BSC Designer a aidé CAJA RURAL DE SALAMANCA à améliorer l’efficacité stratégique et de contrôle
Cela fait un an que CAJA RURAL a commencé la mise en œuvre du système de Balanced Scorecard en utilisant l’outil BSC Designer. Ce produit logiciel, facile à comprendre mais puissant, est devenu une solution parfaite pour organiser le processus de mise en œuvre en douceur. Découvrons l’expérience que AGUSTIN GARCÍA, le directeur de la planification et du contrôle a partagée avec nous !
Introduction
CAJA RURAL DE SALAMANCA est une grande institution financière située en Espagne. Elle offre une large gamme de services financiers, y compris des prêts, des opérations par carte de crédit, des comptes d’épargne, des comptes courants et bien d’autres. L’entreprise a montré une croissance économique ces dernières années. Face à un si grand nombre d’activités au sein de l’entreprise et à l’augmentation du nombre de clients, la haute direction a décidé de mettre en œuvre le système de tableau de bord équilibré. Après des recherches, le tableau de bord équilibré a été considéré comme un outil parfait qui pourrait aider non seulement à créer une structure bien organisée des activités, mais aussi à comprendre les objectifs et les perspectives de l’entreprise et à établir des attentes et des prévisions réalistes pour la croissance des performances futures.
Le défi
Le processus de localisation des changements, que les gestionnaires attendaient du système de Balanced Scorecard pour exécuter, a déjà aidé les responsables de l’entreprise à mieux comprendre l’entité de leur activité et ses objectifs. Le plan de mise en œuvre sur quatre ans consistait en de nombreux objectifs à atteindre, notamment :
- Développement du département stratégique ;
- Élaboration d’un tableau des activités pour obtenir la carte des perspectives de l’entreprise (carte stratégique) ;
- Révision de l’activité stratégique et de planification, identification des indicateurs avancés et retardataires ;
- Établissement du processus de liaison entre les activités stratégiques et opérationnelles ;
- Suivi de l’activité opérationnelle pour qu’elle soit dirigée vers les objectifs stratégiques ;
- Amélioration de la performance de l’entreprise (comme le plus important) ;
- Et d’autres.
En tant que département responsable de la stratégie, le département de la planification et du contrôle a commencé à mettre en œuvre le Balanced Scorecard ainsi qu’à choisir l’outil qui pourrait présenter un tableau de bord utile, économisant du temps et des ressources. Après avoir examiné plusieurs programmes de tableaux de bord, BSC Designer a été choisi comme un outil fournissant toutes les fonctions nécessaires. De plus, BSC Designer s’est avéré facile à utiliser (ce qui a permis de gagner beaucoup de temps pour former le personnel à utiliser le logiciel).
Après que le tableau de bord a été choisi, le département de planification et de contrôle a commencé la mise en œuvre, centralisant l’utilisation du programme. Les domaines évalués étaient le commercial et le marketing, les ressources humaines, l’intervention générale, les investissements, l’organisation et le traitement des données. Le calendrier a été adapté à la période de réalisation des actions de chaque département. L’horizon temporel est de quatre ans, mais les actions du département se déroulent sur une année.
Solution BSC Designer
Le directeur de la planification et du contrôle est devenu celui qui était responsable de fournir l’information au programme BSC Designer en coordination avec un groupe de travail qui conçoit et réalise le suivi du Plan Stratégique. Les informations produites étaient utilisées par le siège et les chefs de département.
Le support technique était réalisé au sein du département de planification et de contrôle : leur fonction était de résoudre tout problème apparaissant en même temps que le service d’assistance par email et téléphone de BSC Designer. Par exemple, l’un des problèmes était le besoin de rapports en espagnol ; et il a été résolu avec succès en plusieurs jours.
Il y a un an, lorsque le processus de mise en œuvre a commencé, il a été décidé d’utiliser BSC Designer hors ligne : les objectifs étaient évalués périodiquement et révisés par le groupe de travail. Mais la direction envisage la possibilité de mettre en place un fonctionnement en ligne du programme, créant un réseau de tableaux de bord qui pourrait améliorer le modèle de gestion en cascade et réduire le temps perdu à fournir des informations à jour.
En ce qui concerne le suivi des activités et des départements, le groupe responsable de BSC a procédé à une analyse des processus internes en collaboration avec les chefs de département, en tenant compte des besoins du client et a également commencé à recevoir, collecter et analyser les informations pour les Perspectives Client, Innovation et Apprentissage et Financières.
Les spécialistes de CAJA RURAL ont utilisé non seulement le modèle d’arbre de projet de BSC Designer mais aussi d’autres fonctions que l’outil peut fournir. Les fonctions les plus utilisées étaient :
- Indicateurs importés : la fonction a été utilisée pour consolider les informations importées de l’Entité ;
- Carte stratégique : les spécialistes de l’entreprise ont réalisé une carte stratégique avec la causalité en entrant chacun des objectifs stratégiques ;
- Rapports : l’équipe a utilisé des rapports (basés à la fois sur HTML et MS Excel) pour surveiller le Plan Stratégique et pour rendre compte des résultats de leur travail au niveau hiérarchique supérieur (Siège). Les rapports les plus couramment utilisés étaient le Rapport HTML et le Rapport de tableau de bord ;
- Formules personnalisées : les spécialistes utilisent des formules personnalisées occasionnellement (plusieurs indicateurs nécessitaient des formules spéciales pour être calculés).
Résultat
Après un an depuis la date de début du processus de mise en œuvre du système BSC, fourni par BSC Designer sous forme de tableau de bord, l’entreprise a réussi à développer son activité stratégique – le sous-système de gestion important, permettant à l’entreprise de savoir dans quelle direction se diriger.
Le département de planification et de contrôle, l’équipe responsable de la mise en œuvre du système, avait révisé la stratégie, déterminant les objectifs stratégiques et leurs poids. En saisissant ces informations dans le projet de BSC Designer étape par étape, l’équipe avait créé une carte stratégique claire et précise. BSC avait réussi à transférer des objectifs spécifiques convenus avec la vision de l’institution financière. Après cela, les objectifs stratégiques ont commencé à être traduits en tâches opérationnelles avec l’aide des chefs de département. Le processus de cette traduction n’est pas encore terminé, mais la direction a d’excellentes attentes à ce sujet.
Pour l’instant, le niveau actuel de mise en œuvre concerne le département de planification et de contrôle. Tous les autres départements ne font que commencer à travailler sous la couverture du système. Mais BSC a déjà apporté certains avantages à l’entreprise. Par exemple, il a permis de standardiser le Plan Stratégique de l’Entité pour quatre ans. De plus, avec le Plan Stratégique et BSC, Caja Rural a élaboré une carte stratégique qui soutient les actions proposées par chaque département. Cela va permettre de fournir et d’évaluer les objectifs du Plan.
Pour une grande entreprise, il faut du temps pour mettre en œuvre tout système ou application ; même une nouvelle calculatrice pourrait être mise en œuvre pendant des mois. Le Balanced Scorecard n’est pas quelque chose de facile à mettre en œuvre, il nécessite une énorme quantité de travail pour construire la carte BSC et la lier à chaque sous-système de gestion. En d’autres termes, l’ensemble du système de gestion doit être revu selon la stratégie de l’entreprise. BSC Designer vise à aider les managers courageux qui ont décidé de mettre en œuvre ce système, en leur fournissant des outils utiles pour prévenir le gaspillage de temps et de ressources et faciliter leur travail. Une fois la mise en œuvre terminée, le programme peut assurer sa maintenance, calculer les valeurs de performance, organiser la liaison avec les parties de la base de données et automatiser le fonctionnement du BSC de nombreuses autres manières.
Plus d’exemples de tableaux de bord prospectifs
BSC Designer est un logiciel d’exécution de stratégie qui améliore la formulation et l’exécution de la stratégie à travers des KPI, des cartes stratégiques et des tableaux de bord. Notre système de mise en œuvre de stratégie propriétaire guide les entreprises dans l’application pratique de la planification stratégique.