Utiliser l’analyse des écarts pour la revue de l’exécution de la stratégie

Utilisez l’analyse des écarts pour l’examen régulier de votre processus d’exécution de la stratégie : comparez la réalité aux attentes et planifiez des actions correctives.

Analyse des écarts pour l'exécution de la stratégie

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Préalables : ayez votre carte stratégique sous la main

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Dans cet article, nous allons parler de l’application de l’analyse des écarts à l’exécution de la stratégie. Cela sera pertinent pour les organisations qui :

Une carte stratégique avec des objectifs commerciaux et des indicateurs

L’origine du concept d' »analyse des écarts »

Le concept d' »analyse de l’écart » n’est pas attribué à un auteur ou à une organisation spécifique. Même un article de Wikipedia ne donne qu’un aperçu général sans mentionner de sources spécifiques ou de techniques établies. Il y a tout de même quelques idées partagées :

    • L’analyse des écarts est normalement formulée comme une analyse de la différence (l’écart) entre l’état actuel et l’état désiré.
    • L’analyse consiste généralement à comprendre les raisons de l’écart et à formuler un plan de réponse.

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Qu’est-ce qui peut être analysé ? En gros, tout ce dans quoi l’entreprise détient une participation.

Visualisation de l’écart

Si vous voulez visualiser l’écart, alors regardez le graphique typique de la jauge :

La zone (le delta) entre la marque actuelle et la marque cible est l'écart représenté visuellement.

La zone (le delta) entre la marque actuelle et la marque cible est l’écart que vous combattez.

Modèle d’analyse d’écart

Si nous devions faire une analyse d’écart pour un processus ou une technologie quelconque, alors nous commencerions par :

  • Décrire la situation actuelle,
  • Ficher les points d’analyse, et
  • Les quantifier

 

Au niveau de la stratégie, on peut sauter ces étapes :

  • Les points d’analyse sont parfaitement définis – ce sont nos objectifs commerciaux.
  • Les plus probables, ils sont quantifiés avec des métriques principales et secondaires

 

Voici les étapes de l’analyse des écarts lorsqu’elle est appliquée au processus d’exécution de la stratégie.

Etape de l’analyse Description de l’étape Automatisation des logiciels
1. Identification des lacunes. Les objectifs et leur état.

Question à poser : Où en sommes-nous ?

Sélectionnez un objectif sur la carte stratégique. Utilisez des indicateurs alignés pour comparer l’état actuel (la valeur réelle de l’indicateur) et l’état souhaité (la valeur cible de l’indicateur). Les signaux d’arrêt. Alertes automatiques dans BSC Designer.
2. Analyse des causes premières. Analyse des écarts.

Question à poser : Quelles sont les raisons de l’écart ?

Analysez les raisons de l’écart (creusez assez profondément pour trouver les vraies raisons). Notez vos conclusions afin d’en garder une trace pour de futures révisions. Cartographiez vos conclusions sur un diagramme en arête de poisson. Dans BSC Designer, utilisez une carte séparée.
3. plan d’amélioration. Actions correctives.

Question à poser : comment pouvons-nous nous améliorer ?

Définir un plan d’intervention. Créez un nouvel objectif pour la carte stratégique ou ajoutez une initiative. Ajouter de nouveaux objectifs à la carte stratégique. Utilisez un outil de travail OKR.

Focaliser l’analyse des écarts sur les écarts les moins attendus

Dans un environnement commercial en mutation, il y a toujours trop de lacunes. Concentrez-vous sur les moins attendues.

Par exemple :

  • Le nombre de prospects parlant brésilien est de 7% supérieur aux prévisions – ce n’est pas une surprise, car le produit a été entièrement adapté au marché portugais, et nous avons également une équipe locale sur place.
  • Le nombre de prospects parlant brésilien est de 7% supérieur aux prévisions – c’était complètement inattendu pour nous, donc nous devrions nous concentrer ici et en analyser les raisons.

Mauvaise nouvelle biaisée

En raison de notre nature humaine, nous avons tendance à attribuer les changements positifs à nos actions et les changements négatifs aux fluctuations aléatoires.

Par exemple :

  • Les ventes de produits ont augmenté de 10 % de plus que prévu ! Beau travail accompli ! (Oui, mais nous avons oublié la croissance générale du marché de 15%).
  • Il semble que les visiteurs reviennent sur notre site web 5% moins souvent. Ce ne sont que de simples fluctuations saisonnières. (Probablement que ce n’est pas le cas, mais nous devons avoir des données pour l’affirmer avec certitude).

Il n’y a pas de solution universelle au biais des mauvaises nouvelles – il suffit d’entraîner votre équipe à creuser assez profondément pour arriver à la véritable histoire.

Planification des actions correctives

Les actions correctives pourraient varier dans leur portée d’exécution :

  • Certaines idées d’amélioration pourraient devenir des nouveaux objectifs sur votre carte de stratégie,
  • Certaines pourraient être de nature plus opérationnelle – les nouvelles actions pour les objectifs de la carte,

Lors de la planification des actions correctives, notez les conclusions de l’analyse des écarts, par exemple le raisonnement derrière les performances passées et vos aspirations concernant la nouvelle approche.

Comme toute planification, elle fonctionne beaucoup mieux si :

  • Il y a un délai d’exécution
  • Une révision est prévue
  • Une personne responsable est désignée

Un bon cadre pour aborder les conclusions de l’analyse des écarts est l’outil OKR.

Identifier l’écart. Le rôle des outils de travail.

Au début, nous avons convenu que nous discuterions de l’analyse des écarts appliquée à la stratégie correctement décrite et mise en cascade. Que se passe-t-il si la stratégie n’est pas encore complètement formulée ?

Dans ce cas, l’analyse des écarts, ainsi que d’autres outils comme SWOT, MBO, 7-S, Fishbone, PESTEL, le modèle Burke-Litwin, Trois Horizons, Nadler-Tushman vont permettre de façonner les réflexions sur la stratégie. C’est ce dont nous avons parlé dans l’article Planification stratégique (voir étape 2).

Quel écart doit être une priorité ? Normalisation des écarts.


Les écarts de performance sont différents… disons que nous examinons l’indicateur  » heures de formation  » et les indicateurs  » incidents évités de justesse signalés  » :

  • Heures de formation. Valeur réelle : 5 heures ; valeur cible 8 heures ; 3 heures d’écart.
  • Incidents évités de justesse signalés. Valeur réelle : 2 incidents évités de justesse signalés. Valeurs cibles : zone verte entre 3 et 6 signalements ; zone rouge si moins de 3 signalements ou plus de 6 signalements. 1 écart de déclaration d’incident évité de justesse.

Comment peut-on comparer ces deux écarts ? Qu’est-ce qui est le plus important ? L’écart de 3 heures ou 1 rapport d’incident évité de justesse ? Nous ne pouvons pas comparer ces deux-là tout de suite. Nous devons d’abord les normaliser.

Pendant la normalisation, nous pouvons utiliser des fonctions de performance de différence :

  • Pour l’indicateur Heures de formation, la fonction de performance pourrait être linéaire (plus de formation est meilleure).
  • Pour l’indicateur Incidents évités de justesse, nous pourrions utiliser la fonction de performance sinusoïdale – trop peu de rapports signifie que les gens ne prennent pas au sérieux la déclaration des incidents évités de justesse, trop de rapports signifie qu’il y a quelques problèmes chroniques de sécurité

Après la normalisation, nous savons comment interpréter correctement les données. Si vous utilisez un logiciel d’automatisation pour vos KPI, alors il fera tous les calculs pour vous, en montrant juste les chiffres de progression, les feux stop ou le diagramme de jauge pertinent. Il n’est pas nécessaire de procéder à la normalisation manuellement.

Exemple de l’analyse de l’écart

Illustrons les idées de cet article avec quelques exemples concrets. Je vais utiliser à cette fin un fiche d’évaluation stratégique de la sécurité. Vous pouvez trouver ce modèle de fiche d’évaluation parmi d’autres modèles lorsque vous vous inscrivez avec un abonnement gratuit à BSC Designer.

Étape 1. Identification des lacunes

Regardons la carte. Elle comprend toutes les informations nécessaires pour identifier visuellement les écarts. Nous pouvons simplement regarder les feux stop à côté des indicateurs ou les graphiques des jauges de performance pour trouver les écarts.

Une autre façon d’identifier les écarts :

Utiliser les signaux d’arrêt pour les indicateurs

Regardez les indicateurs individuels dans l’onglet des KPI. Les colonnes du tableau peuvent être personnalisées. Par exemple, la colonne avec les chiffres de performance et les signaux d’arrêt nous aidera à trouver les indicateurs peu performants.

Utiliser la fonction d’analyse

Une façon plus efficace de trouver les écarts de performance est de passer à l’onglet Analyse et d’utiliser l’analyse « progrès » ou « plus gros gain/perte » pour repérer les plus grandes différences entre les valeurs actuelles et la valeur cible attendue.

L'onglet Analyse dans le logiciel BSC Designer - trouver les KPI qui nécessitent votre attention

Utiliser la fonction Alertes

Vous pouvez utiliser les fonctions d’alertes pour configurer des notifications automatiques sur les indicateurs clés de performance dans la zone rouge. De cette façon, vous serez informé automatiquement des écarts les plus importants.

Pour cet exemple, concentrons-nous sur l’objectif « Mettre en œuvre la sécurité dans le comportement réel ». Nous avons peut-être remarqué que ses performances retardées se trouvent dans la zone rouge.

Étape 2. Analyse des causes profondes

En examinant deux indicateurs retardés qui contribuent au retard de performance de l’objectif, nous constatons que la raison de cet écart est que nous avons moins d’incidents évités de justesse signalés que prévu. Nous avons remarqué que cette année, nous avons eu 30% de rapports d’incidents évités de justesse en moins, alors que le nombre d’accidents de sécurité est resté le même.

Nous devons analyser les raisons pour lesquelles les rapports sont moins fréquents. Dans ce cas, nous pouvons simplement parler aux parties prenantes concernées et découvrir ce qui n’a pas fonctionné et pourquoi les incidents évités de justesse n’ont pas été signalés :

  • Le personnel sait-il ce qu’il doit faire ?
  • Savent-ils ce qu’est un quasi-accident ?
  • Savent-ils comment le signaler ?
  • Savent-ils comment leur rapport sera utilisé (et ne sera pas utilisé) ?

L’analyse montre que le problème concernait la sensibilisation générale à la déclaration des accidents évités de justesse.

Étape 3. Plan d’amélioration

L’analyse des causes profondes a montré que l’équipe n’est pas bien informée sur comment et quand signaler les incidents évités de justesse.

  • Nous avons déjà l’objectif « sensibilisation à la sécurité » sur la carte, il n’est donc pas nécessaire de créer un nouvel objectif. Au lieu de cela, nous pouvons ajouter une nouvelle action à cet objectif.

Cette action inclura les détails de notre analyse, l’action de réponse (formation de sensibilisation à la sécurité) ainsi que le budget nécessaire.

Les résultats de l'analyse des écarts dans le projet BSC Designer

Nom : Formation de sensibilisation à la sécurité.

Raisonnement : Nous avons remarqué que cette année, nous avons eu 30% de moins de rapports de quasi-accidents, alors que le nombre d’accidents de sécurité est resté le même. Probablement, notre équipe n’est pas si sérieuse dans le signalement des quasi-accidents.

Action corrective : Organiser une formation de sensibilisation à la sécurité basée sur des cas réels.

Amélioration attendue :

– Augmentation de 15% du nombre de rapports d’accidents évités de justesse dans les 3 prochains mois ;

– Diminution de 5% du nombre d’accidents de sécurité dans une période de 12 mois.

Budget : 12 000 $.

Temps : 2 mois

En outre, nous pouvons passer à l’onglet KPI et utiliser l’éditeur de valeurs pour mettre à jour les objectifs de l’indicateur pour la prochaine période de révision.

Pour rendre l’impact de la formation de sensibilisation à la sécurité plus visuel, nous pouvons créer un tableau de bord et y placer l’indicateur  » accidents évités de justesse signalés « .

Sommaire

Dans cet article, nous avons vu comment mettre en œuvre une analyse des écarts lors de l’examen de l’exécution de la stratégie. Voici quelques idées clés :

  • Ayez votre carte stratégique prête – quantifiez les objectifs avec des métriques principales et secondaires
  • Déterminez les écarts – examinez les indicateurs présentant des différences significatives entre la valeur actuelle et l’objectif (par exemple, les indicateurs dans la zone rouge)
  • Analysez les raisons des écarts, notez ces raisons et revenez-y lors de la prochaine revue
  • Préparez un plan de réponse
  • Dernier point mais non le moindre – utiliser un logiciel d’exécution de stratégie comme BSC Designer pour automatiser les étapes de l’analyse des écarts

Tableau comparatif des outils de planification stratégique

Dans le contexte de la planification stratégique, il existe deux types d'outils:
  • Outils d'exécution de la stratégie. Tels que le Tableau de bord équilibré pour la stratégie globale et l'outil d'OKR qui est plus léger pour des défis spécifiques.
  • Outils de formulation de la stratégie. SWOT, Trois Horizons, Analyse des contraintes, PESTEL, Analyse des écarts, etc. qui aident les organisations à générer de nouvelles idées.
Consultez le tableau comparatif des outils de planification stratégique.
Tableau comparatif des outils de planification stratégique
Pour citer : Alexis Savkín, "Utiliser l’analyse des écarts pour la revue de l’exécution de la stratégie", in BSC Designer, août 3, 2021, https://bscdesigner.com/fr/analyse-des-ecarts.htm.

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