KPIs para Eventos en Línea

Un ejemplo del marco de gestión de rendimiento para eventos en línea que se enfocan en cómo satisfacer las necesidades de los clientes e impulsar los resultados de negocios requeridos.

Antes, discutimos los KPIs para eventos en persona o fuera de línea. La mayoría de esas métricas también se pueden aplicar al formato en línea, pero hay algunos matices:

  • Por un lado, la plataforma y los costos de la transmisión de video son bajos
  • Por otro lado, los eventos en línea no se perciben tan valiosos como los eventos en persona; es por eso que usted debe captar la atención de los asistentes desde el principio.
  • Sin mencionar que todos esos esfuerzos deben estar alineados con la estrategia general de la organización.

Mapa de proceso para evento en línea

Marco de Eventos en Línea
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A continuación, comparto el enfoque que usamos en BSC Designer para eventos en línea. Lo encontramos útil ya que:

  • Involucra a los asistentes desde el principio (en realidad contribuyen al plan del evento)
  • No es estresante para un anfitrión, ya que son seminarios web clásicos (en su mayoría hacemos eventos pregrabados)
  • Produce contenido perdurable que genera clientes potenciales

Nuestro marco para eventos en línea se divide en 4 pasos + un ciclo de retroalimentación.

Paso 1. Preparación

En este paso, alineamos un evento con nuestra estrategia y preparamos el «kit de eventos».

Primero, priorizamos los temas y nos enfocamos en los más interesantes. Por ejemplo:

  • Si hemos lanzado una nueva plantilla de cuadro de mando, un evento en línea es una buena manera de informarles a nuestros clientes existentes.
  • La revisión de las funciones lanzadas también parece una buena idea, pero probablemente nuestros clientes tienen prioridades diferentes en este momento, y deberíamos volver a esto más adelante.

Hacemos un análisis formal del tema y anotamos sus resultados, utilizando la herramienta de iniciativas de BSC Designer.

Iniciativa de análisis de temas en BSC Designer

Una vez que se define el tema, trabajamos en el kit de eventos que incluye:

  • Título del evento
  • Descripción
  • Vínculo con el plan de eventos, gráficos, presentación (una carpeta en Google Drive)

Kit de eventos en forma de iniciativa en BSC Designer

Métrica:

  • Índice de alineación. Es un índice subjetivo que muestra el grado de alineación entre el tema del evento, la estrategia de negocios y las necesidades del cliente.

Similar a los eventos en persona, debemos tener en cuenta los costos del evento. No contamos los costos de la plataforma, ya que son bajos o nulos (en caso de que use YouTube), pero ciertamente debemos considerar:

  • El equivalente en dólares del tiempo experto invertido
  • Costos de marketing (incluida la posible publicidad y el tiempo necesario para promocionar el evento dentro de su propia red social)

Estimar el impacto financiero del evento

Paso 2. Promocionar el Evento

En este paso, promovemos el próximo evento enviando un boletín informativo y publicando información de promoción en los canales sociales.

Conocemos el formato que demostró funcionar para nosotros, por lo que no hacemos un seguimiento activo de las métricas clásicas de marketing a menos que estemos intentando algo completamente nuevo.

Como parte de la inscripción al evento, pedimos a todos los participantes que formulen sus desafíos en el contexto del tema en el que nos enfocamos. Esto nos ayuda a comprender mejor las necesidades reales de la audiencia y a ajustar el contenido en consecuencia.

Objetivos internos para el evento en línea - Paso 1 y Paso 2

Métricas:

  • [Métricas de actuación] Lista de verificación de canales de marketing. Queremos asegurarnos de que el mensaje se envió a nuestro boletín, LinkedIn, Facebook, Twitter, etc.
  • [Métrica de resultado] El número de registros calificados. Aquellos que completaron algo significativo en el campo «su desafío».

Los números objetivo para las métricas, como «el número de registros calificados», provienen de los datos históricos. Si vemos que algún evento no llega a la zona verde, es una señal de que algo está mal. Mientras los otros sistemas de negocios estén ajustados, el problema es típicamente con el tema del evento o la forma en que se formula.

Paso 3. Ejecutar Evento

En este paso, debemos asegurarnos de entregar eventos en el formato correcto y a través de una plataforma estable.

Pasamos de seminarios web en vivo a eventos pregrabados. Esto nos ayuda a enfocarnos mejor en entregar contenido de alta calidad y es menos estresante para el anfitrión. Los participantes se benefician, ya que pueden elegir el mejor momento para ver la grabación y formular sus preguntas, antes y después del evento.

Ratio Real vs Registro

Métrica:

  • Asistencia real
  • Ratio de asistencia real/registros calificados, %

Si usted prefiere un formato de seminario web clásico, realice un seguimiento a las métricas de calidad técnica (como son vistas por los usuarios):

  • Número de quejas (mal sonido, imagen congelada, conexiones perdidas)
  • Métricas de complejidad (lo fácil que fue conectarse, hacer preguntas, compartir pantallas, etc.)

Paso 4. Crear Contenido Perdurable

Para maximizar el valor del evento, entregamos archivos descargables y convertimos la grabación en contenido perdurable.

En primer lugar, estamos tratando de proporcionar resultados tangibles en forma de materiales descargables, como plantillas y listas de verificación.

Métricas:

  • Descargas de contenido
  • Registros gratuitos en el plan
  • Seguimiento, etc.

El siguiente paso es convertir la grabación del evento en contenido «perdurable».

Paso 4: Crear contenido perdurable

Métricas:

  • [métrica binaria] Contenido útil producido [sí/no]
  • [métrica binaria] Video según estándares [sí/no]

Los estándares, en este caso, son el momento adecuado, la descripción, las marcas de tiempo dentro de la descripción, los subtítulos, el backlink a nuestro sitio web).

Bucle de Mejora

En este paso, analizamos el impacto que en el negocio tiene el evento en línea.

Normalmente esperamos 14 días para comprender mejor el impacto que en los negocios tiene el evento organizado. Las preguntas que generalmente hacemos son:

– Si el contenido del evento fue útil para los asistentes

– Si se generaron clientes potenciales calificados durante el evento (aquellos que firmaron con una cuenta gratuita y probaron algunas cosas básicas)

– ¿Cómo podemos reutilizar este contenido en nuestro sitio web? (incorporar un video en algunos artículos relevantes)

Métricas:

  • Métricas sociales (vistas, comentarios, me gusta en el período de control)
  • Número de clientes potenciales calificados

Conclusiones

Los eventos en línea no solo consisten en transmitir videos en vivo y responder preguntas de los asistentes. Además de crear valor para su audiencia, el evento debe crear resultados de negocios medibles.

En este artículo, discutimos el enfoque empleado por BSC Designer, así como los KPIs que se rastrean en nuestro caso. No es una tendencia dominante:

  • Pedimos a los participantes que respondan a la pregunta «¿cuál es su desafío?
  • Los eventos normalmente se graban previamente
  • Hay sesiones de preguntas y respuestas previas y posteriores al evento
  • Estamos enfocados en la estrategia a largo plazo mediante la creación de contenido de video perdurable
CMI Desde Plantilla ¿Qué sigue?

  • Plantillas de CMI. Regístrese con un plan gratuito de BSC Designer y tenga acceso inmediato a 23 plantillas de cuadro de mando, incluyendo el Marco de Eventos en Línea discutido en este artículo.
  • Tenga dominio de habilidades. De un vistazo al video tutorial gratuito sobre el cuadro de mando integral. Domine sus habilidades de planificación y ejecución de estrategias.
  • Automatice. Aprenda qué es el software de Cuadro de Mando Integral y cómo puede facilitarle la vida al automatizar la ejecución de la estrategia, los KPIs y los mapas estratégicos.

Más ejemplos del Cuadro de Mando Integral

CMI y Indicadores para Servicio al Cliente
8 pasos para crear un mapa estratégico con BSC Designer
KPIs del panel de gestion corporativa
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Cómo los profesionales de negocios usan BSC DESIGNER

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Iniciativas
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Publicada en Artículos

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