Software de Gestión de Proyectos vs. Software de Cuadro de Mando Estratégico

Cuando hablamos con clientes potenciales, con frecuencia escuchamos comentarios como:

«Estoy buscando un software de Cuadro de Mando Integral donde yo pueda asignar una fecha de vencimiento a mi objetivo tarea, construir un diagrama de Gantt y agregar logros…»

Parece que hay cierta confusión entre las soluciones para la gestión de proyectos y los cuadros de mando estratégico. Uno no reemplaza al otro, y en este artículo, le mostraré cómo pueden complementarse entre sí.

Software de cuadro de mando estratégico versus software de gestión de proyectos

Los beneficios compartidos de la ejecución de la estrategia y el software de GP

Comencemos con lo que gestión de proyectos y cuadro de mando estratégico tienen en común:

  • Responsabilidad. En ambos casos, queremos saber quién es responsable de una determinada tarea u objetivo, ambos tipos de herramientas proporcionarán esta información.
  • La imagen visual gana. En ambos casos, si usted tiene una buena imagen visual de lo que está sucediendo (mapa estratégico o diagrama de Gantt), usted podrá tomar decisiones más fácilmente.
  • Transparencia. Una tendencia común es luchar con silos informativos, ambos tipos de software le proporcionarán la funcionalidad de colaboración requerida.
  • Protección de datos confidenciales. En algunos casos, es necesario limitar el acceso a ciertos datos, en este caso, la solución de ejecución estratégica o la GP normalmente le darán una forma de establecer los derechos de acceso. Por ejemplo, en BSC Designer usted puede establecer derechos de acceso específicos en el nivel de cuadro de mando y/o indicadores.

Ahora, ¿qué pasa con las diferencias? Demos un vistazo a las partes clave de ambos tipos de soluciones.

Diagrama de Gantt vs. Mapa estratégico

El diagrama de Gantt es imprescindible para cualquier software de gestión de proyectos, pero usted rara vez lo encontrará en las herramientas de ejecución de estrategias. La razón es que, en contraste con un proyecto, una estrategia nunca es un plan fijo. La estrategia es una hipótesis educada (aquí hay algunos detalles sobre el método científico) y una herramienta probada en el tiempo, en el caso de la estrategia es un mapa estratégico.

Pero todavía tienen una cosa importante en común:

  • En el diagrama de Gantt, los elementos que forman un cronograma del proyecto están vinculados entre sí para ilustrar las dependencias entre las actividades
  • En el mapa estratégico, hay dependencias similares, que ilustran la lógica de causa y efecto entre objetivos de negocios

Fechas de vencimiento vs KPIs

Las fechas de vencimiento son las métricas clave para la gestión del proyecto.

  • Cuando una hoja de ruta para la ejecución es lo suficientemente simple, podemos planificar en consecuencia: invertir $ X y convertirse en experto en Y días para obtener los resultados deseados.
  • Cuando la hoja de ruta tiene muchas curvas e incertidumbres, tenemos que usar más métricas (Indicadores clave de rendimiento) para asegurarnos de que estamos en el camino correcto.

Algunos indicadores del mapa estratégico serán impulsados por las métricas del sistema de gestión de proyectos.

Logros vs Objetivos

Los logros en el paradigma de gestión de proyectos nos dan una idea clara de en qué parte se compara nuestro proyecto con el plan aprobado previamente. En el caso de la ejecución de la estrategia, utilizamos una herramienta similar – valores objetivo para los indicadores de rendimiento.

Tareas vs. Iniciativas

En las herramientas del cuadro de mando estratégico, el término «iniciativa» se utiliza para describir planes de acción para el objetivo de negocio respectivo. Los detalles de ese plan de acción se pueden formalizar fácilmente en el software de gestión de proyectos.

¿Qué tiene de especial el software de cuadro de mando estratégico?

Esta debería ser una plataforma para las discusiones sobre la estrategia, debería darle a su equipo una visión general de lo que está sucediendo en su organización, por qué y cómo, lo que están haciendo está alineado con los grandes objetivos de la compañía. Le ayudará a concentrarse en las cosas que más importan.

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¿Qué tiene de especial el software de gestión de proyectos?

Es el mejor en el nivel operativo. La gestión diaria del equipo podría ser una pesadilla sin un software que realice un seguimiento de los pasos del proyecto. Un software de gestión de proyectos ofrece una forma más explícita de gestionar recursos que un software de ejecución estratégica.

Por ejemplo, las 4 perspectivas estándar del Cuadro de Mando Integral no incluyen una perspectiva de «Recursos». El tema de los recursos normalmente se explica en la documentación de respaldo o en las iniciativas presupuestarias alineadas con los objetivos de negocios (eso es lo que usted encontrará en BSC Designer).

¿Podemos usar solo GP o software de ejecución estratégica?

Según mi experiencia, es una buena idea dividir los roles entre las herramientas. En realidad, la elección de la herramienta debería ser su segunda prioridad, la primera es construir el sistema que planea automatizar con el software.

Si usted tiene una definición de estrategia, una descripción y un sistema de ejecución adecuados en su mente (y en la mente de los miembros de su equipo), puede elegir cualquier herramienta de software, o incluso comenzar con solo lápiz y papel. Cualquiera sea su elección, estoy seguro de que nuestro BSC Designer estará en su lista corta.

Siéntase libre de compartir su opinión en el bloque de comentarios.

Traducido por Armando Garzón Peña

Sobre nosotros

Experto en CMIs | Orador | Autor

BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.

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