Cuadro de Mando en Excel vs. Cuadro de Mando en un software especializado

Cuando una empresa quiere construir y automatizar un cuadro de mando de negocios, tiene que decidir entre el bueno y viejo Excel y un software especializado. Las hojas de cálculo (como MS Excel o Google Sheets) no requieren ningún entrenamiento largo y normalmente se instalan en muchas computadoras; mientras que un software profesional ofrece algunas funciones atractivas, pero esto implica un costo adicional.

El contenido del articulo:

• Excel vs. software especializado: donde Excel gana, donde software especializado gana
• Migración desde Excel: cosas que se deben saber antes de migrar desde un cuadro de mando basado en Excel a un software especializado
• Práctica: video tutoriales sobre cómo crear un cuadro de mando en Excel
• Migración desde Excel: cosas que debe saber antes de migrar CMI en Excel a software especializado

El propósito de este artículo es analizar el caso en el que Excel gana y otro donde el software especializado podría ser una mejor opción. Si usted tiene alguna idea adicional que ayude a los profesionales de negocios a resolver el dilema, no dude en compartirlo en los comentarios.

Donde Excel gana

Una hoja de cálculo (como MS Excel) es una excelente herramienta de negocios. Podemos encontrarla en muchas computadoras y también está disponible en la nube. Cuando se trata de Cuadro de Mandos/paneles/KPIs, tiene ciertas ventajas y áreas de aplicación.

1. No hay necesidad de inversiones adicionales

Si usted no tiene presupuesto para un nuevo software, entonces Excel es una excelente opción para una tarea de automatización. Con unos pocos clics, usted puede crear un cuadro de mandos básico con todos los detalles necesarios para los KPIs, incluyendo los valores deseados, las iniciativas y el contexto empresarial. Con algunos trucos, un cuadro de mandos básico en Excel puede ser creado aún más rápido.

2. Cuadro de mando único usuario

Si una persona tiene un «cinturón negro» en Excel y él/ella es el único usuario del cuadro de mando, entonces Excel es una buena opción. El uso de fórmulas, tabuladores y enlaces cruzados le ayudará a presentar todos los posibles datos de rendimiento y analizarlos.

3. Creación de un prototipo

No existe una solución de medición y gestión de rendimiento «de talla única». Antes de invertir en un software de automatización, es una buena idea probar varios enfoques y entender cuál se ajusta mejor a las necesidades de la organización. El software de hoja de cálculo es una buena base de pruebas para tales experimentos. El prototipo de cuadro de mando puede ser trasladado posteriormente a herramientas especializadas como algunos de nuestros usuarios hicieron.

Riesgos de tener cuadros de mando en Excel y cómo evitarlos

Ahora, vamos a enfocarnos en algunos riesgos típicos de tener un cuadro de mando en una hoja de cálculo. Algunos de ellos fueron mencionados por nuestros usuarios en los estudios de casos.

1. El riesgo de un Cuadro de Mando estilo espagueti

Si bien cualquier software especializado de scorecard determina ciertos enfoques de los cuadros de mando, la hoja de cálculo nos da una libertad absoluta. En algunos casos, el resultado de esta libertad es un Cuadro de Mando estilo espagueti con muchos enlaces cruzados entre cientos de métricas y varias pestañas. Probablemente funciona durante un tiempo, pero la próxima actualización podría convertirse en una pesadilla. Si decide utilizar una hoja de cálculo, asegúrese de mantener la estructura de los KPIs sencilla.

2. Los datos históricos son difíciles de gestionar

¿Cómo cambia la retención de clientes con el tiempo? ¿Por qué las ventas son altas en este mes de junio? ¿Crecemos más rápido que el mercado? El análisis de las tendencias es una gran fuente de conocimientos empresariales. El problema es que las hojas de cálculo simplemente no están diseñadas para mantener datos históricos.
Por supuesto, hay algunos cambios como clonar la columna antes de introducir nuevos datos, mantener los datos históricos en una pestaña separada, o en una hoja de cálculo separada. Estos trucos funcionarán a pequeña escala, pero para cuadros de mando grandes, la hoja de cálculo pronto se convertirá en un monstruo enorme que hace difícil analizar el rendimiento en el tiempo. Piense por anticipado en la forma en que los datos históricos se almacenarán.

3. El mapa de estrategia está congelado

Un buen Cuadro de Mando de negocios debe incluir un mapa de estrategia que explique el contexto detrás de los KPIs. Los que crean Cuadro de Mandos en Excel pueden usar funciones de dibujo incorporadas o crear un mapa de estrategia en un software para presentaciones como Power Point.
La imagen visual en este caso podría parecer muy profesional, pero cambiar cualquier detalle será un dolor de cabeza. Es por eso que los mapas de estrategia visualmente atractivos normalmente permanecen intactos hasta la próxima revisión anual del rendimiento. Una manera de ganar este juego en Excel es reemplazar el mapa visual con una tabla de datos o un mapa basado en texto, haciéndolo menos atractivo, pero más editable.

4. La normalización y la ponderación de KPI que consumen mucho tiempo

En la mayoría de los casos, los valores de los indicadores se miden en diferentes escalas y, a efectos de un análisis posterior, es necesario ajustarlos a la escala común. Por ejemplo, si el indicador «tiempo de respuesta por correo electrónico» se mide en horas, debe compararse con el indicador de «tasa de satisfacción» medido en %, y entonces necesitamos normalizar el «tiempo de respuesta por correo electrónico», por ejemplo, presentando su valor en la escala [0…24 horas], y calcular su rendimiento consecuentemente.

Pocas semanas después de la implementación, los usuarios finales probablemente actualizarán sus requerimientos. Los típicos son:

• La escala de medición de los indicadores puede cambiar con el tiempo
• Considere casos como «menos valor significa mejor rendimiento»
• Los indicadores pueden contribuir al rendimiento general con los diferentes pesos

No se trata de ciencia de cohetes, y la matemática es simple, pero es una tarea que requiere mucho tiempo y que puede ser fácilmente automatizada.

5. La necesidad de acordar el flujo de trabajo

La mayoría de los profesionales de negocios están familiarizados con Excel, por lo que no hay necesidad de entrenarlos para las operaciones básicas. Sin embargo, Excel no es una herramienta especializada en Cuadros de Mando, por lo que no proporciona ningún flujo de trabajo fijo para la creación de cuadros de mando y la entrada de datos. Las organizaciones necesitan definir y comunicar a los equipos cómo usar un flujo de trabajo relacionado con Cuadros de Mando: cómo agregar nuevos KPIs, cómo actualizar y validar datos, cómo reflejar los cambios en el mapa de estrategia, cómo informar sobre el rendimiento, etc.

Donde el software de CMI especializado gana

Con un software especializado los usuarios pueden esperar la automatización de diversos aspectos de los cuadros de mando de negocios. Al principio, cualquier herramienta de automatización proporcionará un marco para crear un cuadro de mando, describir los KPIs e introducir datos de rendimiento.

1. KPIs de varios niveles

Imagine una situación en la que usted necesita medir al «Satisfacción del cliente, %» que se correlaciona con el «Tiempo de respuesta» y la «Calidad de respuesta», y estos dos indicadores necesitan ser profundizados. Tal estructura multinivel es posible en Excel, pero mantenerla podría ser difícil. Con el software de automatización, los Cuadro de Mandos multinivel son mucho más fáciles de usar.

2. Mapa de estrategias con vínculos de causa y efecto

A diferencia del software de presentación, la mayoría de las herramientas de automatización de los Cuadros de Mando pueden crear un mapa de estrategias en vivo donde se visualizan los datos de rendimiento actuales. Algunas plantillas visualmente atractivas ya están disponibles en la herramienta, e incluso los usuarios sin ninguna habilidad de diseño pueden crear mapas profesionales desde cero.

3. Trabajo en equipo y gestión de accesos

Bajo el paraguas de «trabajo en equipo», el software de automatización le permite a usted mantener los datos en la Nube, asignar derechos de acceso al cuadro de mando e indicadores y enviar notificaciones a los miembros del equipo.
Todo esto es posible en Excel, por ejemplo, al colocar una hoja de cálculo en la nube o al intercambiar correos electrónicos con archivos adjuntos se puede lograr el mismo resultado, pero gastando mucho más tiempo.

Algo que limita la posible aplicación de hojas de cálculo de Excel es cómo se tratan los datos históricos. Cualquier persona con derecho a modificar un documento no solo puede introducir la nueva información, sino que también puede cambiar los datos históricos. De esta manera, el administrador no puede estar seguro de si la información almacenada en la hoja de cálculo no fue manipulada. El software de hoja de cálculo simplemente no fue diseñado para este propósito.

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En un software especializado, como BSC Designer, usted puede limitar los derechos de los usuarios para modificar datos históricos o futuros. Además, usted puede decidir qué datos se consideran históricos. Por ejemplo, es posible ajustar el flujo de trabajo para permitir la edición de datos que no tengan más de 30 días y modificar los valores solo para un plazo cercano, digamos 5 días a partir de la fecha de hoy.

4. Mantener la tarjeta de puntuación actualizada

Las herramientas de automatización especializadas facilitarán la actualización de datos y, en muchos casos, le ayudarán a automatizar la entrada de datos mediante la obtención de la información requerida directamente desde la base de datos.

5. Cascada/alineación

Los Cuadro de Mandos de negocios no son sólo para los altos directivos. Los objetivos importantes del negocio deben estar alineados con los objetivos de otras unidades de negocio, y, respectivamente, esas unidades de negocio necesitan participar activamente (en la práctica, hay diferentes maneras de cómo las organizaciones hacen esto). El software de Cuadro de Mando especializado proporcionará a sus usuarios una u otra manera de hacerlo en cascada.

Conclusiones

El software de hoja de cálculo como MS Excel es una buena opción para los cuadros de mando de negocios de un solo usuario con pocos indicadores. Le ayuda a jugar con los datos y ordenar los procesos antes de comenzar a usar software especializado. Mantener y compartir el Cuadro de Mando a gran escala lleva mucho tiempo con el software de hoja de cálculo.

Las herramientas de cuadro de mando especializadas como BSC Designer requieren una inversión adicional en forma de costos de suscripción. Dichas herramientas fueron diseñadas teniendo en cuenta un cierto flujo de trabajo y le ayudarán a automatizar muchas tareas rutinarias como la introducción de datos, la creación de mapas de estrategia, el uso compartido de tarjetas de puntuación, la generación de informes y la creación de una conexión en cascada.

Lo bueno es que uno puede probar la mayoría de las herramientas profesionales de forma gratuita, jugar con datos reales, y si algo no funciona bien, los datos de exportan de nuevo a Excel.

Invito a los lectores a compartir en los comentarios sus historias sobre el uso de Cuadro de Mandos en Excel, la migración de Excel a un software especializado o al revés, o desde las herramientas profesionales a la hoja de cálculo.

Cómo Migrar desde un Cuadro de Mando basado en Excel a un Software Especializado

Discutimos las VENTAJAS y DESVENTAJAS de tener una estrategia o los KPIs en Excel. Analicemos cómo migrar desde dichos cuadros de mando a un cuadro de mando mantenido en un software especializado.

Peso Absoluto versus Peso Relativo de los Indicadores

En muchos cuadros de mando, los indicadores se ordenan según su peso. Un peso muestra el impacto del indicador en el rendimiento del cuadro de mando.

Al pasar de Excel a una herramienta especializada, asegúrese de que el concepto de peso utilizado en su cuadro de mando anterior coincida con la forma en que se calcula en el software.

Existen dos enfoques para el cálculo del peso:

• Uso del peso absoluto
• Uso del peso relevante (recomendado)

¿Cuál es la diferencia? Digamos que usted tiene un cuadro de mando con varios niveles como este:

• Objetivo 1
  • Objetivo 1.1.
    • Indicador 1.1.1
    • Indicador 1.1.2
  • Objetivo 1.2
    • Indicador 1.2.1
    • Indicador 1.2.2
• Objetivo 2
  • Objetivo 2.1.
    • Indicador 2.1.1
    • Indicador 2.1.2

Con el enfoque de «peso absoluto«, usted debe definir el peso de todos los indicadores. Por ejemplo, usted puede decir:

• El peso del indicador 1.1.1 es del 10%
• El peso del indicador 1.1.2 es del 15%
• El peso del indicador 1.2.1 es del 5%
• El peso del indicador 1.2.2 es del 20%
• …

El problema con este enfoque es que básicamente usted debe poder dar una estimación cuantitativa de cómo todos los indicadores en diferentes niveles se comparan entre sí. Cuando usted tiene solo unos pocos indicadores, es posible, pero cuando se tienen más de 12 indicadores, esas estimaciones no tendrán ningún sentido.

Con el enfoque «peso relevante«, usted debe decidir la importancia del elemento en comparación con la importancia de otro elemento en el mismo nivel. En otras palabras, usted puede decir:

• «Indicador 1.2.1» tiene una ponderación del 30%, mientras que el indicador «1.2.2» tiene una ponderación del 70%: se comparan los indicadores en el mismo nivel, no con todos los indicadores de su cuadro de mando

Luego usted continúa con otros grupos y niveles:

• ¿Qué objetivo es más importante? ¿Objetivo 1.1 u Objetivo 1.2? Para responder a esta pregunta, usted puede definir el peso de cada uno de estos objetivos.

Finalmente:

• ¿Qué objetivo es más importante? ¿El objetivo 1 o el objetivo 2?

Conociendo todos esos datos, es posible calcular el impacto de cada uno de los indicadores en el rendimiento general del cuadro de mando (¡el peso absoluto!).

Si usted está interesado en las matemáticas que respaldan estos cálculos, consulte la sección de peso del artículo de cálculo del cuadro de mando.

Como usted puede ver, se recomienda el enfoque de «peso relevante». Este enfoque se escala sin problemas, y la asignación de peso se realiza de forma natural.

En BSC Designer, seguimos el enfoque de peso relevante para los indicadores. Usted puede especificar el peso de cada elemento en la pestaña «Contexto».

En cuanto al peso absoluto, es útil cuando usted necesita tener una visión global de su cuadro de mando. En BSC Designer, usted puede visualizar el peso absoluto en un gráfico especial de «peso».

Revisar las Definiciones de los Indicadores

Mire su cuadro de mando en un archivo de hoja de cálculo o un documento de texto.

¿Usted cuenta con indicadores como «Aumentar la satisfacción del cliente del 70% al 80% en el próximo trimestre»?

Tales indicadores son en realidad una mezcla de:

• Un indicador («Satisfacción del cliente»)
• Un valor actual (70%) y un valor objetivo para el indicador (80%)
• Un marco de tiempo (1 trimestre)
• Dirección de optimización («aumentar», no «disminuir»)
• Unidades de medida («%»)

Si bien este enfoque S.M.A.R.T. funciona para cuadros de mandos gestionados manualmente, al pasar al software de automatización, necesitaríamos organizar un poco las cosas.

¡Pero ese es exactamente el objetivo del software de automatización! ¿Correcto? Hablamos de esto en detalle en la guía completa del artículo de KPIs.

Definamos todos estos matices en BSC Designer:

• En la pestaña «Datos«, podemos definir el valor actual (campo «Valor«), el objetivo del 80% (campo «Objetivo«).
• En la pestaña «Rendimiento«, definimos que queremos aumentar el valor del indicador, no disminuirlo.
• En la pestaña «General«, definimos el nombre del indicador y sus unidades de medida.

Ahora, hagamos clic en el botón «Editar valores» para ajustar aún más el indicador:

• Podemos establecer el intervalo de actualización en «Trimestralmente«, y
• Establecer el valor objetivo para el próximo trimestre en el 80%

Si usted planea mover su cuadro de mando anterior a un software especializado, entonces la función de importación de datos hará mucho más fácil la transición.

Atributos de un Objetivo: Razonamiento, Iniciativas, Comentarios, Presupuestos, Propietarios

Hablemos de otros atributos de una estrategia bien descrita.

Si su cuadro de mando anterior fue diseñado correctamente, además de los objetivos/KPIs, usted tendrá algunos de estos:

• Descripción – una explicación más detallada de lo que trata el objetivo y cómo se calculará un KPI.
• Documentación de respaldo – una explicación más detallada del razonamiento – las razones detrás de los objetivos, la elección de los indicadores.
• Iniciativas – planes de acción específicos alineados con los objetivos y los KPIs.
• Comentarios – algunas notas de fechas específicas hechas por su equipo que explicarían las fluctuaciones de los indicadores y sugerirían acciones correctivas.
• Otros atributos como presupuesto, línea de tiempo, y propietarios.

Yo personalmente, considero que los comentarios son la parte más valiosa del proceso de ejecución de la estrategia.

Esa es la forma en que un equipo anota algunas ideas importantes que luego podrían ser una pista para la refactorización de la estrategia.

En el software especializado, los atributos del objetivo permanecen. Por ejemplo, en BSC Designer:

• El nombre del objetivo y su descripción se definen en la pestaña «General».
• Las iniciativas ayudan a capturar todos los demás detalles: los comentarios, el presupuesto, la línea de tiempo, los propietarios y el enlace a la documentación de respaldo.

¿En este caso, cuál es el beneficio de las herramientas especializadas? Los datos se almacenan de una manera más organizada. Por ejemplo, podemos alinear fácilmente diferentes iniciativas con un objetivo, decidir el estado de las iniciativas y automáticamente visualizarlas en el mapa estratégico.

Similar a los datos de KPIs, si usted ya tiene sus iniciativas en una hoja de cálculo, puede importarlas usando la función de importación de datos.

Cascada: Más Personas Pueden Participar

También habrá cambios en el nivel organizacional. Con el cuadro de mando en un software de hoja de cálculo, solo unas pocas personas podrían tener acceso efectivo a los datos. Esto normalmente resulta en una forma específica de organizar la cascada del cuadro de mando.

Si usted tenía un cuadro de mando mantenido manualmente, entonces, lo más probable es que su esquema en cascada era algo como el caso 5 que discutimos entre otros casos de cascada.

Con los cuadros de mando automatizados por software especializado, usted puede cambiar a un enfoque en cascada más adecuado. Algo similar se discutió en el caso 11.

Esto se logra mediante derechos de acceso flexibles que se pueden especificar en el software. Por ejemplo, limitar el acceso a los cuadros de mando, indicadores o datos históricos.

El beneficio de este cambio es que más personas podrían colaborar en la misma estrategia. No solo estoy hablando de actualizar KPIs con datos nuevos, sino de que cada departamento tenga su propia estrategia detallada que está conectada a la estrategia de nivel superior.

Compatibilidad con Versiones Anteriores: Informes del Cuadro de Mando

Con el software especializado de cuadro de mando, usted puede establecer una nueva forma de recopilar y procesar los datos.

Aun así, algunos miembros de su equipo preferirán ver los informes en el formato anterior. Este requisito tiene sentido especialmente durante la fase de transición.

La solución, en este caso, es utilizar el software especializado y preparar los informes respectivos por anticipado.

Por ejemplo, en BSC Designer, usted puede crear diferentes perfiles de informes personalizados para cumplir con esta idea. Los informes pueden presentarse en línea o descargarse como PDF o Excel.

Resultados Esperados

Como resultado de la transición de un cuadro de mando mantenido manualmente en un software de hoja de cálculo a un cuadro de mando automatizado con una herramienta especializada, usted puede esperar más transparencia y organización en el cuadro de mando.

Para BSC Designer, tenemos un plan gratuito para pequeños proyectos con el que usted puede registrarse y ver cómo se adapta a su flujo de trabajo. Como siempre, nuestro equipo estará encantado de ayudarlo.

Qué dicen los expertos

Hemos entrevistado a algunos profesionales del cuadro de mando de estrategias y, entre otras preguntas, les hemos pedido su opinión sobre las herramientas de automatización. Aquí tienes algunas citas:

De la entrevista con James Creelman:

Comience con herramientas de oficina, etc. Después de aproximadamente un año, migre a una herramienta de automatización de cuadros de mando. La automatización permite a una empresa obtener lo mejor del cuadro de mando: seguimiento e informes de progreso, intercambio de mejores prácticas, etc.

De la entrevista con Jeroen De Flander:

Le sugiero que elija una solución de software estándar y cambie su proceso o posponga la automatización hasta que esté 100% satisfecho con el proceso subyacente.

De la entrevista con Dan Montgomery:

Se necesita una buena visualización para crear una perspectiva estratégica compartida con su equipo …

Usted necesita de una base de datos común con información válida, con una interfaz personalizable que la haga realmente útil para un individuo, y buenas herramientas de presentación para apoyar la conversación y la toma de decisiones.

Las hojas de cálculo, por diseño, no hacen un buen trabajo en esto.

De la entrevista con Gavin Lawrie (2GC):

En nuestra opinión, un cuadro de mando integral bien diseñado comprende una selección de aproximadamente 20 mediciones financieras y no financieras, que se reportan trimestralmente. La idea de que usted pueda necesitar un software especializado para respaldar esta actividad para un solo cuadro de mando integral es ridícula. Nuestra opinión es que no se requiere un software especializado (y a veces es una distracción) para informar un solo cuadro de mando integral – el software suele ser costoso en comparación con las alternativas (por ejemplo, Excel) y, por lo general, no es mucho más funcional.

Sin embargo, si usted tiene que informar muchos cuadros de mando integral en un período (más de cinco es nuestro proceso actual), las soluciones de informes automatizados se vuelven más atractivas. Sin embargo, esto realmente depende de su organización, y no hay reglas confiables y rápidas que usted pueda seguir. Sin embargo, lo que está claro es que ninguna de las (aproximadamente 100) soluciones de software disponibles le ayudará a diseñar un Cuadro de Mando Integral – ellas son simplemente autómatas que facilitan la presentación de informes sobre un diseño de Cuadro de Mando Integral (independientemente de lo que el proveedor pueda decir).

Qué dicen los Usuarios

Algunos usuarios de BSC Designer compartieron su experiencia con respecto al cambio de cuadros de mando creados en un software de hoja de cálculo a BSC Designer.

Encontramos que BSC Designer es una herramienta muy ergonómica e intuitiva. Se adapta rápidamente a su forma de llevar a cabo el análisis de la información. Es simple, rápido y efectivo. BSC Designer ayuda a evitar el uso y mantenimiento de hojas de Excel caseras y genera resultados profesionales. Leer más…

Emmanuel Jaunart, fundador de Mielabelo, Bélgica

Tenemos una muy buena experiencia con BSC Designer, ya que esta herramienta puede facilitar la implementación del Cuadro de Mando Integral en nuestra unidad. Estuvimos tratando de diseñar una hoja de cálculo en MS Excel, pero este enfoque resultó ser más difícil de lo previsto. BSC Designer, por lo tanto, es un intento muy bien recibido en una versión electrónica del Cuadro de Mando Integral. Leer más…

Pierre de Montfort, SA Escuela ADA del Ejército, Kimberley, Sudáfrica

Yo estaba buscando una herramienta que me ayudara a construir un índice general para el desempeño del departamento de Supply Chain. BSC Designer parece ser la herramienta adecuada, es fácil de usar y también muy útil para compartir con otros. Hasta ahora, estaba tratando de preparar algo similar en MS Excel, sin embargo, era demasiado complicado actualizar con nuevos datos. Veré si su BSC Designer satisface todas mis necesidades. Leer más…

Jiri Kratochvil, Gerente de Proyectos de Supply Chaiin, PMI, República Checa

Cómo crear un Cuadro de Mando Integral y KPIs en Excel

Tutoriales en video: Cuadro de Mando en Software de Hoja de Cálculo

En nuestra experiencia, una vez que las personas comienzan a usar el Cuadro de Mando Integral en Excel, se actualizan a nuestro software BSC Designer en uno o dos meses. Por lo tanto, ¡esperamos verlo entre nuestros clientes dentro de un mes o dos a partir de ahora! Si usted necesita ayuda para comenzar, estamos listos para ayudarlo.

¿Tiene alguna pregunta? ¡No dude en colocar sus preguntas en los comentarios!

Traducido por Armando Garzón Peña