À partir d’un certain niveau de complexité, il n’est plus possible de gérer la stratégie à l’aide d’un tableur et d’un logiciel de présentation.
Dans ce tutoriel, nous présenterons un calendrier de changement pour l’automatisation de la stratégie.
- Nous utiliserons six approches différentes du changement pour analyser l’ état antérieur – l’ approche ad hoc de la stratégie et
- Nous définirons un état futur dans lequel la stratégie est automatisée à l’aide d’un logiciel de planification stratégique spécialisé
Les différentes approches du changement :
- Approche 1. Indicateurs de performance
- Approche 2. Cartes stratégiques
- Approche 3. Outils et modèles d’entreprise
- Approche 4. Alignement stratégique
- Approche 5. Le Compte rendu
- Approche 6. Travail d’équipe
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- Tutoriel vidéo
Approche 1. Indicateurs de performance
Les feuilles de calcul conviennent au stade du prototype, mais la tenue de ces tableaux de bord devient plus difficile à mesure que l’échelle et la complexité de la stratégie augmentent.
- Une erreur mineure dans une formule peut entraîner des calculs erronés.
- En raison des difficultés de maintenance, les stratégies typiques basées sur des feuilles de calcul sont limitées à 2 ou 3 niveaux d’objectifs.
Par contre, les logiciels spécialisés organisent mieux la planification stratégique en amont :
- Les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux indicateurs sans risquer de fausser le tableau de bord, et tous les calculs sont gérés par l’outil.
- Un logiciel spécialisé permet une décomposition illimitée de la stratégie.
En outre, les logiciels standard ne tiennent pas compte du type de données que vous gérez.
Au contraire des logiciels spécialisés, qui intègrent le processus et garantissent la cohérence des données:
- Il suit les indicateurs clés de performance selon des intervalles de mise à jour.
- Il gère les pondérations et normalise les données pour rendre les indicateurs comparables.
- Il sait comment suivre l’impact des indicateurs avancés et retardés des indicateurs avancés et retardés.
- Il calcule les données agrégées en fonction des paramètres de regroupement et d’héritage des indicateurs.
Approche 2. Cartes stratégiques
Les cartes stratégiques sont un autre point délicat…
Un diagramme de carte créé dans un logiciel de présentation est une image statique qu’il est difficile de mettre à jour avec de nouvelles idées et qui manque de données actualisées. C’est pourquoi il n’apporte que peu de valeur ajoutée aux discussions ou aux présentations sur la stratégie.
En revanche, un logiciel spécialisé comme BSC Designer utilise les données de votre tableau de bord pour générer automatiquement une carte stratégique:
- Il n’est pas nécessaire de la dessiner manuellement,
- Elle est toujours mise à jour.
- Elle présente une image détaillée de la stratégie, y compris les objectifs, les risques, les indicateurs et les actions.
Le rôle de la carte stratégique s’en trouve modifié :
- Elle est utilisée plus activement pour les discussions et les présentations sur la stratégie.
- Il suffit de quelques clics pour obtenir des détails complémentaires, et
- Les membres de l’équipe peuvent ajouter leurs idées directement à la carte stratégique pendant les sessions de brainstorming.
Approche 3. Outils et modèles d’entreprise
Lors de la planification stratégique, nous combinons divers outils commerciaux pour obtenir une image détaillée de l’environnement opérationnel.
Par exemple, nous utilisons l’analyse des cinq forces pour mieux comprendre le paysage concurrentiel, PESTEL pour évaluer les facteurs externes ou la matrice d’Ansoff pour planifier les stratégies de croissance.
Il est facile de trouver sur Internet des modèles visuellement attrayants pour ces outils de gestion. Le problème est qu’ils restent déconnectés les uns des autres et de la stratégie globale.
Pour une exécution efficace de la stratégie, les outils de gestion et les tableaux de bord stratégiques doivent être disponibles dans l’espace de travail stratégique partagé.
Avec BSC Designer, vous avez accès aux outils de gestion les plus utilisés au sein même du logiciel.
- Votre équipe peut organiser ces modèles dans son espace de travail stratégique et aligner les idées générées par les outils directement sur la stratégie.
- Nous avons également des modèles pour certains tableaux de bord stratégiques et fonctionnels courants, tels que la cybersecurité, la chaîne d’approvisionnement, et la gestion des compétences qui vous permettront de gagner du temps pour vous concentrer sur de nouveaux défis.
Approche 4. L’alignement stratégique
L’alignement stratégique est probablement le défi le plus important pour les logiciels de feuilles de calcul.
Il est résolu à un niveau inférieur lorsque nous alignons les objectifs avec les KPI et les actions, mais lorsqu’il s’agit d’aligner les tableaux de bord stratégiques, les tableaux de bord fonctionnels, les données issues des outils d’analyse, les scénarios, les stratégies de croissance alternatives… les outils à usage général échouent.
Avec BSC Designer, l’alignement est simple…
- A un niveau inférieur, les objectifs, les KPI, les risques et les actions sont alignés par conception à l’intérieur du tableau de bord.
- À un niveau supérieur, les tableaux de bord peuvent être alignés entre eux par des approches, des objectifs normalisés ou simplement par un contexte partagé.
Ensemble, ces tableaux de bord stratégiques et fonctionnels créent une source unique de vérité en rapport avec la stratégie.
Approche 5. Le Compte rendu
Le compte rendu automatique est une autre raison pour laquelle les entreprises migrent vers des logiciels de planification stratégique spécialisés.
Les logiciels spécialisés offrent un paradigme différent des comptes-rendus.
- Tout d’abord, l’idée de création de rapports change avec l’utilisation de l’outil. Dans de nombreux cas, il n’est pas nécessaire de générer des PDF. Il suffit de partager un lien vers les données requises.
- Deuxièmement, si un rapport est nécessaire, il peut être généré automatiquement par le logiciel avec le profil de rapport défini par l’utilisateur.
- Troisièmement, le logiciel peut envoyer ces rapports aux principales parties prenantes dans les délais impartis.
Approche 6. Le travail d’équipe
Enfin, le manque de responsabilité est un autre problème des logiciels à usage unique.
Par exemple, il n’y a aucun moyen de savoir qui a introduit les changements et pourquoi ils ont été faits.
L’outil de planification stratégique spécialisé est mieux équipé pour le travail d’équipe lié à la stratégie.
- Il existe une piste d’audit adaptée au flux de travail de la stratégie.
- Les administrateurs peuvent accorder un accès « modifier » ou « consulter » à un groupe de tableaux de bord, à des tableaux de bord individuels ou même à des indicateurs spécifiques.
- Les propriétaires des objectifs, des KPI et des initiatives reçoivent des notifications automatiques.
- Les cibles et les données d’historiques peuvent être verrouillées pour modification
- Toutes les nouvelles données peuvent être soumises au processus d’approbation.
Diapositives
- Agenda du changement pour l’automatisation de la stratégie [Télécharger le PDF]
Tutoriel vidéo
Ce que disent les experts
Nous avons interviewé quelques praticiens des tableaux de bord stratégiques, et entre autres questions, nous leur avons demandé leur avis sur les outils d’automatisation. Vous trouverez ici quelques citations :
De l’interview avec James Creelman :
Débuter avec des outils bureautiques, etc. Après un an environ, migrer vers un outil d’automatisation de tableau de bord. L’automatisation permet à une entreprise de tirer le meilleur parti du tableau de bord – suivi et rapports de progression, partage des meilleures pratiques, etc.
Extrait de l’entretien avec Jeroen De Flander :
Je vous suggère soit de choisir une solution logicielle standard et de modifier votre processus, soit de reporter l’automatisation jusqu’à ce que vous soyez satisfait à 100 % du processus sous-jacent.
Extrait de l’interview de Dan Montgomery :
Une bonne visualisation est nécessaire pour créer une vision stratégique partagée au sein de votre équipe….
Vous avez besoin d’une base de données commune d’informations valides, avec un volet principal personnalisable qui la rend réellement utile à un individu, et de bons outils de présentation pour soutenir la conversation et la prise de décision.
Les tableurs, de par leur conception, ne font pas un bon travail à cet égard.
Extrait de l’entretien avec Gavin Lawrie:
À notre avis, un tableau de bord prospectif bien conçu comprend une sélection d’environ 20 mesures financières et non financières, rapportées trimestriellement. L’idée que vous pourriez avoir besoin d’un logiciel spécialisé pour soutenir cette activité pour un seul tableau de bord prospectif est risible. Nous pensons qu’un logiciel spécialisé n’est pas nécessaire (et qu’il constitue parfois une distraction) pour le reporting d’un seul tableau de bord prospectif – le logiciel est généralement cher par rapport aux autres solutions (par exemple Excel) et n’est généralement pas beaucoup plus fonctionnel.
Toutefois, si vous devez établir un grand nombre de tableaux de bord prospectifs au cours d’une période donnée (plus de cinq selon nos estimations actuelles), les solutions de reporting automatisé deviennent plus intéressantes. Cela dépend vraiment de votre organisation et il n’existe pas de règles strictes et fiables que vous pouvez suivre. Ce qui est clair cependant, c’est qu’aucune des (environ 100) solutions logicielles disponibles ne vous aidera à concevoir un tableau de bord prospectif – ce sont simplement des automates qui facilitent le reporting de la conception d’un tableau de bord prospectif (quoi qu’en dise le vendeur).
Ce que disent les utilisateurs
Certains utilisateurs de BSC Designer ont partagé leur expérience liée au passage de tableaux de bord créés dans un logiciel de tableur à BSC Designer.
Nous trouvons que BSC Designer est un outil très ergonomique et intuitif. Il s’adapte rapidement à votre approche pour réaliser l’analyse des informations. Il est simple, rapide et efficace. BSC Designer permet d’éviter d’utiliser et de maintenir des feuilles Excel maison et produit des résultats professionnels. Lire la suite…
Emmanuel Jaunart, fondateur de Mielabelo, Belgique
Nous avons une très bonne expérience avec BSC Designer, car cet instrument peut faciliter la mise en œuvre du tableau de bord prospectif dans notre unité. Nous avons essayé de concevoir une feuille de calcul MS Excel mais cette approche s’est avérée plus difficile que prévu. BSC Designer, par conséquent, est une tentative très bienvenue d’une version électronique du tableau de bord prospectif. Lire la suite…
Pierre de Montfort, SA Army ADA School, Kimberley, Afrique du Sud
Je cherchais un outil, qui m’aiderait à construire un indice global de performance du département de la chaîne logistique. BSC Designer semble être le bon outil – facile à utiliser et aussi à partager avec d’autres. Jusqu’à présent, j’ai essayé de préparer quelque chose de similaire dans MS Excel, mais c’était trop compliqué à mettre à jour avec de nouvelles données. Je vais voir si votre BSC Designer va satisfaire tous mes besoins. Lire la suite…
Jiri Kratochvil, responsable des projets de la chaîne d’approvisionnement, PMI, République tchèque
Comment Migrer d’une Carte de Score Basée sur Excel vers un Logiciel Spécialisé
Nous avons discuté des avantages et des inconvénients d’avoir une carte de stratégie ou de KPI dans Excel. Explorons maintenant la manière de migrer de telles cartes vers la carte de score gérée dans un logiciel spécialisé.
Conclusions
Comme vous pouvez le constater, le passage à un logiciel de planification stratégique spécialisé, tel que BSC Designer, est un facteur clé de succès pour une gestion efficace de la stratégie.
Nous vous invitons maintenant à vous inscrire au forfait gratuit de BSC Designer et à mettre en pratique les idées discutées. N’hésitez pas à contacter notre service clientèle pour toute question.