El seguimiento de objetivos es bien conocido en la gestión de proyectos. En el complejo ámbito de la planificación estratégica, los objetivos requieren una medición del desempeño más avanzada, consistencia de datos y profundidad contextual.
Un análisis de tendencias reciente en la planificación estratégica muestra que más organizaciones están enfrentando una creciente complejidad y volatilidad en sus entornos operativos. En este artículo, veremos cómo funciona el seguimiento de objetivos en los contextos tanto de gestión de proyectos como de planificación estratégica.
Esenciales del seguimiento de objetivos
Comencemos con los principios básicos del seguimiento de objetivos compartidos tanto por la gestión de proyectos como por la planificación estratégica.
- Descomposición de objetivos. Independientemente del contexto, los objetivos complejos deben ser desglosados en subobjetivos, hitos o tareas.
- Seguimiento del progreso. Con fines de reporte, necesitamos estimar qué tan avanzado está el objetivo hacia su finalización.
- Responsabilidad. Los objetivos necesitan responsables que sean encargados de la ejecución y el reporte.
- Presupuestación. Los objetivos, tanto en contextos de proyectos como estratégicos, a menudo están vinculados a presupuestos específicos.
Ahora pasemos a cómo funciona esto en la planificación estratégica.
Fuerza impulsora: Incertidumbre y complejidad
La diferencia clave entre la gestión de proyectos y la planificación estratégica radica en el grado de incertidumbre y complejidad involucrado.
- En gestión de proyectos, operamos en el dominio de lo conocido: la planificación sigue patrones predecibles.
- En planificación estratégica, navegamos lo desconocido: el desafío es establecer y probar hipótesis.
Por ejemplo, si el objetivo es «prevenir defectos críticos»:
- En gestión de proyectos, actuamos sobre defectos conocidos específicos o implementamos iniciativas de prevención predefinidas.
- En planificación estratégica, primero necesitamos identificar la raíz del problema y probar múltiples enfoques para encontrar lo que funciona. Esto implica involucrar a más partes interesadas, experimentar con diferentes métodos, monitorear resultados y hacer ajustes continuos.
Esta incertidumbre y complejidad son las principales fuerzas impulsoras que obligan a las organizaciones a pasar de una gestión puramente basada en proyectos a un enfoque más estratégico.
Formular objetivos en un entorno empresarial complejo
Veamos cómo evoluciona el seguimiento de objetivos cuando nos movemos hacia entornos estratégicos menos definidos. Supongamos que hemos identificado baja satisfacción del cliente y necesitamos formular un objetivo para mejorarla.
En la gestión de proyectos, podríamos establecer un objetivo como:
- Mejorar la satisfacción del cliente en un 10%.
O un objetivo SMART:
- Mejorar la satisfacción del cliente en un 10% introduciendo nuevas técnicas de participación, para el final del trimestre.
Esto funciona bien cuando sabemos exactamente qué hacer, cuánto tiempo tomará y cuál es el resultado esperado.
En la planificación estratégica, sin embargo, el panorama es más complejo:
- Podríamos necesitar revisar las necesidades del cliente y actualizar el análisis de partes interesadas.
- Probablemente probaremos varios enfoques y monitorearemos cuáles son efectivos.
En la práctica:
- Estableceremos más hitos o puntos de control, posiblemente cada mes o trimestre.
- Probaremos hipótesis y recogeremos comentarios de nuestro equipo.
- El objetivo puede evolucionar para dirigirse a segmentos específicos de clientes. A medida que nuestros métodos y comprensión cambian con el tiempo, es difícil definir detalles fijos de antemano, por lo que los objetivos SMART no se ajustan bien en la planificación estratégica.
- El objetivo estará vinculado por datos y contexto a otras partes de la estrategia.
A este nivel, pasamos de lo conocido a lo desconocido.
El seguimiento de objetivos se convierte menos en marcar tareas y más en gestionar experimentos continuos.
Medición del desempeño más allá del seguimiento del progreso
En la gestión de proyectos, cuantificamos los objetivos principalmente para rastrear el grado de finalización del trabajo. En la planificación estratégica, la cuantificación se utiliza para hacer que los objetivos sean más específicos y no ambiguos.
Un objetivo vago como “aumentar la calidad” necesita estar respaldado por métricas de calidad específicas:
- Si nos centramos en la calidad desde la perspectiva del usuario final, podríamos rastrear indicadores como “Tiempo para solucionar problemas críticos” o “% de problemas recurrentes.”
- Si la calidad se considera en el contexto de las partes interesadas regulatorias, podríamos usar métricas como “Uso conforme de IA” o “Adherencia a los estándares de gestión de riesgos.”
Este cambio trae diferentes requisitos para la medición del desempeño:
- Consistencia de datos y trazabilidad. El seguimiento de objetivos va más allá de simples porcentajes de finalización. Los indicadores deben rastrearse a lo largo del tiempo, con acceso a datos históricos, no solo al último valor. Los cambios en los objetivos deben documentarse con contexto, y todas las actualizaciones deben ser trazables.
- Soporte para KPIs complejos. Esto incluye indicadores binarios (sí/no), métricas calculadas, índices ponderados, escalas basadas en rendimiento o indicadores de doble escala.
- Normalización de KPIs. Los objetivos a menudo implican una mezcla de indicadores con diferentes métodos de medición. Para combinarlos de manera significativa, utilizamos técnicas de normalización basadas en funciones de desempeño.
- Relaciones de causa y efecto. La causalidad es esencial en la planificación estratégica. Requiere rastrear indicadores de actuación e indicadores de resultado por separado para entender qué impulsa los resultados y qué los refleja.
- Gestión de riesgos integrada. A medida que crecen las demandas regulatorias, el seguimiento de riesgos se vuelve más avanzado. En lugar de evaluaciones de riesgo en tiempo fijo, monitoreamos la probabilidad e impacto del riesgo a lo largo del tiempo.
Las plataformas especializadas de planificación estratégica están bien equipadas con dicha funcionalidad. Por ejemplo, en BSC Designer, encontrará herramientas para asegurar la consistencia de los datos, automatizar diversos escenarios de cálculo de KPI, apoyar tanto indicadores de actuación como de resultado, y gestionar riesgos en cumplimiento con la norma ISO 31000.
Alineación con la estrategia general
Hasta ahora, hemos analizado la mecánica del seguimiento de objetivos. Pero, ¿qué hay de la visión más amplia?
En la gestión de proyectos, el contexto de los objetivos se limita típicamente a:
- Descomposición de objetivos, y
- Dependencias lineales
En la planificación estratégica, el contexto es más amplio. Incluye:
- Despliegue de estrategias de alto nivel en cuadros de mando, y
- Relevancia para funciones de apoyo, como análisis de partes interesadas, registros de riesgo, o evaluaciones de factores externos
Esto no cambia directamente cómo seguimos los objetivos, pero aumenta el número de insumos que necesitamos considerar.
Conclusiones: elegir el conjunto de herramientas adecuado
Las herramientas adecuadas para el seguimiento de objetivos dependen de su caso de uso:
- Para objetivos bien definidos con métodos de ejecución claros, use software de seguimiento de objetivos.
- Para objetivos en áreas complejas o exploratorias que implican pruebas de hipótesis, use herramientas de planificación estratégica como BSC Designer.
Como se discutió en nuestra presentación de bienvenida, no es una cuestión de uno u otro: en la práctica, ambos tipos de herramientas se complementan entre sí.
Use herramientas de seguimiento a nivel de proyecto para ejecutar tareas conocidas de manera eficiente, y herramientas estratégicas para explorar, validar y evolucionar objetivos a largo plazo en entornos complejos.
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Con formación en matemáticas aplicadas y tecnología de la información, aporta una fuerte perspectiva analítica y orientada a sistemas en la gestión de estrategia y desempeño. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias de 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha escrito más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del desempeño, así como el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.