El marco de OKR, idealizado como una herramienta ligera de establecimiento de objetivos para el seguimiento de los objetivos más ambiciosos, está abriéndose camino para convertirse en una herramienta de planificación estratégica de propósito general.
OKRs - Example. Contenido:
El papel de los OKR en la planificación estratégica
Inicialmente, los OKR eran un marco de establecimiento de objetivos con un enfoque en criterios de descomposición bastante vagos: objetivos ambiciosos/inspiradores respaldados por unos pocos Resultados Clave tangibles. Hoy en día, su simplicidad ha llevado a las organizaciones1 a implementarlo para la planificación y ejecución de la estrategia general, creando competencia para el Cuadro de mando integral y Hoshin Kanri.
Dicho esto, la cuestión práctica es qué papel debería desempeñar cada uno en la ejecución de la estrategia.
En nuestro diagrama del ecosistema para marcos de planificación estratégica, situamos los OKR en el segmento de Ejecución de la estrategia junto con el Cuadro de mando integral y Hoshin Kanri. En cuanto a su método de descomposición, se centra principalmente en la lógica de causa y efecto, como conectar objetivos con resultados clave y vincular OKR de distintos niveles.
En los OKR, encontramos los bloques de construcción necesarios para la descripción y ejecución de la estrategia:
- Definición de los objetivos
- Cuantificación de los objetivos con Resultados Clave
- Definición de riesgos y planes de acción para los objetivos
- Alineación entre objetivos y estrategias funcionales
Al integrar los OKR con herramientas de definición de la estrategia y, quizá, con cierto cambio de marca interno, el marco puede adaptarse fácilmente para su uso como una solución principal de planificación estratégica.
OKR – Prácticas recomendadas
Comencemos describiendo algunas prácticas recomendadas para la implementación práctica de los OKR:
- Realice un seguimiento de los resultados, no solo de las entregas.2 Mire más allá de los resultados inmediatos de la actividad para llegar a los resultados que tienen un impacto en el desempeño.
- Omita los OKR individuales, especialmente para las empresas pequeñas.3 Los OKR están pensados para centrarse en decisiones de alto nivel, no para crear una lista de cosas por hacer.
- No vincule el sistema de recompensas a los OKR. Los empleados encontrarán una manera de manipular el sistema. En su lugar, utilice los OKR para la autoevaluación, sustituyendo las recompensas monetarias por recompensas intrínsecas.4
- Apunte a una tasa de éxito del 70% para los resultados clave.5 Este criterio garantiza que los objetivos fueran lo suficientemente ambiciosos.
- Los OKR deben ser públicos dentro de una organización.6 Fomente los OKR interfuncionales en los que los objetivos de un equipo estén alineados con los objetivos de otro equipo.
- El sistema OKR está limitado en el tiempo (normalmente se informa trimestralmente) con revisiones semanales.7 El periodo de planificación trimestral ayuda a mantener los OKR más ágiles y los diferencia de la planificación estratégica anual.
Implementación de software de OKR
A continuación, compartiremos algunos consejos prácticos sobre la automatización de OKR utilizando el software BSC Designer.
Hablaremos sobre:
- Prepare el espacio de trabajo para OKR
- Configure Objetivos y Resultados clave
- Cascada de OKR y alineación con otros cuadros de mando estratégicos y funcionales
- Automatice los check-ins y la revisión final de OKR
Prepare el espacio de trabajo para los OKRs
Antes de configurar OKRs específicos, preparemos un espacio de trabajo.
Incorpore a los miembros del equipo
Agregue miembros de su equipo a BSC Designer como usuarios (a través de Menú > sección Usuarios) y organícelos en equipos.
Asigne un usuario o un equipo para que sea el responsable de los OKR. Los responsables recibirán recordatorios sobre los seguimientos y otras notificaciones relevantes sobre sus OKR.
Plantilla de OKR. Transparencia de los OKR dentro de una organización
Una de las mejores prácticas de los OKR es hacer que los OKR de los equipos e individuales sean visibles en toda la organización. En BSC Designer, utilice la función Compartir para asignar los derechos de acceso adecuados a los OKR.
Una configuración típica es que:
- Todos los equipos de usuarios tienen acceso de visualización a todos los OKR
- Los responsables tienen derechos de modificación para sus OKR
Convierta OKR en una plantilla por defecto
Si OKR es la principal herramienta de planificación estratégica en su organización, puede convertirla en una plantilla por defecto para todos los nuevos cuadros de mando.
- Cree y abra un cuadro de mando de OKR que utilizará como plantilla para todos los nuevos OKR
- Seleccione Herramientas > Guardar como plantilla
- Navegue a Menú > Ajustes > pestaña Flujo de trabajo
- En Plantillas de cuadro de mando, establezca la plantilla requerida como la plantilla por defecto para los nuevos cuadros de mando
Planifique la retirada de los OKR
Al final del período trimestral, los OKR acumularán información valiosa en forma de iniciativas, justificaciones y datos de desempeño de los Resultados clave.
Cuando sea el momento de reescribir sus OKR, haga una copia de la versión actual (Mis cuadros de mando > Gestionar > Copiar) para utilizarla como referencia para análisis futuros.
Configure los objetivos y los resultados clave en BSC Designer
A continuación, analizamos los pasos para configurar OKRs en BSC Designer, incluidos:
- Utilice la plantilla de OKR
- Configure los objetivos
- Configure los resultados clave
- Agregue iniciativas y riesgos
- Personalice el cálculo del desempeño
Cree OKR a partir de una plantilla
Una plantilla de OKR lista para usar facilitará la configuración inicial:
- Vaya a la sección Mis cuadros de mando
- Seleccione Nuevo > Nuevo proyecto > Más plantillas…
- Elija OKR del grupo de marcos de negocio
Plantilla de OKR. Cree un objetivo
La plantilla OKR ya tiene algunos objetivos de plantilla. Si necesita agregar uno nuevo:
- Seleccione un artículo principal para un nuevo objetivo (un elemento raíz u otro objetivo)
- Haga clic en el botón Agregar en la barra de herramientas
Para modificar las propiedades del objetivo:
- Cambie a la pestaña General para cambiar el nombre del objetivo
- Especifique la descripción del objetivo
- Utilice el campo Responsable para asignar a uno de los usuarios de su cuenta como responsable
- Haga clic en el Icono junto al nombre del objetivo para cambiarlo
Plantilla OKR. Crear un resultado clave
La plantilla de OKR tiene algunos resultados clave alineados con los objetivos. Si necesita agregar un nuevo resultado clave:
- Seleccione un objetivo
- Haga clic en el botón Agregar en la barra de herramientas
Para personalizar las propiedades de los resultados clave:
- Cambie a la pestaña General para definir el nombre y la descripción del resultado clave
- Cambie a la pestaña Datos para cuantificar los resultados clave estableciendo el estado actual y el estado objetivo deseado
- Cambie a la pestaña Contexto para definir el tipo del resultado clave
OKR Template. Una de las mejores prácticas para los OKR es combinar resultados clave de actuación y de resultado:
- El tipo De resultado debe utilizarse para resultados relacionados con los resultados
- El tipo De actuación debe utilizarse para la cuantificación de las actividades
Crear iniciativas
La plantilla de OKR tiene iniciativas de diferentes tipos alineadas con los objetivos. Encontrará la justificación, el riesgo, el factor de éxito, el resultado esperado y el plan de acción.
OKR Template. Para agregar una nueva iniciativa a un objetivo:
- Seleccione un objetivo
- Haga clic en el botón Iniciativas junto al objetivo
- Cambie el tipo de la iniciativa si es necesario
Calcular el desempeño de los objetivos
Por defecto, el desempeño de un objetivo se calcula como el promedio ponderado del desempeño de los resultados clave.
Para personalizar el cálculo del desempeño:
- Seleccione un objetivo
- Cambie a la pestaña Desempeño para especificar cómo debe calcularse el desempeño del objetivo
Para cambiar el peso de los resultados clave:
- Seleccione un resultado clave
- Cambie a la pestaña Desempeño
- Cambie su peso correspondiente en la puntuación global de desempeño del objetivo
Calcular el desempeño de los resultados clave
Para que los resultados clave sean comparables, BSC Designer calcula el desempeño normalizado. Utiliza el estado actual del resultado clave y una escala de medición (línea base… objetivo) para calcular su desempeño.
Para personalizar la función de desempeño de un resultado clave:
- Seleccione un resultado clave
- Cambie a la pestaña Desempeño
- Cambie la fórmula en la sección Optimización
OKR Template. Por ejemplo, utilice “Minimización” para el caso de “cuanto menos, mejor”, o personalice la fórmula de acuerdo con requisitos más específicos.
Cascada y alineación de OKRs con cuadros de mando funcionales
Los OKRs se pueden agrupar en jerarquías. Analicemos cómo se automatizan estas conexiones con BSC Designer.
Subobjetivo
Al crear un objetivo, seleccionamos un elemento principal que puede ser otro objetivo. En este caso, el software creará un subobjetivo.
- Si existen objetivos que deben conectarse a otro objetivo, mueva un objetivo (arrastrar y soltar) dentro de otro objetivo.
En ambos casos, el software considerará automáticamente el resultado del subobjetivo como un Resultado clave para su objetivo principal.
Enlaces cruzados
En este caso, se trata de diferentes ramas de objetivos. Un objetivo de una rama debe contribuir como un Resultado clave a un objetivo de otra rama.
Para enlazar objetivos de esta manera:
- Seleccione un objetivo que desempeñará el rol de Resultado clave
- Seleccione Herramientas > Copiar indicador
- Seleccione un objetivo que aceptará el Resultado clave
- Seleccione Herramientas > Pegar indicador
- Cuando se le solicite, haga clic en el botón Artículo Enlazar
Enlaces entre cuadros de mando
Similar al caso anterior de enlace cruzado, pero el objetivo que se supone que será el Resultado clave para otro objetivo se encuentra en un cuadro de mando diferente.
Los pasos para conectar Resultados clave y objetivos son similares:
- Abra un cuadro de mando con un objetivo que desempeñará el rol del Resultado clave y seleccione el objetivo
- Haga clic en Herramientas > Copiar indicador
- Abra un cuadro de mando con un objetivo que aceptará Resultados clave
- Haga clic en Herramientas > Pegar indicador
- Cuando se le solicite, haga clic en el botón Enlazar Artículo
Siguiendo la misma lógica, podemos enlazar cuadros de mando basados en OKR con estrategias en el Cuadro de mando integral, así como cuadros de mando funcionales.
Check-ins y revisión de los OKRs
Utilice los OKRs semanalmente para centrarse en los objetivos de alta prioridad. En BSC Designer, hay algunas funciones de automatización que le ayudarán.
Automatice la frecuencia de los seguimientos
La frecuencia de revisión se automatiza mediante los intervalos de actualización utilizados para los Resultados clave.
- Los responsables del OKR recibirán notificaciones automáticas sobre los próximos seguimientos (actualizaciones) de los Resultados clave.
En la plantilla de OKR, el intervalo de actualización por defecto para los Resultados clave se establece en “mensual” (consulte Herramientas > Opciones > Intervalo de actualización por defecto). Si es necesario, esto puede personalizarse mediante el Editor de valores para Resultados clave específicos.
Plantilla de OKR. Asigne una puntuación a los resultados clave
Para asignar una puntuación a un resultado clave:
- Seleccione la fecha (trimestre) correspondiente en el calendario interno
- Seleccione un resultado clave
- Cambie a la pestaña Datos
- Introduzca la puntuación actual en el campo Valor
Utilice el Editor de valores para comprobar las puntuaciones actuales, así como consultar la pista de auditoria de los cambios realizados.
Comente los resultados
¿Por qué algunos OKR no están mejorando como se esperaba? ¿Qué podemos hacer mejor para el próximo período?
Plantilla de OKR. En BSC Designer, haga clic en el icono de comentario (junto a la puntuación del Resultado clave) para anotar sus reflexiones sobre los logros actuales y las conclusiones para el próximo ciclo de OKR.
Enlace directo a los OKR
Durante los debates sobre la estrategia, es posible que usted necesite hacer referencia a un objetivo específico, un resultado clave o una iniciativa. Utilice la herramienta de enlace disponible para estos elementos para crear un enlace directo.
Visualizar objetivos en el mapa
BSC Designer visualiza automáticamente los OKR en el mapa estratégico.
- Los objetivos se visualizan como rectángulos dentro de las perspectivas
- Los Resultados clave se visualizan como líneas de color gris (resultados de resultado) y verde (actividades de actuación)
- Las Iniciativas se visualizan con el icono de iniciativa correspondiente
OKRs - Example. Por defecto, BSC Designer visualiza todos los Objetivos en el mapa. Para limitar el nivel de detalle:
- Seleccione un objetivo en el mapa estratégico
- Utilice los botones Plegar / Desplegar (botones azules con los símbolos + y -)
Para dejar de visualizar los OKR seleccionados en el mapa:
- Cambie a la pestaña KPIs
- Seleccione un objetivo
- Cambie a la pestaña Contexto
- Utilice el ajuste Mostrar en un mapa estratégico
Visualizar resultados clave e iniciativas en el panel de control
El panel de control por defecto de la plantilla OKR enumera todas las iniciativas disponibles en el OKR.
- Agregue el diagrama de Gantt para visualizar iniciativas que tengan fechas de inicio y de finalización
- Agregue diagramas relevantes para los resultados clave
OKRs - Example. Programar informes
Programe un informe semanal/mensual que el sistema pueda enviar a las partes interesadas clave como un archivo PDF con el estado de OKR actualizado, un volcado del mapa estratégico actual y el panel de control.
Conclusiones
El marco OKR ágil se adapta perfectamente al entorno empresarial definido por una alta volatilidad y complejidad.
Con OKRs debidamente definidos y automatizados, las organizaciones pueden centrarse en sus prioridades y aprender rápidamente de los errores.
Los pasos clave de la implementación de OKR incluyen:
- Prepare el espacio de trabajo
- Configure los OKRs
- Realice la cascada
- Automatice los seguimientos y la revisión
- Historias sobre el triunfo y el fracaso y momentos intermedios, What Matters, Acceso el 26 de octubre de 2023. ↩
- Cinco mantras para el coach de OKR, Ben Lamorte, 2020, OKRs.com ↩
- Rick Klau, Google: OKRs (Objectives and Key Results), https://www.youtube.com/watch?v=6iFPyyXlQSw ↩
- Las cuatro recompensas intrínsecas que impulsan el compromiso de los empleados, Kenneth Thomas, 2009 ↩
- Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs, John Doerr, 2018, Penguin Publishing Group. ↩
- Transparencia: cómo los OKR pueden restaurar la confianza pública, 2019, What Matters ↩
- Cómo el capitalista de riesgo John Doerr establece (y logra) objetivos, Daniel McGinn, 2018, HBR ↩
Alexis Savkín es el fundador de BSC Designer, un software de ejecución de la estrategia y gestión del rendimiento que conecta objetivos, KPI, iniciativas, riesgos y datos de rendimiento. Con más de 20 años de experiencia, su trabajo se centra en la Arquitectura de ejecución de la estrategia: cómo las organizaciones integran estrategia, medición, responsabilidad, riesgos y procesos de revisión en un sistema de ejecución coherente. Creó el Strategy Execution Canvas y el sistema de KPI en 10 pasos, y ha sido autor de dos libros y de más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento. Conéctese con Alexis en LinkedIn.