¿Cómo podemos calcular el ROI de implementar un software de planificación estratégica y justificar esta inversión ante la alta dirección?
Una pregunta interesante fue planteada recientemente por un cliente potencial:
¿Cómo justificamos la implementación de su plataforma de ejecución de estrategia ante nuestro equipo de alta dirección?
Si usted está promoviendo la automatización de la planificación estratégica en su organización, los hechos e ideas a continuación pueden ayudar a respaldar su caso.
Punto de partida: Ahorro de tiempo general demostrado empíricamente
Al igual que con otros esfuerzos de transformación digital, comprender las mejoras esperadas comienza con analizar la situación actual e identificar los centros de tiempo y coste.
Basándonos en encuestas a clientes que realizaron un piloto de BSC Designer, esto es lo que sabemos sobre el estado ANTES:
4 horas por semana es el tiempo promedio que un gerente dedica a actualizar la hoja de cálculo del “plan estratégico”.
Un estado DESPUÉS típico, según lo informado por los usuarios del piloto, es:
70% de ahorro de tiempo en comparación con la planificación estratégica basada en hojas de cálculo.
La idea de mantener/actualizar una hoja de cálculo del “plan estratégico” puede ser imprecisa, pero por lo general incluye actividades como crear cuadros de mando, actualizar KPIs, adjuntar evidencias de soporte y elaborar informes.
Dependiendo del dominio empresarial y del tipo de organización, esto puede traducirse en un ahorro de $25k a $100k por año solo en el esfuerzo de elaboración de informes. También proporcionamos una calculadora de ROI de ejecución de la estrategia donde puede introducir sus propios datos para estimar los ahorros potenciales.
Una parte significativa de la inversión es el tiempo necesario para dominar el software. En el caso de BSC Designer, los usuarios del piloto informaron de aproximadamente 15 horas en promedio, incluyendo la experimentación con el software, los videos de capacitación y las sesiones de capacitación en vivo.
¿Se aplicarán los mismos puntos de referencia a su organización?
Encontramos que el factor diferenciador más importante es la madurez de la organización en la disciplina de planificación estratégica. Las organizaciones con flujos de trabajo establecidos y una arquitectura de estrategia clara requieren menos tiempo para adoptar nueva tecnología. En este sentido, una autoauditoría de estrategia es un buen punto de partida.
Compare el coste de la planificación
Para añadir otro punto de referencia y validar las estimaciones empíricas desde otra perspectiva, podemos analizar el problema más amplio de la automatización de la planificación.
Según APQC, tal como informó CFO.com1, las organizaciones gastan aproximadamente el 0,1 % de los ingresos en planificación y contabilidad de gestión. Aunque esta categoría es amplia, ofrece una estimación aproximada del coste total de la elaboración de presupuestos, la previsión, los informes de gestión, el análisis de desviaciones y otras actividades que forman parte de la planificación estratégica.
Otra estimación procede de una encuesta de McKinsey2. Los directivos informaron de que dedican casi la mitad de su tiempo de trabajo a tareas no directivas, incluidas tareas administrativas, trabajo relacionado con la estrategia y la gestión del talento y de las personas. La gestión de hojas de cálculo suele aparecer en todos estos segmentos para hacer el seguimiento de los objetivos, mantener los KPIs, adjuntar evidencias o calcular incentivos.
Tasas de error y riesgo de incoherencia de datos
Si las estimaciones de ahorro de tiempo no resultan convincentes, otra perspectiva es evaluar los riesgos de gestionar la estrategia en hojas de cálculo.
El artículo “Errors in Operational Spreadsheets”3 informa de que el 94% de las hojas de cálculo contienen errores.
Estimaciones similares, del 86% al 100%, aparecen en “Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do.”4
En la planificación estratégica, los problemas de coherencia de los datos conducen a:
- Errores en los cálculos
- Errores en la estructura de datos
- Errores en las evidencias cargadas
Estos problemas se traducen en tiempo adicional de reprocesamiento, que ya se refleja en las estimaciones de tiempo anteriores.
Menos tangible, pero a menudo más importante, es el riesgo de no disponer de los datos o las evidencias requeridos cuando se necesiten para debates de gestión o auditorías, o de tomar decisiones basadas en información incompleta o incorrecta.
Combine los factores del ROI
El ROI del software de planificación estratégica proviene de tres fuentes principales:
- Primero, ahorros de tiempo medibles en el mantenimiento de cuadros de mando, KPIs e informes. Incluso las estimaciones conservadoras justifican la inversión durante el primer año.
- Segundo, reducción del riesgo de errores y mejora de la coherencia de los datos.
- Tercero, mejora de la disciplina estratégica. Una arquitectura de la estrategia clara, la asignación transparente de responsables, el seguimiento basado en evidencias y una mejor alineación entre equipos crean valor a largo plazo que es más difícil de cuantificar, pero fundamental para la ejecución.
Conclusión
Para evaluar el ROI en su organización, siga estos pasos.
- Estime su costo actual de planificación estratégica basada en hojas de cálculo. Puede utilizar nuestra calculadora de ROI.
- Ejecute un piloto utilizando una hoja de cálculo representativa de planificación estratégica.
- Mida las métricas de tiempo ANTES y DESPUÉS.
- Calcule los ahorros utilizando sus datos reales y compárelos con los costos del software y la formación.
- La colaboración del equipo de finanzas impulsa menores costes de proceso: métrica del mes, Perry D. Wiggins, CFO, 2024 ↩
- Deje de malgastar su recurso más valioso: los mandos intermedios, 2023, McKinsey ↩
- Errors in Operational Spreadsheet, Powell, Baker, Lawson. Journal of Organizational and End User Computing, 2009 ↩
- Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do. Dr. Raymond R. Panko, 2000, University of Hawaii ↩
Alexis Savkin es arquitecto de estrategia y fundador de BSC Designer, una plataforma de software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a traducir la estrategia en objetivos medibles, KPI e iniciativas. Alexis es el creador del Strategy Execution Canvas, autor de más de 100 artículos sobre estrategia y medición del desempeño, y ponente habitual.