Apoyar Opciones Estratégicas con Marcos de Priorización

Revisión de los marcos de priorización que ayudan a tomar decisiones estratégicas basadas en datos, definiendo un modelo de prioridades y calculando el puntaje de prioridad.

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En la planificación estratégica, la priorización comienza con la definición de los temas estratégicos de alto nivel que funcionan como pilares para el resto de la estrategia. ¿Qué pasa con la toma de decisiones en los niveles inferiores? Después de usar los temas estratégicos como filtro inicial, todavía tendríamos demasiadas opciones e ideas compitiendo entre sí.

En este artículo, hablaremos sobre los diferentes marcos de priorización que ayudan a las organizaciones a abordar este desafío. Los temas fundamentales del artículo son:

• Diagramas de priorización: Matriz Eisenhower, Modelo de Valor/Complejidad, Modelo Kano, Diagrama de Afinidad
• Marcos de puntuación: Análisis de Brechas, RICE, AARRR, Métrica Keystone, ICE, Tema Sensible del Negocio, Análisis de Pareto
• Plantilla de priorización. Un ejemplo del uso de un cuadro de mando para priorizar objetivos.

Desafío de Priorización

Tomemos una situación típica que existe en cualquier compañía de productos. Los trabajos pendientes están llenos de ideas interesantes sugeridas por diferentes partes interesadas:

• • Los clientes importantes necesitan algo con urgencia
  • Soporte técnico cree que ciertas características facilitarán su trabajo
  • Los desarrolladores sugieren cambios estructurales para mejorar la calidad del producto

Los

• miembros de la Junta piensan que alguna característica ayudará a alcanzar un nuevo mercado

Varios marcos de priorización pueden ayudar a enfocarse en las ideas más importantes. Estos marcos se pueden dividir en:

• Diagramas de priorización: diagramas gráficos que ayudan a hacer un análisis rápido de las ideas.
• Marcos de puntuación: cuadros de mando de priorización que tienen en cuenta diversos factores ponderados y calculan el puntaje de prioridad final.

A continuación, discutiremos ambos tipos de marcos de priorización. ¿Cuál utilizar? El sentido común sugiere comenzar con un diagrama de priorización ligero y luego pasar al marco de puntuación basado en datos.

Priorización de Matrices y Diagramas

Para comenzar con la priorización, podemos usar uno de los diagramas de priorización.

Matriz de Prioridad (Eisenhower)

El Método Eisenhower o la Matriz Urgente/Importante es bien conocida en el dominio de gestión del tiempo. Los ejes para los cuadrantes son «Urgencia» e «Importancia».

• Los objetivos del cuadrante «Urgente/Importante» son la primera prioridad
• Los objetivos del cuadrante «Menos urgente/Importante» son la segunda prioridad para planificar el trabajo más tarde
• Los objetivos de «Urgente/Menos importante» son la tercera prioridad y se supone que deben delegarse
• Los objetivos de «Menos urgente/Menos importante» deben ser eliminados

Una idea similar está cubierta por el modelo MoSCoW. El acrónimo (por sus siglas en inglés) significa:

• M – Must have (Debe tener)
• S – Should have (Debería haber)
• C – Could have (Podría haber)
• W – Will not have (No tendrá)

Matriz Valor vs. Complejidad

Similar a la matriz de prioridad, el diagrama se divide en cuatro cuadrantes. Los ejes son «Valor» y «Complejidad». A veces, la complejidad se reemplaza por «Costo» o «Esfuerzo».

• La primera prioridad (las metas sencillas) son los objetivos del cuadrante «Alto valor – Baja complejidad»
• La segunda prioridad son los objetivos del cuadrante «Alto valor – Alta complejidad»
• Los objetivos de «Bajo Valor – Baja Complejidad» tienen la tercera prioridad
• Finalmente, los objetivos de «Bajo Valor – Alta Complejidad» son normalmente rechazados

Eliminar la complejidad en sí misma podría ser una buena prioridad, ya que generalmente está alineado con el valor para muchas partes interesadas.

Modelo Kano

Con el Modelo Kano, medimos la satisfacción de las partes interesadas​​ versus el progreso de la meta. La satisfacción de las partes interesadas se cuantifica en la escala no lineal, desde la insatisfacción hasta la indiferencia y la emoción.

• Con el modelo de Kano, las prioridades se asignan de acuerdo con el valor percibido por las partes interesadas.

En el contexto de la planificación estratégica, el uso del modelo Kano es especialmente interesante al establecer los objetivos de rendimiento para las metas. Por ejemplo, los clientes pueden estar muy entusiasmados con la reducción de la tasa de defectos del 1% al 0,01%, pero reducir los defectos al 0,001% podría no crear ningún valor tangible (consulte costo de alta calidad como ilustración de esta idea).

El modelo Kano subraya la necesidad de pensar en el ciclo de vida completo de una idea. Para algunas ideas, tenemos que decir «No», incluso si en un comienzo son fáciles de implementar.

• Piense en los efectos a largo plazo de una «pequeña mejora» sugerida por sus partes interesadas. ¿Cómo se verá afectada la complejidad total del sistema con esos cambios?

Diagramas de Afinidad

En la planificación estratégica, los diagramas de afinidad son buenos para la revisión inicial del panorama del negocio. Imagine que las partes interesadas ​​tienen una larga lista de ideas.

1. Encuentre ideas similares
2. Agrupe ideas en grupos más grandes
3. Reformule sus objetivos en consecuencia

Aquí hay un ejemplo de nuestra práctica:

• Un usuario de BSC Designer requería mostrar valores en los gráficos al exportar paneles
• Otro usuario sugirió que sería una buena idea mostrar los subtítulos con los valores en los gráficos

Una idea común del grupo, en este caso, era que todos los gráficos con los datos deberían tener la opción «mostrar anotaciones»:

Dos ideas independientes no ganaron suficiente peso para convertirse en una prioridad, pero cuando se les consideró como un grupo, se hizo evidente que muchos usuarios requerían la función en diferentes formas.

Priorización con Marcos «Estratégicos»

Finalmente, vale la pena mencionar que hay algunos marcos que tradicionalmente pertenecen al kit de herramientas de planificación estratégica, mientras que, en esencia, son marcos de priorización:

También podemos nombrar el Análisis de Pareto y el Análisis de brecha que discutimos a continuación.

Priorización con Marcos de Puntuación

Ahora, veamos si podemos apoyar mejor las elecciones estratégicas calculando un puntaje de prioridad. En esencia, todos los marcos de puntuación tienen que ver con el análisis de las posibles ideas utilizando ciertos parámetros.

Estos son algunos principios comunes de los marcos de puntuación:

• Hay factores que impactan el puntaje de prioridad positivamente, como el valor creado para los usuarios finales y las oportunidades de marketing
• Hay factores que impactan el puntaje de prioridad negativamente, como costos, esfuerzos y riesgos
• El impacto de los factores se cuantifica como un puntaje de prioridad
• El grado de contribución de cierto factor es definido por su peso
• Los puntajes del factor se normalizan para calcular el puntaje de prioridad final

Repasemos algunos de los marcos de puntuación en detalle.

Análisis de Brechas

El Análisis de brechas es un marco de puntuación básico. En lugar de introducir los factores y evaluar las opciones de acuerdo con esos factores, utilizamos datos fácilmente disponibles: el desempeño de ciertos objetivos medidos por sus indicadores de desempeño.

La máxima prioridad se asigna a los objetivos con la brecha de rendimiento más significativa y el mayor peso absoluto.

Hay varios derivados del análisis de brechas, como, por ejemplo, Puntuación de Oportunidad que proviene de un proceso de innovación impulsado por resultados.

Marco RICE

El modelo de puntuación RICE fue desarrollado por la compañía de software Intercom. El acrónimo del marco significa:

• Alcance (Reach) – una estimación del número de partes interesadas afectadas
• Impacto (Impact) – una cuantificación del valor creado esperado para las partes interesadas como resultado de alcanzar el objetivo (en el caso de Intercom, la escala era de 0,25 a 3)
• Confianza (Confidence) – tiene que ver con si la decisión se basa en la intuición pura o si hay algunos datos que respalden la elección
• Esfuerzo (Effort) – una estimación de los recursos necesarios para alcanzar el objetivo

Marco AARRR

El marco AARRR (también llamado Pirate Metrics) es popular entre las nuevas empresas. El acrónimo significa:

• Adquisición (Acquisition) – conseguir más usuarios para el producto
• Activación (Activation) – hacer que los usuarios descubran el potencial del producto
• Retención (Retention) – dar a los usuarios razones para que usen el producto por más tiempo
• Ingresos (Revenue) – aumentar los ingresos, por ejemplo, aumentando el promedio de cheques
• Referencia (Referral) – hacer que los usuarios recomienden su producto a otros

La puntuación de las ideas y los objetivos se hace utilizando los componentes de AARRR como parámetros. El objetivo con el puntaje más alto tiene el mayor potencial para impactar positivamente el negocio.

North Star o Métrica Keystone

Tanto «North Star» como métrica «Keystone» se refieren a la misma idea:

Una métrica única que cuantifica el valor que la organización crea para los clientes

En lugar de utilizar muchos parámetros de validación, como hicimos con los marcos anteriores, consideramos solo un factor – el impacto potencial de la idea sugerida en la métrica keystone.

Por ejemplo, cuando estábamos hablando de métricas de seguridad, utilizamos la empresa Alcoa como ejemplo de una métrica keystone. En su caso, la métrica se enfocó en la cantidad de incidentes de seguridad.

• La idea de utilizar una sola métrica para priorizar todos los objetivos del negocio parece muy atractiva, pero en realidad, la complejidad de la elección no se limitó, simplemente se trasladó a un lugar diferente.

Por ejemplo, si queremos entender cómo la nueva red de socios impactaría a la métrica North Star, necesitaríamos analizar y cuantificar todos los desafíos en el medio, y esto no facilita la tarea de priorización.

Puntuación ICE

La puntuación ICE es una derivada interesante de la métrica North Star. La fórmula ICE es tan simple como:

• Puntuación ICE=Impact (Impacto) * Confidence (Confianza) * Easy (Fácil)

Dónde:

• Impacto es un impacto proyectado en la métrica del valor clave (la métrica North Star)
• Confianza es una cuantificación del grado de precisión de la estimación del impacto
• Fácil es una estimación de los esfuerzos (costos, recursos necesarios, etc.)

Los valores de las partes ICE se presentan en una escala de 1 a 10. Una vez multiplicados, nos dan una estimación de prioridad para comparar una idea con otra.

Asignar los puntajes es bastante subjetivo. Por ejemplo, para Confianza, la escala podría ser así:

• 10 – resultados de las implementaciones reales
• 6 – resultados de la prueba, MVP
• 4 – los principales usuarios solicitaron esto
• 3 – compatible con algunos datos de clientes
• 1 – pocos clientes potenciales mencionaron esto
• 0.1 – ideas de no usuarios (mencionadas por expertos de la industria o prensa)

Tema Sensible del Negocio

Similar al modelo North Star y Kano, el enfoque de este modelo está en el valor para los clientes. La principal diferencia es que miramos el valor desde el punto de vista de los temas sensibles.

¿Cómo encontrar esos temas sensibles? Sea el cliente de su producto como lo discutimos en el artículo sobre complejidad, o simplemente pregunte a sus clientes usando encuestas sencillas.

Análisis de Pareto

Antes, discutimos el Análisis de Pareto como una herramienta de planificación estratégica. En términos de priorización, el Análisis de Pareto promueve una idea muy simple:

El 80% del valor creado se atribuye al 20% de las actividades

Si bien el análisis histórico generalmente confirma la relación 80/20, no hay una manera simple de encontrar ese 20% de manera anticipada.

Fuente: Plantilla de Análisis de Pareto.

Básicamente, la relación mencionada:

• Justifica el uso de marcos de priorización y
• sugiere limitar los experimentos al 20% más prometedor.

Uso del Cuadro de Mando para Priorizar Objetivos

¿Qué marcos de priorización de estrategia debe usar su organización y cómo calcular un puntaje de prioridad?

En la práctica, la mayoría de las organizaciones crean su propia versión del marco de priorización. Para los usuarios de BSC Designer, hemos incluido la plantilla de priorización en las plantillas disponibles en el software.

A continuación, discutimos:

• Cómo construir su propio cuadro de mando de priorización
• Un ejemplo de uso de esta plantilla

Prepare la Plantilla de Priorización y el Cuadro de Mando

Cree un nuevo cuadro de mando utilizando la plantilla de «Priorización»:

Fuente: Plantilla de Priorización.

En el grupo «Plantilla de priorización», usted verá la lista de los parámetros de evaluación predeterminados. Utilizamos parámetros del marco RICE para este ejemplo.

Fuente: Plantilla de Priorización.

Veamos cómo estos parámetros están previamente configurados y cómo se pueden ajustar de acuerdo con las necesidades de su modelo de priorización.

Peso de los Parámetros

Cada parámetro tiene un peso relevante (consulte la columna «Peso»). El peso de un parámetro específico se puede cambiar en la pestaña «Rendimiento».

Parámetros Positivos versus Negativos

Algunos parámetros han sido previamente configurados con un impacto positivo en el puntaje de prioridad final (alcance, impacto, confianza), algunos como negativos (Esfuerzo).

La dirección de optimización del parámetro se puede cambiar en la pestaña Rendimiento.

Fuente: Plantilla de Priorización.

Unidades de Medida

Todos los parámetros han sido previamente configurados para usar las unidades de medida de «Puntuación Experta» que cuantifican los parámetros en una escala no lineal:

Fuente: Plantilla de Priorización.

De esta manera, podemos decidir sobre el valor de cada parámetro utilizando una opción de elección natural:

Si la unidad de medida sugerida «Puntuación Experta» no se ajusta a las necesidades de su modelo prioritario, entonces usted puede configurar diferentes unidades de medida en la pestaña «General»:

Fuente: Plantilla de Priorización.

Iconos de parámetros

Para facilitar la lectura del cuadro de mando de prioridad, hemos ajustado iconos para los parámetros. Usted puede cambiar el icono haciendo clic en el icono junto al nombre del parámetro:

Descripción del Parámetro

Un nombre corto, como «Impacto», necesita más explicaciones. Use el campo «Descripción» para este propósito.

Un ejemplo: Modelo de Priorización en la Práctica

Para mostrar la plantilla de priorización en acción, usaré dos ideas que compiten entre sí:

• Localizar un producto en latín
• Localizar un producto en portugués

Crear una Copia del Modelo de Priorización

Para organizar un poco las cosas, creemos un nuevo grupo llamado «Ejemplo: análisis de prioridades».

Fuente: Plantilla de Priorización.

Ahora, podemos copiar y pegar la plantilla de priorización en el grupo.

Yo renombré la primera copia como «Localización en latín» y el segundo grupo como «Localización en portugués».

Puntuación de las Ideas en Competencia

Ahora, es tiempo de calificar dos ideas de acuerdo con los parámetros sugeridos.

Si bien el latín todavía tiene su área de aplicación, para nuestro ejemplo, consideramos que no hay muchas partes interesadas en tener la localización en latín. Respectivamente, la puntuación para el «Alcance» (ver el campo «Valor») será «Baja«:

Asignemos puntuaciones a la idea de localización en portugués:

• Por un lado, el uso del portugués por parte de nuestro público objetivo (el parámetro «Alcance«) es «Alto,» y el impacto de la localización se supone que es «Importante.«
• Por otro lado, no sabemos con certeza si el ajuste producto-mercado se alcanzará para el mercado de habla portuguesa, por lo que el nivel de confianza se fija en Promedio:

Fuente: Plantilla de Priorización.

Si usted planea utilizar los resultados de la priorización para planificación estratégica, le recomiendo anotar las ideas que respaldan el puntaje asignado.

En BSC Designer, hay una herramienta llamada «Iniciativas» para este propósito.

Por ejemplo, para el parámetro «Confianza«, nosotros podemos crear una iniciativa llamada «Análisis de las partes interesadas del mercado local» donde revisaremos los datos analíticos del sitio web y analizaremos el historial de ventas del mercado local:

Otra iniciativa puede ser los «Recursos para la localización» alineados con el parámetro «Esfuerzos«. Esta iniciativa puede incluir el presupuesto necesario para la localización, así como el cronograma estimado.

Fuente: Plantilla de Priorización.

El Puntaje de Prioridad puede Evolucionar

En BSC Designer, los puntajes de prioridad son específicos del tiempo. Imagine que su equipo trabajó en la mencionada iniciativa de análisis de mercado y ahora tiene más confianza en el ajuste esperado del mercado de productos.

Para reflejar esto en el software, podemos elegir otra fecha en el calendario interno y actualizar el valor para el parámetro «Confianza«.

Si usted planea visualizar la dinámica del puntaje de prioridad en un panel, usted puede rastrear que la mejora en el puntaje de prioridad se debió a la finalización de la iniciativa:

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Encuentre las Ideas con Alta Prioridad

Siempre que presentemos nuevos datos, el software actualiza los puntajes de prioridad para las ideas:

El latín, en este ejemplo, obtuvo un puntaje de prioridad del 15,5%, mientras que el portugués obtuvo el 59,17%. ¿Cómo obtiene el software estos datos? Normaliza los parámetros, calcula la prioridad de cada parámetro y luego usa los pesos de los parámetros para calcular la puntuación de prioridad total. Nosotros discutimos los matices de cálculo en este artículo.

Teniendo solo dos ideas en competencia, está claro cuál obtuvo mayor prioridad. Cuando usted tenga más ideas para comparar, use la función Análisis. Ordene los resultados según la puntuación de prioridad (rendimiento) y enfoque el análisis solo en los contenedores (las ideas en competencia):

Fuente: Plantilla de Priorización.

La lista de elementos ahora está ordenada de acuerdo a sus prioridades.

Conclusiones

En este artículo, discutimos varios marcos de priorización: los básicos basados ​​en un diagrama simple o los más complejos que ayudan a calcular un puntaje de prioridad. También discutimos cómo usar la plantilla de priorización en la práctica.

Un puntaje de prioridad puede parecer una buena herramienta. En general, lo es, pero siempre hay algunas ideas locas que nunca obtienen una puntuación de prioridad suficiente. Asegúrese de que su organización se mantenga abierta a esas ideas y las pase por un análisis innovador adecuado.

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