Un grand opérateur portuaire d’Afrique de l’Est a renforcé la gouvernance des KPI, la traçabilité de la conformité et l’alignement des parties prenantes en passant de tableaux de bord basés sur des feuilles de calcul à une plateforme intégrée de gestion de la stratégie fondée sur le tableau de bord équilibré.
Profil de l’entreprise : opérateur portuaire multi-terminaux d’Afrique de l’Est
L’entreprise est un important groupe portuaire privé en Afrique de l’Est, avec plusieurs activités intégrées au sein d’un écosystème logistique unique reliant les corridors intérieurs aux routes maritimes mondiales.
- Terminaux portuaires. Deux terminaux à conteneurs opérant comme un hub unifié.
- Services maritimes. Société de remorquage soutenant les opérations des navires.
- Logistique terrestre. Flotte de camions-bennes soutenant les opérations de parc et le mouvement des marchandises vers l’intérieur.
- Actifs d’expansion. Terrains réservés pour la croissance future des terminaux et de la logistique.
Le groupe emploie directement plusieurs milliers de personnes et soutient des dizaines de milliers d’emplois logistiques le long des corridors commerciaux régionaux. Les revenus annuels sont estimés à plusieurs centaines de millions de dollars américains, ce qui reflète son rôle de port d’entrée pour plusieurs pays enclavés d’Afrique de l’Est.
L’organisation est structurée autour de directeurs de différentes unités opérationnelles, chacun étant responsable de ses propres KPI, tandis que la stratégie et les incitations doivent être gérées de manière centralisée.
Parties prenantes et exigences de conformité
Les ports d’Afrique de l’Est opèrent sous des normes strictes des gouvernements et des standards internationaux de sécurité. Voici comment les clients l’expriment :
« La stratégie fait l’objet d’audits. Les primes dépendent des KPI. Nous avons besoin de traçabilité. »
Le port évolue dans un écosystème dense et doit aligner de multiples parties prenantes tout en restant conforme. Au cours du projet, l’équipe de BSC Designer a aidé à actualiser la compréhension des parties prenantes, de leurs besoins et de la manière dont ces attentes se rattachent à la stratégie existante.
- Compagnies maritimes. Attendent un délai de rotation fiable et un service prévisible.
- Douanes et agences gouvernementales. Exigent la traçabilité, la sécurité aux frontières et la conformité commerciale.
- Opérateurs ferroviaires et de transport routier. Ont besoin d’une logistique de corridor et d’une planification synchronisées.
- Syndicats. Se concentrent sur les normes de sécurité, la stabilité de la main-d’œuvre et la formation.
- Communautés locales. Surveillent l’impact environnemental, le trafic et les effets sur l’emploi.
- Régulateurs. Font appliquer la protection de l’environnement, les audits de sécurité et la transparence financière.
En Afrique, la performance portuaire dépend des infrastructures de transport intérieur. Un terminal moderne ne peut pas fonctionner efficacement si les routes, les voies ferrées ou les douanes demeurent des goulets d’étranglement. Pour cette raison, les opérateurs de transport de corridor et les agences routières ont été inclus en tant que parties prenantes clés. Cette approche est cohérente avec notre cas connexe sur l’exécution de la stratégie d’une agence routière en Afrique, qui montre comment les ports et les agences d’infrastructure ont besoin de KPI alignés pour améliorer la logistique régionale.
Problèmes de traçabilité pour les tableaux de bord gérés avec des feuilles de calcul
L’entreprise disposait déjà d’un cadre de tableau de bord équilibré avec des objectifs, des KPI, une fréquence de mise à jour et des responsables définis.
Les tableaux de bord suivaient des indicateurs opérationnels typiques des terminaux à conteneurs :
- Productivité des grues. Nombre de mouvements par heure utilisé pour mesurer l’efficacité du débit du terminal.
- Temps d’escale des navires. Temps total au port influençant les décisions d’itinéraire des compagnies maritimes.
- Taux d’occupation des postes à quai. Mesure de l’utilisation des postes à quai et de la planification des capacités.
- Débit en EVP. Indicateur global du volume de marchandises pour la performance du terminal.
Ces indicateurs étaient combinés en indices d’incitation utilisés pour calculer les primes. Étant donné que les primes dépendent du débit, de la productivité, des indicateurs de sécurité et des temps d’arrêt, les données des KPI doivent être vérifiables avec des pistes d’audit.
Cependant, les feuilles de calcul ont posé des problèmes :
- Difficulté de maintenance. Mises à jour manuelles entre les services.
- Lacunes de suivi. Difficulté à visualiser les tendances.
- Problèmes de traçabilité. Aucune piste d’audit pour les modifications des KPI.
- Problèmes de contrôle des versions. Définitions de KPI contradictoires.
L’équipe a utilisé un calculateur de ROI avec ses propres données pour estimer les gains de temps et les gains d’efficacité liés à l’automatisation.
Mise en œuvre avec BSC Designer
La plateforme BSC Designer a été introduite pour répondre aux enjeux de gouvernance et de scalabilité liés à la gestion des KPI au sein de plusieurs unités portuaires. Le principal problème consistait à aligner des KPI décentralisés, détenus par les directeurs de terminaux et de services, avec une stratégie d’entreprise unifiée.
Le client a clairement résumé ce défi d’alignement :
« Les directeurs ont leurs propres KPI, mais nous devons les gérer de manière centralisée. »
Déclinaison du tableau de bord a relié le tableau de bord d’entreprise au Terminal A, au Terminal B, aux Services maritimes, à la Flotte de camions et aux Projets d’expansion, afin que chaque directeur conserve la responsabilité de ses KPI tout en restant aligné sur la stratégie du groupe.
Des capacités additionnelles ont soutenu le déploiement :
- Mise en place de la structure assistée par IA. Structure organisationnelle utilisée pour générer des tableaux de bord alignés.
- Audit Trail. Suivi de l’historique des KPI à des fins de conformité.
- Périodes flexibles. Agrégation quotidienne, mensuelle, trimestrielle.
- Intégration des données. Modèles Excel pour les systèmes existants et API pour les systèmes modernes.
Besoins d’intégration des données
Ce port devait consolider les données provenant de plusieurs systèmes opérationnels afin de soutenir le suivi centralisé des KPI et l’établissement de rapports.
- Système d’exploitation du terminal. Données sur la manutention des conteneurs et l’activité des grues.
- Systèmes de gestion des actifs. Maintenance et disponibilité des équipements via SAP PM ou Maximo.
- Suivi AIS des navires. Données sur les arrivées des navires et la planification des postes à quai.
- Systèmes ERP. Indicateurs financiers et RH liés aux incitations.
- Gestion du parc. Durée de séjour des conteneurs et indicateurs de rotation des camions.
Pour les systèmes hérités, l’intégration a été mise en œuvre via des modèles Excel avec des colonnes pré-mappées. Pour les systèmes modernes, les données ont été connectées via des API. Le port a également configuré des périodes d’agrégation flexibles, par exemple en collectant les données des grues quotidiennement, en les analysant mensuellement et en établissant des rapports trimestriels.
Aligner la gestion des risques sur la stratégie
Le port était confronté à des risques opérationnels et environnementaux récurrents, suivis dans différents systèmes et procédures, ce qui rendait difficile l’établissement d’un lien entre les incidents, les actions de prévention et les objectifs stratégiques.
- Inondations. Perturbations des opérations du terminal liées aux conditions météorologiques.
- Déversements de carburant. Incidents environnementaux nécessitant une réponse rapide.
- Incidents liés aux cargaisons dangereuses. Risques pour la sécurité lors de la manutention des conteneurs.
- Dommages causés par les tempêtes. Indisponibilité des infrastructures et coûts de remise en état.
- Surutilisation des équipements. Augmentation de la probabilité d’accident.
- Collisions de navires. Incidents de sécurité maritime affectant la capacité du port.
- Incidents de sécurité du travail. Blessures du personnel et problèmes de conformité.
Pour y remédier, le port a mis en œuvre l’analyse de risque Bow-Tie dans BSC Designer, en alignant les contrôles de prévention et d’atténuation sur les objectifs stratégiques et en rendant la préparation aux risques visible dans les tableaux de bord.
Pour chaque événement à haut risque, un tableau de bord Bow-Tie dédié a été créé, listant les contrôles de prévention et d’atténuation requis ainsi que leurs indicateurs de performance. La performance de ces contrôles a ensuite été utilisée pour quantifier la valeur apportée aux parties prenantes identifiées lors de l’analyse des parties prenantes et pour aligner les activités de gestion des risques sur les composantes opérationnelles de la stratégie.
Résultats
Le port a obtenu des améliorations mesurables après la mise en œuvre d’une gestion centralisée de la performance.
- Gouvernance centralisée des KPI. Les directeurs conservent la responsabilité des indicateurs, tandis que le siège assure l’alignement entre les terminaux et les services.
- Rapports prêts pour l’audit. L’historique des KPI et les validations facilitent les examens des régulateurs et les calculs de primes.
- Meilleure préparation au benchmarking international. La structure des KPI est alignée sur les classements externes de l’efficacité portuaire.
- Réduction de la maintenance des feuilles de calcul. Les mises à jour automatisées ont remplacé la consolidation manuelle.
- Transparence accrue entre les parties prenantes. Tableaux de bord partagés pour les terminaux, les services maritimes et les partenaires logistiques.
- Analyse structurée des risques. La modélisation Bow-Tie a amélioré la visibilité des scénarios d’incident et la planification des mesures d’atténuation.
Comment les ports peuvent aligner les KPI et la conformité
Les conclusions de ce cas mettent en évidence des étapes pratiques permettant aux exploitants portuaires d’améliorer le calcul des incitations, de garantir une traçabilité des KPI prête pour l’audit et d’aligner la gestion des risques sur la stratégie opérationnelle.
- Centralisez la gouvernance du tableau de bord. Conservez les KPI par unité, mais alignez-les au niveau du groupe.
- Garantissez des données KPI prêtes pour l’audit. Soutenez les calculs de primes et les examens des autorités de régulation.
- Intégrez les systèmes opérationnels. Connectez les données TOS, ERP, de gestion des actifs et AIS.
- Analysez les risques avec des modèles Bow-Tie. Améliorez la préparation et la compréhension des menaces opérationnelles.
- Utilisez une plateforme professionnelle comme BSC Designer. Activez la déclinaison des tableaux de bord, la gouvernance des KPI et les Audit Trail.
BSC Designer est un logiciel d’exécution de stratégie qui améliore la formulation et l’exécution de la stratégie à travers des KPI, des cartes stratégiques et des tableaux de bord. Notre système de mise en œuvre de stratégie propriétaire guide les entreprises dans l’application pratique de la planification stratégique.