Apprenez à développer une fiche d’évaluation comprenant des critères d’évaluation pondérés et à l’aligner avec d’autres tableaux de bord stratégiques. Utilisez-la pour les évaluations de performance des employés et des équipes.
Les fiches d’évaluation (ou tableaux de bord d’évaluation) sont des outils commerciaux largement utilisés dans des domaines tels que la gestion de la performance, la planification stratégique, l’assurance qualité, la gestion des risques, la surveillance de la conformité (par exemple, pour l’évaluation des fournisseurs), la satisfaction des parties prenantes, les achats, et l’évaluation des efforts de formation et d’innovation.
Evaluation Scorecard. Dans cet article, nous discutons des principaux défis de la création d’une fiche d’évaluation :
- Préparer une fiche d’évaluation avec des sujets et des critères pour l’évaluation.
- Capturer des données d’évaluation quantitatives (scores) et qualitatives (retours) au fil du temps.
- Visualiser la performance au fil du temps, basée sur les critères et le sujet de l’évaluation.
- Aligner la fiche d’évaluation avec la stratégie globale.
Nous utiliserons le « Modèle d’évaluation de la performance » disponible dans BSC Designer pour montrer comment ces défis peuvent être automatisés dans la pratique.
Modèle d’évaluation : préparer les critères d’évaluation et les sujets d’évaluation
Une fiche d’évaluation typique repose sur un ensemble fixe de critères/facteurs d’évaluation définis pour chaque sujet d’évaluation. Pour assurer la comparabilité des résultats d’évaluation tant en interne qu’avec d’autres fiches, nous normalisons les critères d’évaluation en fonction de l’échelle de mesure et de la fonction d’optimisation.
Créer une structure de critères
Dans BSC Designer, nous commençons par créer une structure d’indicateurs que nous utiliserons pour l’évaluation.
- Utilisez le bouton Ajouter pour inclure un sujet d’évaluation (appelé « Équipe 1 » dans le modèle).
- Sélectionnez « Équipe 1 » et cliquez sur Ajouter pour spécifier les critères d’évaluation à l’intérieur (Facteur 1..n).
Evaluation Scorecard. - Si nécessaire, créez des sous-facteurs pour les facteurs.
- Utilisez le champ Description pour définir les normes de mesure et téléchargez les politiques de guidage pertinentes.
Les critères peuvent être quantitatifs (chiffres) ou qualitatifs (choix naturel) :
- Pour les critères qualitatifs, configurez des unités de mesure personnalisées via l’onglet Général > Unité de mesure > Modifier les propriétés. Par exemple, utilisez une évaluation selon l’échelle de Likert.
- Pour les critères quantitatifs, allez directement au champ Valeur dans l’onglet Données.
Configurer la période de mise à jour
Par défaut, le facteur d’évaluation est configuré pour des mises à jour mensuelles. Pour personnaliser l’intervalle de mise à jour :
- Sélectionnez un facteur d’évaluation.
- Cliquez sur l’Éditeur de valeurs.
- Utilisez le contrôle Intervalle de mise à jour.
Evaluation Scorecard. Normalisation des facteurs
Il peut y avoir différentes unités de mesure et échelles de mesure pour les facteurs, par exemple :
- Facteur de satisfaction client, mesuré en % sur une échelle de 0 à 100 %.
- Facteur de temps de réponse, mesuré en heures sur une échelle de 0 à 48 heures.
Nous devons rendre ces facteurs comparables par normalisation. Le logiciel le fera automatiquement en utilisant les informations sur l’échelle de mesure (voir l’onglet Données) et la fonction d’optimisation (voir l’onglet Performance).
Evaluation Scorecard. De plus, dans l’onglet Performance, nous pouvons spécifier le poids relatif d’un certain facteur dans le calcul du score global.
Propager les critères d’évaluation
Nous avons créé un index de facteurs qui est maintenant utilisé pour l’évaluation. Nous devons propager le même index pour d’autres sujets d’évaluation. Pour ce faire :
- Sélectionnez « Équipe 1 » et copiez-la (Outils > Copier l’indicateur).
- Sélectionnez l’élément racine (« Modèle d’évaluation de la performance ») et collez l’élément (Outils > Coller) :
- Utilisez l’option « Coller » si vous souhaitez une simple copie des critères d’évaluation.
- Utilisez « Coller & Garder la synchronisation » si vous préférez que la plateforme mette à jour la copie lorsque le modèle original est modifié.
- Renommez l’élément créé en « Équipe 2 ».
- Répétez les étapes pour d’autres sujets d’évaluation.
La structure principale pour le tableau de bord d’évaluation est maintenant prête.
Alternativement, vous pouvez propager l’ensemble du tableau de bord en utilisant l’un d’eux comme modèle et en créant des copies synchronisées. Pour ce faire, ouvrez le tableau de bord modèle, sélectionnez Outils > Enregistrer sous …, et cochez l’option Enregistrer et Garder la synchronisation.
- Cette étude de cas fournit un exemple de mise en œuvre de la synchronisation basée sur des modèles de tableaux de bord d’évaluation.
Évaluation continue : capturer les évaluations et les retours dans le temps
À l’étape suivante, nous utilisons la fiche d’évaluation pour capturer les données d’évaluation date par date. En plus des notes attribuées aux critères d’évaluation, il est crucial de capturer les retours et les idées d’amélioration.
Évaluation du score date par date
Dans BSC Designer, nous pouvons évaluer les sujets selon les facteurs d’évaluation date par date.
- Sélectionnez une période de mise à jour dans le calendrier d’intervalle.
- Choisissez le facteur à mettre à jour.
- Passez à l’onglet Données et entrez un nouveau score d’évaluation dans le champ Valeur.
Sinon, cliquez sur l’éditeur de valeurs et entrez de nouvelles données dans le tableau de données là-bas.
Le logiciel calculera automatiquement la fiche d’évaluation en utilisant les scores d’évaluation actuels pour les facteurs et le poids des facteurs.
Capturer les retours d’expérience et les idées d’amélioration
Nous pouvons également documenter les retours d’expérience et les idées d’amélioration dans le contexte des facteurs d’évaluation.
- Suivez les étapes précédentes pour mettre à jour le score d’évaluation pour une date spécifique.
- Utilisez le bouton Commentaire à côté du champ Valeur.
Evaluation Scorecard. L’objectif ultime de l’évaluation des performances est d’élaborer un plan de développement.
- Sélectionnez le sujet de l’évaluation (par exemple, Équipe 1).
- Cliquez sur le bouton Initiatives.
- Choisissez un type d’enregistrement approprié (Initiative, Risque, Hypothèse, etc.).
- Ajoutez les détails du plan de développement (téléchargez des documents, spécifiez le budget, le calendrier, le responsable).
Saisie via modèle Excel
Une méthode efficace pour automatiser les évaluations est de distribuer un questionnaire. Par exemple, lors de la réalisation d’une évaluation des risques fournisseurs, vous pouvez fournir aux fournisseurs des questions pertinentes à l’aide d’un modèle Excel.
Pour créer un modèle Excel dans BSC Designer :
- Accédez à Outils > Exporter les données
- Cliquez sur Suivant
- Sélectionnez l’option Exporter comme modèle
Vous pouvez ensuite réimporter le questionnaire dans l’outil en utilisant Outils > Importer des données.
Tableau de bord de performance : outil visuel pour le tableau d’évaluation
Une représentation visuelle de la progression des scores d’évaluation au fil du temps aide à comprendre les tendances et facilite la prise de décision.
Tableau d'évaluation. Ajouter de nouveaux diagrammes
Utilisez les tableaux de bord dans BSC Designer pour visualiser les évaluations par sujet, par facteurs, et observer leur dynamique au fil du temps.
Pour ajouter un nouveau diagramme :
- Passez à l’onglet Tableau de bord.
- Cliquez sur le bouton Ajouter.
- Sélectionnez la source de données, le type de diagramme, et configurez ses paramètres.
Performance générale de l’évaluation
Le premier diagramme visualise la performance générale mois par mois selon la fiche d’évaluation :
- Le diagramme utilise l’élément racine (« Modèle d’évaluation de performance » comme source de données).
- Les options « Afficher les annotations » et « Afficher la tendance » sont activées.
- L’option « Afficher les sous-éléments » est désactivée car nous souhaitons voir la performance globale.
- Un titre personnalisé a été défini pour le diagramme afin de mieux saisir sa fonction.
Fiche d'évaluation. Performance des sujets d’évaluation
Le diagramme à droite est similaire, mais dans ce cas, nous avons activé l’option Afficher les sous-éléments, de sorte que le diagramme présente la performance de sujets d’évaluation spécifiques (équipes) par mois.
État actuel de l’évaluation
Ci-dessous, nous avons ajouté un diagramme de Série qui montre la performance actuelle par sujets d’évaluation (équipes) et facteurs d’évaluation.
Plans de développement
Le diagramme des Initiatives à droite répertorie toutes les données pertinentes pour l’évaluation, capturées sous forme d’Initiatives, de Risques, de Facteurs de succès ou de Résultats attendus.
Diagrammes pour des facteurs spécifiques
Les diagrammes ci-dessous présentent la performance de facteurs spécifiques et des sujets d’évaluation.
Alignement : Connecter les résultats de l’évaluation avec d’autres tableaux de bord
Avec le tableau de bord d’évaluation, nous avons évalué l’état actuel de l’objet de l’évaluation sur la base des critères/facteurs établis. Pour améliorer la prise de décision et l’exécution de la stratégie en général, il est crucial d’intégrer les résultats de l’évaluation dans les tableaux de bord stratégiques et fonctionnels.
Par exemple, nous pouvons créer un tableau de bord d’évaluation pour valider que toutes les tierces parties (sujets de l’évaluation) se conforment à certaines exigences de conformité (facteurs d’évaluation). Le score global d’un tel tableau de bord peut être utilisé comme entrée pour l’indicateur « Score global de conformité des partenaires » sur le tableau de bord de conformité.
Pour aligner deux tableaux de bord :
- Sélectionnez l’élément source et copiez-le dans le presse-papiers.
- Passez au tableau de bord de destination ; sélectionnez l’élément parent et collez à partir du presse-papiers.
Le logiciel proposera plusieurs options pour aligner deux tableaux de bord.
Session : 'Managing Evaluation Scorecards with BSC Designer' est disponible dans le cadre du programme d'apprentissage continu de BSC Designer, proposé à la fois en atelier en ligne et sur site. En savoir plus....
Conclusions
Nous avons discuté de la manière d’automatiser les évaluations de performance dans BSC Designer. Le processus peut être présenté en ces étapes clés :
- Créer le tableau d’évaluation avec les sujets d’évaluation et les facteurs d’évaluation.
- Capturer des données quantitatives (scores) et qualitatives (retours, plans d’amélioration) au fil du temps.
- Visualiser les évaluations sur le tableau de bord.
- Utiliser les résultats de l’évaluation pour d’autres tableaux de bord.
Utiliser le modèle Evaluation Scorecard
BSC Designer aide les organisations à mettre en œuvre leurs stratégies complexes :
- Inscrivez-vous pour un plan gratuit sur la plateforme.
- Utilisez le modèle
Evaluation Scorecard comme point de départ. Vous le trouverez dans Nouveau > Nouveau tableau de bord > Plus de modèles. - Suivez notre Système de mise en œuvre stratégique pour aligner les parties prenantes et les ambitions stratégiques dans une stratégie globale.
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Alexis Savkin est un consultant principal en stratégie et le CEO de BSC Designer, une plateforme d’architecture et d’exécution de la stratégie. Il possède plus de 20 ans d’expérience dans le domaine, avec une formation en mathématiques appliquées et en technologies de l’information. Alexis est l’auteur du « Système de mise en œuvre de la stratégie ». Il a publié plus de 100 articles sur la stratégie et la mesure de la performance, intervient régulièrement lors d’événements sectoriels, et ses travaux sont fréquemment cités dans la recherche académique.