Aprenda a dar seguimiento y mejorar la efectividad de la gestión de proyectos con KPIs. Utilice las métricas de rendimiento para mostrar el valor del proyecto a las partes interesadas.
- «Proyectos» e «Iniciativas» – ¿cuál es la diferencia?
- Gestión de proyectos: ¿por qué medir, y quiénes son los interesados?
- KPIs para la gestión de proyectos: Alcance, Costo, Tiempo, Riesgo, Calidad, Recursos
Proyecto vs. Iniciativa: La Posición de los Proyectos en la Planificación Estratégica
¿Cuál es el papel de los proyectos en la planificación estratégica? Antes, hablamos sobre diferentes niveles de abstracción en la planificación estratégica.
Comenzamos con el nivel más alto (misión, visión, valores fundamentales), luego pasamos al nivel de prioridades estratégicas, objetivos comerciales, métricas de rendimiento y, finalmente, al nivel de acción (Nivel 5 en el diagrama).
En la planificación estratégica, los elementos de acción normalmente se denominan «iniciativas». ¿Por qué no los llamamos «proyectos»?
¿Cuál es la diferencia entre una iniciativa y un proyecto?
- Una definición de iniciativa que podemos encontrar en los diccionarios es la novedad o la dificultad de una actividad.
- En contraste, el término proyecto se explica como un método elaborado por anticipado o algún trabajo planificado con una fecha límite.
Me gusta usar un viaje como analogía para explicar la diferencia:
- Cuando una familia planea su primer viaje en automóvil de París a Barcelona, suena más como una iniciativa. Los matices de la carretera no son bien conocidos, las tarifas de la carretera son aproximadas, y encontrar un buen restaurante en el camino es cuestión de suerte.
- Ahora, imagine una situación diferente, un camionero que cubre la misma ruta. El tiempo, las tarifas de la carretera, el combustible y los costos de alojamiento se calculan con alta precisión. Para el centro logístico, a cargo de este camión, este es un pequeño proyecto.
¿Cuáles son los atributos de un proyecto? Tomemos un triángulo de gestión de proyectos clásico:
- Presupuesto
- Cronograma
- Alcance
¿Qué pasa con una iniciativa? ¡Esta puede tener exactamente los mismos atributos! Por ejemplo, aquí hay un cuadro de diálogo de iniciativa del software de planificación estratégica, se parece mucho a lo que tenemos en una herramienta de gestión de proyectos.
KPIs de Gestión de Proyectos.Con una iniciativa, estamos en una fase de prueba. Y para probar, necesitamos presupuesto y tiempo.
¿Qué necesita una organización? ¿Una iniciativa o un proyecto? Si bien, en la planificación estratégica hablaremos principalmente sobre las iniciativas, esas iniciativas deben ejecutarse de alguna manera. Ahí es donde necesitamos los proyectos.
Necesitamos de ambos: ¡iniciativas y proyectos!
En el contexto de la automatización del software, también existe una diferencia. El software de gestión de proyectos viene con diagramas de Gantt y planificación de recursos pesados, mientras que el software de ejecución de estrategias se enfoca en mapas estratégicos y KPIs.
Por qué Medir la Gestión de Proyectos
En el sistema KPI, acordamos que antes de medir las cosas, es importante comprender el contexto de medición:
- ¿Por qué queremos medir la gestión de proyectos?
Aquí hay algunas razones típicas:
- Para mejorar la eficiencia y eficacia
- Para mejorar los procesos existentes y su rendimiento
- Para mejorar el estilo de gestión, comunicaciones, infraestructura
- Para demostrar el valor del proyecto a las partes interesadas
Todas estas respuestas se ajustan bien a la idea del análisis de brechas aplicado a la gestión de proyectos.
Las Partes Interesadas de la Gestión de Proyectos
Otra pregunta que un sistema KPI sugiere que se haga es:
- ¿Cuáles son las partes interesadas de la gestión de proyectos?
La lista de partes interesadas ciertamente incluirá:
- Al gerente del proyecto
- Al equipo que trabaja en el proyecto
- Al patrocinador del proyecto
- A los clientes externos e internos
- A los reguladores externos y al equipo de cumplimiento interno
- Al equipo de garantía de calidad
La lista de partes interesadas nos ayudará a enfocarnos en los esfuerzos de medición del desempeño.
Algunas partes interesadas querrán conocer los KPIs para medir el éxito del proyecto, mientras que otras partes interesadas querrán medir el éxito de la gestión del proyecto.
KPIs para Gestión de Proyectos
Ahora, tenemos la lista de partes interesadas y sabemos qué respuesta nos interesa. Definamos algunos KPIs (Indicadores clave de rendimiento) para la gestión de proyectos.
Podemos agrupar los KPIs en torno a uno de los modelos de gestión de proyectos:
- El modelo clásico de triángulo: Alcance, Costo, Tiempo, Calidad
O el modelo evolucionado de acuerdo con los estándares PMBOK:
- Alcance, Costo, Tiempo + Riesgo, Calidad, Recursos
KPIs de Gestión de Proyectos.Alcance
El concepto del alcance en la gestión de proyectos se enfoca principalmente en los requisitos para el producto futuro según las necesidades de las partes interesadas.
Uno de los criterios más importantes de los requisitos es:
- La no ambigüedad de los requisitos, %
¿Cómo cuantificar la no ambigüedad?
Podríamos pedirles a varios expertos que lean los requisitos y cuenten las declaraciones calificadas como ambiguas. Un enfoque menos formal y aún efectivo es cuantificar este KPI con una popular:
KPIs de Gestión de Proyectos.Alineación de Estrategia/Proyecto
Otra cosa a considerar en el contexto de los requisitos es la existencia de una alineación entre la estrategia de la organización y sus proyectos.
- Si estamos trabajando con proyectos internos, tener un buen mapa estratégico es una excelente manera de explicar al equipo, el contexto empresarial (restricciones y prioridades) del proyecto.
¿Por qué es importante el contexto empresarial? Para responder a esta pregunta, piense en la diferencia entre:
- Hacer las cosas bien y
- Hacer lo correcto
«Hacer las cosas bien» es de lo que se trata la gestión de proyectos. Los mejores gerentes pueden hacer que todo el proyecto sea realmente eficiente, pero ¿dirigirá a la organización hacia los objetivos deseados?
El KPI, en este caso, se puede formular como:
- Estrategia/alineación del proyecto, %
La mejor manera de lograr esta alineación es comenzar con la estrategia y construir nuevas iniciativas y proyectos en torno a sus objetivos.
Costo
Las métricas de costo suelen ser fáciles de encontrar. Los KPIs clásicos en este caso son:
- Presupuesto planificado
- Presupuesto real
- Variación presupuestaria – la diferencia entre los presupuestos planificados y los reales
Si usted está utilizando BSC Designer para la planificación estratégica, usted encontrará estas propiedades para las iniciativas, así como el árbol de KPI:
BSC Designer para acceso inmediato a 31 plantillas de CMI y KPI. Los derivados financieros de la gestión exitosa de proyectos:
- Ahorro de costos
- Reducción de costos
- ROI: Retorno de la Inversión
- Equivalente en dólares del valor creado – la estimación del valor creado por el proyecto
Tiempo
Las métricas clásicas para la gestión de proyectos son:
- Tiempo de Ciclo
- Variación de programación, % (horas planificadas frente a horas reales)
- Finalización a tiempo, %
- Logros perdidos, %
Si bien estas métricas son fáciles de calcular con el software de gestión de proyectos, debemos tener cuidado al interpretar sus resultados.
KPIs de Gestión de Proyectos.Hacer Análisis de Causa Raíz
¿Se incumplió un plazo debido a la mala gestión, o porque los requisitos cambiaron inesperadamente, o el alcance del proyecto necesita ser revisado debido a algunos nuevos aportes?
Conozca sus Evaluaciones Comparativas
¿Qué significa que su equipo perdió el 15% de los logros este mes? ¿Es algo típico para ellos?
¿Cómo se compara esta tasa con el mes anterior o con otro equipo? Los datos solo tienen sentido en un contexto determinado, así que asegúrese de comprender este contexto antes de sacar conclusiones.
¿Qué Comportamiento Provocan los KPIs?
Piénselo dos veces antes de vincular los KPIs de gestión de proyectos con el cálculo de recompensas. La finalización 100% a tiempo suena muy bien en el papel, pero no debe haber compensaciones vinculadas a la calidad de la entrega final. Malos KPIs son aquellos que hacen que su equipo piense en cómo manipular el sistema en lugar de mejorar el producto.
Riesgo
Antes, discutimos el concepto de riesgo e indicadores clave de riesgo. Una de las ideas expresadas en ese artículo fue que los KRIs (Indicadores clave de riesgo) no son tan diferentes de los KPIs (Indicadores clave de rendimiento).
Por ejemplo, si queremos mitigar el riesgo de tener requisitos ambiguos, haríamos seguimiento a la No ambigüedad de los requisitos, % KPI (o KRI, si lo desea).
En otras palabras, un KPI puede rastrear cualquier riesgo con un plan de mitigación de riesgos.
Otra idea importante es que la gestión de riesgos en sí misma se puede rastrear con KPIs:
- Número de riesgos identificados
- % de riesgos identificados con un plan de mitigación
- Número de riesgos ocurridos sin plan de mitigación
- Riesgos recurrentes, %
- Costos de gestión de riesgos, $
KPIs de Gestión de Proyectos.Calidad
¿Cómo podemos estimar la calidad de la gestión de proyectos? Depende de qué aspecto de la calidad nos interese. Como se discutió en el artículo KPIs de calidad, la calidad se percibe de manera diferente por diferentes partes interesadas.
Calidad de Liderazgo
Podemos comenzar con:
- Calidad de gestión (consulte algunas ideas sobre cómo cuantificarla)
- Calidad de liderazgo
- Calidad de las comunicaciones, % (consulte el artículo complejidad para obtener algunas ideas)
Calidad de los Resultados
Entonces podemos ver la calidad de los resultados generados:
- % de reelaboración o
- Número de devoluciones
Un alto porcentaje de reelaboración puede indicar un problema con los requisitos del proyecto, una estimación inicial inapropiada o una planificación insuficiente.
Las métricas de calidad más generales incluyen:
- Satisfacción del cliente interno, %
- Satisfacción del cliente externo, %
El concepto de calidad incluye la calidad de los artefactos internos creados como resultado del proyecto. Por ejemplo, si usted necesita un diseñador gráfico para su proyecto, entonces los materiales finales deben entregarse de acuerdo con ciertos estándares internos, utilizando plantillas específicas y mejores prácticas. El KPI, en este caso, es:
- Cumplimiento de normas internas, %
Derivados de Calidad
¿Qué pasa con las innovaciones?
Un buen efecto secundario de una gestión de proyectos bien organizada pueden ser las ideas para un canal de innovación. El indicador a seguir es:
- Número de ideas de innovación calificadas generadas
Al observar el aspecto de calidad de cualquier proyecto, también debemos tener en cuenta los aspectos de sostenibilidad.
No solo la sostenibilidad ambiental clásica sino también los pilares sociales y económicos. Consulte el cuadro de mando de sostenibilidad para ver algunos KPIs específicos como:
- % de materiales reciclados utilizados
- Seguridad en el lugar de trabajo, %
Recursos
En el contexto de la gestión de proyectos, unos KPIs iniciales para los recursos son:
- Tiempo productivo o tiempo dedicado a actividades facturables, %
- Recursos planificados vs. recursos usados
Básicamente, queremos saber si su equipo pasa más tiempo en reuniones internas o haciendo su trabajo.
Si su proyecto implica un abastecimiento complejo, logística y relaciones de gestión con varios proveedores, consulte el cuadro de mando de adquisiciones para obtener más KPIs.
Gestión del Talento
Finalmente, su “capital” principal es su equipo:
- Comience con la métrica básica Rotación de RH. Tome más ideas del Cuadro de Mando de RH.
- Utilice la métrica básica de capacitación y tutoría. Si usted se toma en serio el desarrollo de las habilidades de su equipo, cree un cuadro de mando de capacitación completo utilizando el modelo de Kirkpatrick.
Una Palabra Final
Después de unos minutos de búsqueda en Internet, usted puede tener una larga lista de KPIs para la gestión de proyectos.
Es una buena idea mencionar algunas de las mejores prácticas sobre la preselección de esos KPIs:
- Comience con un contexto del negocio, un buen mapa estratégico será realmente útil
- Defina los KPIs correctamente – consulte la plantilla en este artículo
- Comprenda la diferencia entre indicadores de actuación y de resultado, así como la diferencia entre los factores de éxito y los criterios de éxito
- Mantenga la lista corta – un par de indicadores de actuación y de resultado para cada objetivo funcionará mucho mejor que una lista de más de 100 métricas
¿Qué sigue?
- Plantillas de CMI. Regístrese con un plan gratuito de BSC Designer y tenga acceso inmediato a 31 plantillas de cuadro de mando, incluyendo el KPIs de Gestión de Proyectos discutido en este artículo.
- Domine habilidades. Aprenda a desglosar objetivos ambiguos como "mejorar la calidad" y "aumentar la resiliencia" en estrategias específicas.
- Automatice. Aprenda qué es el software de Cuadro de Mando Integral y cómo puede facilitarle la vida al automatizar la ejecución de la estrategia, los KPIs y los mapas estratégicos.
Más ejemplos del Cuadro de Mando Integral
BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.