Tomar una decisión implica varios pasos, desde el análisis de la situación hasta la formulación de un plan de acción. Veamos en qué se diferencia una decisión basada en datos a simplemente dejar que las cosas sucedan.
Temas fundamentales del artículo:
- ¿Por qué necesitamos decisiones basadas en datos?
- Funciones clave de decisiones basadas en datos
- Alternativas: gestión basada en KPIs, Big Data
- Ejemplo: decisiones basadas en datos frente a decisiones sin datos
¿Por qué Necesitamos Decisiones Basadas en Datos?
Una respuesta en una palabra es complejidad. Cualquier decisión que tomemos se basa en datos. Usted decide cruzar una calle e, intuitivamente, recopila una gran cantidad de datos: tráfico, condiciones meteorológicas, datos sobre el comportamiento de otros peatones.
En el contexto empresarial, también podemos tomar decisiones siguiendo intuitivamente el instinto, pero su complejidad es alta, por lo que este enfoque natural no nos llevará muy lejos. En cierta etapa, debemos cambiar a la toma de decisiones basada en datos.
Características Fundamentales de las Decisiones Basadas en Datos
La toma de decisiones basada en datos (también conocida con la abreviatura DDDM (Data-Driven Decision-making)) es una práctica de recopilación y análisis de datos relevantes para respaldar las decisiones.
No hay un acuerdo con respecto a un proceso específico a seguir. Si bien muchos autores se acercan al DDDM desde el punto de vista de los datos, me gustaría mostrar cómo la toma de decisiones basada en datos coincide con las ideas de planificación estratégica.
Estas son las características principales de un enfoque disciplinado y basado en datos para la toma de decisiones:
- Seguimiento de KPIs. Utilice indicadores clave de rendimiento (KPIs) alineados con una estrategia; tenga cuidado con las métricas de vanidad y métricas simples.
- Mantener el razonamiento en un registro. Anote lo que lo llevó a tomar esta decisión, los motivos de la decisión.
- Aprender de los errores. Analizar los resultados de malas y buenas decisiones, crear ciclos de aprendizaje y mejora.
A continuación, discutimos qué significan estas características en la práctica.
Alternativas a las decisiones basadas en datos
Discutamos algunas alternativas a la toma de decisiones basada en datos.
Gestión basada en KPI
El término «gestión basada en KPI» normalmente se refiere a la práctica de construir una jerarquía de KPIs y tomar decisiones de negocios de acuerdo con las tendencias del KPI.
- Básicamente, estamos hablando de un cuadro de mando de KPIs. En buenas manos, este se alineará con el contexto del negocio y guiará a la organización hacia los objetivos correctos.
A veces, el término se utiliza irónicamente para describir el sesgo del equipo de gestión que se enfoca en la medición del rendimiento y no en crear un valor real para el negocio.
Big Data
Cuando hablamos de decisiones basadas en datos, asumimos que los datos ya están disponibles. Por el contrario, con las iniciativas de big data, nos enfocamos en extraer información de grandes volúmenes de datos complejos.
Cuando se recopila, analiza e informa correctamente, big data será una fuente para una decisión basada en datos.
Decisiones Basadas en Datos versus Decisiones Sin Datos
Yo he comparado los pasos de un proceso típico de toma de decisiones sin datos (llamémoslo «hacer que las cosas sucedan») con la toma de decisiones basada en datos.
1. Comprender el Contexto del Negocio
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| Tenemos una gran idea – ¡desarrollémosla! | No se trata de una sola decisión, se trata de comprender el contexto, la priorización y encontrar las conexiones de causa y efecto. Primero veamos un mapa estratégico. |
Idealmente, la toma de decisiones debería ser una parte táctica de un proceso de planificación estratégica organizado.
Las buenas decisiones son coherentes con una visión compartida de una organización que se presenta en un mapa estratégico.
2. Definir KPIs
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| ¡La idea parece interesante! Busquemos algunos KPIs en Internet para ello. | Queremos tomar una decisión más tangible y más específica con KPIs. Diseñamos KPIs personalizados. Estas son las preguntas que hacemos:
|
Los KPIs son el punto sensible de cualquier sistema de gestión de rendimiento. Algunas personas prefieren trabajar sin KPIs, mientras que otras prefieren utilizar KPIs de una larga lista de indicadores que se encuentran en Internet. En mi opinión, tiene sentido invertir tiempo en encontrar indicadores de rendimiento específicamente para sus desafíos de negocios.
3. Visualizar
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| ¡Hagamos algunos paneles! | Es más fácil detectar las tendencias y anomalías cuando tenemos nuestros datos en un panel. Pongamos los datos de rendimiento de los indicadores de actuación y de resultado en el mismo gráfico. |
Diseñar un panel impresionante con cualquier herramienta de software no es un problema. El problema es hacer que esta información sea lo suficientemente contextual como para marcar la diferencia para los encargados de tomar decisiones.
- Estoy seguro de que usted conoce los casos en los que se utilizan paneles de control sofisticados para los informes trimestrales, pero las decisiones reales se toman con toneladas de hojas de cálculo personalizadas.
En este sentido, un software de ejecución de estrategia (aquí hablamos de la diferencia entre un panel y un cuadro de mando integral) hace que sus datos estén un paso más cerca de los desafíos estratégicos.
4. Plan de Acción
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| ¡Tenemos un plan y un presupuesto! | Formulamos un plan de acción basado en nuestro conocimiento actual de la situación. Describimos:
|
El presupuesto es una parte importante de cualquier plan de acción, pero es aún más importante formular todos los detalles que respaldan la decisión. Este enfoque facilita la incorporación de nuevos miembros al equipo, las decisiones en cascada en toda la organización y el análisis de los resultados (consulte el paso 7).
5. Priorizar Decisiones
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| Pare de hacer lo que estaba haciendo y cambie a una nueva idea. | Usamos el cuadro de mando de prioridades para comparar nuevas decisiones con otras ideas. La que tiene una puntuación más alta normalmente va primero. |
La estrategia consiste en elegir las prioridades, decidir qué hacer primero y qué ignorar. A veces, basta con dar un vistazo rápido a la idea para aprobarla o rechazarla (ver paso 1), mientras que, en otros casos, usted crea su propio marco de priorización que tiene en cuenta factores importantes para su organización.
6. Ejecutar
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| Tenemos un plan, alguien lo ejecutará. | Una persona que participó en la discusión ahora dará seguimiento al plan aprobado. Usamos métricas de actuación y de resultado como puntos de control. Anotamos cualquier hallazgo inesperado. |
Es bueno tener una imagen de cómo van las cosas en tiempo real, pero tenga cuidado con los KPIs. En la mayoría de los casos, los KPIs usados para el control directo fallarán. En su lugar, utilice la medición del desempeño como base para la discusión y la mejora.
7. Análisis de Resultados
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| Parece que la idea funcionó/no funcionó para nosotros… | Para cada decisión, planeamos analizar los resultados. Usamos el análisis de brechas o el marco OKR para revisar los resultados formalmente. |
Ahí es donde es importante un razonamiento descrito en detalle (ver paso 4). Los datos de rendimiento finales no son tan importantes como el trabajo que hizo su equipo a lo largo del camino. No se limite a realizar «evaluaciones»: analice las razones profundas del fracaso/éxito y sugiera mejoras estratégicas.
8. Bucle de Aprendizaje
| «Hacer que las cosas sucedan» | Toma de decisiones basada en datos |
|---|---|
| Las malas decisiones son inevitables… | Revisamos el proceso de toma de decisiones en sí:
Estamos mejorando nuestra cultura de toma de decisiones: buscamos problemas recurrentes, eliminamos complejidades innecesarias, actualizamos plantillas y estándares. |
Es su oportunidad de hablar consigo mismo en el pasado. Utilice este paso como una vista retrospectiva de los principios que siguió su equipo. Mejore las comunicaciones, mejore la infraestructura, alinee mejor la mecánica interna con la creación de valor para los usuarios finales.
Si usted planifica seriamente las decisiones basadas en datos, consulte los KPIs para big data que le ayudarán a cuantificar el origen de los datos, el análisis y el esfuerzo de informar.
Conclusiones
Tomar decisiones basadas en datos no se trata solo de mirar buenos paneles BI. Se trata más de un enfoque disciplinado para formular el problema, cuantificar los puntos de control y luego hacer un seguimiento del progreso y los resultados.
Los marcos de negocios implementados correctamente, como Cuadro de mando integral u OKR, admiten la toma de decisiones basada en datos «por diseño».
¿Qué prácticas utiliza su equipo para la toma de decisiones basada en datos? No dude en compartir sus ideas en los comentarios.
BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.