KPIs de Adquisiciones y Cuadro de Mando Integral

¿Qué KPIs de adquisiciones o de aprovisionamiento debe monitorear la junta directiva? ¿Qué métricas deberían estar en el panel del departamento de adquisiciones para medir y mejorar su desempeño?

KPIs de adquisiciones o de aprovisionamiento y Cuadro de Mando

Parte 1. Introducción a las adquisiciones

Parte 2. Cuadro de mando estratégico para adquisiciones

Proceso de Adquisición, Partes Interesadas y Objetivos

La adquisición se ha convertido en parte importante de cualquier organización. No solo garantiza la adquisición a un precio y calidad razonables, sino que también respalda la gestión de riesgos y el cumplimiento.

En este artículo, discutimos varios indicadores clave de rendimiento (KPIs) para la adquisición. Si usted lo prefiere, puede cambiar a la parte de KPIs de inmediato, pero sugeriría pasar unos minutos pensando en el contexto de esos KPIs.

Las Partes Interesadas ​​de las Adquisiciones

Comencemos el análisis del contexto para los KPIs de adquisiciones con las partes interesadas involucradas. Del lado de la organización, esos son:

  • Equipo de adquisiciones dirigido por el CPO (Chief Procurement Officer). Ellos están interesados ​​en mantener un proceso de adquisición eficaz, obtener la capacitación adecuada y alcanzar los objetivos de rendimiento esperados.
  • Clientes internos. Los clientes internos de adquisiciones están interesados ​​en el acceso oportuno a los materiales requeridos que cumplan con sus expectativas de calidad.
  • Junta directiva. Interesado en aumentar el desempeño del departamento de adquisiciones en general o, más específicamente, en controlar el ROI. El cumplimiento legal también se encuentra entre sus temas de interés.

El personal de adquisiciones gestiona las relaciones con los proveedores. En algunos casos, las cadenas de suministro están bajo el control de reguladores externos. Respectivamente, necesitamos agregar dos partes interesadas más:

  • Proveedores. Interesados en relaciones efectivas beneficiosas para todos.
  • Reguladores. Interesados en el cumplimiento legal.

Todos estos interesados ​​tienen diferentes puntos de vista sobre lo que debería ser la adquisición efectiva. Esas ideas pueden cuantificarse y medirse mediante diferentes indicadores de desempeño.

Proceso de Adquisición

Veamos las adquisiciones desde el punto de vista del equipo de adquisiciones. ¿Qué es un proceso típico de adquisición? Depende de la organización. Normalmente, estamos hablando de estos cinco pasos:

  1. Análisis de requisitos
  2. Análisis de mercado
  3. Identificación y comunicación con el proveedor
  4. Negociación y contratación
  5. Gestión del rendimiento (logística y gestión de calidad)

Si su principal desafío es la eficiencia operativa de la adquisición, es una buena idea definir los KPIs en torno a estos pasos del proceso.

Un ejemplo del panel de adquisiciones

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Cinco Aspectos «Correctos» de la Adquisición

El Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS) sugiere otra perspectiva popular para analizar las adquisiciones. Se llama los Cinco Aspectos «Correctos». Esos aspectos «correctos» nos dan 5 puntos de control específicos:

  • La Calidad Correcta
  • La Cantidad Correcta
  • El Precio Correcto
  • El Lugar Correcto
  • El Tiempo Correcto

A continuación, podemos usar estos cinco atributos de adquisición para crear un índice de cumplimiento.

Desafíos de Adquisiciones

Finalmente, podemos ver las adquisiciones desde los puntos de vista de la administración (la junta directiva y el CPO). ¿De qué debe tratarse una estrategia de adquisición? ¿Cuáles son los desafíos fundamentales en los que el departamento de adquisiciones debe enfocarse?

Hagamos una lista de los objetivos/desafíos más importantes:

  • Gestionar la adquisición de la empresa
  • Optimizar costos, calidad, tiempo
  • Gestionar relaciones con proveedores
  • Administrara riesgos, por ejemplo, estableciendo un perfil diverso de proveedores (vea el caso del coronavirus como ejemplo).
  • Predecir gastos, identificar anomalías e informar

De acuerdo con el Informe Deloitte, las adquisiciones también juegan un papel activo en:

  • Nuevos productos/desarrollo del mercado
  • Apoyo a las decisiones de «hacer vs comprar»

Es una buena práctica crear un cuadro de mando de adquisiciones en torno a estos objetivos, en lugar de simplemente copiar una larga lista de KPIs.

Cuadro de Mando de Adquisiciones

Ahora, juntemos los objetivos, procesos y partes interesadas discutidos anteriormente para construir un cuadro de mando estratégico para la adquisición. Para este propósito, seguiremos el modelo de las cuatro perspectivas del Cuadro de Mando Integral clásico:

  • Perspectivas financieras
  • Perspectiva del cliente
  • Perspectiva de procesos internos
  • Habilidades y perspectiva de la arquitectura

Usaré el software BSC Designer para automatizar este cuadro de mando. Los usuarios de BSC Designer encontrarán la plantilla de adquisición disponible en sus cuentas. Si usted aún no es usuario, puede registrarse con un plan gratuito.

Una declaración de misión para este caso puede formularse como: «Asegurar una adquisición efectiva alineada con la estrategia de la organización».

Mapa estratégico para adquisiciones

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Métricas Financieras para Adquisiciones

El objetivo financiero de nivel superior del departamento de adquisiciones puede formularse como:

  • Garantizar el ahorro de costos y evitar costos

Las principales métricas financieras para la adquisición son:

  • Ahorro de costos, % medido como ahorro en la reducción de costos como porcentaje del gasto total. Según el informe de Ardent[1], un punto de referencia promedio para el ahorro de costos es de alrededor del 7,5%.
  • Reducción de costos, % similar al ahorro de costos, la reducción de costos se refiere al ahorro en costos futuros.

Perspectiva financiera de adquisiciones

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¿Qué costos deben tenerse en cuenta? Según el informe Deloitte[2], la métrica de ahorro de costos más popular es la métrica de ahorro de gastos operativos («ahorro OPEX») que utiliza el 74% de los encuestados. Seguido de métricas de ahorro de gastos de capital («ahorro de CAPEX») utilizado por el 63% de las empresas.

También necesitamos conocer los costos para realizar adquisiciones. Estos costos están formados por:

  • Salarios del personal, costos de capacitación y similares
  • Inversión en infraestructura y tecnología

En cuanto a las métricas, podemos ver estas dos métricas:

  • Costo total para realizar adquisiciones
  • % de gastos de adquisición en los gastos de la empresa. Según el informe Ardent, el punto de referencia para esta métrica es inferior al 1%.

Hemos discutido el ahorro de costos y la parte de gastos de adquisición. Otra buena pregunta es si la empresa utiliza el departamento de adquisiciones de manera eficiente.

Para responder a esta pregunta, podemos monitorear:

  • Gasto administrado por el equipo de adquisiciones, %. Porcentaje del gasto total de la empresa administrado por el equipo de adquisiciones.

El punto de referencia para esta métrica dependerá de su industria. La estimación promedio del informe Ardent es del 63,2%.

ROI de Adquisiciones

El ROI del departamento de adquisiciones es uno de los indicadores clave que el CPO/CEO y el consejo de administración desearían ver en el panel de administración corporativa.

La fórmula para el ROI de adquisiciones

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Un punto de partida es la rentabilidad básica de la adquisición:

  • ROI de adquisiciones =(Ahorro de costos / Costo total para realizar adquisiciones) * 100%

ROI de adquisiciones

Un enfoque más integral sería mirar más allá de los resultados financieros obvios. Podríamos encontrar un equivalente en dólares de los beneficios obtenidos como resultado de:

  • Innovaciones habilitadas (idealmente, debe estar alineado con las métricas del cuadro de mando de innovación)
  • Transparencia de cumplimiento
  • Velocidad y calidad de abastecimiento

KPIs para Clientes Internos

El departamento de adquisiciones trata con proveedores para satisfacer las necesidades de los clientes internos.

¿Cuáles son las necesidades de los clientes internos? Podemos formularlas en forma de este objetivo:

  • Comunicación efectiva con el equipo de adquisiciones

¿Cómo cuantificar este objetivo? Para cuantificar las adquisiciones según lo visto por los clientes internos, podemos usar esta métrica simple:

  • Satisfacción interna del cliente, %

Clientes internos de adquisiciones

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Desde el punto de vista del equipo de compras, la comunicación efectiva se puede cuantificar como:

  • Compra basada en catálogo o compras por contrato
  • Compra de emergencia, %

Las compras fuera de contacto y de emergencia implican mayores costos. Es importante utilizar estas métricas para comprender la diferencia de costos y los motivos de la compra fuera de contrato.

Hacer un análisis de caso raíz de las compras inesperadas

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Podemos formular esta idea como una iniciativa:

  • Haga un análisis de caso raíz de las compras inesperadas

Entre las razones que podemos encontrar están:

  • Mala comunicación con los clientes internos
  • Arquitectura de TI obsoleta
  • Baja automatización

KPIs para Procesos de Adquisición

¿Qué pasa con los procesos de negocios dentro del departamento de adquisiciones?

Un objetivo general, en este caso es:

  • Gestionar relaciones con proveedores

Este objetivo puede cuantificarse mediante las siguientes métricas:

  • Número de proveedores. El alto número de resultados en costos administrativos innecesarios, el bajo número de proveedores implica el riesgo de dependencia.
  • Plazo de entrega. Tiempo total para completar un pedido. Esto puede desarrollarse más en el tiempo necesario para discutir detalles, procesar pagos, obtener bienes.
  • Disponibilidad del proveedor, %. Similar al indicador de tiempo de entrega, pero en el caso de disponibilidad, nos estamos enfocando en la capacidad del proveedor para atender pedidos de emergencia.
  • Satisfacción del proveedor, %
  • Índice de cumplimiento, %. Muestra si las entregas de los proveedores cumplen con los términos establecidos.

Indicador de índice de cumplimiento en BSC Designer

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El indicador «Índice de cumplimiento» puede presentarse mediante las siguientes métricas (cada una con su propio peso):

  • Entrega a tiempo
  • Cumplimiento de precios
  • Cumplimiento de términos y condiciones
  • % de devoluciones
  • Valor en dólares de las devoluciones
  • % de defectos y otras métricas de calidad

Un software de automatización, como BSC Designer, calculará el valor del índice de cumplimiento automáticamente utilizando la información sobre el peso y el rendimiento de las métricas dentro del índice. Si usted no está utilizando un software especializado, los cálculos de peso se pueden reproducir fácilmente en las herramientas de hoja de cálculo.

Otro desafío típico del departamento de adquisiciones es encontrar socios de suministro confiables. Formulemos el objetivo para el mapa estratégico como:

  • Encuentre los mejores proveedores de acuerdo con las necesidades de la empresa

Índice de cumplimiento de adquisiciones e indicadores

Se puede construir un cuadro de mando de evaluación simple a partir de estas métricas:

  • Eficacia de la comunicación. En otro artículo, hemos discutido cómo cuantificar la calidad de comunicación.
  • Cronograma de entrega y retraso en los pedidos– mostrará qué tan bien el proveedor gestiona los pedidos entrantes.
  • Precios. Una opción es comparar precios de diferentes proveedores cuantitativamente, o usted puede enfocarse en la competitividad de los precios, por ejemplo, comparar precios cualitativamente.
  • Calidad de suministro. La calidad es un concepto amplio que va mucho más allá del obvio «número de defectos». Para cuantificar la calidad, yo sugeriría usar un cuadro de mando de calidad.

Los usuarios de BSC Designer pueden emplear la función serie de datos para evaluar diferentes proveedores utilizando los mismos parámetros.

En algunos casos, también es una buena idea mirar el inventario y su disponibilidad para los clientes internos. Una métrica clave en este caso es:

  • Precisión de inventario, % Se puede medir como ((Inventario según registros / Inventario físico) * 100).

Si su organización requiere un inventario grande, entonces tener un cuadro de mando de almacén es una buena idea.

Perspectiva interna y de aprendizaje de la adquisición

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Métricas para Cuantificar Habilidades e Infraestructura

El dominio de negocios de adquisiciones está involucrado en muchas tendencias tecnológicas y de talento. En esta parte del cuadro de mando estratégico, nos estamos enfocando en los objetivos de aprendizaje y crecimiento para el departamento de adquisiciones.

Objetivo:

  • Mejorar las habilidades del equipo de adquisiciones

Métricas (de actuación):

  • % del presupuesto gastado en capacitación. Según el informe de Deloitte, el punto de referencia para esta métrica varía de menos del 1% a aproximadamente el 4%.
  • Diversidad en habilidades, %. Esta métrica garantiza que los talentos de adquisiciones aprueben un programa de capacitación integral.

Métrica (de resultado):

  • % de empleados certificados en adquisiciones. % del personal certificado en adquisiciones del total del personal de adquisiciones.

La métrica de actuación «Diversidad en habilidades, %» es un indicador de índice que se puede calcular mediante las siguientes métricas:

  • Capacitación en negociación y gestión de conflictos, horas
  • Capacitación en inteligencia emocional, horas
  • Big data, capacitación en análisis predictivo, horas

En la plantilla del cuadro de mando de adquisiciones, cada una de estas métricas puede tener su propio peso y rendimiento. Por ejemplo, podemos asignar un peso del 25% a la «capacitación en inteligencia emocional«, mientras que la «capacitación analítica» tendrá un peso del 15%. Con estos datos, el software puede calcular el índice de diversidad total de habilidades.

Índice de diversidad en habilidades en el cuadro de mando de adquisiciones

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Si el enfoque principal es la capacitación de talentos en adquisiciones, entonces yo recomendaría alinear el cuadro de mando de adquisiciones con un cuadro de mando de capacitación, que implementó el modelo de cuatro niveles.

Avancemos con otros objetivos de aprendizaje. El siguiente objetivo se puede formular como:

  • Comprender el contexto de las adquisiciones. Las adquisiciones efectivas dependen en gran medida de comprender la estrategia, el entorno de negocios, la competencia y las tendencias relacionadas con el cliente de una empresa.

Una iniciativa simple, en este caso, es proporcionar al equipo de adquisiciones acceso a los resultados del análisis PESTEL. Por ejemplo, esto se puede entregar en forma de una sesión informativa periódica.

Informes regulares de rendimiento no relacionados con adquisiciones - métricas que se actualizan regularmente

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Métrica:

  • Información periódica no relacionada con adquisiciones [intervalo de actualización=trimestral]

Para automatizar esta métrica, podemos especificar el intervalo de actualización para este indicador. Por ejemplo, se puede establecer en «trimestral». Además, podemos configurar el software para recordarle a la persona responsable, la necesidad de hacer una sesión informativa.

Finalmente, el CPO debe enfocarse no solo en los desafíos operativos sino también en los objetivos estratégicos. Uno de ellos puede formularse como:

  • Mantener una arquitectura de adquisición efectiva

Las iniciativas relevantes, en este caso, pueden ser:

  • Mejora y automatización para la arquitectura existente
  • Capacitación de concientización de proveedores
  • Capacitación para clientes internos

Resumen

En este artículo, discutimos algunos KPIs ampliamente utilizados por el departamento de adquisiciones y utilizamos algunos objetivos típicos para construir un ejemplo del mapa estratégico.

  • Encuentre KPIs a la medida. Si bien usted puede comenzar con los KPIs estándar, las mejores métricas son las que están hechas a la medida de su organización. ¿Cómo encuentra usted métricas ganadoras para adquisiciones? Comience con las partes interesadas y sus desafíos. Usted puede encontrar orientación más específica en nuestro sistema KPI de 12 pasos.
  • Reutilice el mapa estratégico. La plantilla de cuadro de mando que hemos discutido en el artículo es un buen punto de partida para su propia estrategia de adquisición, siéntase libre de aplicar las ideas de este artículo a su organización y compartir sus hallazgos en los comentarios.
  • Utilice un software de automatización. Considere el uso de un software de automatización para KPIs/Cuadro de Mando Integral como nuestro BSC Designer. Antes, discutimos por qué las herramientas de hoja de cálculo podrían no resolver los desafíos de los cuadros de mando de manera efectiva.
CMI Desde Plantilla ¿Qué sigue?

  • Plantillas de CMI. Regístrese con un plan gratuito de BSC Designer y tenga acceso inmediato a 23 plantillas de cuadro de mando, incluyendo el Cuadro de Mando de Adquisiciones discutido en este artículo.
  • Tenga dominio de habilidades. De un vistazo al video tutorial gratuito sobre el cuadro de mando integral. Domine sus habilidades de planificación y ejecución de estrategias.
  • Automatice. Aprenda qué es el software de Cuadro de Mando Integral y cómo puede facilitarle la vida al automatizar la ejecución de la estrategia, los KPIs y los mapas estratégicos.

Más ejemplos del Cuadro de Mando Integral

CMI y Indicadores para Servicio al Cliente
8 pasos para crear un mapa estratégico con BSC Designer
KPIs del panel de gestion corporativa

Referencia

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