Comment construire un tableau de bord de la formation qui aidera à séparer le temps consacré à la formation sur l’info-divertissement et la formation très utile pour modifier les performances.
Les formations et les ateliers sont devenus une partie standard du processus d’apprentissage dans toute organisation. À mon avis, le défi le plus important pour les organisations est de pouvoir détecter la différence entre l’info-divertissement moins utile et la formation hautement utile qui modifie les performances. Dans le présent article, nous allons voir comment estimer l’efficacité de la formation et construire une fiche d’évaluation de la formation.
Article Navigation :
- Modèle de niveaux de Kirkpatrick
- Le coût de la mesure
- Modèle de tableau de bord de la formation : Préparation
- Niveau 1 : Réaction, niveau 2 : Apprentissage, niveau 3 : Comportement, niveau 4 – Impact
- KPIs pour l’Apprentissage en ligne
Le problème de la mesure de la formation
Imaginez un atelier animé par un formateur charismatique, qui connaît le sujet et s’engage facilement auprès des stagiaires.
Cela semble bien, mais nous devons tout de même nous poser un certain nombre de questions :
- Cette formation a-t-elle apporté à notre équipe les connaissances et compétences requises ?
- Ces nouvelles compétences ont-elles été effectivement appliquées ?
- Comment savons-nous que cette formation conduira finalement à une amélioration des performances ?
Il est aussi intéressant de savoir :
- Quelles parties de la formation ont bien fonctionné et quelles parties doivent être améliorées ?
- Devrions-nous répéter la formation sur ce sujet ?
- Devons-nous engager à nouveau ce formateur ou trouver quelqu’un d’autre ?
Tels sont les défis auxquels sont confrontés les PDG/RH.
Les formateurs ont à leur tour besoin d’une boucle de rétroaction alimentée par les données qui les aidera à améliorer leurs produits de formation.
Les formateurs doivent comprendre comment faire évoluer le programme de formation afin d’augmenter les résultats et l’impact sur les performances de l’organisation.
Modèle de niveaux de Kirkpatrick
Une mesure ponctuelle ne nous fournira pas les résultats objectifs. Pour une évaluation efficace de la formation, nous devrons disposer de plusieurs points de contrôle séparés dans le temps.
L’outil d’évaluation par niveaux de Kirkpatrick suggère d’examiner une formation sous 4 angles :
- Niveau 1. Réaction (un feedback après la formation)
- Niveau 2. Apprentissage (les points à retenir de la formation)
Au bout d’un certain temps, on peut suivre :
- Niveau 3. Comportement ( connaissances/compétences mises en pratique)
- Niveau 4. Impact ( impact sur la performance finale de l’entreprise)
Évaluation du formateur
Si la formation est menée par un expert indépendant, alors nous devons également prendre en compte un processus de présélection. Il devrait y avoir quelques prérequis pour les formateurs et la formation :
- Quelle est la qualification du formateur, et
- Comment la formation suggérée s’aligne sur la stratégie de l’entreprise.
Le Coût de La Mesure
Si nous mettons ces quatre étapes sur un graphique avec « Le coût de la mesure » sur un axe et « Le bénéfice de la mesure » sur un autre, nous verrons que :
- Le plus facile à mesurer est laréponse directe (niveau 1) après la formation et les acquis de la formation (niveau 2).
- La mesure des prérequis nécessite une certaine quantification d’un processus de dépistage, mais cela reste faisable.
- Si les niveaux Niveau 3 et Niveau 4 sont les plus intéressants du point de vue des résultats possibles, le coût de la mesure augmente.
Modèle de tableau de bord de la formation
Discutons d’un modèle que l’on peut utiliser pour évaluer l’efficacité de la formation dans son organisation. Je vais utiliser le logiciel BSC Designer pour démontrer comment ce processus peut être automatisé.
Préparation
Je vous conseille de commencer par une bonne carte stratégique qui relie vos objectifs financiers, liés aux clients et aux objectifs internes à vos buts d’apprentissage. Cela donnera une direction à tous les efforts de gestion suivants.
L’étape suivante consiste à mesurer les prérequis. Pour ce faire, nous devrons quantifier les données suivantes :
- La qualification du formateur
- Capacités de communication du formateur
- Coûts de formation estimés (frais de déplacement, hébergement, honoraires du formateur)
- L’adéquation entre le programme de formation et les objectifs stratégiques
Lorsque vous quantifiez ces paramètres, veillez à ce que l’estimation ne soit pas faite par le chef des RH seul, demandez aux membres clés de votre équipe de partager leurs opinions.
Quand mesurer ? Quelques semaines avant la formation.
Le logiciel permettra de :
- Attribuer un poids à chaque critère
- Stocker les évaluations individuelles et les poids des paramètres
- Calculer la note pour chacun des candidats
Niveau 1. Réaction
À ce niveau, nous devons mesurer les réactions après la formation qui permettront de se faire une idée du degré d’engagement de cette formation. Ces questions pourraient donner quelques données pour les indicateurs :
- Comment appréhendez-vous cette formation ? (négati, neutre, positif)
- Recommanderiez-vous cette formation à vos collègues ?
- Souhaitez-vous refaire cette formation à l’avenir ?
Cette liste pourrait s’allonger, au fur et à mesure que l’on trouve de nouvelles indications d’un engagement élevé :
- Le nombre de questions posées pendant et après la formation
- Estimation subjective de l’engagement de l’audience (les participants sont-ils actifs ou consultent-ils leurs emails sur leurs smartphones ?)
Le logiciel aide à :
- Collecter l’évaluation pour chaque indicateur partagé par chaque participant
- Propose un langue naturelle options de choix
- Calculer les notes moyennes
.
Date de mesure : à la date de la formation.
Niveau 2. Apprentissage
La façon la plus simple de quantifier les résultats de l’apprentissage est de réaliser un test final qui montrera dans quelle mesure les étudiants ont compris la matière.
Les paramètres pourraient être les suivants :
- Taux de réussite à l’examen, %
- Note moyenne à l’examen, %
- Résultats des tests avant/après la formation
Les résultats d’apprentissage peuvent être testés de différentes manières. Par exemple :
Au lieu d’utiliser un simple test, on peut demander aux stagiaires de mettre en pratique quelque chose qui a été appris et évaluer le comportement réel.
Respectivement, les indicateurs liés à la pratique devront être mis en œuvre.
De cette manière, nous ne faisons pas uniquement des tests mais nous aidons les élèves à établir de nouveaux modèles de comportement.
Date de mesure : à la fin de la formation.
Minimum requis
Nous avons fait le minimum requis. Le coût de la mesure pour les niveaux suivants va augmenter. Devrions-nous y aller ?
Si nous arrêtons notre mesure à ce niveau, alors nous risquons des situations de « faux positifs« , lorsqu’un formateur charismatique délivre un discours engageant qui est bien accepté par un public (une sorte de info-divertissement) mais qui se traduira rarement par des améliorations de performance dans l’organisation.
Niveau 3. Comportement
La réalisation de tests est un bon point de départ pour s’assurer que les stagiaires ont obtenu les connaissances requises, mais ce que nous voulons réellement voir, c’est un certain changement dans leurs modèles de comportement. La quantification, dans ce cas, dépend de la nature du processus.
Dans certains cas, les indicateurs du nouveau comportement seront aussi spécifiques que :
- Réduction du temps réalisé, %. Si l’objectif de la formation était de faire quelque chose plus efficacement ou simplement plus rapidement, alors vous pourriez le suivre par un KPI.
- Réduction des coûts réalisée, %. Si l’objectif de la formation était de faire quelque chose de manière plus efficace, alors vous pourriez suivre la réduction directe des coûts, qui est le résultat de la formation.
- Augmentation de la qualité (nous avons discuté précédemment de la manière de quantifier la qualité) ou plus spécifiquement Réduction du taux de problèmes de retour, %. Ce KPI est applicable lorsque le problème est clairement défini et lié au résultat final.
À propos, un problème répété est l’un des facteurs négatifs de fidélité de la clientèle. Si vous pouvez diminuer ce chiffre, vous rendrez vos clients plus heureux.
- Amélioration des performances, %. Le KPI doit être lié à un indice de performance spécifique. Pour les vendeurs, il peut s’agir du nombre de ventes générées, pour un rédacteur, de la conversion des lecteurs en prospects. Il est possible de trouver des indicateurs de performance même pour les équipes de créateurs, comme les graphistes.
Dans la plupart des cas, nous devrons passer du temps à trouver de bons indicateurs qui permettraient de quantifier les nouveaux modèles de comportement. Notre système de KPI aidera à encadrer le processus de brainstorming.
Il est judicieux de demander au préalable au formateur les changements attendus dans le comportement et la meilleure façon de les atteindre dans l’organisation.
- Par exemple, l’un des changements attendus après la formation sur les KPI est que les employés discutent des métriques, et ne se contentent pas d’utiliser la liste d’indicateurs suggérée par la direction. Après une certaine période, nous pourrions interroger les chefs d’équipe pour voir si ce modèle de comportement a été mis en œuvre avec succès.
Quand mesurer ? 1 à 2 mois après la formation.
Le rôle du logiciel :
- Visualiser les améliorations attendues (sur les cartes de processus)
- Suivre les indicateurs de comportement sur le tableau de bord
- Fonction d’analyse permettra de suivre l’évolution des performances
Niveau 4. Impact
Dans l’étape précédente, nous avons pu constater les changements dans le comportement des employés.
- Par exemple, un atelier pourrait être consacré à l’adoption d’une nouvelle technique agile, et nous pourrions voir que les employés ont effectivement commencé à utiliser ces techniques (Niveau 3. Comportement).
De tels changements de comportement sont importants et démontrent que le formateur a pu influencer les stagiaires suffisamment bien pour les inciter à changer, mais cela n’implique pas que le changement a été d’une quelconque utilité pour l’organisation.
L’essentiel de toute formation ou d’un atelier est de savoir s’il a aidé l’organisation à exécuter sa stratégie de manière plus efficace et efficiente ou non.
Nous pourrions commencer à chercher des indications d’une telle amélioration plusieurs mois après la formation, mais il est plus sage de réfléchir à l’impact attendu et à la manière dont nous allons le mesurer au préalable (dans le système KPI, nous appelons cette approche « mesure par conception »).
Quand mesurer ? 4 à 6 mois après la formation.
Le rôle du logiciel :
- Présenter la carte stratégique de l’entreprise,
- Visualiser les objectifs stratégiques de l’entreprise, et
- Aligner les indicateurs avec les objectifs de l’entreprise.
Les KPI de formation courants ne sont d’aucune aide
Dans les articles précédents, nous avons abordé certains KPI des RH courants comme Transfert de personnel et Temps d’embauche.
Bien que certains KPI soient très appréciés, cela ne veut pas dire que vous devez les avoir sur votre tableau de bord.
Qu’en est-il des KPI de formation ? L’objectif de tout programme de formation est de développer de nouvelles compétences et d’améliorer l’efficacité d’un employé. Jetons un coup d’œil à certains KPI courants et si/comment ils peuvent nous aider sur ces points.
| KPI de la formation | Pourquoi n’en avez-vous pas besoin |
|---|---|
| Coût moyen de formation par employé à temps plein, $ | Ce KPI montre combien nous investissons dans la formation de chaque employé, mais il ne nous dit rien sur les résultats que nous attendons. Si la formation a été un succès ? Un employé a-t-il appris quelque chose de nouveau qui lui a permis d’améliorer son efficacité ? |
| Nombre moyen d’heures par employé à temps plein, heures | Le même problème que pour l’indicateur de performance clé précédent. Votre employé pourrait étudier à temps plein pour le programme de MBA, mais cela l’aidera-t-il à fournir de meilleurs résultats, et dans quelle mesure ? |
| % du budget RH consacré à la formation | En utilisant ce KPI, nous pourrions avoir une idée approximative sur un équilibre dans le département RH. S’ils dépensent 90% du budget pour trouver de nouveaux candidats, alors probablement votre programme de formation ne sera pas le meilleur.
Pourtant, il n’y a pas de pourcentage obligatoire du budget que l’entreprise doit consacrer à la formation. Une excellente formation pourrait ne coûter que 1 % de votre budget mais se traduira par une forte croissance de la productivité. |
| % des employés formés | Ce KPI vous renseignera sur le nombre d’employés qui ont été formés. Il est logique d’utiliser ce KPI lorsque vous connaissez l’efficacité de certaines formations. Mais encore une fois, ce qui était excellent pour les employés d’un département peut ne pas fonctionner pour les employés d’un autre. |
| Indice de satisfaction de la formation des employés | Le problème de ce ce KPI est qu’il est vraiment subjectif. Je suis sûr que vous connaissez ce sentiment lorsque vous êtes inspiré et excité par de nouvelles idées que vous venez d’apprendre après un autre excellent discours liminaire lors d’une conférence quelconque. .En quelques jours, ces idées semblent n’être que des histoires engageantes, que vous ne pouvez pas convertir dans la pratique (apprenez comment changer la situation). |
| ROI de la formation, % | Pour calculer un ROI, vous devez connaître votre investissement (je suis sûr que vous pouvez le calculer) et l’estimation financière des bénéfices que votre entreprise a obtenus suite à la formation.
Cela nous ramène à la question initiale – comment calculer l’efficacité de la formation. Ce KPI pourrait fonctionner lorsque des mesures objectives de la formation sont disponibles. |
Comme vous pouvez le constater, les KPI de formation les plus courants conviennent bien au tableau de bord de gestion d’entreprise, mais ne permettront pas vraiment de mesurer l’efficacité de la session de formation.
KPI d’apprentissage en Ligne
Dans le cadre de la gestion de crise, de nombreuses organisations décident d’opter pour des équipes distribuées.. En adoptant le modèle des équipes distribuées, il est logique de choisir le format en ligne pour la formation d’accueil des nouveaux membres de ces équipes.
Que se passe-t-il avec les KPI de la formation dans ce cas ?
Dans leur essence, les KPIs restent les mêmes. Ce qui va changer, c’est la manière dont les connaissances et les compétences requises sont délivrées.
Examinons la mesure de la performance de l’apprentissage en ligne sous différents angles.
Chez BSC Designer, nous utilisons l’approche de l’apprentissage en ligne pour notre formation à l’exécution de la stratégie et en interne, pour l’intégration des nouvelles recrues dans notre équipe à distance. En plus des idées générales sur la mesure de l’apprentissage en ligne, je partagerai les meilleures stratégies qui se sont avérées efficaces pour nous.
Impact financier
Au lieu de suivre une formation dans un lieu physique, les participants utiliseront une plateforme en ligne. L’impact sur le plan financier est le suivant :
- Economie de coûts, $ (par rapport à l’apprentissage sur site)
- Coût de la plateforme en ligne
Ces chiffres seuls ne nous apprendront rien de nouveau, mais ils permettront d’avoir une estimation approximative du ROI de la formation.
Mesures d’engagement pour l’apprentissage en ligne
La formation en ligne doit utiliser différentes mécaniques pour engager les participants.
Le budget attention n’est plus assuré, comme c’était le cas avec les événements hors ligne. Les participants ne sont plus dans la même pièce pour une période de temps fixe.
Les supports des sessions de formation en ligne peuvent être préenregistrés, et le classique taux de participation perd de sa pertinence. En gardant cette idée à l’esprit, nous devons modifier les mesures d’engagement en conséquence. Par exemple, nous pouvons suivre :
- Temps d’écoute des supports de cours électroniques
- Statistiques d’accès aux supports de formation
Certains produits d’apprentissage en ligne ont une page de destination publique. Cela nous donne la possibilité d’utiliser les mesures des médias sociaux pour comprendre s’il existe un lien émotionnel avec le produit de formation en ligne. La métrique de base à suivre dans ce cas peut être :
- Le nombre de partages sociaux (pour une page de destination de produit d’apprentissage en ligne)
Valider l’impact commercial de l’apprentissage en ligne
Qu’en est-il de la validation de l’impact commercial de l’apprentissage en ligne ? Je vous conseille de rendre le processus mesurable par conception.
Tentez de faire en sorte que les résultats commerciaux importants soient les étapes inévitables de la formation.
Comment s’y prendre ? Cela dépend de votre produit de formation en ligne. Par exemple, dans le cas de notre formation en ligne, les participants ne passent aucun test ou examen formel. Nous avons organisé des sessions en ligne autour de l’idée de construire un prototype de tableau de bord prospectif.
Dans notre cas, le KPI qui valide l’impact sur l’entreprise est :
- La qualité du prototype de tableau de bord prospectif créé, %
Le prototype créé est la preuve que le participant a effectivement obtenu les connaissances et compétences attendues. Et nous le savons avec certitude car nous voyons les résultats créés par l’apprenant. De plus, nous pouvons estimer la qualité du prototype final et suggérer quelques idées d’amélioration.
Tous les participants ne parviennent pas à franchir la ligne d’arrivée. Les raisons de cet état de fait requièrent une certaine attention de votre part. Dans ce contexte, un KPI à examiner est le suivant :
- Taux d’abandon, %
Il est au pluriel car nous souhaitons savoir quelles parties de la formation en ligne ont été les plus difficiles.
KPI pour les changements internes
Le format de formation en ligne a un impact sur la mécanique des sessions de formation. Une session de formation sur site se fait en temps réel, elle nécessite un certain ensemble d’outils et de matériels. Un format de formation en ligne nécessite un ensemble d’outils différent.
En plus de disposer d’un espace privé avec tous les supports de formation, nous devons disposer d’outils pratiques pour suivre la progression des participants, déverrouiller les prochaines étapes de la formation, réaliser les examens finaux et enfin générer les certificats.
Les KPI dépendent du processus de formation de votre organisation. Formulons-le de la manière suivante :
- Adaptation des mécanismes de formation au format en ligne, %
Découvrir les points d’amélioration de l’apprentissage en ligne
L’un des avantages du format de formation en ligne est que nous disposons de beaucoup plus d’analyses liées aux participants de la formation.
- Nous pouvons détecter les supports où les stagiaires passent plus de temps
- Les phrases de recherche les plus utilisées pour la base de connaissances de la formation
- Voir les analyses par secondes pour les vidéos de formation
- Analyser les questions posées à l’animateur de la formation
Cela nous donne un indicateur avancé pour l’amélioration de la formation en ligne :
- Analyse de l’analytique de la formation, %
Que faire si on ne trouve pas de bons indicateurs ?
C’est un cas typique avec les indicateurs de performance, et j’aimerais souligner deux points :
- L’incapacité à trouver de bons indicateurs de performance est souvent le signe qu’il n’y a pas de compréhension claire de la façon dont les nouveaux modèles de comportement sont alignés sur la stratégie de l’entreprise.
- Il n’y a rien de mal à être confronté à ce problème. Au contraire, en faisant face à ce problème, vous vous rapprochez d’une exécution réussie de la stratégie.
Tout l’intérêt de l’exercice des KPI est de commencer à poser les bonnes questions, et vous venez de vous engager dans cette voie. La toute première chose que je vous suggère est de réviser la carte stratégique de l’organisation.
Mieux comprendre votre stratégie, et les KPI viendront naturellement.
Vous trouverez des conseils plus spécifiques dans notre système de KPI.
Conclusions
Nous vous présentons ici un résumé des idées discutées :
- Mesure de l’efficacité de la formation sur 4 niveaux – première impression, note d’examen, changements de comportement, amélioration des performances.
- Le coût de la mesure augmente avec les niveaux, ainsi que le bénéfice de la mesure
- Comprendre l’amélioration des performances attenduesavant la formation
Enfin, l’objectif principal de toute mesure n’est pas la mesure elle-même, mais le comportement que cette mesure induit.
En construisant un tableau de bord de la formation, vous invitez toutes les parties prenantes à la discussion sur le programme de formation, ses objectifs, ses résultats à court et à long terme. De telles discussions permettent de concentrer les efforts de formation sur ce qui compte réellement pour votre organisation.
Veuillez partager vos avis sur cet article dans les commentaires, ainsi que vos idées sur la mesure de l’efficience et de l’efficacité des formations/ateliers.
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