Le cadre OKR, idéalisé comme un outil léger de définition d’objectifs permettant de suivre les objectifs les plus ambitieux, est en passe de devenir un outil de planification stratégique à usage général.
OKRs - Example. Content:
Le rôle des OKR dans la planification stratégique
Initialement, l’OKR était un cadre de définition d’objectifs axé sur des critères de déclinaison plutôt vagues — des objectifs ambitieux/inspirants soutenus par quelques résultats clés tangibles. Aujourd’hui, sa simplicité a conduit des organisations1 à le mettre en œuvre pour la planification et l’exécution de la stratégie globale, créant une concurrence pour le tableau de bord équilibré et Hoshin Kanri.
Cela dit, la question pratique est de savoir quel rôle chacun devrait jouer dans l’exécution de la stratégie.
Dans notre diagramme de l’écosystème des cadres de planification stratégique, nous avons placé l’OKR dans le segment Exécution de la stratégie aux côtés du tableau de bord équilibré et de Hoshin Kanri. En ce qui concerne sa méthode de déclinaison, elle se concentre principalement sur la logique de cause à effet, comme la connexion des objectifs aux résultats clés et l’association des OKR de différents niveaux.
Dans l’OKR, nous trouvons les blocs de construction nécessaires à la description et à l’exécution de la stratégie :
- Définition des objectifs
- Quantification des objectifs au moyen de résultats clés
- Définition des risques et des plans d’action pour les objectifs
- Alignement entre les objectifs et les stratégies fonctionnelles
En intégrant l’OKR à des outils de définition de la stratégie et, éventuellement, à un certain rebranding interne, le cadre peut être facilement adapté pour être utilisé comme solution principale de planification stratégique.
OKR – Bonnes pratiques
Commençons par présenter quelques bonnes pratiques pour la mise en œuvre pratique des OKR :
- Suivez les résultats, pas seulement les livrables.2 Allez au-delà des résultats immédiats de l’activité pour atteindre les résultats qui ont un impact sur la performance.
- Évitez les OKR individuels, en particulier pour les petites entreprises.3 Les OKR visent à se concentrer sur des choix de haut niveau, et non à créer une liste de choses à faire.
- Ne liez pas le système de récompense aux OKR. Les employés trouveront un moyen de détourner le système. À la place, utilisez les OKR pour l’autoévaluation, en remplaçant les récompenses monétaires par des récompenses intrinsèques.4
- Visez un taux de réussite de 70 % pour les résultats clés.5 Ce critère garantit que les objectifs étaient suffisamment ambitieux.
- Les OKR doivent être publics au sein d’une organisation.6 Encouragez les OKR transverses, où les objectifs d’une équipe sont alignés sur les objectifs d’une autre équipe.
- Le système OKR est limité dans le temps (généralement rapporté trimestriellement) avec des points hebdomadaires.7 La période de planification trimestrielle aide à rendre les OKR plus agiles et les différencie de la planification stratégique annuelle.
Mise en œuvre logicielle des OKR
Ci-dessous, nous partagerons quelques conseils pratiques sur l’automatisation des OKR à l’aide du logiciel BSC Designer.
Nous aborderons :
- Préparer l’espace de travail pour les OKR
- Configurer les objectifs et résultats clés
- Décliner les OKR et les aligner avec d’autres tableaux de bord stratégiques et fiches d’évaluation fonctionnelles
- Automatiser les points de suivi et la revue finale réguliers des OKR
Préparez l’espace de travail pour les OKR
Avant de configurer des OKR spécifiques, préparons un espace de travail.
Intégrez les membres de l’équipe
Ajoutez les membres de votre équipe à BSC Designer en tant qu’utilisateurs (via la section Menu > Utilisateurs) et organisez-les en équipes.
Assignez un utilisateur ou une équipe en tant que responsable des OKR. Les responsables recevront des rappels concernant les points de suivi et d’autres notifications pertinentes au sujet de leurs OKR.
OKR Template. Transparence des OKR au sein d’une organisation
L’une des meilleures pratiques relatives aux OKR consiste à rendre les OKR des équipes et des individus visibles dans toute l’organisation. Dans BSC Designer, utilisez la fonction Partager pour attribuer des droits d’accès appropriés aux OKR.
Une configuration typique est la suivante :
- Toutes les équipes d’utilisateurs disposent d’un accès en lecture à tous les OKR
- Les propriétaires disposent de droits de modification sur leurs OKR
Définir l’OKR comme modèle par défaut
Si l’OKR est le principal outil de planification stratégique dans votre organisation, vous pouvez en faire un modèle par défaut pour tous les nouveaux tableaux de bord.
- Créez et ouvrez un tableau de bord OKR que vous utiliserez comme modèle pour tous les nouveaux OKR
- Sélectionnez Outils > Enregistrer comme modèle
- Accédez à Menu > Réglages > onglet Flux de travail
- Dans Modèles de tableaux de bord, définissez le modèle requis comme modèle par défaut pour les nouveaux tableaux de bord
Planifier la retraite des OKR
À la fin de la période trimestrielle, les OKR accumuleront des informations précieuses sous forme d’initiatives, de justifications et de données de performance des résultats clés.
Lorsqu’il est temps de réécrire vos OKR, faites une copie de la version actuelle (Mes tableaux de bord > Gérer > Copier) afin de l’utiliser comme référence pour une analyse ultérieure.
Configurer les objectifs et les résultats clés dans BSC Designer
Ci-dessous, nous décrivons les étapes pour configurer des OKR dans BSC Designer, notamment :
- Utiliser le modèle OKR
- Configurer les objectifs
- Configurer les résultats clés
- Ajouter des initiatives et des risques
- Personnaliser le calcul de la performance
Créer des OKR à partir d’un modèle
Un modèle OKR prêt à l’emploi facilitera la configuration initiale :
- Accédez à la section Mes tableaux de bord
- Sélectionnez Nouveau > Nouveau tableau de bord > Plus de modèles…
- Choisissez OKR dans le groupe des cadres de référence métier
OKR Template. Créer un objectif
Le modèle OKR comporte déjà certains objectifs de modèle. Si vous devez en ajouter un nouveau :
- Sélectionnez un élément parent pour un nouvel objectif (un élément racine ou un autre objectif)
- Cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d’outils
Pour modifier les propriétés de l’objectif :
- Passez à l’onglet Général pour changer le nom de l’objectif
- Spécifiez la description de l’objectif
- Utilisez le champ Propriétaire pour attribuer l’un des utilisateurs de votre compte en tant que propriétaire
- Cliquez sur l’Icône à côté du nom de l’objectif pour la modifier
Modèle OKR. Créer un résultat clé
Le modèle OKR comporte certains résultats clés alignés sur les objectifs. Si vous devez ajouter un nouveau résultat clé :
- Sélectionner un objectif
- Cliquer sur le bouton Ajouter dans la barre d’outils
Pour personnaliser les propriétés des résultats clés :
- Passer à l’onglet Général pour définir le nom et la description du résultat clé
- Passer à l’onglet Données pour quantifier les résultats clés en définissant l’état actuel et l’état cible souhaité
- Passer à l’onglet Contexte pour définir le type du résultat clé
Modèle OKR. L’une des meilleures pratiques des OKR consiste à combiner des résultats clés avancés et retardés :
- Le type Retardé doit être utilisé pour les résultats liés aux résultats finaux
- Le type Avancé doit être utilisé pour la quantification des activités
Créer des initiatives
Le modèle OKR comporte des initiatives de différents types alignées sur les objectifs. Vous trouverez la justification, le risque, le facteur de succès, le résultat attendu et le plan d’action.
OKR Template. Pour ajouter une nouvelle initiative à un objectif :
- Sélectionnez un objectif
- Cliquez sur le bouton Initiatives à côté de l’objectif
- Changez le type de l’initiative si nécessaire
Calculer la performance des objectifs
Par défaut, la performance d’un objectif est calculée comme la moyenne pondérée de la performance des résultats clés.
Pour personnaliser le calcul de la performance :
- Sélectionnez un objectif
- Passez à l’onglet Performance pour préciser comment la performance de l’objectif doit être calculée
Pour modifier le poids des résultats clés :
- Sélectionnez un résultat clé
- Passez à l’onglet Performance
- Modifiez son poids correspondant dans le score de performance global de l’objectif
Calculer la performance des résultats clés
Pour rendre les résultats clés comparables, BSC Designer calcule une performance normalisée. Il utilise l’état actuel du résultat clé et une échelle de mesure (niveau de référence… cible) pour calculer sa performance.
Pour personnaliser la fonction de performance d’un résultat clé :
- Sélectionnez un résultat clé
- Passez à l’onglet Performance
- Modifiez la formule dans la section Optimisation
OKR Template. Par exemple, utilisez « Minimisation » pour le cas « moins c’est mieux », ou personnalisez la formule selon des exigences plus spécifiques.
Déclinaison et alignement des OKR avec les Fiches d’évaluation fonctionnelles
Les OKR peuvent être regroupés en hiérarchies. Examinons comment ces connexions sont automatisées avec BSC Designer.
Sous-objectif
Lors de la création d’un objectif, nous sélectionnons un élément parent qui peut être un autre objectif. Dans ce cas, le logiciel créera un sous-objectif.
- S’il existe des objectifs qui doivent être rattachés à un autre objectif, déplacez un objectif (glisser-déposer) dans un autre objectif.
Dans les deux cas, le logiciel considérera automatiquement le résultat du sous-objectif comme un résultat clé pour son objectif parent.
Liens croisés
Dans ce cas, nous traitons différentes branches d’objectifs. Un objectif d’une branche doit contribuer en tant que résultat clé à un objectif d’une autre branche.
Pour lier des objectifs de cette manière :
- Sélectionnez un objectif qui jouera le rôle de résultat clé
- Sélectionnez Outils > Copier l’indicateur
- Sélectionnez un objectif qui acceptera le résultat clé
- Sélectionnez Outils > Coller l’indicateur
- Lorsque cela vous est demandé, cliquez sur le bouton Lien Élément
Liens entre tableaux de bord
Similaire au cas de lien croisé précédent, mais l’objectif qui est censé être le résultat clé d’un autre objectif se trouve dans un tableau de bord différent.
Les étapes pour connecter les résultats clés et les objectifs sont similaires :
- Ouvrez un tableau de bord avec un objectif qui jouera le rôle du résultat clé et sélectionnez l’objectif
- Cliquez sur Outils > Copier l’indicateur
- Ouvrez un tableau de bord avec un objectif qui acceptera des résultats clés
- Cliquez sur Outils > Coller l’indicateur
- Lorsque cela vous est demandé, cliquez sur le bouton Lien de l’élément
En suivant la même logique, nous pouvons lier des tableaux de bord basés sur les OKR à des stratégies dans le tableau de bord équilibré, ainsi qu’à des fiches d’évaluation fonctionnelles.
Check-ins et révision des OKR
Utilisez les OKR chaque semaine pour vous concentrer sur les objectifs prioritaires. Dans BSC Designer, il existe certaines fonctions d’automatisation qui vous aideront.
Automatiser la fréquence des points de suivi
La fréquence de révision est automatisée via les intervalles de mise à jour utilisés pour les résultats clés.
- Les propriétaires de l’OKR recevront des notifications automatiques concernant les points de suivi (mises à jour) à venir pour les résultats clés.
Dans le modèle OKR, l’intervalle de mise à jour par défaut pour les résultats clés est défini sur « mensuel » (voir Outils > Options > Intervalle de mise à jour par défaut). Si nécessaire, cela peut être personnalisé via l’Éditeur de valeurs pour des résultats clés spécifiques.
OKR Template. Attribuer un score aux résultats clés
Pour attribuer un score à un résultat clé :
- Sélectionnez la date appropriée (trimestre) dans le calendrier interne
- Sélectionnez un résultat clé
- Basculez vers l’onglet Données
- Saisissez le score actuel dans le champ Valeur
Utilisez l’éditeur de valeurs pour consulter les scores actuels, ainsi que pour examiner la piste d’audit des modifications effectuées.
Commenter les résultats
Pourquoi certains OKR ne s’améliorent-ils pas comme prévu ? Que pouvons-nous faire mieux pour la prochaine période ?
Modèle OKR. Dans BSC Designer, cliquez sur l’icône de commentaire (à côté du score du résultat clé) pour consigner vos réflexions sur les réalisations actuelles et vos enseignements pour le prochain cycle d’OKR.
Lien direct vers les OKR
Lors des discussions sur la stratégie, vous pourriez avoir besoin de faire référence à un objectif, un résultat clé ou une initiative spécifique. Utilisez l’outil de lien disponible pour ces éléments afin de créer un lien direct.
Visualiser les objectifs sur la carte
BSC Designer visualise automatiquement les OKR sur la carte stratégique.
- Les objectifs sont visualisés sous forme de rectangles au sein des perspectives
- Les Résultats clés sont visualisés sous forme de lignes grises (résultats retardés) et vertes (activités avancées)
- Les Initiatives sont visualisées avec l’icône d’initiative correspondante
OKRs - Example. Par défaut, BSC Designer visualise tous les objectifs sur la carte. Pour limiter le niveau de détail :
- Sélectionnez un objectif sur la carte stratégique
- Utilisez les boutons Replier / Déplier (boutons bleus avec les symboles + et -)
Pour arrêter de visualiser les OKR sélectionnés sur la carte :
- Basculez vers l’onglet KPI
- Sélectionnez un objectif
- Basculez vers l’onglet Contexte
- Utilisez le paramètre Afficher sur la carte stratégique
Visualiser les résultats clés et les initiatives sur le tableau de bord
Le tableau de bord par défaut du modèle OKR répertorie toutes les initiatives disponibles dans l’OKR.
- Ajoutez le diagramme de Gantt pour visualiser les initiatives qui ont des dates de début et de fin
- Ajoutez des diagrammes pertinents pour les résultats clés
OKRs - Example. Planifier des rapports
Planifiez un rapport hebdomadaire/mensuel que le système peut envoyer aux principales parties prenantes sous forme de fichier PDF, avec l’état OKR à jour, un export de la carte stratégique actuelle et du tableau de bord.
Conclusions
Le cadre OKR agile s’adapte parfaitement à l’environnement commercial caractérisé par une forte volatilité et une grande complexité.
Avec des OKR correctement définis et automatisés, les organisations peuvent se concentrer sur leurs priorités et tirer rapidement des enseignements de leurs erreurs.
Les étapes clés de la mise en œuvre des OKR comprennent :
- Préparez l’espace de travail
- Configurez les OKR
- Déclinaison
- Automatisez les points de suivi et la revue
- Stories about triumph and failure and moments in between, What Matters, Consulté le 26 octobre 2023. ↩
- Five Mantras for the OKRs Coach, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Objectives and Key Results), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- The Four Intrinsic Rewards that Drive Employee Engagement, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Transparency: How OKRs Can Restore Public Trust, 2019, What Matters ↩
- How VC John Doerr Sets (and Achieves) Goals, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkin est architecte de stratégie et fondateur de BSC Designer, une plateforme logicielle d’exécution de la stratégie ayant le tableau de bord équilibré en son cœur. Il aide les organisations à traduire leur stratégie en objectifs mesurables, en KPI et en initiatives. Alexis est le créateur du Strategy Execution Canvas, l’auteur de plus de 100 articles sur la stratégie et la mesure de la performance, et un intervenant régulier.