Cuadro de Mando en Excel vs. Cuadro de Mando en un software especializado

Cuando una empresa quiere construir y automatizar un cuadro de mando de negocios, tiene que decidir entre el bueno y viejo Excel y un software especializado. Las hojas de cálculo (como MS Excel o Google Sheets) no requieren ningún entrenamiento largo y normalmente se instalan en muchas computadoras; mientras que un software profesional ofrece algunas funciones atractivas, pero esto implica un costo adicional.

Cuadro de Mando de KPI en hojas de cálculo como Excel vs. Cuadro de Mando de KPI en software especializado: PROS y CONTRAS

El propósito de este artículo es analizar el caso en el que Excel gana y otro donde el software especializado podría ser una mejor opción. Si usted tiene alguna idea adicional que ayude a los profesionales de negocios a resolver el dilema, no dude en compartirlo en los comentarios.

Donde Excel gana

Una hoja de cálculo (como MS Excel) es una excelente herramienta de negocios. Podemos encontrarla en muchas computadoras y también está disponible en la nube. Cuando se trata de Cuadro de Mandos/paneles/KPIs, tiene ciertas ventajas y áreas de aplicación.

1. No hay necesidad de inversiones adicionales

Si usted no tiene presupuesto para un nuevo software, entonces Excel es una excelente opción para una tarea de automatización. Con unos pocos clics, usted puede crear un cuadro de mandos básico con todos los detalles necesarios para los KPIs, incluyendo los valores deseados, las iniciativas y el contexto empresarial. Con algunos trucos, un cuadro de mandos básico en Excel puede ser creado aún más rápido.

2. Cuadro de mando único usuario

Si una persona tiene un «cinturón negro» en Excel y él/ella es el único usuario del cuadro de mando, entonces Excel es una buena opción. El uso de fórmulas, tabuladores y enlaces cruzados le ayudará a presentar todos los posibles datos de rendimiento y analizarlos.

3. Creación de un prototipo

No existe una solución de medición y gestión de rendimiento «de talla única». Antes de invertir en un software de automatización, es una buena idea probar varios enfoques y entender cuál se ajusta mejor a las necesidades de la organización. El software de hoja de cálculo es una buena base de pruebas para tales experimentos. El prototipo de cuadro de mando puede ser trasladado posteriormente a herramientas especializadas como algunos de nuestros usuarios hicieron.

Riesgos de tener cuadros de mando en Excel y cómo evitarlos

Ahora, vamos a enfocarnos en algunos riesgos típicos de tener un cuadro de mando en una hoja de cálculo. Algunos de ellos fueron mencionados por nuestros usuarios en los estudios de casos.

1. El riesgo de un Cuadro de Mando estilo espagueti

Si bien cualquier software especializado de scorecard determina ciertos enfoques de los cuadros de mando, la hoja de cálculo nos da una libertad absoluta. En algunos casos, el resultado de esta libertad es un Cuadro de Mando estilo espagueti con muchos enlaces cruzados entre cientos de métricas y varias pestañas. Probablemente funciona durante un tiempo, pero la próxima actualización podría convertirse en una pesadilla. Si decide utilizar una hoja de cálculo, asegúrese de mantener la estructura de los KPIs sencilla.

2. Los datos históricos son difíciles de gestionar

¿Cómo cambia la retención de clientes con el tiempo? ¿Por qué las ventas son altas en este mes de junio? ¿Crecemos más rápido que el mercado? El análisis de las tendencias es una gran fuente de conocimientos empresariales. El problema es que las hojas de cálculo simplemente no están diseñadas para mantener datos históricos.
Por supuesto, hay algunos cambios como clonar la columna antes de introducir nuevos datos, mantener los datos históricos en una pestaña separada, o en una hoja de cálculo separada. Estos trucos funcionarán a pequeña escala, pero para cuadros de mando grandes, la hoja de cálculo pronto se convertirá en un monstruo enorme que hace difícil analizar el rendimiento en el tiempo. Piense por anticipado en la forma en que los datos históricos se almacenarán.

3. El mapa de estrategia está congelado

Un buen Cuadro de Mando de negocios debe incluir un mapa de estrategia que explique el contexto detrás de los KPIs. Los que crean Cuadro de Mandos en Excel pueden usar funciones de dibujo incorporadas o crear un mapa de estrategia en un software para presentaciones como Power Point.
La imagen visual en este caso podría parecer muy profesional, pero cambiar cualquier detalle será un dolor de cabeza. Es por eso que los mapas de estrategia visualmente atractivos normalmente permanecen intactos hasta la próxima revisión anual del rendimiento. Una manera de ganar este juego en Excel es reemplazar el mapa visual con una tabla de datos o un mapa basado en texto, haciéndolo menos atractivo, pero más editable.

4. La normalización y la ponderación de KPI que consumen mucho tiempo

En la mayoría de los casos, los valores de los indicadores se miden en diferentes escalas y, a efectos de un análisis posterior, es necesario ajustarlos a la escala común. Por ejemplo, si el indicador «tiempo de respuesta por correo electrónico» se mide en horas, debe compararse con el indicador de «tasa de satisfacción» medido en %, y entonces necesitamos normalizar el «tiempo de respuesta por correo electrónico», por ejemplo, presentando su valor en la escala [0…24 horas], y calcular su rendimiento consecuentemente.

Pocas semanas después de la implementación, los usuarios finales probablemente actualizarán sus requerimientos. Los típicos son:

  • La escala de medición de los indicadores puede cambiar con el tiempo
  • Considere casos como «menos valor significa mejor rendimiento»
  • Los indicadores pueden contribuir al rendimiento general con los diferentes pesos

No se trata de ciencia de cohetes, y la matemática es simple, pero es una tarea que requiere mucho tiempo y que puede ser fácilmente automatizada.

5. La necesidad de acordar el flujo de trabajo

La mayoría de los profesionales de negocios están familiarizados con Excel, por lo que no hay necesidad de entrenarlos para las operaciones básicas. Sin embargo, Excel no es una herramienta especializada en Cuadros de Mando, por lo que no proporciona ningún flujo de trabajo fijo para la creación de cuadros de mando y la entrada de datos. Las organizaciones necesitan definir y comunicar a los equipos cómo usar un flujo de trabajo relacionado con Cuadros de Mando: cómo agregar nuevos KPIs, cómo actualizar y validar datos, cómo reflejar los cambios en el mapa de estrategia, cómo informar sobre el rendimiento, etc.

Donde el software de CMI especializado gana

Con un software especializado los usuarios pueden esperar la automatización de diversos aspectos de los cuadros de mando de negocios. Al principio, cualquier herramienta de automatización proporcionará un marco para crear un cuadro de mando, describir los KPIs e introducir datos de rendimiento.

1. KPIs de varios niveles

Imagine una situación en la que usted necesita medir al «Satisfacción del cliente, %» que se correlaciona con el «Tiempo de respuesta» y la «Calidad de respuesta», y estos dos indicadores necesitan ser profundizados. Tal estructura multinivel es posible en Excel, pero mantenerla podría ser difícil. Con el software de automatización, los Cuadro de Mandos multinivel son mucho más fáciles de usar.

2. Mapa de estrategias con vínculos de causa y efecto

A diferencia del software de presentación, la mayoría de las herramientas de automatización de los Cuadros de Mando pueden crear un mapa de estrategias en vivo donde se visualizan los datos de rendimiento actuales. Algunas plantillas visualmente atractivas ya están disponibles en la herramienta, e incluso los usuarios sin ninguna habilidad de diseño pueden crear mapas profesionales desde cero.

3. Trabajo en equipo y gestión de accesos

Bajo el paraguas de «trabajo en equipo», el software de automatización le permite a usted mantener los datos en la Nube, asignar derechos de acceso al cuadro de mando e indicadores y enviar notificaciones a los miembros del equipo.
Todo esto es posible en Excel, por ejemplo, al colocar una hoja de cálculo en la nube o al intercambiar correos electrónicos con archivos adjuntos se puede lograr el mismo resultado, pero gastando mucho más tiempo.

4. Mantener la tarjeta de puntuación actualizada

Las herramientas de automatización especializadas facilitarán la actualización de datos y, en muchos casos, le ayudarán a automatizar la entrada de datos mediante la obtención de la información requerida directamente desde la base de datos.

5. Cascada/alineación

Los Cuadro de Mandos de negocios no son sólo para los altos directivos. Los objetivos importantes del negocio deben estar alineados con los objetivos de otras unidades de negocio, y, respectivamente, esas unidades de negocio necesitan participar activamente (en la práctica, hay diferentes maneras de cómo las organizaciones hacen esto). El software de Cuadro de Mando especializado proporcionará a sus usuarios una u otra manera de hacerlo en cascada.

Conclusiones

El software de hoja de cálculo como MS Excel es una buena opción para los cuadros de mando de negocios de un solo usuario con pocos indicadores. Le ayuda a jugar con los datos y ordenar los procesos antes de comenzar a usar software especializado. Mantener y compartir el Cuadro de Mando a gran escala lleva mucho tiempo con el software de hoja de cálculo.

Las herramientas de cuadro de mando especializadas como BSC Designer requieren una inversión adicional en forma de costos de suscripción. Dichas herramientas fueron diseñadas teniendo en cuenta un cierto flujo de trabajo y le ayudarán a automatizar muchas tareas rutinarias como la introducción de datos, la creación de mapas de estrategia, el uso compartido de tarjetas de puntuación, la generación de informes y la creación de una conexión en cascada.

Lo bueno es que uno puede probar la mayoría de las herramientas profesionales de forma gratuita, jugar con datos reales, y si algo no funciona bien, los datos de exportan de nuevo a Excel.

Invito a los lectores a compartir en los comentarios sus historias sobre el uso de Cuadro de Mandos en Excel, la migración de Excel a un software especializado o al revés, o desde las herramientas profesionales a la hoja de cálculo.

Traducido por Armando Garzón Peña

Sobre nosotros

Experto en CMIs | Orador | Autor

BSC Designer es el software para CMI, está ayudando a las empresas a formular mejor sus estrategias y hacer que el proceso de ejecución de estrategias sea más tangible con los KPIs.

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