La gestión de instalaciones es una disciplina compleja que requiere los esfuerzos coordinados de múltiples partes interesadas. En este artículo, discutimos un ejemplo de uso del marco de trabajo del Cuadro de Mando Integral para documentar y ejecutar una estrategia de gestión de instalaciones.
Nuevas fuerzas impulsoras, como los cambios post-pandemia en la demanda de bienes raíces corporativos, han incrementado el interés3 en usar el marco para sus propósitos principales, como la ejecución de estrategias y la navegación del cambio estratégico.
En este artículo, discutimos un ejemplo de un Cuadro de Mando Integral para la gestión de instalaciones. Este cuadro de mando estratégico puede centrarse en una instalación específica y alinearse con otros cuadros de mando estratégicos, o puede utilizarse como plantilla para propagar un enfoque estratégico similar en toda la empresa de gestión de instalaciones.
También encontrará ejemplos de cómo estas ideas pueden automatizarse en la plataforma de BSC Designer, en la que puede registrarse bajo el plan gratuito y probar en la práctica.
Partes interesadas de la gestión de instalaciones
Un buen punto de partida para el análisis estratégico es la gestión de partes interesadas. En el caso de la gestión de instalaciones, la lista de partes interesadas incluye:
- Propietario del inmueble
- Inquilinos
- Equipo de instalaciones
- Reguladores
En BSC Designer, use la plantilla de análisis de partes interesadas para formular la lista de partes interesadas y definir sus ambiciones estratégicas, recursos y prioridades.
Análisis Estratégico
En nuestra plantilla, tenemos algunos objetivos formulados en el mapa estratégico. Estos objetivos sirven como ejemplos, pero en una situación real, estamos interesados en analizar el entorno externo y los paisajes competitivos y legislativos para desarrollar hipótesis estratégicas y proyectarlas en la estrategia.
Entre los marcos recomendados se encuentran el análisis PESTEL para factores externos y las Cinco Fuerzas para analizar el paisaje competitivo. En un artículo diferente, discutimos los marcos de negocio y su papel en la planificación estratégica.
Por ejemplo, dependiendo de su ubicación, el estado actual de la gestión de instalaciones está conformado por los siguientes factores:
- Sostenibilidad y eficiencia energética
- Gestión de costos
- Cumplimiento normativo
- Adopción de tecnologías de IA y AR (realidad aumentada)
Mapa Estratégico para la Gestión de Instalaciones
Nuestro ejemplo incluye un mapa estratégico. De acuerdo con los principios del cuadro de mando integral de Kaplan & Norton, el mapa está dividido en cuatro perspectivas:
- Las dos primeras perspectivas – Finanzas y Cliente – donde formulamos los resultados esperados para los interesados.
- Las perspectivas de Aprendizaje e Interna – donde formulamos la parte accionable de la estrategia.
Facility Management Scorecard. Por ejemplo, uno de los motores de la estrategia es el objetivo de «Arquitectura Digital» mapeado en la perspectiva de Aprendizaje. Está respaldado por la implementación interna a través del objetivo «Integración de la Arquitectura Digital con los Flujos de Trabajo Diarios».
Siguiendo la lógica de causa y efecto definida por las flechas, podemos seguir los resultados de estos motores en las perspectivas de Cliente y Finanzas. En este caso, los resultados son operaciones de instalaciones rentables y, en última instancia, crecimiento sostenible.
La conexión de causa y efecto no es solo lógica. En este ejemplo, al conectar dos objetivos, la plataforma sugirió vincularlos con datos.
Facility Management Scorecard. Por ejemplo, «Arquitectura Digital» se cuantifica mediante dos indicadores de resultado: «Tasa de Adopción de Usuarios» y «Tiempo de Inactividad del Sistema». Este rendimiento rezagado se usa como entrada o indicador de actuación para el objetivo «Integración de la Arquitectura Digital con los Flujos de Trabajo Diarios».
En el tutorial de usuario sobre la función del mapa estratégico, puede aprender más sobre crear mapas estratégicos.
Descomposición en KPIs, Iniciativas y Riesgos
Los objetivos de alto nivel en el mapa son demasiado abstractos para ser alcanzados. Por esa razón, los desglosamos o descomponemos en componentes más tangibles.
Analicemos, por ejemplo, el objetivo «Capacitación y Desarrollo de Empleados» dentro de la perspectiva interna.
Cuadro de Mando de Gestión de Instalaciones. Dentro, tenemos:
- Una iniciativa «Implementar una cultura de aprendizaje continuo e innovación» que puede incluir detalles clásicos de gestión de proyectos como fechas de inicio y vencimiento, y presupuestos.
- Un indicador de resultado «Evaluación del rendimiento post-capacitación» que cuantifica la efectividad de los programas de capacitación.
- Varios indicadores de actuación como «Alineación con los objetivos estratégicos» que no impactan directamente en el rendimiento del objetivo pero ayudan a cuantificar los factores de éxito.
- Otro indicador de actuación es «Análisis Continuo de Necesidades de Capacitación,» que, además de ser un indicador de actuación, también está conectado al objetivo del mismo nombre en la perspectiva de Aprendizaje.
- Un riesgo «Falta de Impacto Medible» cuantificado por impacto y probabilidad de riesgo, con su propio plan de mitigación de riesgos.
Para cada uno de estos componentes, podemos asignar un interesado para explicar el razonamiento detrás de él, así como un responsable, un usuario que recibirá notificaciones y verá estos componentes en su panel de control personalizado.
Lista Completa de KPIs del Cuadro de Mando de Gestión de Instalaciones
A continuación se presenta la lista de KPIs del cuadro de mando de Gestión de Instalaciones. Para funciones de automatización básicas (definición, ponderaciones, establecimiento de objetivos) y avanzadas (ponderaciones, cálculos, seguimiento a lo largo del tiempo) de KPIs, acceda a la plantilla mencionada a través de la plataforma BSC Designer.
Costo Total de Operaciones Propietarios de Inmuebles: operaciones de instalaciones eficientes y rentables Inquilinos: espacio cómodo y bien mantenido Equipo de Instalaciones: procesos de flujo de trabajo eficientes Ingresos Operativos de Instalaciones Integración de la Arquitectura Digital con los Flujos de Trabajo Diarios Retorno de las Inversiones en Gestión de Instalaciones Tiempo para resolver problemas de mantenimiento Medidas de seguridad percibidas Conciencia y Monitoreo Regulatorio Tasa de Adopción de Tecnología Satisfacción de la Comunicación Capacitación y Desarrollo de Empleados Tasa de Cumplimiento de Seguridad Arquitectura Digital Ganancia en Eficiencia del Flujo de Trabajo Reducción en Tasa de Errores Dependencia de Proveedores Externos Cumplimiento Regulatorio % de políticas y procedimientos de cumplimiento documentadosEjecución de Estrategia y Monitoreo Continuo
Hemos pasado por las etapas de análisis y descripción del proceso de estrategia. El siguiente paso es la ejecución real de la estrategia.
Su equipo puede comenzar a trabajar en los planes definidos:
- Los KPIs se actualizan con datos frescos.
- Si no se cumplen los objetivos, los responsables pueden anotar sus comentarios.
- Se adjuntan documentos relevantes a los KPIs y objetivos como evidencia de la correcta ejecución de la estrategia.
El equipo de gestión puede seguir el progreso a través de paneles de control e informes programados.
Cuadro de Mando de Gestión de Instalaciones. Desplegar la estrategia en instalaciones específicas
El cuadro de mando de gestión de instalaciones discutido se puede utilizar como plantilla para definir la estrategia y rastrear el rendimiento de varias instalaciones.
Conceptualmente, esto implica:
- Crear una plantilla con objetivos compartidos, KPIs e iniciativas.
- Probar la plantilla a pequeña escala para algunas instalaciones.
- Ajustar la plantilla de acuerdo con las mejores prácticas.
- Desplegar la plantilla a más instalaciones.
Cada uno de los sub-plantillas puede conectarse a la plantilla principal mediante datos. De esta manera, los cuadros de mando para instalaciones individuales pueden agruparse y medirse como un conjunto.
Alinear la Gestión de Instalaciones con la Estrategia General
La gestión de instalaciones no está aislada de otras subestrategias. En este caso, estamos hablando de conectar el cuadro de mando de gestión de instalaciones con otros cuadros de mando.
La alineación se puede realizar por datos cuando se conectan KPIs específicos, o por contexto, donde se crea un registro contextual.
Por ejemplo, podemos conectar el Cuadro de Mando de Gestión de Instalaciones por contexto con los cuadros de mando de Seguridad, Cumplimiento o Capacitación.
También podría haber una conexión contextual con los cuadros de mando de Sostenibilidad e Innovación.
Sesión de formación: 'Introduction to Balanced Scorecard by BSC Designer' se ofrece como parte de nuestro programa de aprendizaje continuo e incluido con una suscripción a BSC Designer.
Las sesiones de formación se imparten semanalmente a través de Zoom, proporcionando conocimientos prácticos y orientación personalizada. Al finalizar, los participantes reciben un certificado de asistencia. Explore todas las sesiones de formación disponibles aquí.
Resumen
La gestión de instalaciones es una disciplina empresarial compleja que involucra a varias partes interesadas y opera en un entorno empresarial complejo.
En este artículo, discutimos cómo:
- Definir y describir una estrategia para una instalación individual,
- Escalarla a la gestión general de instalaciones, y
- Conectarla con otros cuadros de mando estratégicos y funcionales dentro de la organización.
- Evaluación del desempeño en la gestión de instalaciones: Uso del enfoque del cuadro de mando integral, D. Amaratunga, D. Baldry, M. Sarshar, The University of Salford, UK, 2020 ↩
- Medición del Desempeño en el Departamento de Gestión de Instalaciones Usando el Cuadro de Mando Integral, Tony Nurdiansyah, Instituto de Tecnología de Bandung (ITB), 2014 ↩
- El Cuadro de Mando Integral: Reutilizando un marco estratégico probado para el Nuevo Modelo de Trabajo, Jenn Shelton, FMJ (International Facility Management Association), 2021 ↩
Alexis es un Consultor Senior de Estrategia y CEO en BSC Designer, con más de 20 años de experiencia en planificación estratégica. Alexis desarrolló el «Sistema de Implementación de Estrategias en 5 Pasos» que ayuda a las empresas con la implementación práctica de sus estrategias. Es un orador habitual en conferencias de la industria y ha publicado más de 100 artículos sobre estrategia y gestión del rendimiento, incluyendo el libro «Sistema KPI de 10 Pasos». Su trabajo es frecuentemente citado en investigaciones académicas.