Comment créer un tableau de bord de formation qui aidera à distinguer le temps consacré à l’infodivertissement et une formation hautement utile qui fait évoluer la performance.
Les formations et les ateliers sont devenus une composante standard du processus d’apprentissage dans toute organisation. À mon avis, le défi le plus important pour les organisations est de pouvoir détecter la différence entre un infodivertissement peu utile et une formation hautement utile qui fait évoluer la performance. Dans cet article, nous verrons comment estimer l’efficacité de la formation et construire un tableau de bord de formation.
Navigation de l’article :
- Modèle des niveaux de Kirkpatrick
- Le coût de la mesure
- Modèle de tableau de bord de formation : préparation
- Niveau 1 : réaction, niveau 2 : apprentissage, niveau 3 : comportement, niveau 4 – impact
- KPI pour l’eLearning
Le problème de la mesure de la formation
Imaginez un atelier animé par un formateur charismatique, qui maîtrise le sujet et interagit facilement avec les participants.
Cela semble bien, mais nous devons tout de même nous poser un certain nombre de questions :
- Cette formation a-t-elle apporté à notre équipe les connaissances et compétences requises ?
- Ces nouvelles compétences ont-elles réellement été mises en pratique ?
- Comment savons-nous que cette formation conduira, à terme, à des améliorations de la performance ?
Il est également judicieux de savoir :
- Quelles parties de la formation ont bien fonctionné et quelles parties doivent être améliorées ?
- Devons-nous répéter la formation sur ce sujet ?
- Devons-nous faire de nouveau appel à ce formateur ou trouver quelqu’un de nouveau ?
Ce sont les défis auxquels la direction/RH est confrontée.
Les formateurs, quant à eux, ont besoin d’une boucle de rétroaction fondée sur les données qui les aidera à améliorer leurs produits de formation.
Les formateurs doivent comprendre comment faire évoluer le programme de formation afin d’augmenter les résultats et l’impact sur la performance de l’organisation.
Modèle des niveaux de Kirkpatrick
Une mesure ponctuelle ne nous fournira pas de résultats objectifs. Pour une évaluation efficace de la formation, nous devrons disposer de plusieurs points de contrôle répartis dans le temps.
Le cadre des niveaux de Kirkpatrick suggère d’examiner une formation sous 4 perspectives :
- Niveau 1. Réaction (retour après la formation)
- Niveau 2. Apprentissage (les acquis de la formation)
Après un certain temps, nous pouvons suivre :
- Niveau 3. Comportement (connaissances/compétences appliquées en pratique)
- Niveau 4. Impact (impact sur la performance globale de l’entreprise)
Évaluation du formateur
Si la formation est dispensée par un expert tiers, nous devons également prendre en compte un processus de présélection. Il devrait y avoir certains prérequis pour les formateurs et la formation :
- Dans quelle mesure le formateur est-il qualifié, et
- Dans quelle mesure la formation proposée est alignée sur la stratégie de l’entreprise.
Le coût de la mesure
Si nous plaçons ces quatre étapes sur un graphique avec « Le coût de la mesure » sur un axe et « Les bénéfices de la mesure » sur l’autre, nous verrons que :
- Le plus facile à mesurer est la réaction (niveau 1) immédiate après la formation et les principaux enseignements de la formation (niveau 2).
- La mesure des prérequis nécessite une certaine quantification d’un processus de sélection, mais elle reste réalisable.
- Bien que les niveaux niveau 3 et niveau 4 soient les plus intéressants du point de vue des conclusions possibles, le coût de la mesure augmente.
Modèle de tableau de bord de formation
Discutons d’un modèle que l’on peut utiliser pour évaluer l’efficacité de la formation dans son organisation. J’utiliserai le logiciel BSC Designer pour montrer comment ce processus peut être automatisé.
Préparation
Ma recommandation est de commencer par une bonne carte stratégique qui relie vos objectifs financiers, liés aux clients et internes à vos 
initiatives d’apprentissage. Cela donnera une direction à tous les efforts de gestion suivants.
L’étape suivante consiste à mesurer les prérequis. Pour ce faire, nous devrons quantifier les données suivantes :
- Qualification du formateur
- Compétences de communication du formateur
- Coûts de formation estimés (frais de déplacement, hébergement, honoraires du formateur)
- Adéquation entre le programme de formation et les objectifs stratégiques
Lors de la quantification de ces paramètres, veillez à ce que l’estimation ne soit pas effectuée par le seul responsable des ressources humaines ; demandez à des membres clés de votre équipe de partager leur avis.
Training Scorecard. Quand mesurer ? Quelques semaines avant la formation.
Le logiciel aidera à :
- Attribuer un poids à chaque critère
- Stocker les évaluations individuelles et les poids des paramètres
- Calculer le score pour chacun des candidats
Niveau 1. Réaction
À ce niveau, nous devons mesurer les retours après la formation, ce qui aidera à se faire une idée du caractère engageant de cette formation. Ces questions peuvent fournir des données pour les indicateurs :
- Que pensez-vous de la formation ? (négatif, neutre, positif)
- Recommanderiez-vous cette formation à vos collègues ?
- Souhaitez-vous refaire cette formation à l’avenir ?
La liste peut se poursuivre, car d’autres indications d’un fort engagement peuvent être relevées :
- Le nombre de questions posées pendant et après la formation
- Estimation subjective de l’engagement du public (les participants prenaient-ils part ou consultaient-ils leurs e-mails sur leur smartphone ?)
Le logiciel aide à :
- Collecter l’évaluation de chaque indicateur, partagée par chaque participant
- Proposer des options de choix en langage naturel
- Calculer les scores moyens
Training Scorecard. Date de mesure : à la date de la formation.
Niveau 2. Apprentissage
La manière la plus simple de quantifier les résultats d’apprentissage consiste à effectuer un test final qui montrera dans quelle mesure les étudiants ont compris le contenu.
Les métriques pourraient être :
- Taux de réussite à l’examen, %
- Score moyen à l’examen, %
- Résultats des tests avant/après la formation
Les résultats d’apprentissage peuvent être testés de différentes manières. Par exemple :
Au lieu d’utiliser un test simple, on peut demander aux stagiaires de mettre en pratique quelque chose qui a été appris et d’évaluer le comportement réel.
En conséquence, les indicateurs liés à la pratique devront être mis en œuvre.
De cette manière, nous ne faisons pas que tester, mais nous aidons les étudiants à établir de nouveaux schémas de comportement.
Date de mesure : à la fin de la formation.
Tableau de bord de formation. Minimum requis
Nous avons fait le minimum requis. Le coût de la mesure pour les niveaux suivants augmentera. Devons-nous y aller ?
Si nous arrêtons notre mesure à ce niveau, nous risquons des situations de « faux positif », lorsqu’un formateur charismatique propose une présentation captivante, bien accueillie par un public (une forme d’infodivertissement), mais qui se traduira rarement par des améliorations de la performance au sein de l’organisation.
Niveau 3. Comportement
La réalisation de tests constitue un bon point de départ pour s’assurer que les apprenants ont acquis les connaissances requises, mais ce que nous voulons réellement observer, c’est un certain changement dans leurs schémas de comportement. La quantification, dans ce cas, dépend de la nature du processus.
Dans certains cas, les indicateurs d’un nouveau comportement seront aussi spécifiques que :
- Réduction du temps obtenue, %. Si l’objectif de la formation était de faire quelque chose plus efficacement ou simplement plus rapidement, vous pouvez alors le suivre via un KPI.
- Réduction des coûts obtenue, %. Si l’objectif de la formation était de faire quelque chose de manière plus efficace, vous pouvez alors suivre la réduction directe des coûts, qui est le résultat de la formation.
- Amélioration de la qualité (nous avons déjà abordé la manière de quantifier la qualité) ou, plus précisément, réduction du taux de problèmes de retours, %. Le KPI est applicable lorsque le problème est clairement défini et lié au résultat final.
Au fait, un problème récurrent est l’un des facteurs négatifs de la fidélité client. Si vous pouvez diminuer ce chiffre, vous rendrez vos clients plus satisfaits.
- Amélioration de la performance, %. Le KPI doit être lié à un indice de performance spécifique. Pour les commerciaux, il peut s’agir du nombre de ventes générées ; pour un rédacteur, il peut s’agir de la conversion des lecteurs en prospects. Il est possible de trouver des métriques de performance même pour les équipes créatives, comme les designers graphiques.
Dans la plupart des cas, nous devrons consacrer du temps à trouver de bons indicateurs permettant de quantifier de nouveaux schémas de comportement. Notre système de KPI aidera à structurer le processus de brainstorming.
Il est judicieux de demander au formateur au préalable quels changements de comportement sont attendus et quelle est la meilleure façon de les obtenir dans l’organisation.
- Par exemple, l’un des changements attendus après la formation aux KPI est que les employés discutent des métriques, et ne se contentent pas d’utiliser la liste d’indicateurs suggérée par la direction. Après une certaine période, nous pourrions interviewer les chefs d’équipe afin de vérifier si ce schéma de comportement a été mis en œuvre avec succès.
Quand mesurer ? 1 à 2 mois après la formation.
Le rôle du logiciel :
- Visualiser les améliorations attendues (sur les cartes de processus)
- Suivre les indicateurs de comportement sur le tableau de bord
- La fonction Analyse aidera à suivre les changements de performance
Niveau 4. Impact
Lors de l’étape précédente, nous avons pu constater des changements dans le comportement des employés.
- Par exemple, un atelier peut être consacré à l’adoption d’une nouvelle technique agile, et nous pourrions constater que les employés ont effectivement commencé à utiliser ces techniques (niveau 3. Comportement).
De tels changements de comportement sont importants et montrent que le formateur a été en mesure d’influencer suffisamment les participants pour les inciter à changer, mais cela n’implique pas que le changement ait été utile pour l’organisation.
L’essentiel de toute formation ou de tout atelier est de savoir s’il a aidé l’organisation à exécuter sa stratégie de manière plus efficiente et plus efficace, ou non.
Nous pourrions commencer à rechercher des indications d’une telle amélioration plusieurs mois après la formation, mais il est plus judicieux de réfléchir à l’impact attendu et à la manière dont nous allons le mesurer au préalable (dans le système KPI, nous appelons cette approche « mesure par conception »).
Quand mesurer ? 4 à 6 mois après la formation.
Le rôle du logiciel :
- Présenter la carte stratégique de l’entreprise,
- Visualiser les objectifs stratégiques de l’entreprise, et
- Aligner les indicateurs sur les objectifs de l’entreprise.
Tableau de bord de la formation. Les KPI de formation populaires n’aident pas
Dans les articles précédents, nous avons abordé certains KPI RH populaires comme le turnover et le délai d’embauche.
Le fait que certains KPI soient populaires ne signifie pas que vous souhaitiez les avoir sur votre tableau de bord.
Qu’en est-il des KPI de formation ? L’objectif de tout programme de formation est de développer de nouvelles compétences et d’améliorer l’efficacité d’un employé. Examinons quelques KPI populaires et si/comment ils peuvent nous aider à cet égard.
| KPI de formation | Pourquoi vous n’en avez PAS besoin |
|---|---|
| Coût moyen de formation par employé à temps plein, $ | Ce KPI montre combien nous investissons dans la formation de chaque employé, mais il ne nous dit rien sur les résultats que nous attendons. La formation a-t-elle été un succès ? Un employé a-t-il appris quelque chose de nouveau qui lui a permis d’améliorer son efficacité ? |
| Nombre moyen d’heures par employé à temps plein, heures | Le même problème qu’avec le KPI précédent. Votre employé pourrait étudier à temps plein pour un programme de MBA, mais cela l’aidera-t-il à obtenir de meilleurs résultats, et dans quelle mesure ? |
| % du budget RH consacré à la formation | En utilisant ce KPI, nous pourrions avoir une idée approximative de l’équilibre au sein du service RH. S’ils dépensent 90 % du budget pour trouver de nouveaux candidats, alors votre programme de formation ne sera probablement pas le meilleur.
Cela dit, il n’existe pas de % requis du budget que l’entreprise doit consacrer à la formation. Une excellente formation peut ne coûter que 1 % de votre budget tout en entraînant une forte croissance de la productivité. |
| % d’employés formés | Ce KPI vous indiquera le nombre d’employés qui ont été formés. Il est logique d’utiliser ce KPI lorsque vous connaissez l’efficacité d’une formation donnée. Mais, encore une fois, ce qui a été excellent pour les employés d’un département peut ne pas fonctionner pour ceux d’un autre. |
| Indice de satisfaction des employés à l’égard de la formation | Le problème de ce KPI est qu’il est vraiment subjectif. Je suis sûr que vous connaissez ce sentiment lorsque vous êtes inspiré et enthousiasmé par de nouvelles idées que vous venez d’apprendre après une excellente conférence plénière lors d’un événement. .Dans quelques jours, ces idées semblent n’être que des histoires captivantes, que vous ne pouvez pas transformer en pratique (apprenez comment changer la situation). |
| ROI de la formation, % | Pour calculer un ROI, vous devez connaître votre investissement (je suis sûr que vous pouvez le calculer) ainsi qu’une estimation financière des bénéfices que votre entreprise a obtenus à la suite de la formation.
Cela nous ramène à la question initiale : comment calculer l’efficacité de la formation. Ce KPI peut fonctionner lorsque des mesures objectives de la formation sont disponibles. |
Comme vous pouvez le voir, les KPI de formation les plus populaires conviennent bien au tableau de bord de gouvernance d’entreprise, mais n’aideront pas vraiment à mesurer l’efficacité de la session de formation.
KPI pour l’eLearning
Dans le cadre de la réponse à la gestion de crise, de nombreuses organisations décident d’opter pour des équipes distribuées. Lors du passage au modèle d’équipe distribuée, il est logique de choisir le format en ligne pour la formation d’intégration des nouveaux membres de ces équipes.
Que se passe-t-il alors avec les KPI de la formation dans ce cas ?
Dans leur essence, les KPI restent les mêmes. Ce qui va changer, c’est la manière dont les connaissances et les compétences requises sont transmises.
Examinons la mesure de la performance de l’eLearning sous différentes perspectives.
Chez BSC Designer, nous utilisons l’approche eLearning pour notre formation à l’exécution de la stratégie et, en interne, pour l’intégration des nouvelles recrues au sein de notre équipe à distance. En plus d’idées générales sur la mesure de l’eLearning, je partagerai les meilleures pratiques dont nous avons prouvé l’efficacité pour nous.
Impact financier
Au lieu d’assister à une formation dans un lieu physique, les participants utiliseront une plateforme en ligne. En termes d’impact financier, cela signifie :
- Économies de coûts, $ (par rapport à l’apprentissage sur site)
- Coûts de la plateforme en ligne
Ces chiffres à eux seuls ne nous apprendront rien de nouveau, mais ils aideront à obtenir une estimation approximative du ROI de la formation.
Mesures d’engagement pour l’eLearning
La formation en ligne doit utiliser différents mécanismes pour engager les participants.
Le budget d’attention n’est plus garanti, comme c’était le cas lors des événements hors ligne. Les participants ne se trouvent plus dans la même salle pendant une période de temps fixe.
Les supports des sessions de formation en ligne peuvent être préenregistrés, et le taux de participation classique perd de sa pertinence. Dans cette optique, nous devons adapter en conséquence les mesures d’engagement. Par exemple, nous pouvons suivre :
- Temps de visionnage des supports du cours en ligne
- Statistiques d’accès aux supports de formation
Certains produits eLearning disposent d’une page d’accueil publique. Cela nous donne la possibilité d’utiliser les mesures des réseaux sociaux pour comprendre s’il existe un lien émotionnel avec le produit eLearning. La mesure de base à suivre dans ce cas peut être :
- Le nombre de partages sur les réseaux sociaux (pour une page d’accueil d’un produit e-learning)
Validez l’impact métier de l’eLearning
Qu’en est-il de la validation de l’impact de l’eLearning ? Ma recommandation est de rendre le processus mesurable dès la conception.
Essayez de faire en sorte que des résultats métier importants soient des étapes inévitables de la formation.
Comment faire ? Cela dépend de votre produit d’eLearning. Par exemple, dans le cas de notre formation en ligne, les participants ne passent aucun test ni examen formel. Nous avons organisé des sessions en ligne autour de l’idée de construire un prototype du tableau de bord équilibré.
Dans notre cas, le KPI qui valide l’impact métier est :
- La qualité du prototype du tableau de bord équilibré créé, %
Le prototype créé est la preuve que le participant a effectivement acquis les connaissances et les compétences attendues. Et nous le savons avec certitude, car nous voyons les résultats créés par l’apprenant. De plus, nous pouvons estimer la qualité du prototype final et proposer des idées d’amélioration.
Tous les participants n’atteindront pas la ligne d’arrivée. Les raisons de ce constat nécessitent une certaine attention de votre part. Dans ce contexte, un KPI à examiner est :
- Taux d’abandon, %
Il est au pluriel, car nous souhaitons savoir quelles parties de la formation en ligne ont été les plus difficiles.
KPI pour les changements internes
Le format eLearning a un impact sur le fonctionnement des sessions de formation. Une session de formation sur site se déroule en temps réel et nécessite un certain ensemble d’outils et de supports. Un format eLearning requiert un autre ensemble d’outils.
En plus de disposer d’un espace privé contenant tous les supports de formation, nous devons avoir des outils pratiques pour suivre la progression des participants, déverrouiller les étapes suivantes de la formation, organiser les examens finaux et, enfin, générer les certificats.
Les KPI dépendent du processus de formation au sein de votre organisation. Formulons cela de la manière suivante :
- Adaptation du fonctionnement de la formation au format en ligne, %
Trouvez des points d’amélioration pour l’e-learning
L’un des avantages du format de formation en ligne est que nous disposons de bien plus d’analyses relatives aux participants à la formation.
- Nous pouvons détecter les supports sur lesquels les stagiaires passent plus de temps
- Les expressions de recherche les plus utilisées pour la base de connaissances de la formation
- Consulter les analyses à la seconde près pour les vidéos de formation
- Analyser les questions posées à l’animateur de la formation
Cela nous donne un indicateur avancé pour l’amélioration de l’e-learning :
- Analyse des analyses de formation, %
Et si nous ne pouvons pas trouver de bons indicateurs ?
C’est une situation typique avec les indicateurs de performance, et j’aimerais souligner deux points :
- L’incapacité à trouver de bons indicateurs de performance est souvent le signe qu’il n’y a pas de compréhension claire de la manière dont les nouveaux schémas de comportement sont alignés avec la stratégie d’une entreprise.
- Il n’y a rien de mal à être confronté à ce problème. Au contraire, lorsque vous êtes confronté à ce problème, vous êtes à un pas de plus d’une exécution réussie de la stratégie.
L’objectif même de l’exercice sur les KPI est de commencer à poser les bonnes questions, et vous venez d’atteindre ce point. La première chose que je suggérerais est de réviser la carte stratégique de l’organisation.
Comprenez mieux votre stratégie, et les KPI émergeront naturellement.
Vous trouverez des conseils plus spécifiques dans notre système de KPI.
Suivez l’impact de la formation pilote
Partagez votre feuille de calcul existante pour les KPI de formation, et nous discuterons de la manière dont les RH et les responsables de département peuvent passer à un système connecté pour suivre les KPI d’apprentissage, de changement de comportement et d’impact sur l’activité.
Discuter d’un pilote de formation
Commencez par un programme de formation ou un département afin de tester l’approche avant un déploiement plus large.
Conclusions
Voici un résumé des idées abordées :
- Mesurez l’efficacité de la formation à 4 niveaux : première impression, score à l’examen, changements de comportement, améliorations de la performance.
- Le coût de la mesure augmente avec les niveaux, tout comme le bénéfice de la mesure.
- Comprenez l’amélioration de performance attendue avant la formation.
Enfin, l’objectif principal de toute mesure n’est pas la mesure elle-même, mais le comportement que cette mesure induit.
En construisant un tableau de bord de formation, vous invitez toutes les parties prenantes à participer à la discussion sur le programme de formation, ses objectifs, ainsi que ses résultats à court et à long terme. De telles discussions aident à concentrer les efforts de formation sur ce qui compte réellement pour votre organisation.
Veuillez partager vos retours sur cet article dans les commentaires, ainsi que vos idées sur la mesure de l’efficience et de l’efficacité des formations/ateliers.
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Alexis Savkin est architecte de stratégie et fondateur de BSC Designer, une plateforme logicielle d’exécution de la stratégie ayant le tableau de bord équilibré en son cœur. Il aide les organisations à traduire leur stratégie en objectifs mesurables, en KPI et en initiatives. Alexis est le créateur du Strategy Execution Canvas, l’auteur de plus de 100 articles sur la stratégie et la mesure de la performance, et un intervenant régulier.