Un fabricante de bebidas sustituyó informes dispersos de Excel por un sistema compartido de KPI, primero en el equipo de calidad y posteriormente en toda la planta, utilizando la integración con el ERP y un caso claro de ROI para justificar el cambio.
Implementación del sistema de KPI en la fabricación de bebidas: datos clave
Antes
Los departamentos realizaban el seguimiento de las métricas en archivos de Excel separados con definiciones diferentes, y los responsables dedicaban horas a combinar informes.
Después
Los equipos utilizaron una plataforma de KPIs compartida conectada a los datos del ERP con definiciones comunes y evidencia adjunta a cada KPI.
¿Tiene un informe de KPIs basado en Excel o un cuadro de mando departamental? Compártalo con el equipo de BSC Designer para probar cómo el seguimiento de KPIs puede pasar de hojas de cálculo dispersas a un sistema conectado de ejecución de la estrategia.
Empiece con un departamento, valide el enfoque y utilice los resultados antes de un despliegue más amplio.
Perfil de la empresa: empresa de fabricación de bebidas
Este caso describe a un fabricante de bebidas con sede en EE. UU. que produce bebidas para importantes clientes minoristas y clientes regionales desde una instalación de producción.
La empresa emplea a unas 230 personas y produce aproximadamente 90 millones de galones al año. Las materias primas llegan a la planta, las bebidas se producen in situ y los productos terminados se envían a todo el país.
Principales desafíos: definiciones compartidas de KPI y preparación para auditorías
La empresa tenía datos de producción, datos de envíos y datos de calidad. El problema era que cada departamento realizaba un seguimiento del desempeño de forma diferente, lo que hacía que los informes a nivel de toda la empresa fueran poco fiables.
- Diferentes métodos de seguimiento de KPI. Los departamentos utilizaban sus propias hojas de cálculo o informes.
- Sin definiciones compartidas. La misma métrica significaba cosas diferentes en distintos equipos.
- Informes manuales. Los gerentes dedicaban horas a combinar archivos de Excel cada mes.
- Brechas en la preparación para auditorías. La Evidencia de las métricas de calidad se almacenaba por separado de los informes de KPI.
La situación fue resumida por el cliente:
“Cada departamento, de alguna manera, realiza un seguimiento de ciertas cosas, pero a nivel de toda la empresa no tenemos visibilidad de las métricas de todos.”
Pilote en el departamento de calidad y construya el caso de negocio
La empresa comenzó con un departamento para demostrar el valor antes de implementar el sistema de forma más amplia. Se eligió al equipo de calidad porque contaba con métricas claras, auditorías frecuentes y una gran carga de trabajo de elaboración de informes.
Durante el piloto, los gerentes tuvieron que explicar a la dirección cómo afectaría el cambio al costo, el tiempo y el riesgo. El equipo utilizó la calculadora de ROI de BSC Designer como modelo de ejemplo y, a continuación, midió los ahorros en su propio entorno para validar las cifras. Las áreas de enfoque fueron:
- Tiempo de elaboración de informes. Horas dedicadas a preparar y comprobar hojas de cálculo, medidas en al menos 7 horas por empleado de calidad a la semana.
- Costo del Error. Retrabajo causado por cifras inconsistentes.
- Preparación de auditorías. Tiempo dedicado a recopilar documentos para revisiones de clientes o de calidad.
El piloto mostró mejoras prácticas.
- Definiciones compartidas de KPI. Los departamentos informaron las mismas métricas de la misma manera.
- Reducción del tiempo de elaboración de informes. La preparación de hojas de cálculo en el equipo de calidad se redujo en aproximadamente un 70-80%.
- Mejor preparación para auditorías. El tiempo necesario para encontrar Evidencia de respaldo se redujo en aproximadamente un 90%, y las encuestas internas confirmaron una mayor confianza en la preparación para auditorías.
- Mejor coordinación. Producción, logística y calidad utilizaron las mismas cifras.
Estos resultados cuantificados ayudaron a los gerentes a presentar un caso claro para ampliar el sistema.
Después de que el piloto mostrara resultados claros, se utilizó el mismo enfoque en logística, producción y mantenimiento. Los Cuadros de mando de estos departamentos se conectaron utilizando la funcionalidad de alineación de la plataforma para que la dirección pudiera ver cómo los resultados departamentales respaldaban los objetivos de la empresa.
Informes de desempeño basados en evidencia
El equipo de calidad conservaba evidencias, como informes de inspección, notas o listas de verificación escaneadas, en carpetas separadas y hilos de correo electrónico. Encontrar la versión correcta durante una auditoría era difícil y llevaba mucho tiempo.
Se definió un marco de evidencia para cada KPI, de modo que los equipos supieran qué documentos eran obligatorios, cuáles eran opcionales y cuándo debía cargarse la evidencia antes de que se aceptara una actualización de un KPI.
Esto redujo el tiempo dedicado a buscar documentos y mejoró la confianza en los resultados informados.
Conectar los KPIs con los datos de ERP
La empresa exportaba datos operativos desde su sistema ERP a archivos CSV y utilizaba esas exportaciones en hojas de cálculo de los departamentos. Durante el piloto, se utilizaron los mismos archivos para completar cuadros de mando de KPIs. Las siguientes mejoras permitieron una integración más estable:
- Conecte las bases de datos directamente. Se vincularon tablas de informes para que los valores de los KPIs procedieran directamente de fuentes de datos controladas.
- Utilice la integración de API. Se configuraron actualizaciones automatizadas para que los datos del ERP alimentaran los KPIs sin pasos manuales.
Este enfoque permitió que el sistema de KPIs trabajara con las fuentes de datos existentes sin cambiar la forma en que se registraban las transacciones del ERP.
Cómo justificar el cambio de Excel a una plataforma de KPI
Uno de los movimientos clave en este caso fue el piloto con el departamento de calidad, que ayudó a cuantificar los resultados esperados y los ahorros, y proporcionó a la alta dirección razones claras para dejar de utilizar hojas de cálculo. Estos son los pasos que otras organizaciones pueden seguir:
- Empiece con un departamento. Elija un departamento con métricas claras y carga de trabajo de informes.
- Mida el tiempo ahorrado y la reducción de errores. Utilice una calculadora de ROI para estimar el impacto financiero.
- Conecte los datos de forma gradual. Comience con exportaciones y, a continuación, automatice con integración de API.
- Utilice BSC Designer como la plataforma de KPI. Proporciona un seguimiento estructurado de KPIs, enlaces a evidencia y alineación entre departamentos sin sustituir los sistemas existentes.
BSC Designer es Software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a convertir los planes estratégicos en una arquitectura de estrategia conectada mediante la alineación de objetivos, KPI, iniciativas, riesgos y mapas estratégicos en un solo lugar. Nuestro sistema de implementación de la estrategia explica cómo poner la estrategia en práctica, y la plantilla de taller de ejecución de la estrategia ayuda a los equipos a aplicarla en sesiones internas de estrategia.