La gestion des installations est une discipline complexe qui nécessite les efforts coordonnés de multiples parties prenantes. Dans cet article, nous discutons d’un exemple d’utilisation du cadre du Tableau de Bord Équilibré pour documenter et exécuter une stratégie de gestion des installations.
De nouvelles forces motrices, telles que les changements dans la demande pour l’immobilier d’entreprise post-pandémique, ont accru l’intérêt3 pour utiliser le cadre à ses fins principales, telles que l’exécution de la stratégie et la navigation du changement stratégique.
Dans cet article, nous discutons d’un exemple de Tableau de Bord Équilibré pour la gestion des installations. Ce tableau de stratégie peut se concentrer sur une installation spécifique et s’aligner avec d’autres tableaux de stratégie, ou il peut être utilisé comme modèle pour propager une approche stratégique similaire à l’ensemble de la société de gestion des installations.
Vous trouverez également des exemples de la façon dont ces idées peuvent être automatisées sur la plateforme BSC Designer, à laquelle vous pouvez vous inscrire sous le plan gratuit et essayer en pratique.
Parties prenantes de la gestion des installations
Un bon point de départ pour l’analyse stratégique est la gestion des parties prenantes. Dans le cas de la gestion des installations, la liste des parties prenantes inclut :
- Propriétaire
- Locataires
- Équipe des installations
- Régulateurs
Dans BSC Designer, utilisez le modèle d’analyse des parties prenantes pour formuler la liste des parties prenantes et définir leurs ambitions stratégiques, ressources et priorités.
Analyse stratégique
Dans notre modèle, nous avons quelques objectifs formulés sur la carte stratégique. Ces objectifs servent d’exemples, mais dans une situation réelle, nous nous intéressons à l’analyse de l’environnement externe, des paysages concurrentiels et législatifs pour développer des hypothèses stratégiques et les projeter sur la stratégie.
Parmi les cadres recommandés figurent l’analyse PESTEL pour les facteurs externes et les cinq forces pour analyser le paysage concurrentiel. Dans un autre article, nous discutons des cadres d’affaires et de leur rôle dans la planification stratégique.
Par exemple, selon votre localisation, l’état actuel de la gestion des installations est façonné par les facteurs suivants :
- Durabilité et efficacité énergétique
- Gestion des coûts
- Conformité réglementaire
- Adoption des technologies IA et RA (réalité augmentée)
Carte stratégique pour la gestion des installations
Notre exemple inclut une carte stratégique. Selon les principes du Tableau de bord équilibré de Kaplan & Norton, la carte est divisée en quatre perspectives :
- Les deux premières perspectives – Finance et Client – où nous formulons les résultats attendus pour les parties prenantes.
- Les perspectives Apprentissage et Interne – où nous formulons la partie actionnable de la stratégie.
Facility Management Scorecard. Par exemple, l’un des moteurs de la stratégie est l’objectif « Architecture numérique » cartographié dans la perspective Apprentissage. Il est soutenu par une mise en œuvre interne via l’objectif « Intégration de l’architecture numérique dans les flux de travail quotidiens ».
En suivant la logique de cause à effet définie par les flèches, nous pouvons suivre les résultats de ces moteurs dans les perspectives Client et Finance. Dans ce cas, les résultats sont des opérations d’installation rentables et, finalement, une croissance durable.
La connexion de cause à effet n’est pas seulement logique. Dans cet exemple, lors de la connexion de deux objectifs, la plateforme a suggéré de les lier avec des données.
Facility Management Scorecard. Par exemple, « Architecture numérique » est quantifiée par deux indicateurs de retard : « Taux d’adoption des utilisateurs » et « Temps d’arrêt du système ». Cette performance retardée est utilisée comme une entrée ou un indicateur principal pour l’objectif « Intégration de l’architecture numérique dans les flux de travail quotidiens ».
Dans le tutoriel utilisateur sur la fonction de carte stratégique, vous pouvez en apprendre davantage sur la création de cartes stratégiques.
Décomposition en ICP, Initiatives et Risques
Les objectifs de haut niveau sur la carte sont trop abstraits pour être atteints. Pour cette raison, nous les décomposons ou les analysons en composants plus tangibles.
Analysons, par exemple, l’objectif « Formation et développement des employés » dans la perspective interne.
Facility Management Scorecard. À l’intérieur, nous avons :
- Une initiative « Mettre en place une culture d’apprentissage continu et d’innovation » qui peut inclure des détails classiques de gestion de projet comme les dates de début et d’échéance, et les budgets.
- Un indicateur retardé « Évaluation des performances post-formation » qui quantifie l’efficacité des programmes de formation.
- Divers indicateurs avancés comme « Alignement avec les objectifs stratégiques » qui n’impactent pas directement la performance de l’objectif mais aident à quantifier les facteurs de succès.
- Un autre indicateur avancé est « Analyse continue des besoins en formation, » qui, en plus d’être un indicateur avancé, est également connecté à l’objectif du même nom dans la perspective d’apprentissage.
- Un risque « Absence d’impact mesurable » quantifié par l’impact et la probabilité du risque, avec son propre plan d’atténuation du risque.
Pour chacun de ces composants, nous pouvons assigner un intervenant pour expliquer la logique qui le sous-tend, ainsi qu’un responsable – un utilisateur qui recevra des notifications et verra ces composants sur son tableau de bord personnalisé.
Liste complète des KPI du tableau de bord de la gestion des installations
Ci-dessous se trouve la liste des KPI du tableau de bord de la gestion des installations. Pour les fonctions d’automatisation de base (définition, poids, définition des cibles) et avancées (poids, calculs, suivi dans le temps) des KPI, accédez au modèle mentionné via la plateforme BSC Designer.
Coût total des opérations Propriétaires : opérations efficaces et rentables des installations Locataires : espace confortable et bien entretenu Équipe des installations : processus de travail efficaces Revenu d’exploitation des installations Intégration de l’architecture numérique avec les flux de travail quotidiens Retour sur investissements en gestion des installations Temps pour résoudre les problèmes de maintenance Mesures perçues de sécurité et de sûreté Sensibilisation et suivi réglementaires Taux d’adoption technologique Satisfaction de la communication Formation et développement des employés Taux de conformité en matière de sécurité Architecture numérique Gain d’efficacité des flux de travail Réduction des taux d’erreur Dépendance aux fournisseurs externes Conformité réglementaire % de politiques et procédures de conformité documentéesExécution de la stratégie et suivi continu
Nous avons passé les étapes d’analyse et de description du processus stratégique. La prochaine étape est l’exécution effective de la stratégie.
Votre équipe peut commencer à travailler sur les plans définis :
- Les indicateurs clés de performance (KPI) sont mis à jour avec des données récentes.
- Si les objectifs ne sont pas atteints, les responsables peuvent noter leurs commentaires.
- Des documents pertinents sont attachés aux KPI et objectifs comme preuve d’une bonne exécution de la stratégie.
L’équipe de direction peut suivre les progrès via des tableaux de bord et des rapports planifiés.
Facility Management Scorecard. Stratégie en cascade dans des installations spécifiques
Le tableau de bord de gestion des installations discuté peut être utilisé comme modèle pour définir la stratégie et suivre la performance de diverses installations.
Conceptuellement, cela implique :
- Créer un modèle avec des objectifs partagés, des KPIs et des initiatives.
- Tester le modèle à petite échelle pour quelques installations.
- Ajuster le modèle selon les meilleures pratiques.
- Déployer le modèle dans plus d’installations.
Chacun des sous-modèles peut être connecté au modèle principal par des données. De cette manière, les tableaux de bord des installations individuelles peuvent être regroupés et mesurés comme un ensemble.
Aligner la gestion des installations avec la stratégie globale
La gestion des installations n’est pas isolée des autres sous-stratégies. Dans ce cas, nous parlons de connecter le tableau de bord de la gestion des installations avec d’autres tableaux de bord.
L’alignement peut se faire par les données lorsque des indicateurs clés de performance spécifiques sont connectés, ou par le contexte, où un enregistrement contextuel est créé.
Par exemple, nous pouvons connecter le tableau de bord de la gestion des installations par contexte avec les tableaux de bord de la sécurité, de la conformité, ou de la formation.
Il pourrait également y avoir une connexion contextuelle avec les tableaux de bord pour la durabilité et l’innovation.
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Résumé
La gestion des installations est une discipline commerciale complexe qui implique divers intervenants et opère dans un paysage commercial complexe.
Dans cet article, nous avons discuté de la manière de :
- Définir et décrire une stratégie pour une installation individuelle,
- L’étendre à la gestion globale des installations, et
- La connecter à d’autres stratégies et tableaux de bord fonctionnels au sein de l’organisation.
- Évaluation de la performance dans la gestion des installations : Utilisation de l’approche du tableau de bord équilibré, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, Université de Salford, Royaume-Uni, 2020 ↩
- Mesure de la performance dans le département de gestion des installations en utilisant le tableau de bord équilibré, Tony Nurdiansyah, Institut de Technologie de Bandung (ITB), 2014 ↩
- Le Tableau de Bord Équilibré : Réutiliser un cadre stratégique éprouvé pour le Nouveau Modèle de Travail, Jenn Shelton, FMJ (International Facility Management Association), 2021 ↩
Alexis est un consultant en stratégie senior et PDG de BSC Designer, avec plus de 20 ans d’expérience en planification stratégique. Avec une formation en mathématiques appliquées et en technologies de l’information, il apporte une perspective analytique et orientée systèmes à la gestion de la stratégie et de la performance. Alexis a développé le « Système de mise en œuvre de la stratégie en 5 étapes » qui aide les entreprises à mettre en œuvre leurs stratégies de manière pratique. Il est un conférencier régulier lors de conférences industrielles et a écrit plus de 100 articles sur la stratégie et la gestion de la performance, ainsi que le livre « Système KPI en 10 étapes ». Son travail est fréquemment cité dans la recherche académique.