Marco de OKR: 2 trucos imprescindibles

OKR es una excelente herramienta para establecer objetivos tangibles y evaluar los resultados alcanzados.

El marco de objetivos y resultados clave (OKR) se está volviendo popular en estos días. Ha sido adoptado por Intel, Google, LinkedIn y otros. Es liviano, transparente y se supone que es menos sesgado. Los resultados clave hacen que los objetivos sean cuantificables y más tangibles.

Fuente: Plantilla de OKR y ejemplos.

Aquí están los temas clave de este artículo:

• Qué es un sistema OKR típico
• Autoevaluación de empleados con OKR
• ¿Por qué OKR?
• Mejorando OKR – No solo «resultados» clave, cómo considerar los factores principales
• Mejorando OKR – Vinculación de objetivos con una estrategia
• OKR vs. CMI– la diferencia entre los marcos OKR y Cuadro de Mando Integral
• Lista de comprobación de OKR

Historial de OKR

La idea de administrar una empresa centrándose en objetivos tangibles no es nueva:

• En 1954, Peter Drucker en «The Practice of Management» introdujo Gestión por Objetivos (MBO) ¹.
• En la década de 1970, Intel estaba explorando las prácticas de OKR ². Fue entonces cuando John Doerr bajo el liderazgo de Andy Grove estuvo trabajando con OKR.
• Más tarde, John Doerr presentó OKR al equipo de liderazgo de Google ³.

Hoy en día, la lista de compañías que usan OKR incluye ⁴ Amazon, Intel , Google, LinkedIn, Oracle, Salesforce.com. Pero obviamente, es difícil decir si la palabra de moda significa lo mismo en diferentes organizaciones.

¿Qué es un sistema OKR típico?

El marco de OKR es bastante flexible. No hay un «manifiesto» oficial para OKR y se recomienda que las empresas lo adapten de acuerdo a su cultura. Aun así, hay algunas características compartidas.

• Punto de partida: OKR es un marco para establecer objetivos y medir los resultados
• Mayor beneficio: el marco de OKR ayuda a comunicar y priorizar los objetivos
• Los objetivos son objetivos cualitativos (sueños)
• Los resultados clave son resultados cuantitativos (métricas)
• Normalmente hay de 3 a 4 objetivos y de 3 a 5 resultados para cada uno
• El sistema de OKR tiene unos plazos (normalmente se reportan trimestralmente)
• Los OKR se manejan a nivel personal, de equipo y de empresa
• Los OKR deben ser públicos dentro de una organización
• El sistema de OKR no está vinculado a la revisión de rendimiento directo (al menos OKR no es la única parte)

Proceso de OKR

El proceso de OKR es relativamente liviano. Si bien la implementación final varía de una organización a otra, hay 4 pasos que pueden ser definidos.

Autoevaluación de empleados con OKR

¿Podemos usar OKR para evaluar a los empleados? La respuesta es sí y no.»

• No, la gerencia no debe usar OKR para evaluar a los empleados
• Sí, los empleados pueden usar OKR para realizar autoevaluaciones

¿Qué sucede si la administración aún quiere usar OKR para la evaluación del desempeño? Aquí hay algunos escenarios posibles.

Escenario	Expectativas	Realidad
(A) Los gerentes vinculan OKR con los planes de compensación	La compañía sabrá quién contribuyó más y compensará en consecuencia.	Los empleados encontrarán una manera de jugar con el sistema. Tanto la parte de «objetivos» como la de «resultados» pronto será violada, por ejemplo, al enfocarse en objetivos fáciles de alcanzar mediante metas sin sentido.
(B) Los gerentes hacen evaluaciones de desempeño utilizando los resultados de OKR	Ayuda a los empleados a hacer mejor su trabajo.	Dependiendo de la implementación: si es otra forma de incentivo no monetario (por ejemplo, recompensa de reputación), entonces prepárese para el escenario (A).
(C) Se alienta a los empleados a realizar autoevaluaciones con OKR	Los empleados aprenderán de su progreso sin temor a posibles sanciones.	Funciona muy bien para los equipos autoevaluados que practican OKR. Asegúrese de preparar una base cultural adecuada antes de probar este escenario.

Como usted puede ver, la autoevaluación es el escenario más seguro ya que estamos reemplazando las recompensas monetarias y de reputación por recompensas intrínsecas. De acuerdo con Kenneth Thomas⁵, hay cuatro recompensas intrínsecas:

• Sentido de importancia. En nuestro caso, es proporcionado por una bien formulada declaración de misión en el cuadro de mando integral.
• Sentido de elección. La mayoría de los objetivos en el OKR son producto de discusión y son sugeridos por los empleados.
• Sentido de competencia. Los «resultados clave» correctamente seleccionados son el indicador de la alta calidad del trabajo realizado.
• Sentido de progreso. Es percibido por el empleado como el cambio en los valores de las métricas de actuación y los resultados clave.

¿Cómo implementar la autoevaluación en el marco OKR?

• En realidad, ya está ahí. Mire nuevamente el proceso de OKR (específicamente en la parte de revisión).

Aquí tiene un Formulario de autoevaluación de empleados para el marco OKR.

Paso	Descripción	TODO
1. Evaluación básica	Calcule la puntuación final de OKR.	Verifique los resultados clave (indicadores de resultado) en el software de automatización. Los usuarios de BSC Designer pueden ver los puntajes de desempeño para las perspectivas, objetivos e indicadores:
2. Análisis de causa raíz	¿Por qué se perdieron algunos OKR? Por ejemplo, el objetivo depende de otro objetivo, el objetivo ya no es relevante, otros objetivos tienen mayor prioridad o se necesitan algunas habilidades/conocimientos.	Resultados del análisis: 1) 2) 3) 4) Los usuarios de BSC Designer pueden agregar los resultados del análisis de causa raíz a las iniciativas.
3. Plan de acción	Teniendo en cuenta los resultados del análisis de causa raíz, ¿qué puedo hacer mejor para el próximo período?	Nuevo Plan: Objetivos Métricas de actuación y de resultado Iniciativas Los usuarios de BSC Designer pueden agregar nuevos objetivos e iniciativas directamente a través de su mapa estratégico.

¿Por qué OKR?

El marco de OKR no tiene que ver únicamente con tener una lista de cosas para hacer sino que nos ayuda a resolver algunos problemas típicos de gestión. Estos son algunos de los beneficios comunes de usar el marco de OKR:

• Comprender las prioridades. Conocer (y comunicar) lo que es importante y lo que no
• Enfocar los esfuerzos. Es por eso que limitamos el número de objetivos a 3 o 4
• Alinear las acciones con lo que es importante para los demás (es por eso que los OKR son públicos dentro de la empresa)
• Imparcial Vista imparcial de los resultados logrados (es por eso que no se recomienda conectar un sistema OKR directamente con las evaluaciones de rendimiento)

Fuente: Plantilla de OKR y ejemplos.

Riesgos potenciales de OKR o cómo hacer un mejor OKR

Los riesgos obvios están asociados con hacer OKR «de la manera incorrecta»:

• Tener demasiados objetivos (no estar enfocados en lo que es importante)
• Vinculación agresiva del sistema OKR con la evaluación de rendimiento o el plan de incentivos (con mediciones sesgadas como resultado)
• Construir silos informativos y mantener el OKR privado (no se puede alinear con los objetivos de los demás)

También hay riesgos menos obvios que sugiero discutir a continuación junto con posibles formas de mejorar.

Truco 1. No solo «resultados» clave, cómo considerar los factores principales

Los «resultados clave» son rezagados por definición, ellos ayudan a validar el logro, pero no a cuantificar los factores de éxito. Se podría argumentar que, en el contexto del objetivo, el resultado clave también podría ser un factor principal. Eso es correcto, y es importante tenerlo en cuenta cuando se debaten los resultados clave y más tarde se hace la revisión.

• Para darnos una idea completa de por qué el objetivo fue un éxito/fracaso, necesitamos tener ambos, tanto factores principales como resultados rezagados.

Eche un vistazo al objetivo del ejemplo anterior «crear una página web de aterrizaje perfecta». Uno de los resultados clave fue «Tasa ajustada de rebote <=30%». Ese es un resultado esperado, pero ¿cómo se supone que debemos llegar allá? La tasa de rebote para el sitio web depende de muchos factores como por ejemplo la calidad de contenido; un contenido debe tener impacto en el público, por lo que en este caso es una buena idea emparejar el resultado clave «Tasa ajustada de rebote <=30%» con los factores principales:

• Factor principal: analizar el comportamiento del visitante en el sitio web; encuentre 5 temas que sean de mayor interés para los visitantes;
• Factor de rezago: reescriba el contenido con información sobre el comportamiento de los visitantes

Fuente: Plantilla de OKR y ejemplos.

El OKR final podría verse como este:

Objetivo: crear una página web de aterrizaje perfecta. Donde «perfecta» significa:

• Resultado clave 1 (Principal) Encuentre 5 temas que sean de mayor interés para los visitantes; reescribir el contenido usando comentarios;
• Resultado clave 2 (retraso): tasa de rebote ajustada <=30%

Truco 2. Vinculación de objetivos con una estrategia

Durante el paso de discusión, se suponía que los equipos debían poner su mejor esfuerzo en alcanzar objetivos que coincidieran con la estrategia de la compañía. Si bien el desafío de la alineación entre los objetivos y la estrategia es claro, el marco de OKR no sugiere ninguna forma explícita de abordar este desafío.

Un buen enfoque en este caso sería vincular los objetivos del sistema OKR con los objetivos del cuadro de mando de la estrategia, como por ejemplo K&N Cuadro de Mando Integral.

• Un mapa de estrategia en este caso funcionará como un filtro de primer nivel para posibles ideas.

El vínculo entre OKR y el cuadro de mando de la estrategia puede ser conceptual («¡este objetivo respalda esa meta estratégica!») O podría ser un enlace duro por los OKRs de varios niveles (por ejemplo, OKR en cascada).

En ambos casos, el uso del software de automatización ayuda. Por ejemplo, BSC Designer puede visualizar los objetivos estratégicos de una empresa en un mapa de estrategia, vincular el rendimiento de la meta con los resultados clave específicos, y hacer organización en cascada de OKR si fuera necesario.

¿Cómo organizar OKR en cascada?

En muchos ejemplos de OKR, los resultados son binarios. Algo así como «Función ABC añadida» con puntajes posibles «sí» o «no». Eso funciona bien a pequeña escala, pero no sería un enfoque eficaz para algunos desafíos a largo plazo.

Por ejemplo, agregar nuevas características en el software no tiene que ver solo con programar de acuerdo con los nuevos requisitos, se trata de analizar el comportamiento del usuario, entender cómo se pueden hacer las cosas más fáciles, probar algunas hipótesis, etc.

En este caso, yo sugeriría apoyar el resultado de «función ABC añadida» con sub-resultados más específicos, como «análisis de pruebas A/b», «requisitos no ambiguos escritos», «pruebas unitarias agregadas».

• Este enfoque proporcionará a un propietario de OKR un plan de acción mucho mejor.
• Otros miembros del equipo tendrán una mejor idea de dónde pueden contribuir.

Esa es una forma sencilla de organizar OKR en cascada de forma natural, especialmente cuando se utiliza software de automatización.

OKR en los negocios que cambian rápidamente – Ejemplo del ritmo de Spotify

¿OKR agrega valor en el caso de un entorno empresarial que cambia rápidamente, o simplemente ralentiza el negocio?

Tomemos el caso de Spotify como ejemplo. Ellos probaron el marco OKR y descubrieron que pasaban más tiempo haciendo trabajo en OKR que haciendo que los negocios funcionaran.

OKR no fue realmente efectivo para ellos. ¿Cómo llegaron a esa conclusión? Ellos observaron el OKR en acción y analizaron algunos hallazgos importantes:

• [Contexto] Sus objetivos de nivel superior estaban cambiando rápidamente (algo natural para el área de negocios emergentes)
• [Esfuerzos vs. Valor] Ajustar los OKR a nivel individual consumía mucho tiempo, y al mismo tiempo, los mejores logros a nivel individual no fueron el resultado de la alineación con los OKR de nivel superior

¿Cuál fue la alternativa? En su nuevo enfoque del Ritmo de Spotify, ellos comenzaron a «enfocarse en el por qué» en lugar de «enfocarse en el cómo».

• En lugar de decirle a la gente qué hacer, ellos explican las principales prioridades que tienen (las apuestas de la compañía) y esperan que su equipo encuentre la mejor manera de hacer las cosas.

Para mí, esto resuena mucho con una famosa cita de Steve Jobs: «No tiene sentido contratar personas inteligentes y decirles qué hacer; contratamos personas inteligentes, para que puedan decirnos qué hacer».

Lecciones aprendidas:

• Compare los esfuerzos invertidos en mantener el marco versus el valor creado por el marco.
• Encuentre el marco que logra repercusión con la naturaleza de su negocio, así como con su estilo de gestión.

Herramientas de automatización para OKR

Aquí hay una hoja de ruta que yo recomiendo para la implementación de una herramienta de automatización OKR:

• Comience con un sistema de calificación simple que no requiera herramientas de automatización
• Asegúrese de que los OKR sean aceptados emocional y prácticamente
• Asegúrese de que los OKR sean públicos dentro de la organización
• Cuando el proceso de OKR está bien definido, considere el uso de un software especializado

El software BSC Designer es una opción interesante en este caso, ya que históricamente es sólida en la gestión de las métricas de rendimiento y la construcción de mapas de estrategias. El marco de OKR puede ser automatizado con un soporte nativo para las métricas principales/retardadas (resultados clave), crear un mapa de los objetivos y vincular el OKR con los cuadros de mando de la estrategia.

¿Cuál es la diferencia entre los marcos OKR y Cuadro de Mando Integral?

A primera vista, pueden parecer similares ya que ambos marcos abordan objetivos de negocios, pero en realidad, el área de aplicación de estas herramientas es bastante diferente.

Para dar una respuesta detallada a esta pregunta, debemos mirar el proceso de planificación estratégica. Analicemos cinco pasos del proceso de planificación estratégica desde el punto de vista de la aplicabilidad del marco OKR.

Paso 1. Definición de misión, visión, valores – Sin aplicación de OKR

El marco de Cuadro de Mando Integral ayuda a mapear la misión, la visión y los valores.

• El marco OKR no es aplicable aquí.

Paso 2. Formulación de la Estrategia – Uso de los resultados trimestrales de OKR

Para el paso de formulación de la estrategia (paso 2 de la planificación estratégica), necesitamos presentar la hipótesis que describiremos más adelante (paso 3 de la planificación estratégica) y probar durante la ejecución de la estrategia (paso 5).

Hay muchos marcos que podrían ayudarnos con esto, como Cuadro de mando integral, DAFO, 7-S, Tres Horizontes, VRIO.

¿Qué pasa con OKR?

OKR no está diseñado específicamente para formular objetivos estratégicos.

Las preguntas del paso de discusión del proceso de OKR («¿Qué es importante? ¿Cuál es nuestra estrategia? ¿En dónde estamos ahora? ¿A dónde queremos ir? ¿Cómo podemos llegar allí?») ciertamente ayudan a empezar. Pero esto está muy lejos del análisis completo.

Aun así, el marco OKR puede contribuir mucho al paso de formulación de la estrategia. Para lograr esto, necesitamos usar los resultados de las revisiones periódicas (paso 4 del proceso OKR). El análisis de los OKR exitosos y fallidos ayuda a crear una mejor estrategia.

• Los resultados de las revisiones regulares de OKR son valiosos para la próxima sesión de revisión de la estrategia.

Paso 3. Descripción de la Estrategia – Use OKR para Niveles Inferiores

Todas las ideas generadas por diferentes marcos de negocios deben articularse de alguna manera. Dependiendo del nivel de abstracción, podemos capturar algunos detalles del marco OKR o CMI.

• Para una estrategia de alto nivel, el mapa estratégico del Cuadro de Mando Integral es una excelente elección
• Para los niveles más bajos (orientados a la acción), el marco OKR podría ayudar a mapear las ideas (ver a continuación la aplicación de OKR en cascada)

Paso 4. Cascada y Alineamiento – Área de Aplicación OKR

En este paso, debemos convertir los objetivos estratégicos de nivel superior en algo más específico, algo en lo que cada empleado pueda contribuir.

• Una opción es un Cuadro de Mando Integral en cascada (por ejemplo, crear un mapa estratégico local que se conectaría con un mapa estratégico de nivel superior)
• Otra opción, más ágil y ligera, es utilizar el marco OKR

Los objetivos en cascada del mapa estratégico y sus indicadores se convertirán respectivamente en «Objetivos» y «Resultados Clave» del marco OKR.

Paso 5. Ejecución – Área de Aplicación OKR

Al igual que en el paso anterior, tenemos una amplia gama de herramientas para usar. Podemos describir nuestro enfoque de ejecución a través de iniciativas en el mapa estratégico, o formularlo como un plan de acción apoyado por los OKRs como se demostró en este artículo.

OKR vs. CMI: ¿Qué Marco es Mejor?

Como se demostró anteriormente, la respuesta a esta pregunta depende de dónde planea usted aplicar el marco:

• El Cuadro de Mando Integral es bueno para la planificación estratégica de alto nivel (pasos 1-5 del proceso de planificación estratégica). Proporcionará una base sólida para futuras discusiones sobre la estrategia.
• El marco OKR es una herramienta ligera que ayuda a enfocarse en objetivos específicos y su ejecución (pasos 4 y 5 del proceso de planificación estratégica).

¿Cómo se conectan OKR y CMI?

Dos marcos están conectados por los objetivos y por los indicadores.

• ¿De dónde vienen los objetivos de los OKR? Idealmente, a partir de una estrategia bien pensada (que se describió en el mapa estratégico del Cuadro de Mando Integral).
• ¿De dónde provienen los «resultados clave» de los OKR? Idealmente, se derivan de los indicadores de desempeño definidos para los objetivos estratégicos en el mapa estratégico.

Cuando usamos OKR para ejecutar la estrategia (paso 5), las observaciones de las revisiones regulares de OKR serán las entradas para el siguiente ciclo de revisión de la estrategia (paso 2).

Lista de comprobación de OKR

Finalmente, aquí hay una lista de verificación para el marco de OKR. Aquí usted también encontrará una versión en vivo automatizada con el software BSC Designer.

Conclusiones

El marco de OKR no es solo otra forma de cuantificar los objetivos tal como se podría apreciar a primera vista:

• Facilita la discusión y la comunicación de los objetivos y ayuda a mantener a los equipos enfocados en lo que es importante;
• Los mejores OKR están alineados con la estrategia de una compañía; ellos consideran tanto los resultados esperados como los factores principales.

Más ejemplos del Cuadro de Mando Integral

Traducido por Armando Garzón Peña

Tabla comparativa de marcos de planificación estratégica