Framework OKR: 2 Astuces incontournables

Le Framework OKR est un excellent outil pour fixer des objectifs tangibles et évaluer les résultats obtenus.

La méthode des objectifs et des résultats clés (OKR) est de plus en plus populaire de nos jours. Il a été adopté par Intel, Google, LinkedIn et d’autres. Elle est allégée, transparente et censée être moins biaisé. Les résultats clés rendent les objectifs quantifiables et plus tangibles.

Framework OKR

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Voici les principaux thèmes de cet article :

Histoire de l’OKR

L’idée de gérer une entreprise en se concentrant sur des objectifs tangibles n’est pas nouvelle :

  • En 1954, Peter Drucker dans « La pratique de la gestion » a introduit la gestion par objectifs (MBO) [1];
  • Dans les années 1970, Intel explorait les pratiques de l’OKR [2]. C’est à cette époque que John Doerr, sous la direction d’Andy Grove, utilisait l’OKR;
  • Plus tard, John Doerr a présenté l’OKR à l’équipe de direction de Google [3].

Aujourd’hui, la liste des entreprises qui utilisent l’OKR comprend [4] Amazon, Intel, Google, LinkedIn, Oracle, Salesforce.com. Mais évidemment, il est difficile de dire si le mot à la mode a la même signification dans différentes organisations.

Qu’est-ce qu’un système OKR typique ?

L’outil OKR est assez flexible. Il n’y a pas de « manifeste » officiel pour l’OKR et il est recommandé aux entreprises de l’adapter à leur culture. Il y a tout de même quelques caractéristiques communes.

  • Point de départ : L’OKR est un outil pour fixer des objectifs, et mesurer les résultats;
  • Plus gros avantage : l’OKR aide à communiquer et à hiérarchiser les objectifs;
  • Les objectifs sont des buts qualitatifs (rêves);
  • Les résultats clés sont des résultats quantitatifs (métriques);
  • Il y a normalement 3-4 objectifs, et 3-5 résultats pour chacun;
  • Le système des OKR est limité dans le temps (normalement rapporté trimestriellement);
  • Les OKR sont pour le niveau personnel, l’équipe et l’entreprise;
  • Les OKR doivent être publics au sein d’une organisation;
  • Le système OKR n’est pas lié à l’examen direct des performances (du moins l’OKR n’en est pas la seule partie).

Processus OKR

Le processus OKR est relativement léger. Si la mise en œuvre finale varie d’une organisation à l’autre, on peut définir 4 étapes communes:

Etape 1. Débat

Formulation des objectifs et des résultats clés.

  • Qu’est-ce qui compte ?
  • Quelle est notre stratégie ? Où en sommes-nous actuellement ? Où voulons-nous aller ? Comment pouvons-nous y arriver ?
  • Quels sont les objectifs globaux et locaux ?
  • Quels résultats avons-nous besoin pour atteindre les objectifs ?

Etape 2. Exécution

Utilisation pratique de l’OKR pour concentrer les activités quotidiennes sur ce qui compte.

Etape 3. Note

Calcul de la note finale pour les objectifs.

  • La plupart des entreprises calculent une moyenne mathématique;
  • Certaines calculent la moyenne pondérée des notes obtenues.

Étape 4. Examen

Analyse des réussites et des échecs:

  • Pourquoi certains OKR ont-ils été manqués ?
  • Qu’est-ce qui devrait être modifié dans la prochaine période ?
  • Tous les objectifs sont-ils encore importants ?
  • Qu’est-ce que nous pouvons faire mieux/différemment ?

Auto-évaluation des employés avec l’OKR

Peut-on utiliser l’OKR pour évaluer les employés ? La réponse est « oui » et « non ».

  • Non, la direction ne devrait pas utiliser l’OKR pour évaluer les employés;
  • Oui, les employés peuvent utiliser l’OKR pour faire des auto-évaluations.

Que se passe-t-il si la direction souhaite tout de même utiliser OKR pour l’évaluation des performances ? Voici quelques scénarios possibles.

Scenario Attentes Réalité
(A) Les managers établissent un lien solide entre l’OKR et les plans de rémunération L’entreprise saura qui a le plus contribué et rémunérera en conséquence. Les employés trouveront un moyen de jouer le système. Les deux parties « objectifs » et « résultats » seront bientôt brisées en se concentrant, par exemple, sur des objectifs faciles à atteindre par des objectifs sans signification.
(B) Les managers font des évaluations de performance en utilisant les résultats de l’OKR Aidez les employés à mieux faire leur travail. Selon la mise en œuvre : s’il s’agit d’une autre forme d’incitation non monétaire (par exemple, la récompense de la réputation), alors préparez-vous au scénario (A).
(C) Les employés sont encouragés à faire des auto-évaluations avec l’OKR Les employés apprendront de leurs progrès sans craindre d’éventuelles sanctions. Fonctionne très bien pour les équipes autogérées qui ont pratiqué l’OKR. Veillez à préparer une base culturelle adéquate avant d’essayer ce scénario.

Comme vous pouvez le constater, l’auto-évaluation est le scénario le plus sûr, car nous remplaçons les récompenses monétaires et les récompenses de réputation par des récompenses intrinsèques. Selon Kenneth Thomas[5], il existe quatre récompenses intrinsèques :

  • Sens de la considération. Dans notre cas, il est fourni par la déclaration de mission bien formulée sur le tableau de bord prospectif;
  • Sens du choix. La plupart des objectifs sur l’OKR sont les produits de la discussion et sont suggérés par les employés;
  • Sentiment de compétence. Les « résultats clés » correctement sélectionnés sont l’indicateur d’un travail de haute qualité effectué;
  • Sentiment de progrès. Il est perçu par l’employé comme le changement des valeurs des métriques avancés et des résultats clés.

Comment mettre en œuvre l’auto-évaluation de l’OKR ?

  • En fait, elle est déjà présente. Regardez à nouveau le processus OKR (plus précisément la partie examen).

Vous avez ici un Formulaire d’auto-évaluation de l’employé pour l’OKR.

Les utilisateurs de BSC Designer peuvent consulter les résultats de performance pour les volets, les objectifs et les indicateurs :

Etape Description A faire
1. Évaluation de base Calculer la note final de l’OKR. Vérifier les résultats clés (indicateurs retardés) dans le logiciel d’automatisation.
2. analyse des causes premières. Pourquoi certains OKR ont-ils été manqués ?

Par exemple, l’objectif dépend d’un autre objectif, l’objectif n’est plus pertinent, d’autres objectifs avaient une priorité plus élevée, ou certaines compétences/connaissances sont nécessaires.

Résultats de l’analyse :

1.

2.

3.

4.

Les utilisateurs de BSC Designer peuvent ajouter les résultats de l’analyse des causes profondes dans les actions.

3. plan d’action En tenant compte des résultats de l’analyse des causes profondes, que puis-je faire mieux pour la prochaine période ? Nouveau plan:

  • Buts;
  • Métriques avancées et retardées;
  • Actions.

Les utilisateurs de BSC Designer peuvent ajouter de nouveaux objectifs et actions directement via leur carte stratégique.

Pourquoi l’OKR ?

L’OKR n’est pas seulement un moyen d’avoir une liste de choses à faire. Il permet de résoudre certains problèmes de gestion typiques. Voici quelques avantages courants de l’utilisation de l’OKR :

  • Comprendre les priorités. Savoir (et communiquer) ce qui compte et ce qui ne compte pas;
  • Se focaliser sur les efforts. C’est pourquoi nous limitons le nombre d’objectifs à 3-4;
  • Alignement des actions avec ce qui est important pour les autres (c’est pourquoi les OKR sont publics au sein de l’entreprise);
  • Vue impartiale sur les résultats atteints (c’est pourquoi il n’est pas recommandé de connecter un système OKR directement aux évaluations de performance).

Exemple d’OKR : Atterrissage vertical

Objectif (difficile, mais pas impossible) : Atterrissage vertical pour une fusée.

De quoi avons-nous besoin pour atteindre un objectif ?

  • Résultat clé 1 : meilleur calcul de la déviation verticale (« meilleur » à définir en chiffres);
  • Résultat clé 2 : Conserver un angle correct (« correct » à quantifier, par exemple, un certain niveau d’erreur).

OKR 1

Exemple d’OKR : page d’atterrissage d’un site web

Objectif : Créer une page d’atterrissage de site web parfaite ! Où « parfait » signifie :

  • Résultat clé 1 : Conception de thème responsive (résultat binaire);
  • Résultat clé 2 : Taux de rebond ajusté <= 30%;
  • Résultat clé 3 : Conversion des visiteurs en abonnés >= 20%

OKR 2

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Inconvénients de l’OKR ou comment faire un meilleur OKR

Les risques évidents sont associés au fait de faire l’OKR « de la mauvaise manière » :

  • Avoir trop d’objectifs (pas de concentration sur ce qui compte);
  • Lier de manière agressive le système OKR à l’évaluation des performances ou au plan d’incitation (avoir des mesures biaisées en conséquence);
  • Construire des silos informationnels et garder l’OKR privé (aucun moyen de s’aligner sur les objectifs des autres).

Il y a aussi des inconvénients/risques moins évidents que je propose de discuter ci-dessous avec des moyens possibles d’amélioration.

Astuce 1. Pas seulement les « résultats » clés – Comment prendre en compte les facteurs avancés

Les « résultats clés » sont décalés par leur définition, ils aident à valider la réalisation, mais pas à quantifier les facteurs de réussite. On pourrait objecter que, dans le contexte de l’objectif, le résultat clé pourrait également être un facteur avancé. C’est exact, et il est important de garder cela à l’esprit lorsque l’on discute des résultats clés et que l’on procède à réévaluation.

  • Pour avoir une image complète de la raison pour laquelle l’objectif a été un succès/échec, nous devons avoir les deux – facteurs avancés et résultats retardés.

Jetez un coup d’œil à l’objectif « créer une page d’atterrissage de site web parfaite » dans l’exemple ci-dessus. L’un des résultats clés était « Taux de rebond ajusté <= 30%". C'est un résultat attendu, mais comment sommes-nous censés y parvenir ? Le taux de rebond du site web dépend de nombreux facteurs, par exemple, une qualité de contenu ; un contenu doit résonner avec l'auditif, donc dans ce cas, c'est une bonne idée de coupler le résultat clé "Taux de rebond ajusté <= 30%" avec des facteurs avancés :

  • Facteur avancé : analyser le comportement des visiteurs du site web ; trouver 5 sujets qui intéressent le plus les visiteurs;
  • Facteur retardé : réécrire le contenu en utilisant les connaissances sur le comportement des visiteurs.

Carte stratégique OKR

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L’OKR final pourrait ressembler à celui-ci :

Objectif: Créer une page d’atterrissage de site web parfaite ! Où « parfait » signifie:

  • Résultat clé 1 (avancé) Trouver 5 sujets qui intéressent le plus les visiteurs ; réécrire le contenu en utilisant les insights;
  • Résultat clé 2 (retardé) : Taux de rebond ajusté <= 30%.

Astuce 2. Relier les objectifs à une stratégie

Au cours de l’étape de discussion, les équipes étaient censées faire de leur mieux pour proposer des objectifs qui résonnent avec la stratégie de l’entreprise. Bien que le défi de l’alignement entre les objectifs et la stratégie soit clair, l’OKR ne suggère pas de manière explicite de relever ce défi.

Une bonne approche dans ce cas serait de lier les objectifs du système OKR aux objectifs du tableau de bord de la stratégie, comme par exemple K&N Tableau de Bord Prospectif.

  • Une carte stratégique dans ce cas fonctionnera comme un filtre de premier niveau pour les idées possibles.

Le lien entre l’OKR et le tableau de bord stratégique peut être conceptuel (« cet objectif soutient cet objectif stratégique ! ») ou bien il peut s’agir d’un lien dur par les OKR de différents niveaux (par exemple, la mise en cascade de l’OKR).

Dans les deux cas, l’utilisation d’un logiciel d’automatisation aide. Par exemple, BSC Designer peut visualiser les objectifs stratégiques d’une entreprise sur une carte stratégique, relier la performance de l’objectif aux résultats clés spécifiques, et mettre en cascade les OKR si nécessaire.

Comment mettre l’OKR en cascade ?

Dans de nombreux exemples d’OKR, les résultats sont binaires. Quelque chose comme « la fonctionnalité ABC ajoutée » avec des résultats possibles « oui » ou « non ». Cela fonctionne bien à petite échelle, mais cela ne semble pas être une approche efficace pour certains défis à plus long terme.

Par exemple, l’ajout d’une nouvelle fonctionnalité dans le logiciel ne consiste pas seulement à programmer en fonction des nouvelles exigences, mais aussi à analyser le comportement des utilisateurs, à comprendre comment faciliter les choses, à tester certaines hypothèses, etc.

Dans ce cas, je suggérerais d’appuyer le résultat « Fonctionnalité ABC ajoutée » par des sous-résultats plus spécifiques, comme « Analyse des tests A/b », « Exigences non ambiguës rédigées », « Tests unitaires ajoutés ».

  • Cette approche fournira à un propriétaire de l’OKR un bien meilleur plan d’action;
  • Les autres membres de l’équipe auront une meilleure idée des domaines dans lesquels ils peuvent contribuer.

C’est une façon simple de mettre en cascade les OKR de façon naturelle, surtout lorsqu’un logiciel d’automatisation est utilisé.

Quelle est la différence entre l’OKR et Tableau de Bord Prospectif ?

À première vue, ils peuvent sembler similaires car les deux outils traitent des objectifs de l’entreprise. En réalité, le domaine d’application de ces outils est assez différent.

Pour donner une réponse détaillée à cette question, nous devons examiner le processus de planification stratégique. Analysons cinq étapes du processus de planification stratégique du point de vue de l’applicabilité de l’OKR.

Etape 1. Définition de la mission, de la vision et des valeurs – Aucune application pour l’OKR

Le tableau de bord prospectif aide à cartographier la mission, la vision, les valeurs.

  • L’OKR n’est pas applicable ici.

Etape 2. Formulation de la stratégie – Utiliser les résultats trimestriels des OKR

Pour l’étape de formulation de la stratégie (étape 2 de la planification stratégique), nous devons formuler l’hypothèse que nous décrirons plus tard (étape 3 de la planification stratégique) et prouverons lors de l’exécution de la stratégie (étape 5).

Il existe de nombreux outils qui peuvent nous y aider, tels que le Tableau de Bord Prospectif, SWOT, 7-S, Trois Horizons, VRIO.

Qu’en est-il d’OKR ?

L’OKR n’est pas conçu spécifiquement pour formuler des objectifs stratégiques.

Les questions de l’étape de discussion du processus OKR (« Qu’est-ce qui compte ? Quelle est notre stratégie ? Où sommes-nous maintenant ? Où voulons-nous aller ? Comment pouvons-nous y arriver ? ») aident certainement à démarrer. Mais on est loin de l’analyse complète.

Pourtant, l’OKR peut apporter une contribution importante à l’étape de formulation de la stratégie. Pour ce faire, nous devons utiliser les résultats des examens réguliers (étape 4 du processus OKR). L’analyse des OKR réussis et des OKR échoués permet d’aboutir à une meilleure stratégie.

  • Les résultats des revues régulières des OKR sont précieux pour la prochaine session de revue de la stratégie.

Étape 3. Description de la stratégie – Utiliser l’OKR pour les niveaux inférieurs

Tous les aperçus générés par différents outils d’entreprise doivent être articulés d’une manière ou d’une autre. Selon le niveau d’abstraction, nous pouvons capturer certains détails de l’OKR ou BSC.

  • Pour une stratégie de haut niveau, la Carte stratégique du Tableau de Bord Prospectif est un excellent choix
  • Pour les niveaux inférieurs (orientés vers l’action), l’ OKR pourrait aider à cartographier les idées (voir ci-dessous l’application de l’OKR pour la mise en cascade)

Etape 4. Cascade et alignement – Domaine d’application d’OKR

Dans cette étape, nous devons convertir les objectifs stratégiques de haut niveau en quelque chose de plus spécifique, quelque chose auquel chaque employé pourrait contribuer.

  • Une option consiste à mettre en cascade le tableau de bord prospectif (par exemple, créer une carte stratégique locale qui serait connectée à une carte stratégique de haut niveau);
  • Une autre option, plus agile et plus légère, consiste à utiliser l’ OKR.

Les objectifs mis en cascade à partir de la carte stratégique et leurs indicateurs deviendront respectivement des « objectifs » et des « résultats clés » du l’OKR.

Etape 5. Exécution – Domaine d’application de l’OKR

Comme pour l’étape précédente, nous avons un large choix d’outils à utiliser. Nous pouvons décrire notre approche d’exécution via des actions sur la carte stratégique, ou la formuler sous forme de plan d’action soutenu par des OKR comme cela a été démontré dans cet article.

OKR vs. Tableau de Bord Prospectif : Quel est le meilleur outil ?

Comme il a été démontré ci-dessus, la réponse à cette question dépend de l’endroit où vous prévoyez d’appliquer l’outil en question :

  • Le tableau de bord prospectif est idéal pour la planification stratégique de haut niveau (étapes 1 à 5 du processus de planification stratégique). Il fournira une base solide pour d’autres discussions autour de la stratégie.
  • L’outil OKR est un outil allégé qui aide à se concentrer sur des objectifs spécifiques et leur exécution (étapes 4 et 5 du processus de planification stratégique).

Comment l’OKR et le Tableau de Bord Prospectif sont-ils connectés ?

Ces deux outils sont reliés par les objectifs et par les indicateurs.

  • D’où viennent les objectifs des OKR ? Idéalement, de la stratégie bien pensée (qui a été décrite sur la carte stratégique du tableau de bord prospectif);
  • D’où viennent les « résultats clés » des OKR ? Dans le meilleur des cas, ils sont dérivés des indicateurs de performance définis pour les objectifs stratégiques sur la carte stratégique.

Lorsque nous utilisons l’OKR pour exécuter la stratégie (étape 5), les aperçus des examens réguliers de l’OKR seront les entrées du prochain cycle d’examen de la stratégie (étape 2).

L’OKR dans une entreprise en évolution rapide – Exemple du rythme de Spotify

L’OKR apporte-t-il une valeur ajoutée dans le cas d’un environnement commercial en évolution rapide, ou ne fait-il que ralentir l’activité ?

Prenons le cas de Spotify comme exemple. Ils ont essayé l’OKR et ont découvert que ils passaient plus de temps à faire fonctionner l’OKR qu’à faire fonctionner l’entreprise.

L’OKR n’était pas vraiment efficace pour eux. Comment sont-ils arrivés à cette conclusion ? Ils ont regardé l’OKR en action et ont analysé certains résultats clés :

  • [Contexte] Leurs objectifs de haut niveau changeaient rapidement (une chose naturelle pour un domaine d’activité émergent);
  • [Efforts vs valeur] L’ajustement des OKR au niveau individuel devenait chronophage, et dans le même temps, les meilleures réalisations au niveau individuel n’étaient pas les résultats de l’alignement avec les OKR de haut niveau.

Quelle était l’alternative ? Dans leur nouvelle approche Rythme de Spotify, ils ont commencé à « se concentrer sur le pourquoi » au lieu de « se concentrer sur le comment ».

  • Au lieu de dire aux gens ce qu’ils doivent faire, ils expliquent les priorités clés qu’ils ont (les paris de l’entreprise) et attendent de leur équipe qu’elle trouve la meilleure façon de faire les choses.

Pour moi, cela résonne beaucoup avec une célèbre citation de Steve Jobs : « Cela n’a pas de sens d’embaucher des personnes intelligentes et de leur dire quoi faire ; nous embauchons des personnes intelligentes, afin qu’elles puissent nous dire quoi faire. »

Les leçons apprises :

  • Comparer les efforts investis dans le maintien de l’outil de gestion par rapport à la valeur créée par l’outil;
  • Trouvez l’outil qui résonne avec la nature de votre entreprise ainsi qu’avec votre style de gestion.

Outils d’automatisation pour l’OKR

Voici une feuille de route que je suggère pour la mise en place d’un outil d’automatisation de l’OKR :

  • Démarrez avec un système de notation simple qui ne nécessite pas d’outils d’automatisation;
  • Assurez-vous que les OKR sont acceptés émotionnellement et pratiquement;
  • Assurez-vous que les OKR sont publics au sein de l’organisation;
  • Quand le processus OKR est bien défini, envisagez d’utiliser un logiciel spécialisé.

BSC Designer logiciel, est un choix intéressant dans ce cas, car historiquement il est fort dans la gestion des mesures de performance et la construction de cartes stratégiques. L’OKR peut être automatisé avec un support natif pour les métriques avancées/retardées (résultats clés), la construction d’une carte des objectifs, et la liaison de l’OKR aux tableaux de bord de la stratégie.

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Liste de contrôle OKR

Enfin, voici une liste de contrôle pour l’OKR. Vous trouverez également ici sa version live automatisée avec le logiciel BSC Designer.

Objectifs:

  • Dans un seul OKR, il y a 3-4 objectifs;
  • Les objectifs sont difficiles, mais pas impossibles;
  • L’atteinte de 100% des objectifs est un signe qu’ils n’étaient pas assez ambitieux;
  • Les objectifs sont filtrés par la carte stratégique et sont alignés sur un certain objectif stratégique.

Résultats clés :

  • Il y a 3 à 5 résultats clés pour chaque objectif;
  • Les résultats clés sont quantifiés;
  • Il y a des résultats binaires pour les actions courtes;
  • Pour les actions longues, les résultats binaires sont divisés en résultats plus courts;
  • Les résultats clés sont intelligents (on tient compte à la fois des facteurs avancés et des résultats retardés).

Implication:

  • Il existe des OKR pour les niveaux personnel, d’équipe et d’entreprise;
  • Il y a des propriétaires d’OKR, mais il y a aussi des OKR qui représentent les objectifs d’un projet ou d’une entreprise (non liés à une personne spécifique);
  • Le PDG et les cadres supérieurs ont leur OKR et soutiennent l’idée.

Transparence

  • Le système OKR est public au sein d’une organisation.

Révision

  • Les OKR sont examinés régulièrement (le trimestre est l’option la plus populaire, mais pas la seule);
  • Le système des OKR n’est pas lié aux examens de performance ou aux incitations (au moins les examens de performance ne sont pas déterminés uniquement par les scores OKR);
  • Un logiciel d’automatisation est utilisé lorsque le processus ci-dessous est bien défini.

Conclusions

L’OKR n’est pas seulement un autre moyen de quantifier les objectifs comme il peut sembler à première vue :

  • Il facilite la discussion et la communication des objectifs et aide à garder les équipes concentrées sur ce qui est important;
  • Les meilleurs OKR sont alignés sur la stratégie d’une entreprise ; ils tiennent compte à la fois des résultats attendus et des facteurs avancés.
Quelle est la suite ?
  • Accès aux modèles. S'inscrire avec un forfait gratuit chez BSC Designer pour un accès immédiat à 31 modèles de fiches d’évaluation, dont Modèle OKR il est question dans cet article.
  • Maîtriser des compétences. Parcourez gratuitement tutoriel vidéo pour le tableau de bord prospectif. Maîtrisez vos compétences en matière de planification et d'exécution de la stratégie grâce à la formation sur l'exécution de la stratégie.
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Plus d'exemples du Tableau de Bord Prospectif

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Tableau comparatif des outils de planification stratégique

Dans le contexte de la planification stratégique, il existe deux types d'outils:
  • Outils d'exécution de la stratégie. Tels que le Tableau de bord équilibré pour la stratégie globale et l'outil d'OKR qui est plus léger pour des défis spécifiques.
  • Outils de formulation de la stratégie. SWOT, Trois Horizons, Analyse des contraintes, PESTEL, Analyse des écarts, etc. qui aident les organisations à générer de nouvelles idées.
Consultez le tableau comparatif des outils de planification stratégique.
Tableau comparatif des outils de planification stratégique

Références

  1. ^ La pratique de la gestion, Peter F. Drucker, HarperBusiness, 2006
  2. ^ Le Management à haut rendement, Andrew S. Grove, Vintage, 1995
  3. ^ Les clés du succès de l’OKR : A Q&A avec l’homme qui a introduit OKR à Google, John Doerr par Kris Duggan
  4. ^ Liste des principales entreprises qui utilisent les objectifs OKR, Zorian Rotenberg, Atiim
  5. ^ Les quatre récompenses intrinsèques qui suscitent l’engagement des employés, Kenneth Thomas, 2009
Pour citer : Alexis Savkín, "Framework OKR: 2 Astuces incontournables", in BSC Designer, juin 29, 2021, https://bscdesigner.com/fr/framework-okr.htm.

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