Une société mexicaine de financement de la paie a commencé à mettre en œuvre un tableau de bord équilibré à l’échelle de l’entreprise afin de relier les budgets, les processus internes, les objectifs clients et la performance de la main-d’œuvre au sein d’un système partagé d’exécution de la stratégie.
Mise en œuvre du tableau de bord équilibré chez GB PLUS : faits clés
Avant
Les départements préparaient des informations à la demande à l’aide d’Excel et de PowerPoint, sans vue unifiée de la performance de l’entreprise.
Système planifié
La direction prévoyait d’utiliser un tableau de bord équilibré à l’échelle de l’entreprise, avec des KPI développés en interne et des liens vers des sources de données opérationnelles.
Chiffres clés
- Période pilote de 90 jours. L’entreprise a alloué cette période pour tester l’approche du tableau de bord équilibré et configurer le système.
- 60 jours supplémentaires pour l’intégration. GB PLUS prévoyait de connecter ses sources d’information et de publier les données du tableau de bord équilibré via un environnement web.
- Environ un mois pour le déploiement organisationnel. Les spécialistes de l’entreprise ont estimé ce délai nécessaire pour étendre l’approche de la direction générale aux niveaux organisationnels inférieurs.
Profil de l’entreprise : financement par retenue sur salaire au Mexique
GB PLUS, S.A. DE C.V. est une entreprise mexicaine opérant dans le secteur du financement par retenue sur salaire.
L’entreprise propose des prêts en espèces, des produits électroniques et des financements pour des créations d’entreprise à des employés syndiqués travaillant pour des organismes gouvernementaux fédéraux et étatiques au Mexique. Les paiements sont prélevés par déductions sur la paie des clients.
Une grande part de la main-d’œuvre est constituée d’employés commerciaux sur le terrain. Des entrepôts et d’autres services opérationnels soutiennent les activités de prêt et de vente de l’entreprise.
Défi majeur : rapports de gestion lents et peu fiables
Avant la mise en œuvre, chaque service préparait des informations métier à la demande. Cela a créé plusieurs problèmes de reporting :
- Préparation lente. Les managers devaient attendre que les services rassemblent les informations requises.
- Exactitude inégale. Les rapports pouvaient être imprécis ou fondés sur des pratiques différentes selon les services.
- Informations obsolètes. Les données n’étaient pas toujours disponibles au moment où des décisions devaient être prises.
- Reporting déconnecté. Excel et PowerPoint ne fournissaient pas une vision partagée de la performance.
La direction souhaitait que les investisseurs, les administrateurs, les managers et les employés disposent d’une vue visuelle de la performance de l’entreprise, reliée aux sources d’information sous-jacentes.
Assurez le leadership et le support de la mise en œuvre
Un coach d’équipe qualité était responsable de la mise en œuvre du tableau de bord équilibré avec BSC Designer.
Une équipe interne dédiée a traduit les objectifs commerciaux en indicateurs mesurables. Des conseillers externes ont apporté une perspective extérieure, tandis que le service informatique interne a soutenu le développement logiciel et la configuration technique. Certaines tâches techniques sélectionnées ont été externalisées si nécessaire.
Déployez la mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise en commençant par la direction générale
GB PLUS a choisi de mettre en œuvre le tableau de bord équilibré au niveau de l’entreprise plutôt que de commencer par un seul département.
Le déploiement a commencé avec le PDG et la direction générale, et avait pour objectif de se poursuivre vers le bas au sein de l’organisation.
Le modèle opérationnel reposait sur des informations fournies par différentes parties de l’entreprise :
- Les employés des ventes sur le terrain ont fourni des informations sur les clients, les conditions du marché et les problèmes opérationnels.
- Les entrepôts et les départements opérationnels ont fourni des informations sur les activités internes.
- Les systèmes logiciels ont traité les informations avant leur intégration dans l’environnement du tableau de bord équilibré.
Concentrez la stratégie sur les problèmes à la racine
GB PLUS a indiqué que le concept de tableau de bord équilibré et BSC Designer aidaient l’entreprise à dépasser les activités de routine et à se concentrer sur des enjeux opérationnels majeurs.
L’entreprise souhaitait formaliser la stratégie autour des opérations actuelles et identifier les causes profondes des problèmes de performance. Le tableau de bord équilibré était destiné à faire partie de la gestion au quotidien afin que les employés puissent comprendre comment leur travail contribuait aux objectifs stratégiques.
Connectez le tableau de bord équilibré aux budgets et à la comptabilité
L’un des principaux objectifs était de relier le tableau de bord équilibré au service comptable afin de soutenir le contrôle budgétaire et le suivi.
En reliant les indicateurs stratégiques aux informations financières, la direction s’attendait à évaluer si les ressources et les activités de l’entreprise contribuaient aux objectifs de l’entreprise.
Mesurer les processus internes et la satisfaction client
Un autre objectif consistait à évaluer l’efficacité des processus internes et à déterminer comment ils contribuaient à la satisfaction client.
L’entreprise prévoyait d’utiliser des relations de cause à effet pour relier les améliorations des opérations et des capacités des employés aux résultats clients et financiers.
Les domaines ciblés comprenaient :
- Processus internes
- Compétences des employés et méthodes de travail
- Coordination entre les départements
- Réponses aux besoins des clients
GB PLUS considérait la satisfaction et la fidélité des clients comme des facteurs contribuant à la croissance des ventes et à une performance financière plus solide.
Mesurez la performance de la formation, de la rémunération et des ventes
GB PLUS prévoyait d’utiliser BSC Designer pour mesurer la gestion des ressources humaines, les activités de formation et l’efficacité de son système de rémunération.
Cela était particulièrement pertinent, car les employés des ventes percevaient des commissions. Leur performance devait être suivie afin de calculer les primes et d’évaluer si les politiques d’incitation soutenaient les objectifs de l’entreprise.
Les mesures prévues couvraient :
- La formation et le développement des employés
- La rémunération et les politiques d’incitation
- La performance des ventes et le calcul des commissions
- Le développement organisationnel et l’efficacité du personnel
Développez la carte stratégique et les KPI propres à l’entreprise
Au moment de l’étude de cas, GB PLUS était sur le point d’achever sa carte stratégique.
L’entreprise a développé ses propres indicateurs plutôt que d’importer un ensemble standard de KPI. Cela a permis aux mesures de refléter sa stratégie, ses processus, ses clients et ses exigences de gestion spécifiques.
BSC Designer a été sélectionné pour suivre ces indicateurs et relier les objectifs financiers, clients, des processus internes et d’apprentissage et de croissance au sein de la carte stratégique.
Intégration avec les systèmes de comptabilité et d’évaluation du crédit
GB PLUS prévoyait de connecter le tableau de bord équilibré à ses systèmes existants :
- Logiciel de comptabilité
- Application d’évaluation du crédit
- Infrastructure de données basée sur SQL
Ces systèmes étaient censés fournir des données au tableau de bord équilibré. Comme le projet était encore en phase de mise en place, l’entreprise n’avait pas encore déterminé toutes les exigences techniques.
Calendrier de mise en œuvre
GB PLUS a établi un calendrier de mise en œuvre en deux étapes :
- Période pilote de 90 jours. La période initiale a été consacrée à tester l’approche du tableau de bord équilibré et à configurer le système.
- 60 jours pour l’intégration des données et la publication. L’étape suivante visait à connecter les sources d’information et à publier les données du tableau de bord équilibré via l’environnement web de l’entreprise.
L’étude de cas d’origine documentait une mise en œuvre en cours, avant que des résultats opérationnels mesurables ne soient disponibles.
Leçon pratique tirée de la mise en œuvre de GB PLUS
Ce cas illustre l’importance de définir des indicateurs propres à l’entreprise avant le début de l’intégration technique. Une carte stratégique et une structure de KPI claire fournissent à l’équipe de mise en œuvre un modèle de gestion stable à connecter aux données de comptabilité, de crédit, de ventes et de ressources humaines.
Ce que disent les utilisateurs de BSC Designer
Découvrez comment les organisations du secteur financier décrivent leur expérience avec la plateforme BSC Designer :
Mizimo (Credit Manager, XYZ Bank Zambia plc) - Zambie — Finance
Nezha (Financial Manager, CD) - Maroc — Finance
Wilfredo Taveras (Budget Manager, Ferreteria Ochoa) - République dominicaine — Finance
Magdalena T. (Accountant) - Uruguay — Finance
Ricardo Zea Grayeb (CFG SAPI DE CV, Xalapa) - Mexique — Finance
Elnur Hasan (CFO, Bank Respublika) - Azerbaïdjan — Finance
Imad Jomaa (General Manager, Pillar Total Solutions, Beirut) - Moyen-Orient — Finance
Narendra R. (Satin Creditcare) - Inde — Finance | Verified by G2
AGUSTIN GARCÍA (The director of planning and control, CAJA RURAL) - Espagne — Finance
Testez le suivi de la stratégie et des KPI avec un projet pilote
Partagez votre plan stratégique ou votre tableau de bord Excel avec l’équipe BSC Designer afin d’explorer comment les dirigeants et les équipes stratégie peuvent passer de rapports préparés manuellement à un système connecté d’exécution de la stratégie pour le suivi de la stratégie et des KPI.
Discuter d’un projet pilote de stratégie
Utilisez un projet pilote ciblé pour valider la structure du tableau de bord, le processus de reporting et les connexions de données avant un déploiement plus large à l’échelle de l’entreprise.
BSC Designer est un logiciel d’exécution de la stratégie dont le tableau de bord équilibré constitue le cœur. Il aide les organisations à transformer leurs plans stratégiques en une architecture stratégique connectée en alignant, au même endroit, les objectifs, les KPI, les initiatives, les risques et les cartes stratégiques. Notre système de mise en œuvre de la stratégie explique comment mettre la stratégie en pratique, et le modèle d’atelier d’exécution de la stratégie aide les équipes à l’appliquer lors de sessions internes de stratégie.