Exécuter la politique avec BSC Designer

Les « politiques » sont des lignes directrices formalisées qui aident les organisations à aligner les comportements sur l’intention stratégique et à garantir la conformité. Dans cet article, nous aborderons le cadre d’exécution des politiques, en nous concentrant sur des cas d’utilisation tels que la surveillance continue des contrôles, les mécanismes de collecte des retours des parties prenantes et l’alignement entre les politiques et la stratégie globale.

Parties prenantes du cycle de vie des politiques

Traditionnellement, les politiques sont créées, appliquées et adaptées par différents groupes de parties prenantes :

• Organes de gouvernance et équipes juridiques (créent les politiques)
• Gestionnaires opérationnels (mettent en œuvre les politiques)
• Responsables de la conformité ou chefs de service (maintiennent les politiques)
• Auditeurs ou gestionnaires des risques (évaluent l’efficacité des politiques)

Bien que les rôles dans le cycle de vie des politiques soient répartis entre différentes parties prenantes, cette séparation ne doit pas entraîner de fragmentation. L’objectif ultime de la mise en œuvre des politiques est d’unifier l’intention des politiques avec leur application effective¹.

Structure d’un cadre de politique type

Un cadre de politique complet suit une structure hiérarchique dans laquelle le degré d’abstraction diminue progressivement, de la réglementation de haut niveau ou de l’intention stratégique jusqu’au niveau de la mise en œuvre opérationnelle avec des contrôles spécifiques :

• Réglementations / Gouvernance : Exigences légales et principes internes de l’entreprise.
• Politiques : Déclarations de haut niveau décrivant la position de l’organisation.
• Normes : Règles spécifiques et mesurables.
• Procédures : Instructions étape par étape sur la mise en œuvre des normes en pratique.
• Lignes directrices : Bonnes pratiques recommandées qui soutiennent les procédures.
• Contrôles : Mécanismes visant à prévenir, détecter ou corriger la non-conformité.

Automatiser l’exécution des politiques avec BSC Designer

Comme le soulignent de nombreuses normes (par exemple, ISO 37301, Systèmes de gestion de la conformité), l’exécution des politiques doit être considérée comme faisant partie de la mise en œuvre globale de la stratégie.

La plateforme BSC Designer offre un alignement fluide entre la stratégie principale et les politiques d’accompagnement. Ci-dessous, nous examinons comment le cadre d’exécution des politiques peut être mis en œuvre en pratique avec un logiciel de planification stratégique.

Structure et alignement de la politique

La structure globale du cadre de la politique :

• Au niveau du tableau de bord, les utilisateurs peuvent définir des politiques ou des règlements généraux. Ces politiques peuvent être globales pour l’Organisation ou spécifiques à une unité ou fonction.
• Selon leur rôle, différents groupes de parties prenantes se voient accorder des droits d’accès à certaines parties de la mise en œuvre de la politique. Par exemple, en suivant le modèle RACI.
• Au sein du tableau de bord, l’intention stratégique peut être décomposée en normes, procédures et contrôles d’accompagnement à l’aide d’une hiérarchie d’éléments.
• Les politiques ou leurs contrôles peuvent être alignés sur des objectifs spécifiques issus des tableaux de bord stratégiques. Un tel alignement favorise une évolution du rôle traditionnel de conformité des politiques vers un rôle où la conformité agit comme un levier clé de la stratégie d’entreprise. ²

Contrôles des politiques et amélioration continue

La mécanique des indicateurs de performance est utilisée pour définir les contrôles :

• Le cadre de mesure de la performance permet de suivre l’efficacité et l’efficience de la mise en œuvre des politiques.
• Les propriétés des contrôles spécifiques peuvent être personnalisées en fonction du rôle du contrôle via les champs personnalisés. Par exemple, les contrôles pour la continuité des activités et la validation des fournisseurs tiers auront des propriétés différentes.

Dans le cadre d’exécution des politiques, les contrôles sont dynamiques :

• La surveillance continue est assurée grâce à des mises à jour de données en temps réel, avec une traçabilité soutenue par des pistes d’audit. Un bon exemple du besoin de surveillance continue est le suivi des formations périodiques (voir le modèle de mesure de formation à quatre niveaux) sur les mises à jour de politiques³.
• Divers cas de mesure de la performance sont pris en charge, tels que les évaluations qualitatives, les statuts binaire conforme/non conforme, les évolutions progressives de la performance, ainsi que la possibilité de détecter des preuves attachées, etc.

La plateforme propose des fonctionnalités traditionnelles de gestion des politiques :

• La documentation de support telle que les fichiers de politique, les procédures et les rapports d’audit peuvent être téléchargés et liés aux objectifs ou contrôles pertinents.
• Les plans d’action liés à la mise en œuvre des contrôles ou aux mises à jour de politiques peuvent être suivis dans le système, avec un responsable assigné et des alertes déclenchées en fonction des échéances ou des changements de performance.
• Les tableaux de bord et les cartes stratégiques offrent des outils de visualisation puissants, aidant les parties prenantes à évaluer rapidement la performance, identifier les écarts et comprendre les relations entre les politiques, les contrôles et les résultats.

Pour soutenir la mécanique de retour d’information :

• Les parties prenantes peuvent intervenir directement via la fonction de commentaire, fournir des retours ou documenter des problèmes à des fins d’audit.
• La plateforme peut émettre des rapports réguliers automatiques aux parties prenantes concernées.

Nous avons discuté de plus d’exemples et de techniques de mise en œuvre dans l’article sur les contrôles GRC.

Mettre à l’échelle et assurer la maintenance

Maintenance de la politique :

• Par conception, chaque contrôle inclut un intervalle d’actualisation obligatoire. Cet intervalle définit quand les données de performance doivent être téléchargées automatiquement ou par le responsable. Si l’intervalle d’actualisation est manqué, ces contrôles seront marqués comme « mise à jour requise ».

Pour assurer une mise à l’échelle plus aisée des cadres de politique :

• Les organisations peuvent définir des modèles de politique une seule fois et les répliquer dans les différents départements ou unités commerciales.
• Les contrôles et les modèles de contrôles peuvent être statiques ou synchronisés dynamiquement.

Conclusion

L’approche discutée transforme l’exécution des politiques d’un processus de documentation statique en un système dynamique, mesurable et stratégiquement aligné.

• En reliant les politiques aux contrôles opérationnels et aux objectifs stratégiques, les organisations peuvent non seulement garantir la conformité, mais aussi élever le rôle des politiques en tant que leviers stratégiques.
• Le rôle de l’automatisation logicielle est de réduire la complexité du domaine de la planification stratégique pour les parties prenantes clés impliquées, d’assurer la cohérence et la traçabilité des données de performance.

Alexis Savkín

Alexis Savkin est un consultant senior en stratégie et le PDG de BSC Designer, une plateforme de tableau de bord équilibré. Il possède plus de 20 ans d’expérience dans le domaine, avec une formation en mathématiques appliquées et en technologies de l’information. Alexis est l’auteur du « Système de mise en œuvre de la stratégie ». Il a publié plus de 100 articles sur la stratégie et la mesure de la performance, intervient régulièrement lors d’événements sectoriels, et son travail est fréquemment cité dans la recherche académique.