain d’efficacité des flux de travail Réduction des taux d’erreur Dépendance aux fournisseurs externes Conformité réglementaire % de politiques et procédures de conformité documentéesExécution de la stratégie et suivi continu
Nous avons franchi les étapes d’analyse et de description du processus stratégique. L’étape suivante consiste en l’exécution réelle de la stratégie.
Votre équipe peut commencer à travailler sur les plans définis :
- Les KPI sont mis à jour avec des données récentes.
- Si les objectifs ne sont pas atteints, les responsables peuvent consigner leurs commentaires.
- Les documents pertinents sont joints aux KPI et objectifs comme preuve d’une exécution appropriée de la stratégie.
L’équipe de gestion peut suivre l’avancement via des tableaux de bord et des rapports programmés.
Tableau de bord de gestion des installations. Stratégie en cascade dans des installations spécifiques
Le tableau de bord de gestion des installations discuté peut être utilisé comme modèle pour définir la stratégie et suivre la performance de diverses installations.
Conceptuellement, cela implique :
- Créer un modèle avec des objectifs partagés, des KPIs et des initiatives.
- Tester le modèle à petite échelle pour quelques installations.
- Ajuster le modèle selon les meilleures pratiques.
- Déployer le modèle dans plus d’installations.
Chacun des sous-modèles peut être connecté au modèle principal par des données. De cette manière, les tableaux de bord des installations individuelles peuvent être regroupés et mesurés comme un ensemble.
Aligner la gestion des installations avec la stratégie globale
La gestion des installations n’est pas isolée des autres sous-stratégies. Dans ce cas, il s’agit de connecter le tableau de bord de gestion des installations avec d’autres tableaux de bord.
L’alignement peut se faire par les données lorsque des KPI spécifiques sont connectés, ou par le contexte, où un enregistrement contextuel est créé.
Par exemple, nous pouvons connecter le tableau de bord de gestion des installations par contexte avec les tableaux de bord Sécurité, Conformité ou Formation.
Il peut également exister une connexion contextuelle avec les tableaux de bord pour la Durabilité et l’Innovation.
Résumé
La gestion des installations est une discipline commerciale complexe qui implique divers intervenants et opère dans un paysage commercial complexe.
Dans cet article, nous avons discuté de la manière de :
- Définir et décrire une stratégie pour une installation individuelle,
- L’étendre à la gestion globale des installations, et
- La connecter à d’autres stratégies et tableaux de bord fonctionnels au sein de l’organisation.
- Évaluation de la performance dans la gestion des installations : Utilisation de l’approche du tableau de bord équilibré, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Université de Salford, Royaume-Uni, 2020 ↩
- Mesure de la performance dans le département de gestion des installations en utilisant le tableau de bord équilibré, Tony Nurdiansyah, Institut de Technologie de Bandung (ITB), 2014 ↩
- Le Tableau de Bord Équilibré : Réutiliser un cadre stratégique éprouvé pour le Nouveau Modèle de Travail, Jenn Shelton, FMJ (International Facility Management Association), 2021 ↩
Alexis Savkin est un architecte de mise en œuvre de la stratégie et le fondateur de BSC Designer, une plateforme logicielle d’exécution de la stratégie et de tableau de bord équilibré. Il aide les organisations à automatiser la gestion de la performance et à transformer la stratégie en résultats mesurables. Alexis est le créateur du « Strategy Implementation System », l’auteur de plus de 100 articles sur la stratégie et la mesure de la performance, ainsi qu’un intervenant régulier lors d’événements du secteur.