Al adherirse a los estándares ISO, las organizaciones establecen mejores prácticas y aseguran el cumplimiento de los requisitos regulatorios. El estudio de caso examina cómo los clientes de BSC Designer integran sus programas de certificación ISO con cuadros de mando funcionales para cumplir con los requisitos de los estándares en la definición de partes interesadas, objetivos, acciones, riesgos y mediciones.
Normas en el estudio de caso
Para analizar el enfoque general de alinear las normas ISO con cuadros de mando funcionales, entrevistamos a 18 organizaciones entre nuestros clientes certificados en las siguientes normas:
- ISO 9001 – Gestión de la calidad (estudio de caso práctico disponible)
- ISO 14001 – Gestión ambiental
- ISO 45001 – Gestión de la salud y seguridad ocupacional
- ISO 50001 – Gestión de la energía
- ISO 22000 – Gestión de la seguridad alimentaria
- ISO 27001 – Seguridad de la información, ciberseguridad y protección de la privacidad
Arquitectura de cuadros de mando funcionales alineados
En la sección 4, las normas ISO requieren definir el área de aplicación o alcance de la norma.
Las organizaciones en el estudio de caso emplearon la arquitectura de cuadros de mando estratégicos y funcionales alineados. Cada cuadro de mando se centró en un aspecto específico de la estrategia de la empresa, alineándose con los requisitos de una norma particular.
Algunas normas introdujeron funciones adicionales, como preparación para emergencias, funciones a lo largo de la cadena de valor (por ejemplo, función de aprovisionamiento), liderazgo y gobernanza corporativa. Las organizaciones alinearon cuadros de mando primarios con otros cuadros de mando funcionales utilizando metas/indicadores normalizados.
En la mayoría de los casos, el uso de cuadros de mando funcionales ISO se extendió más allá de las auditorías/revisiones formales. Los cuadros de mando ISO y sus resultados se alinearon con los cuadros de mando de estrategia a nivel corporativo y otros cuadros de mando estratégicos y funcionales.
Contexto empresarial y partes interesadas
Las normas ISO enfatizan la necesidad de un análisis contextual (sección 4 de las normas), incluyendo factores externos (contexto empresarial, competencias, partes interesadas) y factores internos.
Las organizaciones en nuestro estudio de caso generalmente siguieron un enfoque clásico para la planificación estratégica, que incluye un análisis exhaustivo de factores internos y externos, competencia, restricciones, etc.
Durante las sesiones de facilitación, se utilizó el diagrama del ecosistema (una parte del Sistema de Implementación de Estrategias) para formular una hoja de ruta para el análisis.
Las normas ISO requieren un análisis de partes interesadas (sección 4.2). Los usuarios de BSC Designer generalmente realizan el análisis de partes interesadas como parte del análisis del entorno empresarial, utilizando la plantilla de análisis de partes interesadas disponible en el software.
Objetivos
La sección 6.2 de las normas ISO describe el requisito de definir objetivos:
- ISO 14001 objetivos ambientales y de cumplimiento
- ISO 9001 objetivos para funciones relevantes y liderazgo (sección 5)
- ISO 45001 objetivos de salud y seguridad ocupacional
- ISO 50001 objetivos y metas energéticas
- ISO 22000 objetivos para el sistema de gestión de alimentos
- ISO 27001 objetivos de seguridad de la información
Según ISO, los objetivos deben alinearse con la consistencia, la medibilidad, el monitoreo, la comunicación y las actualizaciones regulares.
Al automatizar objetivos en BSC Designer, las organizaciones utilizaron varios niveles de descomposición, asignaron usuarios responsables para la comunicación, cuantificaron objetivos con KPIs relevantes y vincularon planes de acción a los objetivos en forma de iniciativas.
Digital Transformation Strategy. La relación entre los objetivos en cuadros de mando externos se visualizó en la pestaña de contexto, y los objetivos se comunicaron a través de informes, mapas estratégicos visuales y paneles de control.
Planes de acción y asignación de recursos
Las normas ISO (sección 6.1 y 6.2) establecen requisitos para las acciones, incluyendo la definición del alcance de la acción, recursos, personas responsables, cronograma, criterios de evaluación e información adicional relevante.
Balanced Scorecard for HR. Las empresas en el estudio de caso formularon sus planes de acción a través de iniciativas alineadas con objetivos y KPIs. Una definición típica de una iniciativa incluía:
- Definición de su nombre y otros detalles en el campo de descripción
- Referencias a documentación de apoyo en la propiedad de documento alineado
- Datos de cronograma
- Total del presupuesto, presupuesto utilizado, Valor Ganado calculado
- Definición del responsable y partes interesadas involucradas a través de la propiedad de responsable
- Seguimiento de la evolución del plan de acción a través de la propiedad de estado
- Automatización de criterios de evaluación o progreso a través de la propiedad de KPI alineado
- Definición de dependencias, contribuciones y contextos a través de la sección de Contexto.
Las normas ISO reconocen la importancia del riesgo (efecto de la incertidumbre) en el entorno operativo (sección 6.1). Las organizaciones automatizaron la gestión de riesgos en BSC Designer utilizando la mecánica de iniciativas, cambiando el tipo de registro a «Riesgo.»
Cuantificación de objetivos y planes de acción
Un tema común de las normas ISO analizadas (ver secciones 9.1) es el requisito de definir objetivos que sean medidos (cuantificados), monitoreados, comunicados y actualizados.
Las organizaciones automatizaron estos requisitos mediante KPIs:
- Los KPIs fueron alineados con un objetivo o con una iniciativa
- Se asignaron responsables a los KPIs
- Los responsables fueron comunicados automáticamente sobre los cambios en los KPIs
- Las propiedades de el intervalo de actualización de los KPIs se utilizaron para automatizar recordatorios para actualizar datos y asegurar la consistencia de los datos.
Un estudio de caso sobre la medición del rendimiento en la industria de la aviación podría ser de interés para aquellos en dominios regulados similares.
Participación del usuario
Las normas ISO (secciones 7.3 y 7.4) requieren que las partes involucradas tengan acceso a datos relevantes, con un enfoque en la concienciación, la comunicación y la documentación.
Las organizaciones lograron la participación de los interesados utilizando el modelo de roles de usuario en BSC Designer, incluyendo:
- Observadores (usuarios de solo lectura),
- Usuarios de entrada de datos, y
- Usuarios avanzados.
Auditoría interna / Revisión
Las secciones 9.2 y 9.3 de las normas ISO exigen auditorías internas regulares y revisiones de gestión.
Las empresas del estudio de caso emplearon varios mecanismos para automatizar el requisito de auditoría interna:
- Se crearon cuadros de mando funcionales separados con indicadores de progreso/completitud de auditoría. Estos indicadores fueron configurados con intervalos de actualización específicos para garantizar el cumplimiento con la política de actualizaciones regulares.
- Los hallazgos de la auditoría se alinearon con los objetivos o KPIs utilizando la función de comentarios, así como creando nuevas iniciativas/hipótesis.
- Se estableció un flujo de trabajo de aprobación formal de datos para cierto tipo de tareas (la entrada de los usuarios de entrada de datos debe ser aprobada por los usuarios avanzados).
Resumen
Mientras cada norma ISO ofrece una perspectiva única sobre el dominio aplicado, surge un tema común en los requisitos para:
- Análisis del contexto y de las partes interesadas,
- Formulación de objetivos,
- Planes de acción, y
- Su cuantificación.
Las organizaciones en el estudio de caso utilizaron el software BSC Designer para automatizar aspectos del cumplimiento de las normas a través de cuadros de mando funcionales y alinearlos con la estrategia general.
Con el creciente número de regulaciones, el cumplimiento no se limita a las normas ISO. Consulte nuestra plantilla de cumplimiento para crear cuadros de mando para regulaciones específicas.
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias en 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento, incluyendo el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.