Esquema 7-S: Lista de Verificación Avanzada con Iniciativas y Métricas

El esquema 7-S creado por Tom Peters es una lista de verificación simple pero poderosa en el conjunto de herramientas de un alto directivo. Aprenda qué es y cómo aprovechar su poder mediante el uso de iniciativas y medidas.

En BSC Designer, discutimos algunos marcos empresariales populares como Cuadro de Mando Integral o OKR. El juego de herramientas de un directivo nunca consta de una sola herramienta empresarial. Uno debe elegir la herramienta de acuerdo con el entorno empresarial, los recursos y los objetivos. Hoy, me gustaría hablar sobre el probado esquema McKinsey 7-S.

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Esquema 7-S vs. Cuadro de Mando Integral

El esquema 7-S se introdujo en 1980; más tarde, en 1982, el modelo fue mostrado al público en general en el bestseller «En busca de la excelencia» por Tom Peters y Robert Waterman.Diez años tarde, en 1992, David Norton y Robert Kaplan publicaron un artículo en Harvard Business Review presentando su «Cuadro de Mando Integral».

Aunque ambos conceptos abordan el mismo desafío de la ejecución efectiva de la estrategia, encuentro que cada uno de los esquemas tiene un valor único para una empresa.

Esto es lo que dice Robert Kaplan, uno de los autores del concepto Cuadro de Mando Integral:

Creo que el CMI no solo es totalmente coherente con el esquema 7-S, sino que también puede mejorar su uso.

Robert Kaplan en «Cómo el Cuadro de Mando Integral complementa el modelo McKinsey 7-S»[1]

Una Historia del Esquema 7-S

Uno de los autores del esquema 7-S, un conocido gurú de los negocios, Tom Peters, comparte la historia del concepto de negocio en su «Breve historia del modelo 7-S («McKinsey 7-S»)» [2].

Línea de tiempo del esquema 7-S

El concepto se introdujo en 1980 en el artículo «Estructura no es Organización» [3] publicado en Business Horizons. El artículo abordó cuestiones de eficacia organizacional. Los coautores de Tom Peters fueron Julien R. Phillips y Robert H. Waterman (todos trabajaban en ese momento en la oficina de McKinsey & Company en San Francisco).

El artículo comienza con una declaración simple:

La imagen de la cosa no es la cosa … Una estructura organizacional no es una organización.

Más tarde, Tom Peters explica en la «Breve historia del modelo 7-S» [2]: «El arsenal de McKinsey consistía principalmente en estrategia y, en segundo lugar, estructura«.Las empresas fallaban en ejecutar su estrategia y la investigación realizada por Tom Peters, y más tarde por sus colegas, buscaba encontrar otros factores de éxito y alternativas al diseño estructural.

Nombre del Esquema: Aliteración

Durante la lluvia de ideas sobre el diseño final del esquema, los autores del artículo decidieron usar aliteración. Las 7 partes del esquema deberían haber comenzado con una «S». Probablemente debido a este movimiento inteligente, el concepto sigue siendo parte imprescindible de un conjunto de herramientas de gestión empresarial.

7-S del Esquema

De acuerdo con el esquema 7-S, el cambio organizacional efectivo es impulsado por 7-Ss. Hay «Ss Fuertes» y «Ss Suaves».

Ss Fuertes

«Fuerte» en este caso se refiere a algo formal, tangible y medible. Hay tres «Ss fuertes»:

  • Strategy (estrategia)
  • Structura (estructura)
  • Systems (sistemas)

Ss Suaves

El resto de 7-S son «Ss suaves», que se refieren a conceptos menos formales y difíciles de medir:

  • Shared Values (valores compartidos)
  • Skills (habilidades)
  • Style (estilo)
  • Staff (personal)

Factores de Éxito «Fuertes» y «Suaves»

En su artículo [2], Tom Peters captura el poder del concepto 7-S en 6 palabras:

Fuerte es suave. Suave es fuerte.

Tom Peters. Breve historia de 7-S. [2]

«Fuerte» (estrategia o sistema de negocios), no genera un resultado sin «suave» (las personas y nuestros valores).En el Cuadro de Mando Integral, existe una idea similar de cambio de enfoque en los objetivos financieros.

Diagrama 7-S

La parte importante del esquema 7-S es un diagrama que tiene una forma de telaraña y consta de 7 ciclos S e interconexiones entre ellos.Esta estructura se eligió para subrayar la complejidad de los factores que pueden influir en el cambio de la empresa.

El enfoque de un esquema 7-S es multidimensional. Los elementos en el gráfico 7-S están interconectados con líneas de igual tamaño; todos los elementos son igualmente importantes y todos deben usarse juntos.

Para avanzar en una de las «Ss», uno necesita alcanzar el éxito en las otras.

La forma del diagrama también es un ciclo. El diagrama no tiene un punto de partida. Esta forma fue elegida intencionalmente para demostrar que:

No es obvio cuál S será un factor determinante para resolver un problema empresarial en particular.

Diagrama 7-S Original

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¿Qué significa cada «S» en 7-S?

Ahora, repasemos las Ss del modelo 7-S una por una. La aliteración utilizada en el nombre del esquema ayuda a memorizar sus elementos, pero su significado debe explicarse.

Estructura

Cuando escucho «estructura empresarial», siempre tengo una imagen del organigrama.

El objetivo de la estructura de la organización es dividir las tareas y los recursos para que todo funcione correctamente.

Una pregunta corta:

¿Qué estructura necesitamos para ejecutar esta estrategia?

Estrategia

Estrategia en el Esquema 7SLa estrategia es otra «S» fuerte en el esquema 7-S. Esa es la ruta de una empresa hacia el éxito. La estrategia responde a la pregunta de qué debe hacer la empresa para lograr el éxito teniendo en cuenta a los competidores y los recursos limitados.

Una pregunta corta:

¿Qué debemos hacer para resolver el problema empresarial especificado?

Sistemas

Sistemas en el esquema 7sTenemos una estructura empresarial y la estrategia. Pero en realidad, ¿cómo suceden las cosas? La última «S» fuerte es «Sistemas».

Los sistemas dan vida a cualquier negocio:

  • ¿Cómo se trata al cliente?
  • ¿Cómo funciona el marketing?
  • ¿Cómo funciona la entrega?

Todo esto es compatible con los sistemas.

Una pregunta corta:

¿Qué sistema empresarial necesitamos usar o inventar para ejecutar la estrategia?

Estilo

Elemento Estilo del esquema 7sSin más explicaciones, es fácil llegar a una conclusión falsa sobre la parte «Estilo» en el esquema 7-S. Siguiendo las explicaciones del artículo original, yo definiría el «estilo» de 7-S como un estilo de liderazgo y la cultura de la compañía.

En palabras simples: ¿cómo pasan su tiempo los ejecutivos?

Una pregunta corta:

¿Qué estilo de liderazgo y cualidades culturales nos ayudarán a lograr un objetivo estratégico?

Personal

Elemento Personal del esquema 7S Con esta «S», los autores del concepto se refieren a las personas de la empresa. Hay un punto de vista interesante sobre por qué los gerentes tienden a ignorar este aspecto del negocio.

  • Por un lado, hay programas formales de capacitación, sistemas de evaluación que son prerrogativa de RH.
  • Por otro lado, hay un aspecto de compromiso y motivación que se omite porque no está claro cómo controlarlo.

El resultado es que los gerentes no tienen ningún plan específico para mejorar las capacidades de su equipo.

Una pregunta corta:

¿Cómo deberíamos ayudar a los miembros de nuestro equipo en su crecimiento?

Habilidades

Elemento Habilidades del esquema 7S Con habilidades, el marco 7-S se refiere a los «atributos o capacidades dominantes» de la empresa. Hay varios aspectos interesantes resaltados en el artículo original.

  • Primero, si la habilidad/capacidad no está explícitamente marcada, entonces tiende a perderse durante un cambio de estrategia o estructura.
  • Segundo, la nueva habilidad solo puede aparecer cuando la vieja habilidad se revisa y se elimina/modifica junto con su estructura y sistemas de soporte.

Por estas dos razones, se recomienda trabajar con las habilidades de una empresa o al menos etiquetarlas correctamente.

Una pregunta corta:

¿Cuáles son las habilidades específicas que nos ayudarán? ¿Qué habilidades necesitamos desarrollar?

Valores Compartidos

Elemento Valores Compartidos del esquema 7S En el artículo original, se usaba otra frase «S»: Objetivos Superiores. Estos son los principios/ADN de la compañía expresados en altos niveles de abstracción. Esto generalmente no tiene sentido para los extraños, pero significa mucho para los empleados.

Una pregunta corta:

¿Cuál de nuestros principios nos ayuda? ¿Por qué hacemos lo que hacemos de la manera en que lo hacemos?

Concepto de 7-S como una poderosa lista de verificación

Buenas noticias. Podemos usar estos 7-Ss solo como una simple lista de verificación. Sin mucha ciencia, sin software de automatización.

Uno de los autores del esquema resumió:

Nos da una bolsa más profunda para recopilar nuestras experiencias.

Lowell Bryan, director de la oficina de McKinsey en Nueva York, compartió su visión [4] sobre las ideas clave del esquema 7-S de esta manera:

La mayoría de nosotros tenemos puntos negros … esta simple lista de verificación hace que usted retroceda y piense en elementos que son naturales para usted.

Lowell Bryan, director de la oficina de McKinsey en Nueva York

Plan de acción y KPIs en el esquema 7-S

Oficialmente, un plan de acción y los KPIs no forman parte del esquema 7-S. Pero es obvio que ninguna estrategia puede ejecutarse sin sugerir y trabajar algunas iniciativas orientadas a la acción.

En cuanto a los KPIs, las empresas ya los usan para algunos sistemas empresariales (Ss «Fuertes»). Los autores del esquema 7-S esperan que también se midan Ss «Suaves»:

«Creemos que el estilo, los sistemas, las habilidades y los objetivos superiores [más adelante los «objetivos superiores» fueron reemplazados por «valores compartidos»] pueden observarse directamente, incluso medirse».

«Estructura no es Organización», Business Horizons [3]

Un Ejemplo de Uso del Esquema 7-S Aplicado a una Tarea Real

Apliquemos el esquema 7-S a alguna tarea empresarial real. Como ejemplo, sugiero usar un desafío que cualquier empresa enfrenta en estos días:

Desafío Empresarial: ¡Obtener visitantes más calificados para un sitio web!

Herramienta de Automatización vs. Plantilla PDF

Antes, mencioné que en el caso de usar un esquema 7-S como una simple lista de verificación, no hay necesidad de software de automatización. En este ejemplo, planeo conectar algunas de las «S» a las métricas de rendimiento y alinearlas con los planes de acción (iniciativas); en este caso, BSC Designer será muy útil.

Voy a usar BSC Designer Online para automatizar 7-S. Aquí está mi plantilla que usted puede reutilizar para sus propios desafíos: Marco 7-S automatizado con BSC Designer

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Alternativamente, usted puede seguir los mismos pasos de la plantilla PDF imprimible para el esquema 7-S:Plantilla PDF 7s

Descargar Plantilla PDF 7-S

Sistemas

Yo comenzaría con «Sistemas.« Obtener visitantes más calificados tiene que ver con atraer tráfico con los motores de búsqueda.Atraer tráfico con los motores de búsqueda consiste en crear contenido de alta calidad. Necesitamos un Sistema de contenido empresarial para esto.

Lo asignaré a «Sistemas» en forma de iniciativa (ver la captura de pantalla a la derecha).

También necesitamos un sistema comercial de marketing. El objetivo de este sistema de negocios es promover el contenido en las redes sociales y por otros medios.

En cuanto a las medidas para esta «S», podemos conectar nuestro sistema de marketing al cuadro de mando de marketing que proporcionará los KPIs necesarios.

Sistema 7s

Estrategia

¿Cómo enfocaremos nuestros sistemas empresariales? Necesitamos entender quiénes son nuestros clientes y dónde podemos encontrarlos. Para la «Estrategia«, podemos utilizar estas iniciativas:

  1. Haga investigación de mercado para averiguar quiénes son nuestros usuarios y qué información están buscando.
  2. Utilice el sistema de contenido empresarial para crear contenido de alta calidad para abordar las necesidades de clientes potenciales.
  3. Use un sistema empresarial de marketing para promover el contenido creado para los grupos de usuarios objetivo.
Estrategia 7s

Valores Compartidos

Necesitamos crear contenido de alta calidad. La empresa, por ejemplo, no va a utilizar ningún método black-SEO. Siguiendo el modelo 7-S, agrego Usar solo métodos de White-SEO a los Valores compartidos.
Valores Compartidos 7s

Habilidades

La creación de contenido de alta calidad y la comercialización del nuevo contenido requerirán ciertas habilidades.

La parte «Habilidades» del esquema 7-S sugiere marcar explícitamente las habilidades necesarias.

  • Necesitamos expertos en nuestra área, aquellos que tengan excelentes habilidades de investigación y escritura.
  • Necesitamos diseñadores gráficos, por lo que tenemos una habilidad de diseño gráfico.
  • Necesitamos a alguien con habilidades de promoción de contenido.

Como recomiendan los autores del 7-S, podemos intentar encontrar algunas medidas. En este caso, he usado métricas básicas de entrenamiento:

  • Métrica de actuación: Horas de capacitación
  • Métrica de resultado: Tasa de participación y Puntaje del examen

En un proyecto real, necesitaría encontrar mejores KPIs para capacitación, como discutimos, por ejemplo, en este artículo

Habilidades 7s

Personal

Hemos llegado al elemento «Personal» del marco 7-S. Asumimos que:

  • Nuestros gerentes de marketing deben estar capacitados en marketing de contenidos
  • Necesitamos contratar un diseñador gráfico que haga ilustraciones de acuerdo a nuestras necesidades

Para fines de demostración, sugiero usar dos métricas simples:

  • Métrica de actuación: Entrevista candidatos con un objetivo de 20 entrevistas
  • Métrica de resultado: Diseñadores entrevistados

Usted puede ver ambas métricas en la captura de pantalla.

Personal 7S

Estilo

¿Qué estilo de liderazgo y cualidades culturales nos ayudarán a lograr nuestro objetivo?Deberíamos:

  • ¿Invertir en la capacitación del gerente actual?
  • ¿Contratar a alguien nuevo?
  • ¿Subcontratar el objetivo?

El gerente de una empresa debe decidir qué es más apropiado en este caso.

Además, debemos poder comunicar los principios de creación de contenido de alta calidad y por qué lo necesitamos, a todos los miembros de nuestro equipo.

Estilo 7s

Estructura

¿Qué estructura necesitamos para abordar el desafío del tráfico del sitio web?

Por ejemplo, los expertos en investigación y redacción pueden ser asesorados por un editor senior.

Es posible que tengamos algunas ideas sobre la estructura que necesitamos una vez que se formen todos los sistemas empresariales.

Estructura 7s

Ejemplo de plantilla 7-S

Como resultado, tendremos esta plantilla 7-S:

Marco 7-S automatizado con BSC Designer

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Esta plantilla 7-S nos da una visión general de lo que podemos hacer con respecto al desafío del tráfico del sitio web.

  • Tenemos planes de acción con iniciativas específicas
  • Tenemos KPIs que nos dirán si estamos en el camino correcto en la ejecución de nuestra estrategia

Conclusión

Yo llamaría al esquema 7-S una brújula empresarial. La brújula sola no lo llevará del punto A al punto B, pero sin ella, usted no podrá realizar el viaje (ejecutar la estrategia correctamente).

  • El modelo 7-S le ayuda a enfocarse en diferentes aspectos del negocio, especialmente en las partes «suaves», como valores compartidos, habilidades, personal, estilo.
  • El esquema 7-S sugiere una conexión entre Ss «suaves» y «fuertes». Tener un problema con una S bloqueará el logro de resultados.
  • Todas las Ss, especialmente las «suaves», se pueden medir.

Traducido por Armando Garzón Peña

Referencia

  1. ^ Robert S. Kaplan (2005). Cómo el cuadro de mando integral complementa el modelo McKinsey 7-S VOL. 33 NO. 3 págs. 41-46, Emerald Group Publishing Limited, ESTRATEGIA Y LIDERAZGO
  2. ^ Tom Peters (2011, enero). Breve historia del modelo 7-S («McKinsey 7-S»). http://tompeters.com/docs/7SHistory.pdf
  3. ^ Robert H. Waterman, JR., Thomas J. Peters y Julien R. Phillips. (1980, junio). Estructura no es organización, Business Horizons págs. 14-26, http://www.workmonkeystudio.com/sites /default/files/Structure_Is_Not_Organization.pdf
  4. ^ Ideas duraderas: el esquema 7-S. http://www.mckinsey.com/insights/strategy/enduring_ideas_the_7-s_framework
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