Cet article se concentre sur l’étude de cas d’une entreprise mexicaine GB PLUS, S.A. DE C.V. L’entreprise opère dans le secteur du financement par escompte sur la paie. Elle vend des prêts en espèces, des produits électroniques et des créations d’entreprises au personnel syndiqué travaillant pour les gouvernements fédéral et des États au Mexique, qui sont payés via une retenue sur leur salaire. 
Début du processus de mise en œuvre. Qui est responsable ?
José Ricardo Zea Grayeb est l’entraîneur de l’équipe qualité qui était chargé de la mise en œuvre du Balanced Scorecard dans l’entreprise par l’introduction de BSC Designer. L’entreprise a pris la décision de faire appel à des conseillers externes. Mais en même temps, elle a essayé de faire tout ce qu’elle pouvait en utilisant ses ressources humaines internes. Ainsi, une équipe spéciale a été formée pour traduire les objectifs commerciaux en indicateurs. Cette équipe était responsable de la planification stratégique, elle a défini ses propres objectifs, et le chef d’équipe était chargé de transformer ces objectifs en indicateurs. Comme déjà mentionné ci-dessus, l’entreprise a été aidée par des consultants externes pour rester concentrée avec une vision extérieure.
Il convient de mentionner que l’attraction de conseillers externes pour la mise en œuvre du Balanced Scorecard est assez populaire. En fait, les statistiques montrent qu’il y a peu d’entreprises qui ont vraiment réussi la mise en œuvre du Balanced Scorecard sans assistance professionnelle.
Comme on le sait, la mise en œuvre du Balanced Scorecard nécessite un soutien technique approprié et des solutions logicielles. Heureusement, GB PLUS dispose de son propre département informatique qui a fourni à l’équipe BSC et au personnel de l’entreprise le soutien adéquat. Mais malgré cela, l’entreprise doit parfois externaliser. En même temps, elle dispose de ses propres spécialistes informatiques qualifiés qui développent des logiciels et des utilitaires.
Périmètre de mise en œuvre
Il est bien connu que certaines entreprises préfèrent mettre en œuvre le tableau de bord équilibré au niveau de l’entreprise, tandis que d’autres choisissent de commencer par le département ou l’unité commerciale. GB PLUS a décidé de commencer au niveau de l’entreprise. La mise en œuvre du tableau de bord équilibré a débuté avec le PDG et la haute direction. Puis le processus descend aux niveaux inférieurs de la structure organisationnelle. Les spécialistes de l’entreprise ont estimé qu’ils ont besoin d’un mois pour étendre le BSC dans toute l’organisation. GB PLUS utilise un schéma assez intéressant sur le fonctionnement du tableau de bord équilibré. La plupart des employés de l’entreprise sont des opérateurs de terrain (commerciaux). Ainsi, ils sont une source majeure d’information. Les entrepôts et d’autres départements fournissent également à la haute direction de l’entreprise des informations qui sont automatiquement traitées par une solution logicielle. Ensuite, ces informations entrent dans le système BSC. Il convient de noter qu’il s’agit d’un moyen très populaire de recueillir des informations, puisque les employés ordinaires, les managers de première ligne et les commerciaux ont toujours des informations précises sur les processus internes et externes, les besoins des clients, les problèmes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, etc.
Maintenance du tableau de bord équilibré. Planification stratégique. Rôle du tableau de bord équilibré dans l’entreprise
GB PLUS a rapporté que le concept de tableau de bord équilibré et BSC Designer aide l’entreprise à arrêter de simplement « faire le travail. » Cela a aidé à se concentrer sur l’essentiel et à trouver les racines des problèmes. Avec le tableau de bord équilibré, une stratégie est formalisée en fonction des problèmes et opérations actuels. En fait, c’est la meilleure chose que le tableau de bord équilibré puisse faire avec l’entreprise. Il change les approches et les attitudes. Si le tableau de bord équilibré devient une partie de la routine quotidienne de l’entreprise, cela signifie que BSC fonctionne vraiment. Si la stratégie devient la préoccupation de tous, il y a toutes les raisons d’espérer que les objectifs stratégiques seront atteints. De cette manière, le tableau de bord équilibré n’est pas juste un jouet entre les mains des top-managers, mais un outil efficace de gestion stratégique utilisé par tout le monde dans l’entreprise.
Surveillance des activités commerciales
Comme déjà mentionné ci-dessus, le Balanced Scorecard ne se contente pas de transformer la stratégie en action, mais aide également à collecter des informations sur les activités commerciales et les problèmes. Dans GB PLUS, le BSC est en cours de mise en œuvre à ses débuts, ils n’ont donc pas eu la chance de le tester. En même temps, la direction et le personnel de l’entreprise font tout leur possible pour que le Balanced Scorecard fonctionne comme un outil de collecte d’informations et de surveillance des activités commerciales. L’un des objectifs clés de l’entreprise est de fournir aux investisseurs, directeurs, gestionnaires et employés une représentation visuelle du système de gestion, liée à toutes les sources d’information. Parfois, il est très difficile pour les employés ordinaires de comprendre la stratégie de l’entreprise. Il arrive que les investisseurs et les propriétaires de l’entreprise veuillent toujours savoir ce qui se passe dans l’entreprise. Le BSC est une solution parfaite en ce sens, car il fournit à tous les utilisateurs des informations précises et fiables sur les processus internes et externes de l’entreprise, ainsi que sur ses progrès vers la réalisation des objectifs.
Mesure des indicateurs des processus internes
L’objectif principal du Balanced Scorecard de GB PLUS est lié au service comptabilité pour contrôler et suivre les budgets. La deuxième idée la plus importante est de voir l’efficacité des processus internes et comment ils peuvent contribuer à la satisfaction des clients, afin que l’entreprise fasse tout son possible pour répondre aux demandes des clients. Cet exemple explique l’efficacité du Balanced Scorecard. Les cartes stratégiques se composent de mesures et d’objectifs liés par des liens de cause à effet. Ainsi, afin d’améliorer la satisfaction des clients et de les inciter à acheter davantage auprès de l’entreprise, certaines améliorations doivent être apportées aux processus internes de l’entreprise. Parfois, il est nécessaire de former le personnel, d’acquérir de nouvelles compétences et approches, et de changer la manière de faire des affaires. Les clients sont la valeur suprême de toute entreprise. Et c’est seulement par la satisfaction et la fidélité des clients que les ventes augmentent et que de meilleurs résultats financiers sont obtenus.
BSC Designer utilisé pour les processus d’éducation et de croissance
GB PLUS a réussi à utiliser BSC Designer pour mesurer la gestion des ressources humaines, l’efficacité des systèmes de compensation et des sessions de formation. L’entreprise a besoin de beaucoup de développement organisationnel et GB PLUS a l’intention d’utiliser BSC Designer pour améliorer l’efficacité du personnel, surtout dans la gestion des ressources humaines. Ils doivent surveiller tous les processus de formation et les politiques de compensation puisqu’ils versent des commissions aux vendeurs. Ainsi, leur performance de vente doit être contrôlée afin de calculer le montant des primes. Il convient de mentionner que le Balanced Scorecard ne fonctionne tout simplement pas sans que le personnel soit motivé. La motivation peut être différente dans différentes entreprises. Mais de toute façon, un système complet de récompense et de primes est indispensable. Les gens ont besoin de comprendre pourquoi ils devraient utiliser le Balanced Scorecard et quels avantages ils en retirent personnellement.
Attentes quant au tableau de bord équilibré dans l’entreprise
Les gestionnaires de GB PLUS avouent qu’ils s’attendent à retrouver la stabilité, à augmenter les profits et à se développer davantage. L’objectif principal de l’entreprise est de pouvoir savoir ce qu’ils font en temps réel. Puisqu’ils sont capables de suivre la performance, ils peuvent offrir ces informations aux investisseurs qui aiment savoir ce qui se passe avec les entreprises dans lesquelles ils ont investi. De cette manière, les investisseurs se sentent en sécurité et protégés. Les entreprises prévoient d’utiliser des solutions basées sur le web pour offrir des informations à toutes les parties intéressées.
Expérience avec le Balanced Scorecard et BSC Designer
Chronologie
La société a établi un délai de 90 jours pour les essais, puis un autre de 60 jours pour relier leurs sources d’information et publier les données BSC sur leur site internet. GB PLUS est actuellement en phase de mise en place, donc ils n’ont pas encore une image complète des besoins techniques. En attendant, la société utilise déjà un logiciel de comptabilité ainsi qu’une application d’évaluation de crédit qui sera reliée au BSC. Tout est fait avec SQL. La société entretient des relations étroites avec ses fournisseurs, de sorte que les problèmes sont résolus dès qu’ils surviennent.
Cartes stratégiques
GB PLUS est sur le point de finaliser sa carte stratégique et prévoit d’utiliser BSC Designer pour tout suivre. L’entreprise a développé ses propres indicateurs, il n’y a donc pas de KPI importés. Toutes nos informations sont préparées à la demande par le département responsable actuel, mais ils doivent changer cela car c’est un processus lent et imprécis et les informations sont souvent obsolètes ou quelque peu peu fiables.
Rapports et BSC
GB PLUS utilise des rapports Excel et Power Point, mais la direction de l’entreprise souhaite améliorer le processus de reporting. La société n’a pas utilisé les capacités de reporting de BSC Designer et n’a aucune expérience avec les formules personnalisées. GB PLUS a choisi BSC Designer parce qu’il possède ces capacités, ce qu’ils recherchent. La direction de l’entreprise réalise que le tableau de bord équilibré sera inutile si l’information ne peut pas être consultée en temps réel. BSC Designer est devenu un bon choix pour GB PLUS car il offre un accès à l’information en temps opportun et dispose d’un excellent système de reporting. Cela facilite grandement la prise de décision managériale. En résumé, cette étude de cas montre clairement que GB PLUS a bien compris les avantages du tableau de bord équilibré et de BSC Designer. L’entreprise ne fait que ses premiers pas dans la mise en œuvre de BC et a déjà obtenu des résultats positifs.
Plus d’études de cas avec des clients basés au Mexique
- Nous utilisons BSC Designer pour mesurer et rapporter les KPI et le Balanced Scorecard. Alberto Torres, Gestion de projet, UAEM, Toluca, Mexique;
- Ivan Rivera, PMP, Chef de projet, Mexique, utilise BSC Designer pour identifier quels projets contribuent à la réalisation de la vision et de la mission de l’entreprise;
- Ricardo Zea Grayeb, CFG SAPI DE CV, Xalapa, Veracruz, Mexique, utilise BSC Designer pour suivre visuellement la performance et la qualité;
Plus d’exemples de tableaux de bord prospectifs
BSC Designer est un logiciel d’exécution de stratégie qui améliore la formulation et l’exécution de la stratégie à travers des KPI, des cartes stratégiques et des tableaux de bord. Notre système de mise en œuvre de stratégie propriétaire guide les entreprises dans l’application pratique de la planification stratégique.