Las «Políticas» son directrices formalizadas que ayudan a las organizaciones a alinear el comportamiento con la intención estratégica y garantizar el cumplimiento. En este artículo, hablaremos sobre el marco de ejecución de políticas, centrándonos en casos de uso como la monitorización continua de controles, los mecanismos para recopilar retroalimentación de las Partes Interesadas y la alineación entre las políticas y la estrategia general.
Partes interesadas del ciclo de vida de la política
Tradicionalmente, las políticas son creadas, aplicadas y adaptadas por diferentes grupos de partes interesadas:
- Órganos de gobierno y equipos legales (crean políticas)
- Gerentes operativos (implementan políticas)
- Responsables de cumplimiento o jefes de departamento (mantienen políticas)
- Auditores o gestores de riesgos (evalúan la eficacia de las políticas)
Si bien los roles en el ciclo de vida de la política están distribuidos entre diferentes partes interesadas, esta separación no debe llevar a la fragmentación. El objetivo final de la implementación de políticas es unificar la intención de la política con su implementación real1.
Estructura de un marco de políticas típico
Un marco de políticas integral sigue una estructura jerárquica en la que el grado de abstracción disminuye gradualmente desde la normativa de alto nivel o la intención estratégica hasta el nivel de implementación operativa con controles específicos:
- Regulaciones / Gobernanza: Requisitos legales y principios corporativos internos.
- Políticas: Declaraciones de alto nivel que describen la postura de la organización.
- Normas: Reglas específicas y medibles.
- Procedimientos: Instrucciones paso a paso sobre cómo implementar las normas en la práctica.
- Directrices: Mejores prácticas recomendadas que respaldan los procedimientos.
- Controles: Mecanismos para prevenir, detectar o corregir el incumplimiento.
Automatizar la ejecución de políticas con BSC Designer
Como lo enfatizan múltiples normas (por ejemplo, ISO 37301, Sistemas de Gestión de Cumplimiento), la ejecución de políticas debe considerarse como parte de la implementación de la estrategia general.
La plataforma BSC Designer ofrece una alineación fluida entre la estrategia principal y las políticas de apoyo. A continuación, examinamos cómo se puede implementar en la práctica el marco de ejecución de políticas con software de planificación estratégica.
Estructura y alineación de políticas
La estructura general del marco de políticas:
- En el nivel de cuadro de mando, los usuarios pueden definir políticas o regulaciones generales. Estas políticas pueden ser globales para la organización o específicas para una unidad de negocio o función.
- Dependiendo de su rol, a diferentes grupos de partes interesadas se les otorgan derechos de acceso a ciertas partes de la implementación de la política. Por ejemplo, siguiendo el modelo RACI.
- Dentro del cuadro de mando, la intención estratégica puede descomponerse en normas, procedimientos y controles de apoyo utilizando una jerarquía de elementos.
- Las políticas o sus controles pueden alinearse con objetivos específicos de los cuadros de mando estratégicos. Tal alineación respalda una transición del papel tradicional de cumplimiento de las políticas a uno en el que el cumplimiento actúa como un habilitador clave de la estrategia corporativa. 2
Controles de políticas y mejora continua
La mecánica de los indicadores de rendimiento se utiliza para definir los controles:
- El marco de medición del rendimiento permite el seguimiento de la eficiencia y eficacia en la implementación de políticas.
- Las propiedades de los controles específicos pueden ser personalizadas dependiendo del rol del control mediante campos personalizados. Por ejemplo, los controles para la continuidad del negocio y la validación de proveedores de terceros tendrán propiedades diferentes.
En el marco de ejecución de políticas, los controles son dinámicos:
- El monitoreo continuo se habilita mediante actualizaciones de datos en tiempo real, con trazabilidad respaldada por pistas de auditoría. Un buen ejemplo de la necesidad de monitoreo continuo es el seguimiento de la capacitación periódica (vea el modelo de medición de capacitación de cuatro niveles) sobre actualizaciones de políticas3.
- Se soportan diversos casos de medición del rendimiento, como evaluaciones cualitativas, estados binarios de cumplimiento/incumplimiento, cambios graduales en el rendimiento y la capacidad de detectar evidencia adjunta, etc.
La plataforma proporciona funcionalidad tradicional de gestión de políticas:
- La documentación de soporte como archivos de políticas, procedimientos e informes de auditoría puede ser cargada y vinculada a los objetivos o controles relevantes.
- Los planes de iniciativas relacionados con la implementación de controles o actualizaciones de políticas pueden ser rastreados dentro del sistema, asignando responsables y generando alertas basadas en fechas límite o cambios en el rendimiento.
- Los paneles de control y los mapas estratégicos proporcionan potentes herramientas de visualización, ayudando a las partes interesadas a evaluar rápidamente el rendimiento, identificar brechas y comprender las relaciones entre políticas, controles y resultados.
Para apoyar la mecánica de retroalimentación:
- Las partes interesadas pueden interactuar directamente mediante la función de comentarios, proporcionando retroalimentación o documentando problemas para fines de auditoría.
- La plataforma puede emitir informes regulares automáticos a las partes interesadas relevantes.
Discutimos más ejemplos y técnicas de implementación en el artículo sobre controles GRC.
Escalado y mantenimiento
Mantenimiento de políticas:
- Por diseño, cada control incluye un intervalo de actualización obligatorio. Este intervalo define cuándo los datos de rendimiento deben cargarse automáticamente o por el responsable. Si se omite el intervalo de actualización, estos controles se marcarán como «actualización requerida».
Para asegurar un escalado más sencillo de los marcos de políticas:
- Las organizaciones pueden definir plantillas de políticas una sola vez y replicarlas en todos los departamentos o unidades de negocio.
- Los controles y las plantillas de controles pueden ser estáticos o pueden ser sincronizados dinámicamente.
Conclusión
El enfoque discutido transforma la ejecución de políticas de un proceso de documentación estático a un sistema dinámico, medible y alineado estratégicamente.
- Al vincular las políticas con los controles operativos y los objetivos estratégicos, las organizaciones pueden garantizar no solo el cumplimiento, sino también elevar el papel de las políticas como habilitadores estratégicos.
- El papel de la automatización por software es reducir la complejidad del ámbito de la planificación estratégica para las partes interesadas clave involucradas, garantizar la coherencia y trazabilidad de los datos de desempeño.
Alexis Savkin es Consultor Senior de Estrategia y CEO de BSC Designer, una plataforma de cuadro de mando integral. Cuenta con más de 20 años de experiencia en el sector, con formación en matemáticas aplicadas y tecnología de la información. Alexis es el autor del «Sistema de Despliegue de Estrategias». Ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y medición del desempeño, participa regularmente como ponente en eventos del sector y su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.