Una organización financiera con sede en México utilizó la importación asistida por IA en BSC Designer para convertir hojas de cálculo de estrategia en un modelo de ejecución de la estrategia con una asignación clara de responsables, lógica de KPI, permisos, informes y flujos de trabajo de evidencias.
Datos clave sobre la importación de hojas de cálculo con IA
- Antes. La estrategia en Excel, con permisos poco claros, la lógica de los KPI y enlaces entre planes.
- Después. El plan se migró a objetivos estructurados y KPIs, con calendarios de actualización, responsables y flujos de trabajo de evidencias.
Cifras clave
- Más de 200 objetivos y KPIs importados durante la primera etapa.
- 1 día laborable completo – el esfuerzo manual estimado necesario para hacer coincidir la jerarquía de Excel con los campos del software sin IA.
- 15 minutos necesarios para crear la estructura inicial a partir de los datos de la hoja de cálculo con el asistente de IA.
¿Tiene un plan estratégico basado en Excel o un cuadro de mando operativo como el descrito aquí? Comparta sus materiales de planificación existentes con el equipo de BSC Designer para probar cómo la importación asistida por IA puede convertirlos en un sistema conectado de ejecución de la estrategia para el seguimiento de KPI, la asignación de responsables y la elaboración de informes antes de una implementación más amplia.
Perfil de la empresa
La empresa es una organización financiera con sede en México centrada en las finanzas sociales. Ofrece servicios de ahorro, crédito, tarjetas, cajeros automáticos, banca digital, remesas y servicios financieros relacionados. Atiende a más de 1,5 millones de miembros a través de 64 sucursales y emplea entre 1.001 y 5.000 personas. Es una de las instituciones financieras cooperativas más grandes de la región, con activos superiores a 3,7 mil millones de USD y con ingresos anuales previamente reportados de 408,1 millones de USD.
El desafío: Pasar de hojas de cálculo a una implementación sostenible de la estrategia
La organización ya había desarrollado su proceso de planificación en Excel. Las hojas de cálculo capturaban tanto la planificación estratégica como la operativa, pero la estructura era difícil de gobernar a escala. Así es como el responsable de medición del desempeño de la empresa formuló la necesidad:
“Queríamos trasladar nuestro archivo existente de Excel a la herramienta sin reconstruirlo todo manualmente.”
El modelo de planificación incluía hojas de cálculo estratégicas y operativas independientes que estaban conectadas. El equipo necesitaba decidir cómo debería funcionar la estructura existente dentro de un software de estrategia dedicado.
El modelo de Excel no se ajustaba claramente a la lógica del software. Por ejemplo, utilizaba ponderaciones globales, lo que significa que cada elemento se ponderaba frente a todos los elementos del cuadro de mando; la plataforma utilizaba ponderaciones relativas, en las que cada elemento se pondera frente a otros elementos del mismo nivel. Esto requirió interpretación antes de que los datos pudieran importarse correctamente.
Había algunos otros problemas que resolver antes de importar:
- Estructura poco clara. La jerarquía, la responsabilidad, los permisos y los enlaces entre planes no eran consistentes.
- Brechas en la lógica de los KPI. Algunos indicadores requerían corrección antes de poder utilizarse para los cálculos de progreso.
- Necesidades de gobernanza. La organización necesitaba definir quién podía ser responsable, actualizar, aprobar y modificar cada parte del plan.
Debido a la complejidad general del modelo de estrategia existente, no fue posible una carga directa uno a uno. El equipo tuvo que interpretar y adaptar primero el archivo de Excel.
La solución: Utilice la IA para depurar y estructurar el modelo de planificación
El equipo de implementación utilizó la importación asistida por IA en BSC Designer para convertir las hojas de cálculo existentes en un modelo de estrategia estructurado. El proceso transformó el plan en objetivos, indicadores, fórmulas, descripciones, frecuencias de actualización y usuarios responsables.
“No solo pensábamos en importar el plan, sino también en quién sería responsable de cada parte y la actualizaría.”
El equipo utilizó un flujo de trabajo paso a paso basado en entradas de copiar y pegar y prompts de IA. Esto permitió que la importación se revisara y se refinara antes de aprobar la importación final.
La estructura inicial se importó en aproximadamente 10 a 15 minutos. Sin IA, el mismo trabajo habría requerido un día laborable completo solo para hacer coincidir la jerarquía de Excel con los campos del software.
La IA también se utilizó para configurar la lógica del cálculo del progreso. En Excel, algunos indicadores solo realizaban el seguimiento del valor actual, mientras que la dirección de optimización (maximizar o minimizar) se daba por implícita. En el software, a esos indicadores se les debía asignar una función de optimización específica. Por ejemplo, para los indicadores de costos, los valores más bajos representan un mejor desempeño, por lo que la función de minimización fue asignada por la IA.
La implementación práctica incluyó:
- Importación asistida por IA. Las hojas de cálculo se convirtieron en objetivos estructurados, KPIs, fórmulas, descripciones, frecuencias de actualización y responsables.
- Normalización de KPI. La IA verificó la dirección del indicador, las fórmulas, las frecuencias de actualización y las ponderaciones para que los cálculos se comportaran correctamente.
- Asignación de responsables. Cada punto de datos podía asignarse a un usuario responsable para respaldar la rendición de cuentas.
- Refinamiento paso a paso. El equipo utilizó prompts de IA para revisar y mejorar el modelo importado antes de finalizarlo.
Vídeo relevante: Importar el plan estratégico con IA
Los resultados: configuración más rápida e informes más fiables
La organización obtuvo más control sobre la ejecución de la estrategia. El sistema hizo explícitos la frecuencia de actualización, la lógica de cálculo, la responsabilidad y los requisitos de evidencia.
La IA aportó la mayor parte del valor en forma de ahorro de tiempo al importar datos: la importación inicial tardó entre 10 y 15 minutos en lugar de la jornada laboral completa que normalmente se necesita para preprocesar una hoja de cálculo de planificación compleja.
Otra mejora tangible fue la optimización de los informes continuos, ya que las frecuencias de actualización, la responsabilidad, las aprobaciones y los requisitos de evidencia se configuraron una sola vez en lugar de gestionarse manualmente dentro de cada ciclo de informes.
El resultado principal: un cambio de la planificación estratégica basada en hojas de cálculo a una ejecución de la estrategia gobernada, preservando al mismo tiempo la sustancia del modelo de planificación existente.
La importación asistida por IA es solo una parte de un sistema de estrategia sostenible. Para el modelo de control más amplio, vea cómo estructurar la supervisión de la implementación de la IA en toda la estrategia, los KPIs, los riesgos y la validación humana.
BSC Designer es Software de ejecución de la estrategia con el cuadro de mando integral como núcleo. Ayuda a las organizaciones a convertir los planes estratégicos en una arquitectura de estrategia conectada mediante la alineación de objetivos, KPI, iniciativas, riesgos y mapas estratégicos en un solo lugar. Nuestro sistema de implementación de la estrategia explica cómo poner la estrategia en práctica, y la plantilla de taller de ejecución de la estrategia ayuda a los equipos a aplicarla en sesiones internas de estrategia.